高校人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

史曉燕等

摘要：針對(duì)當(dāng)前高校人事檔案管理工作中普遍存在的問題，以內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)為例，介紹了人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，指出人事檔案管理工作中存在的問題，提出了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理意識(shí)、加快檔案管理信息化建設(shè)、提高人事檔案管理人員素質(zhì)等解決問題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 現(xiàn)狀 對(duì)策

高校人事檔案是人才信息的重要載體，它記錄和反映著教職工很多方面的內(nèi)容，比如個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展歷史、員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等，總而言之就是人事檔案能夠概括地反映出員工的個(gè)人全貌，是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，是了解和評(píng)價(jià)干部的重要依據(jù)，是選拔、任用、管理、教育、監(jiān)督干部的重要基礎(chǔ)[1]。因此，人事檔案管理水平，直接影響著高校的人才選拔、任用，關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升，制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。

1 我校干部人事檔案工作的現(xiàn)狀

目前我校人事檔案工作的現(xiàn)狀是：一般是組織人事部門負(fù)責(zé)直接管理高校人事檔案，并且配備了專門的檔案室和相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。人事檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照上級(jí)部門的要求執(zhí)行，檔案管理主要工作集中在查、借、閱等日常工作和審核、編目、分類等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，檔案的信息化建設(shè)水平不高，人事檔案的服務(wù)基本能滿足需求。

內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱我校）成立于1956年，是一所以醫(yī)學(xué)為主，集理學(xué)、管理學(xué)、工學(xué)、文學(xué)于一體的多科性高等醫(yī)藥院校。經(jīng)過50多年的建設(shè)和發(fā)展，已成為一所具有鮮明辦學(xué)特色的地方高等醫(yī)藥院校。學(xué)校干部人事檔案主要由專業(yè)技術(shù)人員、管理人員、工勤人員和退休干部的人事檔案組成。我校從1999年初開始對(duì)全校教職工的人事檔案進(jìn)行全面的收集、整理和裝訂，目前管理干部人事檔案1700多卷，人事檔案庫(kù)房面積70平方米。從2012年開始，根據(jù)中組部有關(guān)文件精神，組織專人對(duì)全校教職工的檔案基本信息進(jìn)行集中審核整理，目前正在完成人事檔案目錄電子錄入工作。這些數(shù)據(jù)對(duì)于人事管理的實(shí)際運(yùn)用來說具有非常重要的促進(jìn)作用，尤其是在學(xué)校開展中層干部調(diào)整、崗位設(shè)置和信息采集等工作方面，這些數(shù)據(jù)起到了很重要的作用，也充分體現(xiàn)了人事檔案在學(xué)校管理和發(fā)展中的重要性。同時(shí)，為適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)需要，2013年檔案室購(gòu)置了空調(diào)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等數(shù)字化設(shè)備。

2 高校人事檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理不到位

人事檔案“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象[2]，這種現(xiàn)象在高校的管理工作中非常常見，尤其是在人事管理工作中該問題更是普遍存在，造成這種現(xiàn)象的原因主要是因?yàn)闄n案意識(shí)不強(qiáng)，管理不到位，沒有充分的意識(shí)到人事檔案的重要性。高校管理工作中人事檔案的開發(fā)利用不夠，形成人力、物力和財(cái)力上投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

2.2 傳統(tǒng)的手工操作方式制約了人事檔案的利用效率

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工操作方式受到了極大的挑戰(zhàn)，大多數(shù)高校開始借助于信息技術(shù)開發(fā)和建設(shè)干部人事檔案管理軟件，但由于人事檔案的基礎(chǔ)工作都停留在手工操作階段，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)起步較晚，難度較大。另外，檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平有限，僅僅能實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化，分類、編目、檢索還是手工完成，極大的影響了檔案的提取和利用效率。

2.3 高校人事檔案管理人員配備不足，業(yè)務(wù)水平有待提高

高校人事檔案管理人員多由負(fù)責(zé)其他工作的人員兼職擔(dān)任，沒有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行細(xì)致的管理和深入的研究。大多數(shù)檔案管理人員沒接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論和技能培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平較低。另外，隨著檔案管理要求的提高和教師隊(duì)伍的壯大，人事檔案的數(shù)量增長(zhǎng)較快，導(dǎo)致檔案管理任務(wù)重，工作量大，檔案查詢、借閱頻繁。而人事檔案管理人員配備不足、極大地影響了人事檔案管理水平的提升。

3 完善高校人事檔案管理的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加大支持力度

為高校人事檔案管理工作營(yíng)造良好的工作氛圍。高校干部人事檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，必須把人事檔案工作納入學(xué)校工作日程。檔案工作不僅是保存，更重要的是利用，要充分發(fā)揮人事檔案資源對(duì)高校人事人才工作的信息支撐作用。要加大支持力度，設(shè)立人事檔案建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為人事檔案管理工作的開展提供便利條件[3]。同時(shí)，高校人事檔案管理工作的成效，很大程度上取決于學(xué)校的重視程度，因此，要做好人事檔案管理工作，必須積極爭(zhēng)取學(xué)校對(duì)人事檔案工作的關(guān)注，加大支持，使高校人事檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。

3.2 加快信息化建設(shè)，提高人事檔案管理效能

隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式越來越不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。為充分發(fā)揮檔案管理工作在信息社會(huì)中的重要作用，必須將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)緊密結(jié)合起來，研發(fā)人事檔案管理軟件并加以推廣應(yīng)用，充分利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，加快對(duì)人事檔案信息資源的分類提取和檢索，提高檔案管理工作的效率和社會(huì)效益。與傳統(tǒng)實(shí)體檔案相比，數(shù)字電子檔案更易于保存、查詢和提取，有效提高人事檔案利用率，降低檔案管理成本，促進(jìn)人事檔案的信息化管理。

3.3 建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校人事檔案管理的內(nèi)容以及檔案載體對(duì)人事檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。首先，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家檔案管理方面的政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用，做到堅(jiān)持原則，依法管檔[4]。其次，人事檔案管理人員必須努力學(xué)習(xí)檔案理論、知識(shí)和技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方式和手段，不斷提高檔案業(yè)務(wù)和信息化管理水平。第三，加快知識(shí)更新，努力提升網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人事檔案管理軟件的應(yīng)用水平，拓展知識(shí)面，創(chuàng)新檔案管理載體，把檔案管理人員培養(yǎng)成為熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才[5]。為高校人事人才工作的發(fā)展提供信息服務(wù)支持，使人事檔案工作具有突出管理職能的同時(shí)走上服務(wù)化的道路。

4 結(jié)束語

高校人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而重要的工作，我們要堅(jiān)持創(chuàng)新思路，與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案工作的質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]紀(jì)朝彬.高校人事檔案管理的深化與發(fā)展[J].山西青年，2013.

[2]廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].東莞理工學(xué)院學(xué)報(bào)，2012年12月第19卷6期.

[3]王璐，韓建華.高校檔案管理現(xiàn)狀、問題與對(duì)策研究場(chǎng)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013年12卷第1期.

[4]李新倉(cāng).聘用制視野下高校人事檔案管理研究.蘭臺(tái)世界[J] 2013年2月中.

[5]劉冬梅.高校人事檔案管理工作意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[M].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011.

作者信息：史曉燕（1979-），女，內(nèi)蒙古四子王旗人，館員，研究方向：人事檔案；馬麗霞（1981-），女，呼和浩特武川人，副科長(zhǎng)，研究方向：人事檔案。