高校院系建立教師業(yè)務(wù)電子檔案探析

宋平

在信息化和數(shù)字化快速發(fā)展的今天，如何對(duì)教師在教學(xué)、管理和科研工作中形成的大量業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)收集、歸檔、分類整理，不斷探索教師業(yè)務(wù)電子檔案管理規(guī)律，創(chuàng)新教師業(yè)務(wù)電子檔案管理方式，充分發(fā)揮教師業(yè)務(wù)電子檔案在高校管理中的積極作用，是院系做好教師業(yè)務(wù)電子檔案管理工作的關(guān)鍵所在。

1 院系建立教師業(yè)務(wù)電子檔案的重要意義

大學(xué)是以院系為基本教學(xué)單位形成的教育機(jī)構(gòu)，教師以學(xué)科和專業(yè)團(tuán)隊(duì)的方式分布在每個(gè)院系。教師從步入教學(xué)崗位開始，直至調(diào)離或退休，在其持續(xù)不斷的業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始材料數(shù)量大、種類多，分散在院系集中管理，有利于定期補(bǔ)充更新，方便基層管理人員與教師及時(shí)溝通，服務(wù)其成長發(fā)展。

1.1 為學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展提供重要依據(jù)。分布在院系的教師業(yè)務(wù)電子檔案是反映教師教學(xué)水平的真實(shí)記錄，通過教師業(yè)務(wù)檔案可以全面地了解教師的基本情況、發(fā)展歷程、政治思想水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，較為準(zhǔn)確地掌握教師隊(duì)伍建設(shè)的基本現(xiàn)狀，為校領(lǐng)導(dǎo)制定全校的發(fā)展規(guī)劃、制定師資隊(duì)伍建設(shè)方案提供重要的決策依據(jù)；同時(shí)也為有關(guān)部門制定人才引進(jìn)計(jì)劃、招生就業(yè)計(jì)劃以及教學(xué)科研的具體安排等提供重要佐證。

1.2 為學(xué)科及專業(yè)建設(shè)提供翔實(shí)的材料支撐。隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高等院校在重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)、精品共享課程和教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等項(xiàng)目申報(bào)中經(jīng)常以專業(yè)教師的科研、教學(xué)等成果、社會(huì)服務(wù)等材料作為支撐材料；同時(shí)，教師本人在科研項(xiàng)目申報(bào)及各類優(yōu)秀人才評(píng)審時(shí)都要提供相應(yīng)的支撐材料，如何能夠準(zhǔn)確快速地填寫有關(guān)項(xiàng)目申報(bào)書，并在最短時(shí)間內(nèi)整理好有關(guān)材料，在很大程度上取決于教師業(yè)務(wù)檔案日常的建設(shè)水平，這就對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)提出了較高的要求。

1.3 是完善高校人才信息資源的重要方式。從主觀上看，教師業(yè)務(wù)檔案是教師個(gè)人勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，反映了教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、思想狀況和工作成績；從客觀上看，教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校人才科研信息庫，反映了學(xué)校師資素質(zhì)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)實(shí)力。建立健全院系教師業(yè)務(wù)檔案有利于學(xué)校全面準(zhǔn)確地了解教師隊(duì)伍的優(yōu)勢(shì)和不足，預(yù)測(cè)師資隊(duì)伍的未來發(fā)展和變化趨勢(shì)，建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛的師資隊(duì)伍，有效培養(yǎng)和引進(jìn)學(xué)校發(fā)展提升所需優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)學(xué)科發(fā)展與人才資源的最佳匹配。

1.4 是學(xué)校充實(shí)人事檔案、構(gòu)建育人環(huán)境的有效措施。建立和健全院系教師業(yè)務(wù)檔案不僅可以豐富人事檔案的內(nèi)容，彌補(bǔ)人事檔案程式化描述較多、記錄單一的不足，又可以全程記錄教師個(gè)人業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡，展現(xiàn)個(gè)人特長，為合理使用人才提供信息依據(jù)。完整的教師業(yè)務(wù)檔案能夠真實(shí)全面地反映教師的工作狀況和科研成績，使教師的年度考核及評(píng)優(yōu)評(píng)先有據(jù)可查，能夠促進(jìn)各項(xiàng)激勵(lì)機(jī)制更加規(guī)范化、制度化。同時(shí)，可以培養(yǎng)教師的競(jìng)爭意識(shí)，激勵(lì)教師不斷進(jìn)取，以優(yōu)異的教學(xué)成果教育影響學(xué)生，為社會(huì)培養(yǎng)和輸送更多的高素質(zhì)人才，而學(xué)生又能以教師博學(xué)多才為榜樣，激發(fā)自身追求真理、刻苦學(xué)習(xí)的積極性，從而有利于營造育人環(huán)境，促進(jìn)教育事業(yè)和諧發(fā)展。

