信息技術(shù)與檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/成都飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司信息技術(shù)部 陳琬

一、前言

在我國(guó)的發(fā)展過程中，我國(guó)專家學(xué)者也已經(jīng)廣泛的認(rèn)識(shí)到檔案管理事業(yè)對(duì)于我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展所具有的重要意義，但是就我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理水平來說，還有很大的提升空間。尤其是整體管理水平低下，資源開放利用度過低等問題的存在，已經(jīng)成為影響我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展在信息時(shí)代獲得進(jìn)一步發(fā)展的重要阻礙因素之一。

二、檔案館服務(wù)工作的現(xiàn)狀分析

檔案館的傳統(tǒng)信息服務(wù)主要是指利用人工手段提供檔案資料來滿足用戶信息需求的服務(wù)。傳統(tǒng)信息服務(wù)內(nèi)容主要有閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、報(bào)道服務(wù)（提供一、二、三次編研成果）、檢索服務(wù)、參考咨詢服務(wù)等。傳統(tǒng)信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)人的參與，是面對(duì)面的一項(xiàng)基礎(chǔ)性服務(wù)，有著合理性和自我優(yōu)勢(shì)，還有廣泛的用戶群，所以不應(yīng)全面摒棄，但應(yīng)利用信息技術(shù)使傳統(tǒng)信息服務(wù)從服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)時(shí)間等都得以強(qiáng)化和拓展，以適應(yīng)用戶的多樣化需求。

（一）傳統(tǒng)檔案館服務(wù)模式的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案館主要收藏以紙張為載體的信息，它的服務(wù)必然圍繞著紙張檔案和檔案館館舍而展開，因此傳統(tǒng)檔案館服務(wù)模式是一種基于載體的實(shí)體化服務(wù)模式?；谳d體的實(shí)體化服務(wù)模式是檔案工作部門在信息化程度不高的條件下運(yùn)用傳統(tǒng)信息服務(wù)手段基于記錄載體而建立起來的一種檔案信息資源利用服務(wù)模式。這種服務(wù)模式，它以檔案或檔案材料加工品的實(shí)體為服務(wù)立足點(diǎn)，通過傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)閱覽、借閱、提供復(fù)印件等方式為用戶提供檔案信息服務(wù)?？梢哉f，基于載體的實(shí)體化服務(wù)模式在過去和現(xiàn)在占有十分重要的地位，發(fā)揮了很重要的作用。

我國(guó)國(guó)家檔案館基本上是免費(fèi)向公眾服務(wù)的，檔案館所有經(jīng)費(fèi)由國(guó)家提供，服務(wù)完全是公益性的。這種做法為我國(guó)的檔案館事業(yè)的發(fā)展提供了可靠的保證，同時(shí)，也帶來了許多弊病。任何業(yè)務(wù)的開展，都向國(guó)家要投資。同時(shí)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)中的人浮于事、效率低等問題，檔案館也普遍存在。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案館需求的擴(kuò)大，僅靠國(guó)家的投資已不能滿足社會(huì)的需求。

（二）存在的問題

傳統(tǒng)的檔案館由于受保密和機(jī)要觀念的影響，檔案館是為少數(shù)人服務(wù)的。傳統(tǒng)檔案館的檔案是以保存為主，形成了“重藏輕用”、“重管輕用”的辦館思想，往往把服務(wù)對(duì)象放在次要位置。檔案館設(shè)施的建設(shè)也是以更好地保護(hù)案卷、管理案卷為重點(diǎn)，因此基于載體的實(shí)體化服務(wù)模式有著其固有的缺陷。一方面，它受時(shí)空限制較大，無法很好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨地域共享，無法支持多個(gè)用戶共同訪問某一數(shù)據(jù)或文件，同時(shí)受檔案工作部門服務(wù)時(shí)間的限制也非常明顯，它幾乎不可能實(shí)現(xiàn)全天候的服務(wù)。另一方面，這種服務(wù)模式受場(chǎng)所、設(shè)備、人員限制較大，其成本往往較高，并在提供個(gè)性化服務(wù)方面不盡人意。基于載體的實(shí)體化服務(wù)模式長(zhǎng)期以來形成了一定的服務(wù)特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在服務(wù)范圍比較狹窄，服務(wù)方式比較簡(jiǎn)單等。

三、服務(wù)模式的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾方面

正是由于在手工和半自動(dòng)管理時(shí)代形成的傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已不能完全適應(yīng)數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也無法滿足利用者的需求。因此為了適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，必須切實(shí)變革檔案信息服務(wù)方式，使之更好的為用戶服務(wù)，滿足用戶對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求，已成為檔案信息部門的重要任務(wù)。

