R公司銷售與收款循環(huán)內部控制問題分析

劉偉瓊 陳天雨 何詩瑤 黃茂錦 劉娟 （閩南理工學院）

一、銷售與收款業(yè)務循環(huán)內部控制相關概述

（一）相關重點概念簡述

美國COSO 對內部控制的闡述中提出，在公司經營中，確保各方利益并能確保財務報表的真實性、合法性，對公司全體成員實施的一種相互制約、相互調節(jié)的程序[1]。銷售與收款循環(huán)是企業(yè)向客戶銷售產品、勞務并向客戶收回貨款等相關業(yè)務的工作所構成的一個系統(tǒng)循環(huán)體系。銷售與收款業(yè)務每個階段的業(yè)務環(huán)節(jié)開展工作，都會對企業(yè)銷售和收款周期產生至關重要的影響。

（二）銷售與收款業(yè)務內部控制的意義與目標

企業(yè)的銷售與收款流程中包括很多環(huán)節(jié)，企業(yè)在銷售與收款業(yè)務流程中需要有標準化、規(guī)范化的內部控制制度，來規(guī)避銷售或收款循環(huán)的業(yè)務中隱性風險。因此，做好銷售與收款循環(huán)內部控制工作，對提高企業(yè)經濟效益和防范經營及財務風險有重大意義[2]。

企業(yè)對銷售與收款內部控制目標可有五個目標：其一是遵守國家法律法規(guī)，保證企業(yè)發(fā)生活動的真實性、合法性[3]；其二是確保公司所有資產的安全和完整，使資金能順利流回公司；其三是保證企業(yè)銷售與收款業(yè)務的財務報告及其他信息的完整性、有效性、準確性；其四是為了確保公司在銷售與收款環(huán)節(jié)的業(yè)務開展，以提高企業(yè)經營的效率和效果；其五是企業(yè)經營高效性目標達成后，以促進發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

二、R公司銷售與收款循環(huán)內部控制具體流程

（一）R 公司簡介及業(yè)務現(xiàn)狀

R 公司是一家集各種學生裝制服的生產管理、市場策劃、銷售服務為一體專業(yè)生產的多功能企業(yè)，承接全國各地的校服、制服接單加工生產。該企業(yè)開展的銷售與收款循環(huán)業(yè)務流程主要包括開發(fā)客戶、客戶賒銷信用審批、簽訂銷售合同、接受客戶訂單、生產并發(fā)出貨物、開票、收回貨款和應收賬款管理、辦理和記錄銷售退回。

（二）業(yè)務流程概述

1.開發(fā)客戶

客戶開發(fā)也是銷售與收款業(yè)務中較為重要的環(huán)節(jié)，不斷拓展客戶群體，找到潛在的商機，并與客戶建立良好的合作關系?？蛻糸_發(fā)實際上涉及到一系列市場部工作人員的業(yè)務，比如涉及市場調研、銷售策略制定、潛在客戶開發(fā)等。

2.客戶賒銷信用審批

通過實地調研，R 公司是由銷售業(yè)務人員直接對客戶信用檔案管理負責，再同步給財務部人員。R 公司只依據(jù)客戶以前與公司的交易狀況以及對客戶的熟悉程度來確定賒銷額度，在需要執(zhí)行賒銷審批程序時，R 公司由銷售業(yè)務人員一手辦理賒銷手續(xù)。

3.簽訂銷售合同

銷售業(yè)務員與對接人約談形成客戶約談記錄單，獲取客戶名稱、聯(lián)系方式，客戶擬購入服裝規(guī)格、型號、校標設計、數(shù)量等指標要求以及能接受的價格水平、計劃付款方式、需要的交貨期、交貨方式等。若客戶有其他需求，則需根據(jù)其具體情況更改合同內容，并獲得上級批準。

4.接受客戶訂單

銷售代表根據(jù)客戶提交訂單信息進行初步評估，將訂單信息與客戶營運相關信息和合同條款相結合，銷售總監(jiān)對客戶訂購單授權審批，接受客戶訂單后，根據(jù)企業(yè)的生產能力以及送貨路途時間的因素，判斷能否在客戶規(guī)定的時間內完成生產訂單，通過后編制銷售單。

