高校內(nèi)部控制在采購和付款環(huán)節(jié)的研究

丁克崗

【摘 要】高校的內(nèi)部控制管理模式與企業(yè)化的事業(yè)單位管理相一致，既有企業(yè)化的普遍性，又有屬于高校工作的特殊性。針對高校在采購與付款環(huán)節(jié)上的具體內(nèi)容，以及企業(yè)中越來越完善的內(nèi)部控制制度，本文將探討高校內(nèi)部控制在采購和付款環(huán)節(jié)上的有利制度，并對其操作落實進(jìn)行一定的闡述，使得高校更好地服務(wù)師生。

【關(guān)鍵詞】采購；付款；內(nèi)部控制制度

隨著我國高等教育跨入大眾化階段，對高校各項工作的保障方面日益受到重視，高校的內(nèi)部控制也在上世紀(jì)末開始被社會所關(guān)注，并由國家職能部門出臺了相關(guān)規(guī)范文件。隨之而來的高校采購與付款管理也逐漸社會化，實現(xiàn)了“企業(yè)化”管理。由于高校采購的最終目的仍然是保障學(xué)校各項工作的良好開展，服務(wù)廣大師生，因此在盈利方面與企業(yè)要求有所不同。無論其管理是否與學(xué)校掛鉤，都應(yīng)該制定相關(guān)管理制度并加以落實，完善內(nèi)部手續(xù)，更好地發(fā)揮高校采購職能。

一、加強高校采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的意義

隨著高校教學(xué)技術(shù)的提升、資源信息獲取渠道的拓展以及高校辦學(xué)形式的多樣化，學(xué)校的發(fā)展模式也順應(yīng)時勢發(fā)生改變，逐漸形成政府主導(dǎo)、社會參與投資合作辦學(xué)的體制。因此，為了適應(yīng)政府以及社會對高校的需求，高校不可避免地成為市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，高校的財務(wù)管理模式也隨之轉(zhuǎn)型。學(xué)校對于硬軟件的投入將對學(xué)校發(fā)展帶來極大影響，因此加強學(xué)校各項采購與付款管理有著重大的現(xiàn)實意義。

1.確保采購與付款操作的客觀性

由于高校采購直接影響教學(xué)質(zhì)量，并且在采購上涉及的項目眾多，來源廣泛，因此制定采購與付款內(nèi)部控制制度極其關(guān)鍵。首先，可以規(guī)范多層手續(xù)的操作，使處理流程有條不紊。其次，避免人為操作的漏洞與過失，在做出決定時有制度可依。第三，一定程度上控制了舞弊現(xiàn)象，避免操作人員在處理時為了私利蒙混過關(guān)，提高了處理的公開透明程度，使單位的物資財產(chǎn)得到應(yīng)有的安全保障。

2.確保采購與付款信息的時效性

采購與付款不可避免地與企業(yè)財務(wù)會計方面有所交匯，無論哪個行業(yè)都需要對物資的價值進(jìn)行統(tǒng)計與核算。加強采購與付款的內(nèi)部控制，能夠規(guī)范各項業(yè)務(wù)的處理流程，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計時更加條理清晰、賬目分明，使會計工作能夠順利開展，保證了相關(guān)信息的及時反饋，降低了數(shù)據(jù)的誤差，并且為高校內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)做出貢獻(xiàn)。

3.確保采購與付款成本的可控性

高校采購要求采購人員有一定的專業(yè)性，不僅要熟悉標(biāo)的性能，也要能夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的進(jìn)行市場考察，熟知并遵守相關(guān)采購法規(guī)。由于高校采購的直接決策者在管理層，因此在傳達(dá)采購要求時首先要做到清晰及時，其次是考察供貨商的供貨質(zhì)量與市場信譽度。通過管理層與采購人員雙方共同協(xié)調(diào)達(dá)到加強管控的目的，以此一來可以規(guī)范資金的管理，使各個采購環(huán)節(jié)都能得到對應(yīng)的資金分流，實現(xiàn)資金投入得以最大化利用。二來可以規(guī)范采購工作，通過預(yù)算等等給出符合實際情況的采購標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到控制成本的目的。

二、高校采購與付款環(huán)節(jié)存在的問題

1.內(nèi)部控制制度不完善

高校數(shù)量眾多，少數(shù)高校尚未制定內(nèi)部控制的相關(guān)制度，有不少高校雖然制定了相關(guān)制度，卻沒有很好地落實完善，使得制度如同空殼，沒有實質(zhì)性的幫助。具體表現(xiàn)在兩方面：一方面是制度不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。市場每天都在變化，一段時日后的經(jīng)濟(jì)情況又是另一番面貌，倘若制度不能適應(yīng)新的環(huán)境，就容易出現(xiàn)管理漏洞。另一方面是監(jiān)管不得力，對采購人員的行為不能很好地規(guī)范。對此造成的后果是采購人員利用采購之便為自己謀取私利，而采購到的物資質(zhì)量就得不到保證，使高校的利益受到損害。采購人員對制度的忽視，會導(dǎo)致采購流程的混亂——分工不合理，或扎堆于一個項目，或是各自為政過于分散，無論哪種情況都會造成人力財力上的浪費。

