淺議快速消費品類企業(yè)往來款項的管理

黃宇

【摘 要】在當(dāng)前快速消費品行業(yè)競爭日益激烈的環(huán)境下，為了拓展渠道和提升市場份額，賒銷成為快速消費品類企業(yè)重要的競爭手段，也因此而引發(fā)了一系列關(guān)于往來款管理的問題。本文從快速消費品類企業(yè)存在的普遍問題著眼，以完善內(nèi)部控制、建立信用政策及風(fēng)險管理體系等角度分析往來款項的風(fēng)險成因，并提出改善快速消費品類企業(yè)往來款管理的建議。

【關(guān)鍵詞】快速消費品類企業(yè)；往來款項；信用風(fēng)險

往來賬款是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中因購銷產(chǎn)品、提供或者接受勞務(wù)等活動而與其他經(jīng)濟體形成的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，包括應(yīng)收款類和應(yīng)付款類。

在當(dāng)前市場環(huán)境下，快速消費品企業(yè)面對激烈的經(jīng)營競爭，為穩(wěn)定銷售渠道、提升商品銷量、拓展市場等銷售策略而使用信用政策，在一定額度內(nèi)允許使用賒銷方式，這種賒銷行為形成了應(yīng)收賬款。預(yù)收賬款是企業(yè)依據(jù)合同協(xié)議向購貨方預(yù)收的款項，企業(yè)在未來用商品或勞務(wù)償付該負債。應(yīng)付款類指企業(yè)在購銷活動中取得貨物后在約定賬期內(nèi)付款而產(chǎn)生的負債。預(yù)付賬款是指企業(yè)根據(jù)合同協(xié)議預(yù)先向供應(yīng)單位支付的款項。以上四類合并形成往來款項，往來款項的管理與企業(yè)的經(jīng)營狀況關(guān)系密切，特別是應(yīng)收賬款的回收更是企業(yè)的主要業(yè)務(wù)現(xiàn)金來源，管理好往來款項能夠降低信用風(fēng)險，提高資金使用效率，增加企業(yè)價值，提升股東回報。因此，加強往來款項的管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、快速消費品企業(yè)往來款管理的現(xiàn)狀

1.內(nèi)部控制不完善

在激烈的競爭環(huán)境下，快速消費品企業(yè)的渠道及市場份額處于非常重要的地位。企業(yè)創(chuàng)立初期，為了推動公司成長策略、提升自身業(yè)績，通常僅僅建立銷售額與業(yè)績考核相掛鉤的激勵機制，缺乏系統(tǒng)的內(nèi)部控制支持，在薪酬制度設(shè)計上忽視了將業(yè)務(wù)部門的績效獎金考核與往來款款呆賬、壞賬率掛鉤，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門因盲目追求銷售目標而采取激進的賒銷方式，從而易導(dǎo)致應(yīng)收賬款質(zhì)量低下并形成呆賬壞賬的情況。

企業(yè)的財務(wù)部門和銷售部門之間相互獨立，缺乏配合溝通，沒有完善的內(nèi)控制度來明確各部門的責(zé)任分工，即使管理層了解往來款管理的重要性，也沒有實際責(zé)任部門負責(zé)工作的推進，造成往來款清理未能按期落實。

2.缺乏系統(tǒng)的往來賬款管理

（1）賬務(wù)處理不正確。賬務(wù)處理不準確，憑證摘要不清晰甚至錯誤、預(yù)付賬款使用的明細科目與沖賬使用的明細科目不一致等等，形成錯誤往來款項，使后期管理出現(xiàn)難度。

（2）跟進處理不及時?？焖傧M品企業(yè)與客戶簽訂一系列的服務(wù)合同以收取渠道服務(wù)費，包括年度合同返利協(xié)議、節(jié)日促銷時段的陳列服務(wù)協(xié)議等等，通?？焖傧M品企業(yè)會在月末以及年末根據(jù)合同進行費用預(yù)提，在發(fā)票等相關(guān)支持文件不全的情況下入賬。企業(yè)按服務(wù)合同以預(yù)付賬款方式支付渠道服務(wù)費后，由于企業(yè)銷售人員跟進不及時、經(jīng)銷商或者重點直供客戶賣場在執(zhí)行服務(wù)協(xié)議后不及時開具合規(guī)發(fā)票，以及有的供貨單位倒閉或撤銷等原因，企業(yè)無法對這筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行賬務(wù)沖銷等后續(xù)處理，導(dǎo)致預(yù)付賬款長期掛賬，影響損益和稅收。

（3）缺乏規(guī)范的往來款項對賬制度。企業(yè)財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商（或客戶）三方之間缺乏統(tǒng)一有效溝通及規(guī)范對賬制度，導(dǎo)致三方不清楚相應(yīng)業(yè)務(wù)是否有正確反映在各方的賬務(wù)中，無法及時確定不相符掛賬形成原因并及時清理，造成長期掛賬。