5.生產并發(fā)出貨物

銷售業(yè)務人員需要根據(jù)訂單上的信息向產銷中心提交生產申請，產銷中心根據(jù)要求批量生產完合同上的數(shù)量后，通知品質管理中心進行抽樣核驗，貨物核驗人員完成貨物訂單的核對與貨物質量核驗后，將移交記錄蓋章審核至銷售部。銷售業(yè)務人員溝通好發(fā)貨事宜后，填寫發(fā)貨請求并編制發(fā)貨通知單至銷售總監(jiān)處審批，然后提交給成品倉作為發(fā)貨憑證。成品倉接收到發(fā)貨通知單后，需要在出庫單上簽字，并組織裝運部門發(fā)貨，銷售業(yè)務人員跟進后與客戶交貨，待交貨單簽字確認后留存?zhèn)洳椤?/p>

6.開票

銷售部編制的銷售出庫單經銷售總監(jiān)審核完畢后，移交至財務部與銷售合同審核內容真實性，然后蓋財務專用章，銷售業(yè)務人員在發(fā)票簿上簽字領取發(fā)票，成品倉管理人員在出庫時簽字，銷售業(yè)務人員完成貨物遞送及票據(jù)交接確認后，至此開票流程結束。

7.收回賬款和應收賬款管理

開票交易完成后，一般按照合同里的約定條款在2個月內為付款環(huán)節(jié)，在應收賬款賬期結束后的一個月內，財務部人員將對客戶進行提示付款。財務部門在個別情況下會委托銷售部門代為收取現(xiàn)金。財務部將根據(jù)銷售合同、出庫單、到貨確認函件和發(fā)票等原始憑證對收入進行確認，并在會計系統(tǒng)中編制記賬憑證。

8.辦理和記錄銷售退回

客戶簽字確認交接單起七日內，如若對服裝質量不滿意可給予退貨處理，R 公司銷售業(yè)務人員接收到客戶意愿后需要先向銷售總監(jiān)授權批準，然后財務部、產銷中心的部門員工應各司其職，分別跟進貨物退回具體情況并做好會計處理工作。

三、R 公司銷售與收款循環(huán)內部控制存在的問題

（一）客戶信用檔案管理不到位

R 公司并未專門設立信用管理部門，客戶的信用檔案是由銷售業(yè)務人員來管理，而銷售部門與信用審批未能職責分離，并且R 公司未對客戶建立有效的信用審查制度，導致未能全面調查賒銷或分期付款客戶的背景。銷售業(yè)務人員僅收集客戶基本信息，未能對客戶償付能力、資產結構和信譽等方面的信息進行深入了解，R 公司員工也缺乏根據(jù)經驗及時更新客戶數(shù)據(jù)和信用等級的能力。

（二）銷售合同訂立人員設置與程序不規(guī)范

R 公司更多時候都是指派銷售業(yè)務人員進行談判，沒有專職人員或部門給予合同談判指導性意見，后期合同簽訂也是由銷售人員繼續(xù)對接客戶，在談判人員的配置上是不合適的。R 公司應派設具有法律意識的合同簽訂人員，并與銷售業(yè)務人員的職責分離。合同審批多表現(xiàn)為事后進行，銷售總監(jiān)未合理實行審批工作并給予意見，而業(yè)務人員簽合同也并無授權備案書，沒有被正確和適當?shù)厥跈唷?/p>

（三）管理人員未在發(fā)貨程序上實行恰當審批

成品倉工作人員疏于對出貨方面的管理，導致R 公司存在成品倉出貨審批功能不健全，庫存數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能未能完善的情況。銷售業(yè)務員在進行業(yè)務談判時，對公司庫存情況未能明晰，易造成決策失誤，R 公司在發(fā)貨的程序上過于簡單，驗證程序不嚴格且忽視移交記錄交驗人員的名章，為后續(xù)發(fā)生質量糾紛定責造成阻礙，影響內部控制的執(zhí)行效力。

（四）賬款回收方式不合理并存在風險

當前，R 公司的催收人員是財務部人員，作為輔助催收客戶貨款的銷售業(yè)務人員，對客戶信用信息收集工作比較松懈，使建立的客戶賒銷信用審批內部控制制度流于形式。在催促客戶交付貨款的方式上較為單一，且沒有作詳細記錄，存在一定風險，進而導致管理層對于賬款回收進度不了解。

