A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制案例研究

何悅+馬媛

摘 要：1.了解A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程及現(xiàn)狀并分析其中存在的問題。2.將內(nèi)部控制相關(guān)理論運用到實踐中，分析A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀中存在問題的原因。3.提出更為合理有效、切實可行的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程改進(jìn)措施，減少A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中的存在的風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：銷售業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；案例研究；流程改進(jìn)

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)市場化的逐步深化及電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，內(nèi)部控制制度的有效性對企業(yè)生存、發(fā)展的作用日益突顯。從內(nèi)部控制的發(fā)展過程看，企業(yè)內(nèi)部控制的定義在不斷深化，由最初的內(nèi)部相互牽制逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N較為完善的內(nèi)部控制體系。國內(nèi)外的專家和學(xué)者對內(nèi)部控制問題的研究也愈來愈細(xì)化和深入。銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)重要的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)，銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的完善對于企業(yè)來說也愈加重要。

A企業(yè)是一個典型的中小民營企業(yè)，在產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)一直存在某些問題。民營經(jīng)濟(jì)是我國現(xiàn)有多種經(jīng)濟(jì)所有制中最具有活力的重要部分，已然成為推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量，對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展繁榮正起著巨大的促進(jìn)作用。但是市場逐步擴(kuò)大的同時也意味著更多競爭者的加入，很多企業(yè)尤其是中小民營企業(yè)被殘酷地淘汰出局，除了市場競爭激烈、經(jīng)營管理者能力不足等因素外，企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)不力也是造成這種情況的重要原因之一。銷售環(huán)節(jié)在企業(yè)整體經(jīng)營中的重要性不言而喻，但很多中小企業(yè)由于自身資源和條件的不足，在銷售環(huán)節(jié)缺乏競爭力。因此，銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制更在中小企業(yè)整體內(nèi)部控制體系中起到至關(guān)重要的作用，其有效實施有助于中小企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。

本文將通過對典型中小民營企業(yè)——A企業(yè)的內(nèi)部銷售控制環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，提出企業(yè)現(xiàn)存的問題并提供一些可行性建議，改進(jìn)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程。從而促進(jìn)A企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，并希望對其他中小民營企業(yè)產(chǎn)生一定的借鑒作用。

二、研究思路和方法

1.研究思路

運用內(nèi)部控制相關(guān)理論，結(jié)合中小民營企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的實際情況。以A企業(yè)銷售部門的內(nèi)控制度以及執(zhí)行情況為例，對A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行描述，分析其存在的問題及面臨的風(fēng)險。針對A企業(yè)的內(nèi)部控制特點及不足 ，對銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度、業(yè)務(wù)流程做出改進(jìn)，提出合理可行的更為完善的方案。

2.研究方法

（1）文獻(xiàn)研究法：有效地利用圖書館的資源，查閱相關(guān)書籍、文獻(xiàn)資料。

（2）案例研究法：將A企業(yè)的具體案例與內(nèi)部控制的相關(guān)理論和方法相結(jié)合，了解銷售部門的內(nèi)控制度以及執(zhí)行情況。分析A企業(yè)的內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，提出問題，并提供解決方案。

（3）問卷調(diào)查法：設(shè)計合理的問卷，深入了解A企業(yè)內(nèi)控制度現(xiàn)狀。

三、A企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在問題

1.A企業(yè)簡介

A企業(yè)始創(chuàng)于1986年，占地面積12000㎡，是揚州地區(qū)的一家中小規(guī)模的工業(yè)制造型企業(yè)。，現(xiàn)有職工105人，財務(wù)科員工3人，銷售部門員工27人，技術(shù)管理人員23人，中高級技術(shù)工人占有一定比例。A企業(yè)主要從事電熱設(shè)備的研究開發(fā)及生產(chǎn)銷售，主要產(chǎn)品包括各種規(guī)格的電加熱設(shè)備、工業(yè)電熱管、云母加熱器等。

2.銷售循環(huán)現(xiàn)狀

在A企業(yè)的銷售活動中，通常是由是企業(yè)銷售管理部門提交顧客訂單，經(jīng)過部門經(jīng)理審核后，將銷售單交付倉庫，倉庫的人員按照所收取單據(jù)的要求裝運貨物并發(fā)貨，財務(wù)部門隨后向顧客開具發(fā)運憑證、貨物價目表、銷售發(fā)票等賬單，并對出庫的貨物進(jìn)行記錄。其銷售業(yè)務(wù)流程概括起來就是接受客戶訂單--供貨與發(fā)運--開具銷售賬單--記錄銷售--收取貨款。A企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的實施程序中規(guī)定，企業(yè)的賒銷交易事項首先要經(jīng)過營業(yè)部門主管的審核，然后再由企業(yè)總經(jīng)理最終審核批準(zhǔn)。可是在具體實施過程中，這項規(guī)定的執(zhí)行卻流于表面。A企業(yè)并未對賒銷交易事項的審批標(biāo)準(zhǔn)以及審批程序出具明確的文件規(guī)定，其業(yè)務(wù)審批制度的規(guī)定不清晰直接導(dǎo)致執(zhí)行力度大打折扣。A企業(yè)總負(fù)責(zé)人認(rèn)為，目前影響整體制造業(yè)市場的各種因素存在許多不確定性，如果僅用一套固定的模式來處理和決定企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)，很有可能會影響公司現(xiàn)有的銷售水平，加上營業(yè)部門的負(fù)責(zé)人已經(jīng)習(xí)慣了依靠自己的工作經(jīng)驗來處理事務(wù)，在許多情況下僅僅只是通過口頭約定的方式來決定是否批準(zhǔn)。企業(yè)缺少一個固定的標(biāo)準(zhǔn)會很容易增大賒銷業(yè)務(wù)的隨意性和主觀性，如果是同一類銷售業(yè)務(wù)，不同的人員去辦理，就會產(chǎn)生不一致的審批結(jié)果，長此以往極易造成業(yè)務(wù)的審批和執(zhí)行失去控制，企業(yè)出現(xiàn)混亂狀況。

