技術(shù)文件電子歸檔的實踐與探討

文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 谷全心

傳統(tǒng)的技術(shù)文件歸檔工作，是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而隨著電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，電子文件歸檔成為檔案界急需解決的問題。電子文件歸檔是在摸索中前進的，成功經(jīng)驗和模式還不太成熟，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，著眼點要高，立足點要實，順應(yīng)自身規(guī)律，摸清信息源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度，讓電子文件歸檔融入型號研制和檔案管理工作流程。我們以三個有代表性的型號進行電子歸檔，初步取得了一些歸檔的經(jīng)驗，現(xiàn)將電子文件歸檔的流程、方法等問題做一簡要介紹。

一、電子文件歸檔流程

鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著目前技術(shù)手段難以克服的缺陷，單獨使用，并不安全。目前，紙質(zhì)文件和電子文件處于過渡時期，解決的方法只能是電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，即兩條腿走路。這樣，既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

電子文件歸檔主要流程是：依據(jù)歸檔計劃，研究室制定歸檔項目表確定歸檔項目，從檔案室提供的歸檔清單中鑒定整理出需歸檔的文件清單，經(jīng)檔案室確認后項目歸檔負責(zé)人依據(jù)歸檔文件清單從AVIDM庫里下載電子版本歸檔文件，并編寫歸檔說明書，然后打包返回檔案室，沒有電子版的紙質(zhì)文件需要將紙質(zhì)文件掃描成電子文件歸檔，檔案人員對歸檔的電子文件進行屬性修改、格式轉(zhuǎn)換和整理組卷等工作。電子文件歸檔流程詳見圖1。

二、電子文件歸檔方法

電子文件歸檔模式和方法應(yīng)根據(jù)各單位的實際情況，自行探索比較切合當(dāng)前管理的歸檔形式，切不可照搬盲從，在原有的歸檔原則下，做適應(yīng)性調(diào)整。

檔案室電子文件整理組卷主要工作如下：

1.電子文件整理組卷。依據(jù)各專業(yè)歸檔文件清單，在檔案管理系統(tǒng)中將現(xiàn)行文件庫中歸檔文件挑出，手動組卷，分配卷號和案卷題目，在預(yù)立卷中，根據(jù)檔號編制規(guī)則，分配檔號，待歸檔工作完成后，將所有歸檔文件轉(zhuǎn)入檔案庫中。

2.電子文件屬性修改。在電子文件屬性里修改電子文件的名稱、標(biāo)題、作者。名稱修改就是將文件名稱修改成瀚海之星文件的檔號，在摘要里修改文件的題名和作者名稱。修改后的電子文件僅顯示檔號、標(biāo)題和作者三項內(nèi)容。

3.電子文件格式轉(zhuǎn)換。修改屬性后的電子文件用Adobeacrobatprofessional轉(zhuǎn)換軟件將文件格式由Word格式轉(zhuǎn)換成PDF格式。

4.電子文件保管利用。歸檔文件以PDF的格式保存，各專業(yè)電子文件格式轉(zhuǎn)化后，以型號－研究室－專業(yè)－文件的順序刻錄光盤保存和提供利用。

三、電子文件提供利用

我們已經(jīng)完成了三個重點型號的電子文件（研試文件部分）歸檔，歸檔后的電子檔案即將通過光盤庫管理系統(tǒng)進行保存和提供小范圍利用。電子文件檔案集成信息管理系統(tǒng)可以提供客戶端遠程訪問，鑒于設(shè)備能力所限，利用者通過電話預(yù)約或書面預(yù)約的形式，向管理員提出利用申請，管理員根據(jù)利用者的權(quán)限，分配相應(yīng)的盤符供其利用，真正達到信息資源共享的目的。

四、電子文件歸檔經(jīng)驗

（一）領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是型號歸檔工作順利完成的保證

為了保證技術(shù)文件歸檔工作的按時完成，全面、系統(tǒng)、完整、有效的做好歸檔工作，固化型號的研制成果，為今后研制任務(wù)提供借鑒，特成立了歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組和歸檔工作組織實施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組對項目歸檔提出了具體要求，對歸檔的技術(shù)狀態(tài)進行確認。檔案部門有專人負責(zé)型號檔案的歸檔工作，各項目負責(zé)人對項目實施過程中的文件進行了認真收集、積累和預(yù)立卷工作，為型號檔案歸檔工作的順利進行提供了組織及人員的保證。

（二）考核制度的執(zhí)行，保證了檔案歸檔工作的按時完成

在型號歸檔過程，型號辦公室將歸檔任務(wù)分解，以AVDIM計劃的形式下達，綜合檔案室對歸檔有關(guān)單位列入雙文明考核。考核制度的執(zhí)行，加強了計劃安排、過程管理和工作的嚴肅性，督促了有關(guān)單位按照計劃節(jié)點完成工作，保證歸檔工作完成的質(zhì)量。

（三）探索電子文件歸檔模式、方法和流程

為今后型號電子文件的歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)，提供了實踐經(jīng)驗。隨著無紙化辦公的發(fā)展，電子文件和電子檔案管理是今后檔案發(fā)展的方向，本次電子文件歸檔也是適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式，拓展了檔案利用的方式和渠道，實現(xiàn)了檔案信息的資源共享。

（四）盡職盡責(zé)，牢記使命和責(zé)任

今年型號歸檔工作是歷年歸檔任務(wù)最重的一年，技術(shù)狀態(tài)復(fù)雜。在歸檔中，檔案人員不僅要想法推進電子文件歸檔，還要深入了解型號研制進程，把握技術(shù)狀態(tài)。檔案室安排專人專管，協(xié)同工作，來保障重點工作，重點推進。

電子文件管理是世界各國都在探討的問題，隨著時代的發(fā)展，人們認識的提高和方法的改進，管理電子文件的標(biāo)準化程度會越來越高。雖然以上認識是粗淺的，理論探索是初步的，實踐范圍是不全面的，但通過不斷實踐，一定能推動電子文件管理盡快走上科學(xué)化的軌道。我們會將前期工作加以總結(jié)和固化，初步形成能夠支撐型號電子文件歸檔的流程和管理方法。隨著無紙化辦公的發(fā)展，檔案數(shù)字化和電子文件檔案管理是今后檔案發(fā)展的主要方向，也是適應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢，電子文件歸檔工作突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式，拓展了檔案利用的方式和渠道，達到了檔案信息資源共享和知識管理的目的。