R 公司通常在與客戶簽訂合同前后只根據(jù)客戶以前與公司的交易狀況以及公司對客戶的熟悉程度來確定賒銷額度，這極大影響應收賬款能否按時收回。

（五）缺乏合理的內部控制監(jiān)督機制

R 公司雖設立審計部門，但審計人員對銷售與收款相關流程把握不準確，內部控制監(jiān)督體系不健全，執(zhí)行不力，內控監(jiān)督薄弱，不能有效對銷售與收款環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。

四、R 公司銷售與收款循環(huán)內部控制改進建議

（一）規(guī)范客戶信用檔案管理

有效的信用管理是確保公司資產和減少壞賬損失的必要手段。R 公司可以設立信用管理部負責全公司的客戶檔案工作，通過科學有效的信用管理方法，來統(tǒng)計每個客戶的基本情況。

R 公司建立一個合適的信用評分機制也很重要，就賒銷審批講，此機制內容可包括：

1.制定可行的企業(yè)信用政策和信用等級標準；2.加強對客戶信用狀況進行調查、監(jiān)督和評估；3.嚴格審核和處理針對特殊情況下出現(xiàn)的可能存在風險或不良記錄等問題。

（二）規(guī)范銷售合同訂立標準與程序

R 公司應明確各崗位的職責權限，對不相容的崗位要做到相互監(jiān)督,有效牽制[4]。在與客戶進行談判時，必須確保至少有兩位代表在場，以確保公司的利益不會受到損害風險。訂立合同人員應與合同談判人員相分離，如果超出權限，必須經銷售總監(jiān)或總經理審核批準后才可執(zhí)行。銷售總監(jiān)應對合同審批采用事前控制，并對特殊事項的風險進行合理評估和書面批示。在簽署前，應采用《合同簽約申報表》形式進行備案，如有不明確事項相關人員不能擅自簽署合同。

（三）完善管理人員發(fā)貨環(huán)節(jié)審批管理

R 公司應促進各部門間信息交流，建立服裝生產信息交流系統(tǒng)，成品倉管理人員準確記錄商品庫存信息并及時分享給與銷售與收款業(yè)務有關的業(yè)務部門，和銷售與收款業(yè)務有關的人員應定時了解公司庫存商品數(shù)量，在貨物發(fā)出時保證對出庫單進行簽字審核并記錄好庫存量及出庫量。

首先，品質管理人員要重視對服裝的抽檢工作，確認質檢員和交驗人員的簽章情況。其次，建議R 公司要對各部門管理人員的專業(yè)性進行考核，讓各部門管理人員以身作則，規(guī)范履行義務。最后，為了確保發(fā)運憑證與銷售單之間的相關內容一致，信息交流系統(tǒng)可以提供協(xié)助。通過設定要求，系統(tǒng)能夠有效地核對兩者之間的信息，提高企業(yè)生產效率和管理質量。

（四）加強應收賬款催收方式與回收控制

R 公司為確保貨款及時回收，應將銷售業(yè)務人員個人績效考核和部門績效考核以及客戶貨款催收情況列入績效考核機制，建立良好的內部控制環(huán)境。同時，R 公司以發(fā)送提示付款通知單的郵件形式并結合電話催收的方式定期對客戶進行付款提醒，做好提示付款的相關記錄，上報給管理層進行簽字確認。

（五）發(fā)揮內部控制監(jiān)督作用

R 公司管理層應重視并完善有關銷售與收款內部控制監(jiān)督機制，提高全員內控監(jiān)督意識，培養(yǎng)長期發(fā)展需要的內控管理專業(yè)人才，開放匿名投訴和監(jiān)督渠道，并開展獎懲機制，促進各崗位相互監(jiān)督、相互配合。

結論

內部控制作為企業(yè)管理的核心環(huán)節(jié)，是提升內部治理水平的重要手段。本文以R 公司企業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制存在的問題為例，提出改進建議，旨在明確銷售和收款業(yè)務為企業(yè)提供了資金來源渠道，進而明確現(xiàn)代企業(yè)內部控制制度的完善，能彰顯內部治理水平。