1.5 為教師職稱評(píng)審和職務(wù)聘任提供可靠依據(jù)。高校教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評(píng)聘是對(duì)其教學(xué)能力的重要肯定。教師申報(bào)職稱所需要的課時(shí)數(shù)、教學(xué)成績、科研成果、獎(jiǎng)勵(lì)情況、年度考核結(jié)果等材料，相關(guān)職能部門都要通過業(yè)務(wù)檔案來提供翔實(shí)內(nèi)容，以確保材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。另外，教師業(yè)務(wù)檔案也為職能部門在選人用人上提供真實(shí)、全面的參考依據(jù)。因此，加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)，鼓勵(lì)教師以精深的業(yè)績充實(shí)業(yè)務(wù)檔案，對(duì)調(diào)動(dòng)教師工作積極性、促進(jìn)其發(fā)展都具有重要意義。

2 院系建立教師業(yè)務(wù)電子檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)高校教師的工作實(shí)際，其業(yè)務(wù)檔案一般包括個(gè)人基本情況、政治思想素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)水平、教育教學(xué)業(yè)績、科研成果和參加進(jìn)修培訓(xùn)、考核評(píng)估等六個(gè)方面的基本內(nèi)容，具體分為以下四個(gè)模塊。

2.1 個(gè)人基本信息

2.1.1 個(gè)人信息主要包括基本資料、學(xué)歷資料和職業(yè)資料?；举Y料是記錄教師的姓名、性別、年齡、政治面貌、民族、籍貫、健康及婚姻狀況等信息；學(xué)歷資料是記錄教師的最高學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)特長、畢業(yè)學(xué)校以及熟悉的語種等；職業(yè)資料記錄教師所在學(xué)校的部門、工作及來校時(shí)間、編制類別、技術(shù)職稱、職稱等級(jí)及評(píng)聘時(shí)間、黨政職務(wù)、任職時(shí)間、崗位類別等級(jí)等。

2.1.2 工作經(jīng)歷指教師的工作部門、工作時(shí)間、行政職務(wù)、證明人等。

2.1.3 學(xué)習(xí)簡歷記錄教師的學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)校、專業(yè)及學(xué)位。

2.2 個(gè)人檔案

主要包括所獲榮譽(yù)和學(xué)術(shù)兼職。榮譽(yù)主要記錄教師獲獎(jiǎng)年月、榮譽(yù)稱號(hào)、評(píng)獎(jiǎng)單位；學(xué)術(shù)兼職記錄教師參加學(xué)術(shù)團(tuán)體的時(shí)間、名稱、團(tuán)體級(jí)別、兼任職務(wù)。

2.3 業(yè)績檔案

主要記錄教師教學(xué)和科研的基本信息，包括論文、科研項(xiàng)目、專利情況、出版專著、教學(xué)工作、碩博培養(yǎng)和成果獎(jiǎng)勵(lì)情況。

2.3.1 論文情況記錄教師發(fā)表論文名稱、排名、期刊名稱、期刊類別、發(fā)表時(shí)間。

2.3.2 科研項(xiàng)目主要記載項(xiàng)目名稱編號(hào)、項(xiàng)目性質(zhì)、來源與類型、本人排名、立項(xiàng)年月。

2.3.3 專利情況主要記錄專利名稱與專利號(hào)、專利類別、授權(quán)時(shí)間、專利權(quán)人、第一設(shè)計(jì)人、本人排名。

2.3.4 出版專著記錄著作名稱及類別、書號(hào)、出版社、出版時(shí)間、第一作者、總?cè)藬?shù)、本人排名。

2.3.5 教學(xué)工作模塊記錄課程或?qū)嵺`名稱、計(jì)劃課時(shí)、班級(jí)及人數(shù)、課程性質(zhì)、開設(shè)年度。

2.3.6 碩博培養(yǎng)記錄研究生類別、導(dǎo)師姓名、專業(yè)方向、畢業(yè)論文題目等。

2.3.7 成果獎(jiǎng)勵(lì)主要記錄成果名稱及編號(hào)、獲獎(jiǎng)日期、獲獎(jiǎng)等級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)類別、頒獎(jiǎng)單位、本人排名。

2.4 晉升與考核

記錄教師的職稱、職務(wù)、職級(jí)的變化，年度考核情況等。

以院系建立教師業(yè)務(wù)電子檔案后，其本人可以用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，管理自己的個(gè)人信息和業(yè)績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關(guān)內(nèi)容；院系管理人員負(fù)責(zé)院教師業(yè)績檔案和個(gè)人檔案的審核和對(duì)照，學(xué)生和其他公眾用戶可以通過系統(tǒng)瀏覽教師個(gè)人主頁，起到學(xué)習(xí)借鑒和激勵(lì)作用。

