辦公自動化對檔案管理工作互動效應(yīng)的影響

文/東莞市人才管理辦公室 鄧麗芬

檔案管理工作是眾多企事業(yè)單位、機構(gòu)、社會組織在社會活動中形成的保存文字、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄，也作為歷史的真實記載。檔案工作對于單位的發(fā)展有著特殊的意義，這些檔案記載的內(nèi)容也成為了社會政治、經(jīng)濟、文化、科技等活動的原始資料背景。伴隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案記載的形式也變得先進和豐富起來，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文字已經(jīng)被電子資料所替代，所以在新的社會環(huán)境下，如何加強這些電子文件的管理，也就成為了檔案管理工作直面的一個重要問題。

一、辦公自動化概述

辦公自動化也叫辦公室自動化，源于英文OfficeAutonmation，縮寫為OA，是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。1盡管目前來說，對于辦公自動化的概念還沒有一個完整且嚴格的定義，但是辦公自動化與電子計算機技術(shù)之間有著密切的聯(lián)系，結(jié)合現(xiàn)代通訊技術(shù)，辦公自動化是指在對文件、信息的處理與管理過程中進行自動化管理系統(tǒng)的簡稱。

所以辦公自動化是一個綜合性的概念，涵蓋了多方面的技術(shù)設(shè)備，涉及范圍較廣。支撐辦公自動化的技術(shù)主要包括計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及信息處理技術(shù)。其中，信息處理技術(shù)是辦公自動化的核心處理技術(shù)，在處理技術(shù)的過程中，需要運用多方面的應(yīng)用軟件和設(shè)備軟件等。

二、辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的影響分析

檔案管理工作自辦公自動化融入以來，發(fā)生了很大的變革，對其互動效應(yīng)的影響主要體現(xiàn)在以下三個方面：

（一）實現(xiàn)檔案管理工作的自動化

其實辦公室的業(yè)務(wù)多種多樣，也錯綜復(fù)雜，結(jié)合實際處理的狀態(tài)來進行劃分，可以分成混合型辦公室、非確定型決策辦公室、確定型事務(wù)處理辦公室這三種。具體的檔案管理工作一般來說，包括了檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、著錄、檢索等工作環(huán)節(jié)。辦公自動化融入到檔案管理過程中后，檔案管理人員能夠運用辦公自動化的軟件和系統(tǒng)，準確無誤地將各類檔案信息進行收集、加工和傳輸處理，并且通過檢索、貯存、管理的環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化。

由此可見辦公自動化實現(xiàn)了檔案管理工作的自動化，將以往從事傳統(tǒng)檔案工作的管理人員從復(fù)雜易錯工作環(huán)境總徹底解脫出來，提高了工作效率，并且通過計算機技術(shù)平臺，建立了終端網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)，進而實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，擴大了檔案信息的利用面和利用速度。

（二）實現(xiàn)檔案管理工作的一體化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，文件處理和檔案管理是兩項獨立的工作，盡管這兩個部分的工作互為前提，但是分工清晰明確，一般會分配不同的工作人員各司其職。負責(zé)文件處理的工作人員一般就不再參與檔案管理工作，負責(zé)檔案管理的工作人員也不過問文件處理環(huán)節(jié)。伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)管理的工作理念逐步深入人心，對于當(dāng)前的檔案管理工作，已經(jīng)不再看作是一項機械的記錄、錄入、保存的工作，從嚴格意義上來說，檔案管理工作更是一項綜合性工作，設(shè)計文件、新的的收集、加工、存儲、傳遞等環(huán)境，這個時候，就對檔案管理工作人員提出了一定的要求，其檔案管理工作的過程更像是完整的信息加工的全過程。

（三）實現(xiàn)檔案管理工作方式轉(zhuǎn)型

辦公自動化對檔案管理工作帶來了一場深刻的變革，對于檔案工作人員也提出了更高的要求，在具體的檔案管理工作中，結(jié)合辦公自動化的工作特色，我們不難發(fā)現(xiàn)，辦公自動化實現(xiàn)了檔案管理工作方式的根本轉(zhuǎn)型。具體來說，計算機技術(shù)對于文檔管理的特點是，做到了數(shù)據(jù)的一次輸入、反復(fù)利用，所形成的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，有效保證了檔案的質(zhì)量，減輕了檔案管理人員的工作量，也有助于檔案管理的進一步開發(fā)利用。對于檔案管理人員也提出了更高的要求，電子文件在其產(chǎn)生、傳送、存儲過程中都需要計算機技術(shù)的輔助作用，所以需要管理人員掌握一定的辦公自動化技術(shù)，熟練操作微機以及掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識，才能靈活使用相關(guān)的檔案管理軟件，勝任新的工作要求。

總之，辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的影響，對檔案管理工作人員提出了更高的標準和要求，而辦公自動化的技術(shù)，也在目前的信息技術(shù)環(huán)境之下日新月異地發(fā)展，學(xué)無止境，求索的步伐更需要進一步踏實走好。

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[2]陳菲.辦公自動化促進檔案管理變革的思考，[J]，科教文匯，2009 年 18 期

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