（一）以開放化為方向的資源共享模式

隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)等方面的快速發(fā)展，檔案開放化程度也必將在這一過程中獲得相應(yīng)的提升，這是由于社會(huì)發(fā)展過程中所表現(xiàn)出來的具體需求決定的。檔案管理部門內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交互。檔案管理工作中，應(yīng)該重視對(duì)社會(huì)發(fā)展過程中所必須和急需的資源的開放，這一過程中，要求相關(guān)檔案管理部門必須能夠?qū)n案管理開發(fā)工作具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)性、統(tǒng)一性的檢索工具存在，對(duì)傳統(tǒng)意義上的手工檢索方式加以取締。在實(shí)際操作中，一般通過數(shù)字檔案館和移動(dòng)檔案平臺(tái)的構(gòu)建來完成這一要求，通過對(duì)訪問申請(qǐng)的權(quán)限的認(rèn)定，在保證檔案整體安全性的前提下，有選擇的擴(kuò)大檔案的開放范圍，為檔案真正意義上的實(shí)現(xiàn)利用率的提升做出必要的支持。

（二）以科技化為方向的業(yè)務(wù)模式

在檔案管理模式的創(chuàng)新過程中，不得不說，科技手段的創(chuàng)新是重要的途徑之一，對(duì)于整體的檔案服務(wù)質(zhì)量的提升具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案管理的軟件和硬件建設(shè)過程中，必須重視對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用，通過對(duì)現(xiàn)有資源的優(yōu)化配置，有效的整合檔案館檔案資源，通過多種增值服務(wù)的提出，為用戶的實(shí)際使用體驗(yàn)的提升創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)拓展問題，對(duì)于檔案管理水平的提升同樣具有非常重要的意義，我們可以從多個(gè)層面進(jìn)行工作，如通過多種途徑進(jìn)行檔案法的普及，如為相關(guān)單位提供主動(dòng)的檔案資源咨詢服務(wù)等，都是事先檔案管理工作水平提升的有效手段。

（三）以多樣化為方向的服務(wù)模式

多樣化的服務(wù)提升方向，對(duì)于我國(guó)整體檔案管理事業(yè)水平的提升將會(huì)起到巨大的積極作用。實(shí)際上，檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的各個(gè)方面都將體現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，無論是服務(wù)內(nèi)容上還是服務(wù)體制上，都有將會(huì)表現(xiàn)出明顯的多樣性發(fā)展趨勢(shì)。隨著多樣性服務(wù)的開展，在檔案管理服務(wù)模式上將會(huì)表現(xiàn)出多種發(fā)展趨勢(shì)，這樣就能夠?qū)φw的檔案管理服務(wù)水平的提升奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)，為檔案服務(wù)質(zhì)量的提升創(chuàng)造必要的條件。

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的服務(wù)模式創(chuàng)新更體現(xiàn)在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，其中主要包括服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新與服務(wù)方式的創(chuàng)新。

（四）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

服務(wù)模式創(chuàng)新在過去十幾年的發(fā)展，已經(jīng)表現(xiàn)出非常明顯的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)，這種情況下，只有通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案的可持續(xù)規(guī)劃，才能夠?qū)ξ覈?guó)社會(huì)日益增長(zhǎng)的信息資源需求做出有效的應(yīng)對(duì)，為我國(guó)的社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建做出必要的支持。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面,主要包括以下兩點(diǎn)：

1.服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新.網(wǎng)絡(luò)信息化的過程中，對(duì)檔案管理方式和檔案服務(wù)方式的改變提供了一種新的可能。在提升自身的專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)也又必須根據(jù)實(shí)際的文獻(xiàn)資料的需求情況對(duì)館藏資源進(jìn)行整合處理，真正意義上的實(shí)現(xiàn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中所表現(xiàn)出來的檔案資源的有效利用。

2.服務(wù)方式創(chuàng)新.服務(wù)方式同樣是在改革工作項(xiàng)目中的重點(diǎn)內(nèi)容。對(duì)現(xiàn)階段館藏檔案資源的管理也必須給予足夠的重視，真正意義上的為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案文獻(xiàn)資料價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出積極的努力。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案信息技術(shù)化發(fā)展已是大勢(shì)所趨，在新的形勢(shì)下，檔案服務(wù)管理工作的重要使命，就是全面充分地實(shí)現(xiàn)其服務(wù)職能。只有充分學(xué)習(xí)使用電子信息新技術(shù)，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)制模式進(jìn)行創(chuàng)新，開拓服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制，才能更有效地讓檔案信息寶庫(kù)為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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