淺談基層科研單位科技檔案的開發(fā)利用

張賢

【摘 要】在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源成為一種必不可少的資源，而開發(fā)利用好科技檔案信息資源，是檔案部門的重要職責(zé)和任務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)科研事業(yè)更好更快發(fā)展的必要條件。下面本文對(duì)基層科研單位科技檔案的開發(fā)利用進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；開發(fā)利用；信息

一、基層科研單位科技檔案開發(fā)利用的重要性

科技檔案是直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄，科技檔案對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)有著不可替代的意義，不僅能夠促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，并且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值?？萍紮n案的生命力就在于不斷對(duì)其進(jìn)行開發(fā)和利用?？萍紮n案開發(fā)利用是通過(guò)一定的技術(shù)和方法對(duì)科技檔案實(shí)體資源進(jìn)行序化、數(shù)字化、成果化加工，為用戶提供利用服務(wù)的，只有通過(guò)開發(fā)利用，科技檔案的潛在價(jià)值才能變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，才能將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，發(fā)揮科技檔案在輸出經(jīng)濟(jì)中的作用，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。反之，如果只是將科技檔案的歸檔管理工作做好，然后就將其堆積起來(lái)束之高閣，不對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用，則是白白地耗費(fèi)人力物力財(cái)力。將科技檔案變成一項(xiàng)例行公事的工作，不僅僅浪費(fèi)了科技檔案的價(jià)值，更對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各方面的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的損失，所以必須充分開發(fā)和利用科技檔案資源，才能實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值。作為客觀記載農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)及其管理活動(dòng)的全過(guò)程，反映農(nóng)業(yè)科技發(fā)展規(guī)律的農(nóng)業(yè)科技檔案如何適應(yīng)形勢(shì)變化的需要，充分發(fā)揮其應(yīng)有的效能，是擺在科技檔案工作者面前一個(gè)亟待解決的實(shí)際問(wèn)題。

二、基層科研單位科技檔案的開發(fā)利用

1、加大宣傳力度，擴(kuò)大利用范圍

農(nóng)業(yè)科技檔案是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)得以延續(xù)、發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件。農(nóng)業(yè)科技檔案工作者要深入到課題組，結(jié)合實(shí)際，多抓有說(shuō)服力檔案利用的典型實(shí)例，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利用多種形式，大力宣傳農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性，使其在農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮重要作用?！稒n案法》和《檔案法實(shí)施辦法》對(duì)檔案的利用有明確的規(guī)定，這些規(guī)定，體現(xiàn)了原則性和靈活性，貫徹了最大限度地開放檔案利用范圍的原則。檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。強(qiáng)調(diào)擴(kuò)大使用范圍，是指及時(shí)調(diào)整、視情放寬限制，所以檔案人員要在做好保密的原則下，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享?？筛鶕?jù)技術(shù)市場(chǎng)的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行加工，分別整理出確需保密的關(guān)鍵性材料和反映科技成果特色的、可以傳播的介紹性材料，前者妥為保管，后者廣泛向外界報(bào)道，使之盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

2、規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案管理

農(nóng)業(yè)科技檔案管理不僅僅是收集、整理和保管科技文件資料的簡(jiǎn)單過(guò)程， 具體還應(yīng)包括對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累和對(duì)歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)；對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)； 對(duì)歸檔的農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行再利用等方面的內(nèi)容。農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)根據(jù)《檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)， 結(jié)合單位實(shí)際情況， 建立以“三納入”（ 即把科技檔案的形成、積累、整理和歸檔納入科研工作程序、納入科研計(jì)劃、納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍） 、“四同步”（ 即檔案管理與布置科研任務(wù)同步、與檢查科研活動(dòng)進(jìn)度同步、與科技成果總結(jié)鑒定驗(yàn)收同步、與 科技人員 考核獎(jiǎng)懲同步） 、“三把關(guān)”（ 即把好鑒定驗(yàn)收關(guān)、把好上報(bào)成果關(guān)、把好科研人員業(yè)務(wù)考核關(guān)） 為基本內(nèi)容的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度體系， 科學(xué)地管理農(nóng)業(yè)科技檔案， 維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全， 為農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

3、提高檔案人員綜合素質(zhì)