3 院系建立教師業(yè)務(wù)電子檔案的思考

通過建立教師業(yè)務(wù)電子檔案，極大地豐富了教師的檔案內(nèi)容，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種資源進(jìn)行分類、組合，提高了檔案管理、使用的質(zhì)量和速度，簡化了手工操作的麻煩和不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

3.1 要明確分類標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)的分類方法。由于教師活動(dòng)的多樣性和教師本人對(duì)檔案保存可靠性的疑慮，會(huì)給檔案收集和管理增加難度；教師新學(xué)歷學(xué)位的獲得、論文論著的發(fā)表出版、科研成果的評(píng)選、各種榮譽(yù)證書的產(chǎn)生等材料隨時(shí)都能產(chǎn)生，增加了紙質(zhì)檔案收集的工作量。為確保教師業(yè)務(wù)電子檔案的規(guī)范性，應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校教師情況，制定科學(xué)詳細(xì)的分類方法，明確收集范圍。根據(jù)電子檔案要求的基本內(nèi)容集中歸檔，集中存放， 集中管理。

3.2 院系先行，學(xué)校跟進(jìn)。構(gòu)建完備的教師業(yè)務(wù)電子檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)的、長期的工程，由于教師業(yè)務(wù)電子檔案涉及面廣、初期工作量大等會(huì)成為制約其使用和推廣的一個(gè)瓶頸。因此，要做好以下兩點(diǎn)，一是院系可首先在骨干教師和學(xué)術(shù)帶頭人中試行，通過探索規(guī)范后逐步推廣到全體教師；二是學(xué)校層面要及時(shí)跟進(jìn)，可在部分院系進(jìn)行試點(diǎn)，取得經(jīng)驗(yàn)后在全校范圍內(nèi)推廣。

3.3 要服務(wù)于教師的發(fā)展和成長。一般情況下，檔案以紙質(zhì)、電子兩種形式呈現(xiàn)。教師的檔案資料的整理不能只局限在復(fù)印資料上，而是精心設(shè)計(jì)新穎別致的檔案內(nèi)容。要以建立的紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，逐步建立教師業(yè)務(wù)電子檔案。院系要結(jié)合學(xué)科專業(yè)發(fā)展方向制定教師專業(yè)成長發(fā)展規(guī)劃，促使教師依據(jù)規(guī)劃擬定自身的發(fā)展目標(biāo)，達(dá)到推進(jìn)工作、實(shí)現(xiàn)雙贏的效果。

3.4 要有明確的思路和原則。首先，要做到“雙方重視”、“雙聯(lián)互動(dòng)”。一是系領(lǐng)導(dǎo)要重視，要指定專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)專業(yè)教師的電子業(yè)務(wù)檔案材料的收集；二是教師重視，教師是業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生者，也是重要的受益者。因此，院系與教師要經(jīng)常保持“雙聯(lián)互動(dòng)”，特別是全體教師要從實(shí)際行動(dòng)上重視和支持教師業(yè)務(wù)電子檔案的建設(shè)，養(yǎng)成定期提交及更新本人相關(guān)信息的習(xí)慣，對(duì)新的科研項(xiàng)目、論文、證書應(yīng)盡快提供紙質(zhì)材料，保證電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)材料的對(duì)等。其次，要做到“三個(gè)到位”：一是制度到位，具體落實(shí)。樹立責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，統(tǒng)一規(guī)劃，制定具體工作方案。二是人員到位，即保證有業(yè)務(wù)熟練的專人負(fù)責(zé)，在教師少的情況下，可納入系教學(xué)秘書的職責(zé)范圍。三是設(shè)備到位，即保證有專業(yè)的系統(tǒng)管理軟件和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，以保證檔案的完整性和延續(xù)性。

3.5 實(shí)行“雙份法”收集，保證檔案的完整性。為使教師業(yè)務(wù)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理更具有操作性和可行性，在實(shí)際工作中建議實(shí)行“雙份法”收集，即一方面要分時(shí)分段適時(shí)收集教師在教學(xué)、科研及日常管理活動(dòng)中所形成的紙質(zhì)材料，將平時(shí)收集、年終收集、追蹤收集、橫向收集有機(jī)結(jié)合；另一方面要“隨生隨采”及時(shí)收集、拷貝與紙質(zhì)材料相對(duì)應(yīng)的電子文件，保證教師業(yè)務(wù)檔案的完整性，從而實(shí)現(xiàn)同步收集“雙份”材料，形成人人遵照?qǐng)?zhí)行的制度。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來稿日期：2014-06-15）