人事檔案管理優(yōu)化性探討

許清珍

摘 要 人事檔案承擔(dān)著選拔和管理各類人才的重任，隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問題加以分析，從而提出切實(shí)可行的優(yōu)化策略，有助于有效提高人事檔案管理的效率，使其管理具備優(yōu)化性，最終有助于人才的合理流動(dòng)達(dá)到合理管理和利用人力資源的目的。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 現(xiàn)狀 優(yōu)化措施

改革開放以來，在我國的經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，各事業(yè)單位也處于不斷的改革和創(chuàng)新當(dāng)中，尤其是其人力資源部門的管理工作受到更多的關(guān)注，人們更期待其人力資源的部門能充分發(fā)揮其職能作用。作為人力資源部門的重要工作之一的人事檔案管理工作近些年來備受關(guān)注。充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的不足，以提出相對(duì)應(yīng)的措施，有利于提高管理效率，對(duì)人事檔案管理工作優(yōu)化性具有重要意義。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

隨著科技的不斷發(fā)展和管理理念的不斷更新，目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理的意識(shí)、管理方式、服務(wù)意識(shí)等方面存在不足。

1.在人事檔案管理工作方面的意識(shí)淡薄。很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作意識(shí)淡薄，在人事檔案信息的管理、開發(fā)和利用等方面的重視度不夠，認(rèn)為人事檔案管理工作不必復(fù)雜和耗費(fèi)財(cái)力物力。因此，對(duì)于人事檔案管理抱以應(yīng)付的管理觀念。這直接影響了人事檔案管理工作的開展和優(yōu)化。導(dǎo)致不能及時(shí)對(duì)人員信息進(jìn)行歸檔、存檔，部分人事檔案長期得不到更新，導(dǎo)致人事檔案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事檔案管理方式比較落后。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)，同時(shí)具備政治性，注意其檔案的保密性的工作。隨著我國IT技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟件行業(yè)的崛起和在各個(gè)方面的充分運(yùn)用，人事檔案的管理工作已經(jīng)向電子化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)。通過IT技術(shù)的結(jié)合，使得人事檔案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事業(yè)單位在人事檔案管理設(shè)備方面的投資不足，導(dǎo)致人事檔案管理在電子化和數(shù)字化方面的進(jìn)度緩慢，甚至滯后的現(xiàn)象發(fā)生。許多事業(yè)單位仍以紙質(zhì)文檔作為人事檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)施一人一卷的存放方式，對(duì)于檔案的整理、檢索等管理工作仍然以手工操作的方式來完成，這導(dǎo)致人事檔案管理工作更為繁重，影響檔案的檢索速度和利用程度的提高。這樣傳統(tǒng)的人事檔案管理方式既不利于人簡(jiǎn)化人事檔案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得檔案存在的價(jià)值得不到及時(shí)充分地利用。

3.從事人事檔案管理相關(guān)工作者缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理存在重檔案管理，輕檔案利用的工作理念，因此對(duì)于人事檔案的收集和利用缺乏主動(dòng)性和積極性，做不到及時(shí)采集加工信息。在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)處于被動(dòng)的狀態(tài)，因此捕捉不到人事檔案其動(dòng)態(tài)規(guī)律性，忽視對(duì)員工技術(shù)水平和綜合素質(zhì)等方面的展現(xiàn)，也就缺少主動(dòng)開發(fā)利用人事檔案信息的意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案的管理工作難以被統(tǒng)一和規(guī)范化。

二、人事檔案管理的優(yōu)化措施

雖然各事業(yè)單位的人事檔案管理工作有著諸多的不足之處，但是，通過充分分析和認(rèn)識(shí)這些不足，抓住問題的本質(zhì)，從而提出一些優(yōu)化的措施，對(duì)提高人事檔案管理的優(yōu)化性具有重要意義。

1.提高人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。當(dāng)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的資源是人才，人才是我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力。各事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，明確人事檔案是該單位人才資源的一個(gè)專業(yè)的信息庫，是該單位開發(fā)使用人才的重要依據(jù)。因此，各事業(yè)單位應(yīng)注意轉(zhuǎn)變管理的觀念，及時(shí)對(duì)人事檔案管理工作予以重視。

2.規(guī)范人事檔案管理工作。各單位應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒別，嚴(yán)格按照相關(guān)的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行收集和分類歸檔，施行定期和不定期的時(shí)間段進(jìn)行集中收集工作和檔案更新工作。做到及時(shí)補(bǔ)充缺少的人事檔案，和人事檔案的更新和合理快速傳遞。

3.豐富人事檔案所包含的內(nèi)容，充分利用檔案價(jià)值。人事檔案不能僅僅包括員工的基本信息，應(yīng)該真實(shí)的記錄和反映員工的道德素質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績(jī)等全面的信息。豐富人事檔案的內(nèi)容是事業(yè)單位充分利用檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。以充分做好事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)類的人員管理，技術(shù)職稱的考評(píng)，單位干部選拔等方面的工作，以充分利用檔案的價(jià)值。

4.實(shí)施信息化管理。實(shí)施人事檔案管理的信息化管理，須加大管理的投入，增加和更新相應(yīng)的設(shè)備和軟件，建立起計(jì)算機(jī)互聯(lián)管理網(wǎng)絡(luò)，提高檢索速度和工作的效率，及時(shí)收錄和傳遞人事檔案信息，發(fā)揮其人事檔案信息的功能。

5.加強(qiáng)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。事業(yè)單位可以通過開設(shè)培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)以及進(jìn)行實(shí)踐等方式，從多個(gè)層面和多種形式來開展業(yè)務(wù)素質(zhì)提升工作。這些方式能有效使工作人員熟悉單位人事檔案管理工作，拓寬相關(guān)工作人員的知識(shí)面以及轉(zhuǎn)變其陳舊管理理念，進(jìn)而優(yōu)化人事檔案管理工作。

三、結(jié)束語

對(duì)于事業(yè)單位的人力資源管理部門來說，優(yōu)化人事檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)鍵的任務(wù)，其管理工作質(zhì)量的好壞，水平的高低會(huì)直接影響到人才的選拔、任用、培養(yǎng)等工作的質(zhì)量和水平。因此做好人事檔案管理工作對(duì)如何加強(qiáng)人員配置，為各事業(yè)單位得到更好的發(fā)展有重要意義。

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