（4）掛賬時間長，清理難度大。企業(yè)存在部分長期往來賬款，無法真實反映企業(yè)利潤，影響了企業(yè)的發(fā)展。具體包括：應(yīng)收賬款未能定期清理與跟蹤，長期記錄在賬上，沒有計提應(yīng)收賬款壞賬準備，未及時確認壞賬損失；對一些賬齡較長的應(yīng)付賬款沒有及時定期清理與跟蹤，使得已經(jīng)無需支付的應(yīng)付賬款長期掛賬，虛增費用。

3.缺乏信用風(fēng)險管理

信用政策是企業(yè)拓展市場份額、提升商品銷量的常用經(jīng)營策略，由于目前我國信用評級體系的覆蓋面尚不重復(fù)，大部分商業(yè)活動中的風(fēng)險評級須依靠企業(yè)本身來評估。在現(xiàn)實商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)在使用信用政策的同時也要預(yù)防信用風(fēng)險的失控，包括未能及時了解供應(yīng)商（或客戶）的財務(wù)狀況、行業(yè)景氣度，國家產(chǎn)業(yè)政策變化等一系列具體因素，以致高估其信用等級，易造成企業(yè)損失。

二、加強快速消費品企業(yè)往來款管理的對策建議

1.完善往來賬款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

（1）應(yīng)收款項方面，應(yīng)建立應(yīng)收賬款管理制度與流程，對相關(guān)環(huán)節(jié)實施全程監(jiān)控：①進行年度績效考評，完善應(yīng)收賬款目標與需求管理政策，包括應(yīng)收賬款結(jié)構(gòu)管理與企業(yè)資金需求分析、應(yīng)收賬款是否存在潛在的損失風(fēng)險、應(yīng)收賬款控制與市場銷售的權(quán)衡等等，評估合理收賬費用、減少壞賬損失，制定合理的應(yīng)收賬款收賬政策及流程。②完善往來款項日常管理制度，采取分類管理、實時監(jiān)控、及時跟催的控制管理方法，每月針對應(yīng)收賬款進行賬齡分析，對具體應(yīng)收賬款的內(nèi)部、外部環(huán)境因素進行跟進。財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門、客戶或供應(yīng)商之間定期就往來款項進行確認評估，按業(yè)務(wù)地域、市場渠道、客戶、超期原因等因素進行賬齡分析，及時向業(yè)務(wù)部門預(yù)警存在風(fēng)險的往來款事項。在同時依據(jù)“誰經(jīng)辦、誰負責(zé)”的原則，落實經(jīng)辦部門及責(zé)任人，持續(xù)推進往來款的清賬進度。③制訂收賬政策與程序，包括賬款催收的指導(dǎo)原則、完善賬款催收的內(nèi)部程序、業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的職責(zé)分工、內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)。④應(yīng)收賬款流程的實時監(jiān)控，包括總量的控制、賬齡的控制、DSO考評、應(yīng)收賬款管理信息系統(tǒng)控制。⑤定期就應(yīng)收賬款收賬原則、方法及技巧等內(nèi)容培訓(xùn)相關(guān)職能人員，在收款過程中識別重要危險信號（如：客戶公司重組或破產(chǎn)、重要股東突變、新成立公司的特大訂單、訂貨迅速增加等等）。⑥遵循穩(wěn)健性會計原則，定期計提壞賬準備金，確認壞賬損失并及時予以壞賬沖銷。⑦建立賒銷審批制度，銷售部門應(yīng)分別規(guī)定各級業(yè)務(wù)管理經(jīng)理賒銷限額，逐層授權(quán)。⑧建立完善信用政策，并保證信用管理體系的有效性。⑨建立往來款項管理的全面考核制度，針對業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門（應(yīng)收賬款組、應(yīng)付賬款組以及信用管理組）以及客戶、供應(yīng)商分別建立相應(yīng)的考核評估制度。企業(yè)在進行績效評估時，將往來賬清理情況列入部門的考核指標，與薪酬掛鉤進行考核將責(zé)任落實到部門，使往來賬款的額度處于安全、合理的可控范圍之內(nèi)。具體包括：對銷售部門可以設(shè)定回款額、超期應(yīng)收賬款率、DSO、收款率、收款預(yù)測準確率等指標，建立信用內(nèi)部激勵機制；對財務(wù)部設(shè)定DSO、壞賬率等指標；對客戶或供應(yīng)商可以設(shè)定回款及時測評、違約次數(shù)、平均拖欠天數(shù)等指標。通過定期回顧相關(guān)評估考核指標，持續(xù)跟進調(diào)整客戶的信用評級。

（2）對員工借款及預(yù)付賬款，實行“前賬不清，不借新賬”的原則，借款人前借支款項未沖銷，不得再申請新的付款。對預(yù)提費用的掛賬，在嚴格遵循會計預(yù)提原則，必須有充分合理的支持文件并明確沖銷時限，在相應(yīng)授權(quán)人員批準后，方可進行預(yù)提。建立嚴格跟進監(jiān)控流程，如到期未能夠沖銷且無合理原因時，應(yīng)立即予以沖銷，以反映公司真實財務(wù)狀況。