2.信息不夠公開透明

公開招標(biāo)是高校采購發(fā)展中必然會產(chǎn)生的采購方式，公開招標(biāo)有利于高校在最短時間內(nèi)了解供貨商的優(yōu)點從而選擇相應(yīng)的商品。然而高校發(fā)布招標(biāo)信息的渠道較少，自身情況的信息公開這方面也做得明顯不足。具體表現(xiàn)在供應(yīng)商不能及時了解到高校的需要或者學(xué)校對物資的具體要求沒有很好地披露。由于高校采購是一個非常大的市場，因此在招標(biāo)時往往能得到供應(yīng)商的側(cè)目，但如果缺少規(guī)范的信息管理與信息公開，高校的采購又變得十分困難。一些合適的物資供應(yīng)商因為缺乏招標(biāo)信息的獲取渠道而錯過了投標(biāo)的機(jī)會，反而參與投標(biāo)的供應(yīng)商又可能因為不符合標(biāo)準(zhǔn)而不被高校所考慮。沒有具體的信息，往往導(dǎo)致高校在選擇供應(yīng)商時失去參考的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題長久得不到解決，或是招標(biāo)時舞弊徇私的現(xiàn)象。

付款環(huán)節(jié)也是一樣，從預(yù)算到申請再到審批，最終付款完畢，每一項每一層都具有大量的信息需要進(jìn)行核算統(tǒng)計，然而這些信息往往為內(nèi)部消化，甚至一個最終結(jié)果都沒有進(jìn)行公開。高校對于信息公開的平臺建設(shè)得不夠，其他非管理人員想要查詢采購資金流向是相當(dāng)困難的。這些都是阻礙高校采購與統(tǒng)計良好運作的因素，加強系統(tǒng)化信息管理與信息公開刻不容緩。

3.采購時過于看重價格而忽視質(zhì)量

在高校管理中，由于資金來源較為單一，并且由其特殊性所限，采購部門在進(jìn)行采購時一般較為注重物資的價格，視其為評價的第一要素，更有甚者為了節(jié)省資金以價格作為評判該物資是否應(yīng)該入手的唯一標(biāo)準(zhǔn)，忽視同樣產(chǎn)品中各自質(zhì)量上的差異以及售后保障。然而，無論是高校還是一般企業(yè)，物資采購最看重的都應(yīng)該是質(zhì)量，這一點不應(yīng)因為單位的特殊性而有所變化。質(zhì)量永遠(yuǎn)是物資的第一重考慮因素，而價格則是排在質(zhì)量與服務(wù)之后再作考慮。物資的質(zhì)量問題所影響的可能就是全體師生，采購人員若做不到重視質(zhì)量這一點只會因小失大。

4.負(fù)責(zé)采購與付款的人員專業(yè)水平不足

對于采購人員來說，需要掌握的知識包括相關(guān)的政策法規(guī)、采購的一般流程、在招投標(biāo)時的注意事項、市場考察、對合同的鑒別能力以及一般的服務(wù)、工程的初步了解等等。現(xiàn)實的情況是采購人員大多沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，而直接選聘出一小部分人負(fù)責(zé)采購工作，在專業(yè)素質(zhì)一塊沒有得到注重。這些人對于采購要求的了解是臨時性、非系統(tǒng)性、缺乏規(guī)范性的，不具有專業(yè)的采購人員政策性、復(fù)雜性的特點，不能滿足高校對物資采購的要求。

同理，面對付款環(huán)節(jié)的一系列資金報表，高校需要專業(yè)人員對其進(jìn)行處理，并且每一個人跟蹤負(fù)責(zé)的項目都不同，否則容易造成數(shù)目混亂。但在這一點上現(xiàn)實情況不太理想，比如審批環(huán)節(jié)，由于采購需要一定的金額，在預(yù)算出來后，一般由管理人員進(jìn)行審批，但管理人員在這方面的專業(yè)知識并沒有保障，甚至糊里糊涂地就批準(zhǔn)了，如此就會造成不必要的資金浪費。因此，采購人才上的不足也會阻礙高校的發(fā)展。

三、加強采購的內(nèi)部控制

加強采購的內(nèi)部控制，在物資采購工作上的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)立專門的小組進(jìn)行對應(yīng)管理，做到在公開招投標(biāo)時公正合理，評審時遵循制度，定價規(guī)范。

1.整體管理監(jiān)督

在對物資采購的總體管理上，可成立領(lǐng)導(dǎo)小組，具體工作內(nèi)容為確定招標(biāo)的貨源，并且負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)整個招標(biāo)過程，協(xié)調(diào)解決過程中出現(xiàn)的問題，并對招標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督。

2.細(xì)化評審工作

設(shè)立專門的評審工作小組，進(jìn)行招標(biāo)信息及招標(biāo)要求的公開。通常的采購招標(biāo)應(yīng)在一個月前的時間便要提出相應(yīng)的計劃，然后采購部門應(yīng)該通過盡可能多的渠道進(jìn)行信息的發(fā)布，比如通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息，或是主動聯(lián)系以往的投標(biāo)商等等。

