縣級(jí)醫(yī)院人事檔案管理存在問(wèn)題及措施

李慶鳳

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，縣級(jí)醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫(yī)院人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問(wèn)題。

1.1 人事檔案管理制度不健全。近幾年，我院自主引進(jìn)數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)因缺少原始檔案材料，無(wú)法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過(guò)人才服務(wù)中心辦理人事代理，但同樣因缺少原始的人事資料，無(wú)法核定工資標(biāo)準(zhǔn)。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒(méi)有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無(wú)人”、“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。

1.2 人事檔案管理不集中、模式單一?？h級(jí)醫(yī)院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密性原則。人事檔案調(diào)遣、查詢“門檻”太高，一般需領(lǐng)導(dǎo)審批和專門介紹信，甚至是多個(gè)或多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意。人事檔案利用范圍小，只用于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個(gè)部門，歷年由人社局統(tǒng)一招聘分配的，有編制的正規(guī)高校畢業(yè)生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業(yè)技術(shù)人才、正規(guī)高校畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)前、部分合同制員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛(wèi)生局保管；另部分合同制員工，檔案由我院人力資源科保管。

1.3 人事檔案管理手段滯后。第一，資料收集不及時(shí)。如醫(yī)護(hù)人員的外出進(jìn)修、科研論文、職稱晉升、各級(jí)表彰等檔案多保管在醫(yī)院的醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部，遇到歸檔或查詢時(shí)，檔案員要經(jīng)常往返于各科室之間進(jìn)行搜集、整理、復(fù)印。第二，檔案信息資源利用率不高。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。第三，歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、工資調(diào)整、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。第四，工作量大?，F(xiàn)人事檔案是以紙質(zhì)、照片等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主，缺乏對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時(shí)，工作量巨大，步驟也繁瑣。

1.4 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護(hù)士長(zhǎng)。由于年齡大，從事臨床護(hù)理工作吃力，便照顧到行政后勤管理檔案。專業(yè)知識(shí)不足、檔案業(yè)務(wù)不熟、變動(dòng)頻繁，勢(shì)必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。

2 人事檔案管理工作措施

2.1 重視醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)。可通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。同時(shí)，醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃。不但要進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)培養(yǎng)，而且要提高法制觀念，自覺參與檔案的管理與利用。

2.2 建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式。由于我院?jiǎn)T工原始人事檔案分四個(gè)部門管理，導(dǎo)致醫(yī)院為員工建立的臨時(shí)性檔案材料不全，使醫(yī)院在員工職稱晉升、學(xué)習(xí)培養(yǎng)、干部選拔方面獲取信息量不足。補(bǔ)充完善人事檔案材料，建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式勢(shì)在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個(gè)人基本情況；學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及學(xué)習(xí)進(jìn)修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術(shù)新項(xiàng)目；參加援川、強(qiáng)基工程、義診等活動(dòng)；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同；發(fā)表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析；“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料；參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事變革新形勢(shì)。把人事檔案作為記錄員工綜合素質(zhì)的信息儲(chǔ)存和保管，促進(jìn)人才合理流動(dòng)和人才市場(chǎng)主體到位。

2.3 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理手段。提高人事檔案的效用，就必須加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理手段，建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理。硬件方面：增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。軟件方面：引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括員工基本信息、員工工資信息、檔案查詢目錄、檔案材料目錄等，真正實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用。“人盡其才，才盡其用”，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省海陽(yáng)市中醫(yī)醫(yī)院人力資源科 來(lái)稿日期：2014-06-15）