科技檔案工作人員是科技檔案開發(fā)利用的主體和關(guān)鍵要素，檔案人員結(jié)構(gòu)狀況和素質(zhì)對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的效果有著直接的影響。只有不斷提高科技檔案工作人員的綜合素質(zhì)才能更有效、優(yōu)質(zhì)的開展科技檔案工作。因此，科技檔案工作亟需提高人員素質(zhì)，大量引用專職人才，并定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平，這是做好科技檔案開發(fā)利用工作的人員基礎(chǔ)。科技檔案工作人員首先應(yīng)有良好的知識(shí)素養(yǎng)，具備一定的語(yǔ)言文字素養(yǎng)和豐富的與本行業(yè)相關(guān)的科技知識(shí)，才能具有流利的語(yǔ)言和文字表達(dá)能力以及辨識(shí)科技信息妥善處理科技信息的能力。此外，法律知識(shí)和一定的外語(yǔ)能力也是現(xiàn)代社會(huì)科技檔案工作人員所需要的，如專利法、廣告法、技術(shù)合同法、商標(biāo)法、版權(quán)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法等相應(yīng)知識(shí)，以及相關(guān)產(chǎn)品的性能、用途、價(jià)格和一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)。其次，身為科技檔案工作人員其本身的業(yè)務(wù)能力也必須符合科技檔案工作的需求，熟練掌握科技檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，對(duì)科技課題或項(xiàng)目的技術(shù)方案、技術(shù)路線有詳細(xì)的了解，并了解各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，并能夠?yàn)橹笇?dǎo)科研人員科學(xué)合理歸檔。最后，科技檔案工作人員應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，在熟練操作網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，及早對(duì)新技術(shù)、新應(yīng)用進(jìn)行學(xué)習(xí)和吸收。只有具備科技管理系統(tǒng)的開發(fā)與使用、科技檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與護(hù)、科技檔案信息資源平臺(tái)構(gòu)建等能力，才能對(duì)科技檔案資源進(jìn)行深層次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值。

4、加強(qiáng)檔案信息安全保障工作

保守國(guó)家機(jī)密， 維護(hù)國(guó)家科技檔案機(jī)密， 是檔案信息資源開發(fā)利用工作應(yīng)遵守的重要原則。隨著科技體制改革和科研手段的日臻現(xiàn)代化， 農(nóng)業(yè)科研工作出現(xiàn)了課題協(xié)作多樣化、學(xué)術(shù)交流多元化、情報(bào)交流網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)， 對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案資料的保密以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此， 要正確處理新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用中公開與保密的關(guān)系， 采取有效措施和技術(shù)手段， 在保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠， 保護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案中需要保密的科學(xué)技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)， 在保護(hù)國(guó)家利益的前提下， 進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案信息的交流和科技成果推廣， 實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技信息資源共享?？筛鶕?jù)農(nóng)業(yè)發(fā)展不同階段對(duì)科技信息的不同層次的需要， 分別整理需要保密的關(guān)鍵性資料和可以公開傳播推廣的科技成果資料， 并使后者廣泛運(yùn)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)， 轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

5、加強(qiáng)信息開發(fā)， 提高服務(wù)水平

信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇，作為農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)工作要抓住21世紀(jì)信息發(fā)展的機(jī)遇，加快采用信息技術(shù)，開發(fā)科技檔案信息資源。同時(shí)要加強(qiáng)信息化法制建設(shè)，強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)的安全保障體系。一是編制農(nóng)業(yè)科技檔案檢索工具， 如農(nóng)業(yè)科技檔案總目錄、分類目錄、綜合目錄（ 全引目錄） 、專題目錄或卡片、作者目錄等， 方便查詢檢索。二是根據(jù)客觀需要， 開展農(nóng)業(yè)科技檔案編研工作。對(duì)科技檔案、原始資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、綜合計(jì)算、分析、研究加工， 把分散的原始信息加工成系統(tǒng)的、實(shí)用的編研成果， 如科技成果簡(jiǎn)介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題匯編、科技圖冊(cè)、大事記、組織沿革、單位年鑒等。三是開展科技檔案多種服務(wù)， 如借閱、復(fù)制、科技咨詢、信息交流、以科技交流和成果轉(zhuǎn)讓為目的的陳列展覽、以宣傳教育為目的陳列展覽等等。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科研水平的不斷提高，科技檔案的價(jià)值也將愈來(lái)愈得到重視，科技檔案的開發(fā)利用已成為服務(wù)于民、服務(wù)于社會(huì)的一項(xiàng)重要工作。今后，我們要通過(guò)對(duì)科技檔案的大力開發(fā)利用，來(lái)增強(qiáng)科技檔案管理工作的活力，使科技檔案資源發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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