信息發(fā)布完畢后要對參與投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)計整理，采購部門要認(rèn)真審核投標(biāo)商提供的證件。對審核通過的投標(biāo)商可以發(fā)放標(biāo)書繼而收集好各類復(fù)印件。初步收集后就可以對供應(yīng)商的具體情況進(jìn)行了解，比如物資的獲取、企業(yè)運營情況、企業(yè)信譽度等等，重點是產(chǎn)品的質(zhì)量以及該單位持續(xù)供應(yīng)的能力。在考察產(chǎn)品的質(zhì)量方面可以要求其提供一定數(shù)量的樣品，確認(rèn)一切無虞后方可通過考察。

接著通過內(nèi)部商討來決定貨源，要秉承質(zhì)量為上的標(biāo)準(zhǔn)，做到公平公正。在質(zhì)量不相上下時，再作價格與信譽等等的第二重參考。然而內(nèi)部的討論并不能最終敲定，為了獲取最好的物資，還應(yīng)該擇優(yōu)選出兩個或以上的單位，在規(guī)定程序、期限內(nèi)進(jìn)行競爭，多方考量后方可確定最終的中標(biāo)單位。

評審工作的最后一個步驟是合同的簽訂，雙方應(yīng)該在合同中規(guī)定各自的職責(zé)，確定違規(guī)行為的懲罰措施，雙方在合同生效期間嚴(yán)格遵守當(dāng)中條例，確保物資供應(yīng)的良好進(jìn)行。

3.規(guī)范價格評定

在價格評定方面的工作主要是對市場的隨機(jī)調(diào)查與信息收集，以及跟進(jìn)供貨商對采購合同的落實情況。在物資定價方面，各項不同的物資分派給不同的工作人員進(jìn)行調(diào)查，獲得市場上的相關(guān)信息，最終定出一個估算價，作為對供貨商定價的一個參考標(biāo)準(zhǔn)。此外，對市場的考察必須及時進(jìn)行，由于物價變化快，價格評定工作要科學(xué)合理，就必須時刻關(guān)注產(chǎn)品市場，隨機(jī)抽查定價，收集物資相關(guān)的質(zhì)量與價格信息。采購部門對于物資供應(yīng)商的報價首先是收集歸類，再加以比較，并且要根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果對其報價進(jìn)行分析，注重其信譽度的考核。對于供貨商存在不誠信的行為應(yīng)及時登記并采取措施，保證自身利益不受損害。最后做好對各項物資定價的匯總工作，并交由采購部門登記執(zhí)行。

四、加強付款的內(nèi)部控制

在加強高校采購付款的內(nèi)部控制方面，我國早已出臺相關(guān)的條例與規(guī)定，以對付款業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行合理的規(guī)范，根據(jù)高校的實際情況，具體的可從以下入手。

首先由相應(yīng)的負(fù)責(zé)小組結(jié)合合同的要求以及現(xiàn)實情況將付款的整體預(yù)算編匯成表，交由對應(yīng)的審核部門或相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行核算與分析。

此外，不同項目的采購應(yīng)歸屬不同的部門管理，在付款的審批上也一樣，審批項目依據(jù)預(yù)算金額的大小，來確定審批工作是由項目歸屬部門的負(fù)責(zé)人（或分管校領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行審批還是由多管理層共同審批，以此明確各部門的相關(guān)職能。

采購工作完成后，需要有專門的人員對物資數(shù)目與供貨商出具的發(fā)票憑證進(jìn)行核算。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，一般先由采購部門的相關(guān)人員進(jìn)行第一次收集統(tǒng)計，并把統(tǒng)計所得交到財務(wù)部門。財務(wù)部門接收后應(yīng)對相關(guān)憑證進(jìn)行核實與分類，確定其完整性，即各項文件是否完備齊全；檢查各項憑證的內(nèi)容是否一致；檢查企業(yè)的簽章是否完整，有沒有出現(xiàn)漏簽的情況；還有就是技術(shù)人員或其他相關(guān)人員的簽字以及發(fā)票與合同內(nèi)容是否相符、內(nèi)容與實際的采購情況是否一致等等。這些檢查關(guān)乎交易的合法性、合理性、安全性，審核人員除了本身具有專業(yè)知識以外，在態(tài)度上必須慎之又慎，出現(xiàn)文件的缺失或是對內(nèi)容有疑問，應(yīng)立即咨詢采購部門或供貨商，保證審核程序的嚴(yán)謹(jǐn)公正。

文件憑證的審核工作完成后就是對具體賬款的落實與核算。會計人員應(yīng)該對本次采購產(chǎn)生的每一筆支出進(jìn)行審核，根據(jù)審核的付款單填制記賬憑證，確認(rèn)無誤后進(jìn)行付款工作。如果出現(xiàn)需要退貨的情況，各部門要協(xié)同合作，及時與供貨商交涉并根據(jù)相關(guān)的票據(jù)追回貨款。

五、結(jié)語

如此每一項工作落實到位，才能加強高校采購與付款的內(nèi)部控制，減少過程中的差錯，出現(xiàn)問題時能及時找出來源，為高校的發(fā)展提供保障。

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