（3）應(yīng)付款項方面，應(yīng)建立應(yīng)付賬款管理制度與流程，對相關(guān)環(huán)節(jié)實施全程監(jiān)控：①嚴格把關(guān)應(yīng)付款項的掛帳，應(yīng)付款項掛帳須有充足確鑿的依據(jù)。②月末、季末及年末，各單位應(yīng)對應(yīng)付款項進行全面清查，對于記賬錯誤，按照會計差錯處理辦法進行處理。③對以前年度形成的各類應(yīng)付款，按“先欠款、先償還”的原則進行清理。④為提高應(yīng)付賬款的效率，公司采購部應(yīng)全程監(jiān)督采購流程，嚴格執(zhí)行采購內(nèi)部控制制度。將公司采購申請部門與采購部門相分離，以降低內(nèi)外勾結(jié)獲取巨額回扣的風(fēng)險。⑤加強合同管理，規(guī)范經(jīng)營行為。企業(yè)的采購與銷售業(yè)務(wù)均應(yīng)實行合同管理制度。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)人員參與談判。

2.建立有效信用政策及風(fēng)險管理體系

（1）評估、控制信用風(fēng)險。定期搜集客戶的公司架構(gòu)、經(jīng)營情況、信用記錄等資料，通過對客戶所面臨的行業(yè)競爭和經(jīng)濟周期等因素的分析，評估客戶的信用等級。信用評估分析由企業(yè)的財務(wù)部門或風(fēng)險管理部門執(zhí)行。信用等級評測包括兩個部分：首先是經(jīng)營情況分析，主要是對客戶的行業(yè)狀況、市場狀況和公司經(jīng)營狀況的分析，定性考慮客戶的信用狀況；其次是財務(wù)情況分析。主要是通過客戶企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行定量分析。

（2）正確制訂和應(yīng)用信用政策。往來款風(fēng)險的控制效果，很大程度上受企業(yè)信用政策的影響。信用政策主要包括：信用期間、信用標準和現(xiàn)金折扣政策。信用期間是指企業(yè)允許顧客從購貨到付款的時間，時間過短容易失去客源，降低企業(yè)競爭能力，造成市場份額下跌；時間過長，雖然可以吸引客戶提高銷售額，但同時也增加了企業(yè)的機會成本，不利于企業(yè)的資金流通，同時掛賬的款項會過多，壞賬出現(xiàn)的幾率也在上升。因此，企業(yè)須對往來賬進行嚴密監(jiān)督，結(jié)合客戶或供應(yīng)商的信用評級，合理制定信用期。

（3）建立往來款跟蹤管理。依靠SAP系統(tǒng)，從下訂單通過信用管理模塊、信用額度、信用天數(shù)等指標對訂單進行控制開始，到應(yīng)收賬款生成、發(fā)票開具、款項回收等一系列情況進行及時的往來款跟蹤報告，以便對往來款進行有效管理。

3.加強監(jiān)管，提升往來款項的有效管理

企業(yè)應(yīng)加大內(nèi)部審計的力度，保證內(nèi)部審計機構(gòu)獨立性和權(quán)威性，定期就往來款項的內(nèi)部控制情況的測試和監(jiān)督，保證相關(guān)管理制度和風(fēng)險控制措施的有效執(zhí)行，檢測往來賬款的管理是否合理、有效，定期檢討有關(guān)管理制度的效果。

因為往來款的內(nèi)部控制涉及企業(yè)高管、風(fēng)險管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門或內(nèi)部審計部門等相關(guān)職能部門，所以必須明晰各部門在控制流程中的職責(zé)和權(quán)限，通過建立信息溝通機制，保證信息及時有效的傳遞，使企業(yè)各部門能及時掌握往來款的情況并協(xié)同推進，降低企業(yè)的經(jīng)營成本和潛在風(fēng)險。

針對大型快速消費品企業(yè)的渠道服務(wù)費用，應(yīng)該建立渠道促銷服務(wù)費用分析系統(tǒng)，綜合考慮從計劃開始，記錄所有客戶的協(xié)議合同記錄、合同執(zhí)行進度、合同費用支付以及預(yù)付沖銷、客戶渠道費用使用效率等等一系列情況，建立包括計劃實施跟蹤、往來款跟蹤管理、客戶渠道費用使用效率等配套考核指標，每年定期評估，合理分配公司投資的資源。

綜上所述，快速消費品企業(yè)應(yīng)健全往來款的內(nèi)部控制制度，通過制定科學(xué)合理的薪酬考核機制、建立信用政策及風(fēng)險管理體系等多種方式、加強對企業(yè)往來款的監(jiān)控和管理，在各內(nèi)部相關(guān)部門的有效配合下，促進企業(yè)資金的良性循環(huán)。

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