新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理探析

朱媛

摘要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落伍，已適應(yīng)不了現(xiàn)代檔案管理需要。如何創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理，是擺在各級檔案部門及專業(yè)人員面前亟待解決的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。本文從分析當(dāng)前普遍存在的差距入手，有針對性地提出了新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新方向。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)院 檔案工作 探析

設(shè)計(jì)院的檔案主要體現(xiàn)的是全院干部員工從事日常管理活動(dòng)及整體概況，它能夠反映出單位的發(fā)展歷程，對企業(yè)今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價(jià)值。因而，規(guī)范設(shè)計(jì)院檔案管理工作，對于提高整個(gè)企業(yè)的管理層次有著非常重要的指導(dǎo)作用。

1 設(shè)計(jì)院檔案管理方面現(xiàn)有的差距與問題

設(shè)計(jì)院檔案是設(shè)計(jì)院自身生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄。為企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)中提供查考決策依據(jù)的最有力的文件材料，是不容忽視的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。但在這項(xiàng)工作中還存在著諸多問題，與新形勢對檔案管理工作的要求差距比較大，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案意識(shí)與重視程度方面的差距 設(shè)計(jì)院檔案是企業(yè)的重要信息資源和企業(yè)寶貴財(cái)富，是企業(yè)活動(dòng)真實(shí)的記錄。當(dāng)前在檔案意識(shí)和對檔案工作的重視程度方面，比較缺乏，沒有把這一工作作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作來抓，有的甚至覺得可有可無。從事檔案管理人員對檔案管理工作的熱情不夠，認(rèn)識(shí)不到位，由于受以往檔案工作氛圍的影響，檔案管理人員常常體會(huì)不到檔案工作對于企業(yè)日常管理及建設(shè)的重要性。

1.2 檔案行政管理部門缺乏宏觀監(jiān)管力度 由于受經(jīng)費(fèi)和人員限制，檔案行政管理部門很少深入到企業(yè)進(jìn)行建檔調(diào)研和監(jiān)督指導(dǎo)，在企業(yè)建立之初和企業(yè)形成一定規(guī)模時(shí)都沒有主動(dòng)介入，至今尚未形成一套較為完整的適應(yīng)企業(yè)檔案工作需要的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，影響了對企業(yè)檔案的管理。

1.3 檔案管理人才缺乏，崗位培訓(xùn)不到位 檔案人員大多身兼多職，檔案業(yè)務(wù)生疏，單獨(dú)開展檔案工作的能力差，接受過檔案專業(yè)課崗位培訓(xùn)少，也缺乏對歷史、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)的基本知識(shí)的儲(chǔ)備及運(yùn)用能力。而檔案行政管理部門很少舉辦企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，很少對檔案人員進(jìn)行檔案技能的宏觀指導(dǎo)，也使檔案人員不能便捷、系統(tǒng)地掌握相關(guān)的檔案工作技能。

1.4 檔案管理分散，易丟失，不利于查找利用 隨著檔案種類增加和設(shè)計(jì)院企業(yè)的發(fā)展，隨著檔案信息深層次的開發(fā)利用，漸漸不能滿足對檔案的利用。僅從“收集”的角度看，要不斷地豐富檔案內(nèi)容，盡可能使文件材料完整齊全，這樣才能夠最大限度地使檔案價(jià)值得以發(fā)揮，而管理模式分散，文件處理部門不對檔案部門負(fù)責(zé)，也會(huì)給檔案人員的收集工作在某種程度上增加困難。

2 創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案工作的措施

加強(qiáng)檔案工作既是檔案部門面臨的新課題，也是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要。從領(lǐng)導(dǎo)到專業(yè)人員都應(yīng)從戰(zhàn)略的高度、長遠(yuǎn)的目光，重視、研究和加強(qiáng)檔案工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展解除后顧之憂。筆者認(rèn)為，應(yīng)采取以下對策：

2.1 在強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)上創(chuàng)新 首先要在宣傳力度上強(qiáng)化，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案主管部門應(yīng)深入企業(yè)宣傳檔案工作，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，提出檔案工作中的一些意見或者建議。領(lǐng)導(dǎo)重視了，制度的執(zhí)行，檔案設(shè)備的購置，人員的配備等問題才會(huì)迎刃而解。其次，提高企業(yè)職工和基層員工的檔案意識(shí)，從而達(dá)到全面提高企業(yè)檔案意識(shí)的目的。

2.2 在檔案的開發(fā)利用上創(chuàng)新 檔案部門和檔案工作者應(yīng)十分重視企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，開發(fā)利用工作做得越好，越能充分體現(xiàn)企業(yè)檔案和企業(yè)潛藏的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值；也只有如此，企業(yè)擋案和企業(yè)檔案工作才能倍加受到重視，從而使自身得以生存和發(fā)展，擴(kuò)大自身的活動(dòng)舞臺(tái)?？梢赃@樣講，檔案的開發(fā)利用集中地體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的競爭力和生命力。即企業(yè)檔案人常說的企業(yè)檔案“貴在利用”。因而，要求檔案工作人員想方設(shè)法開發(fā)利用企業(yè)檔案，為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和職工服務(wù)。要搞好檔案信息的開發(fā)利用，首先要完善檔案檢索體系，加強(qiáng)用戶培訓(xùn)和指導(dǎo)，做好檔案的借閱服務(wù)和一般性的參考咨詢服務(wù)，為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)。其次要確立檔案信息商品服務(wù)的性質(zhì)，努力建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案部門辦成檔案信息的交流基地和交易場所，從而使事業(yè)和產(chǎn)業(yè)互相促進(jìn)，相得益彰，交融一體。

2.3 在提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)上創(chuàng)新 檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，它不僅與歷史學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、文書學(xué)、秘書學(xué)等文科直接相關(guān)，而且同各種自然科學(xué)技術(shù)密不可分，這就要求檔案管理人員具有較高的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德和精深的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，要求檔案工作者除了掌握檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐技能外，還應(yīng)具有廣博的相關(guān)知識(shí)。對于現(xiàn)代通用的現(xiàn)代化管理技術(shù)，方法也要隨之跟上，使檔案工作跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)代自然和諧地接軌，從而全方面地提高檔案的管理水平。筆者認(rèn)為，新時(shí)期對設(shè)計(jì)院檔案工作者的素質(zhì)要求，至少包括以下幾點(diǎn)：①具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案開發(fā)與利用學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄等有關(guān)檔案專業(yè)理論知識(shí)和基本技能；②掌握和了解數(shù)理化、文史地、外語、管理、公關(guān)等學(xué)科的基本知識(shí)；③汲取新知識(shí)、鉆研新技術(shù)，能熟悉掌握計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、縮微設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)裝備的工作原理、操作方法和維修保養(yǎng)技術(shù)及有關(guān)專業(yè)知識(shí)。建立起合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，善于將文理知識(shí)融匯貫通，正確指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐，以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

3 結(jié)語

為提高檔案管理人員素質(zhì)，不斷創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理工作，建議行政主管部門要經(jīng)常舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，這樣才能全面有效地加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案管理工作。

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