3.銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面存在的問題

第一，存在銷售管理漏洞。A企業(yè)的業(yè)務(wù)集中，存在較多的應(yīng)收賬款并且超過三個月仍未歸還的應(yīng)收賬款的比例較大，目前企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)存在很大的壓力和困難，銷售的貨款無法收回的可能性增大，壞賬風(fēng)險加劇，從而影響A企業(yè)正常的資金運轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營。

第二，存在銷售傭金管理缺陷。A企業(yè)在銷售傭金的設(shè)計上具有一定的缺陷，為了鼓勵業(yè)務(wù)部人員提高銷售的業(yè)績，企業(yè)自行設(shè)計并施行了一份銷售激勵方案。該方案規(guī)定銷售人員可以按照銷售的訂貨金額和銷售回款金的2.75%的比例來提取銷售傭金。但是當(dāng)初在設(shè)計銷售傭金制度時，管理層并未將銷售退回、現(xiàn)金折扣以及銷售折讓等因素考慮進(jìn)去，以至于目前企業(yè)所負(fù)擔(dān)的支付給銷售人員的實際傭金支出已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過設(shè)計時所確定的按2.75%的比例計提的金額，造成企業(yè)的費用大量增加，并在小規(guī)模范圍內(nèi)出現(xiàn)虛假銷售等新問題。

四、完善A企業(yè)內(nèi)部控制的對策

第一，A企業(yè)針對應(yīng)收賬款的回收期過長，資金流動不暢的情況，應(yīng)該施行銷售方案的改良：首先，將業(yè)務(wù)部門分組，將總體任務(wù)具體分配到各小組的各個業(yè)務(wù)員，明確每個人的職責(zé)。同時派專人負(fù)責(zé)對收款進(jìn)程進(jìn)行跟蹤和控制。其次，構(gòu)建一套銷售人員業(yè)績與回款金額相關(guān)聯(lián)的激勵機(jī)制。為降低壞賬損失率，應(yīng)將銷售金額的收回放在企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵位置，規(guī)定每項應(yīng)收賬款的回收率要達(dá)到既定水平，限定應(yīng)收賬款的最長回收期限。為了提高營業(yè)人員的工作效率，企業(yè)應(yīng)增加適度的壓力以增強其工作動力，通過建立與收款有關(guān)的獎懲方案，將應(yīng)收賬款的回收率作為對營業(yè)人員進(jìn)行考核、評優(yōu)、升職、加薪的一項重要指標(biāo)。這種良性的激勵，可以加速企業(yè)應(yīng)收賬款的收回，同時也會促進(jìn)企業(yè)營業(yè)資金的運轉(zhuǎn)。

第二，A企業(yè)針對銷售傭金制設(shè)計上存在的問題，建議可以根據(jù)企業(yè)前3年的歷史數(shù)據(jù)計算發(fā)生的銷售退回、現(xiàn)金折扣、銷售折讓等金額占銷售總收入的平均比例，加上其他需要調(diào)整的相關(guān)因素后，重新確定一個更為合理的銷售傭金扣除比例，請示企業(yè)總負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。如果銷售業(yè)務(wù)完成后，銷售退回、銷售折讓等事項并未發(fā)生，再將暫扣的傭金實際發(fā)放給銷售人員。此措施既是一種激勵措施，也是一項控制活動，能夠解決A企業(yè)銷售傭金實際支出過多，企業(yè)費用長期冗余等問題，令企業(yè)的銷售業(yè)績逐步增長。

五、結(jié)論

銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控的完善對于企業(yè)，特別是競爭力不強的中小民營企業(yè)而言，其效用是絕不能忽視的。企業(yè)實行銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度不僅是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)在銷售管理過程中的存在的缺陷，更是為了提高企業(yè)的經(jīng)營效率，增強企業(yè)競爭力。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在遵循成本效益原則的基礎(chǔ)上，不斷對銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程進(jìn)行優(yōu)化。

企業(yè)制定銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度，應(yīng)充分考慮自身的銷售業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營規(guī)模大小、國家政策變化等因素，同時要與本企業(yè)管理層和治理層對風(fēng)險的接受程度相適應(yīng)。除上文提到的針對銷售管理和銷售傭金管理的改進(jìn)措施之外，企業(yè)還需要優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，管理層和治理層還應(yīng)加強對銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的重視，強化銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理意識，同時加強對員工內(nèi)部控制方面的指導(dǎo)和培訓(xùn)，完善銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動等等。對于本文中所提到的一些建議，希望能夠?qū)企業(yè)及其他類似的中小企業(yè)的實際運營起到一定的參考價值。

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