高職院校檔案信息化建設(shè)探析

文/江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳蓉

現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代不斷的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷的被數(shù)人廣泛使用，為此，利用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代存儲(chǔ)功能從某種意義上已經(jīng)帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的日常生活，國(guó)家的安定團(tuán)結(jié)等等，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案工作來(lái)說(shuō)，信息化管理的介入極大程度上對(duì)傳統(tǒng)方式工作來(lái)講是一種嚴(yán)峻的考驗(yàn)?，F(xiàn)階段高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)技術(shù)應(yīng)用性人才，為此，信息化建設(shè)成為高職院校發(fā)展的必要條件，它的出現(xiàn)為檔案科學(xué)化管理帶來(lái)了便捷。但是，在如今的高職院校中沒(méi)有將檔案信息化管理做完善。為此，本文主要對(duì)各大高職院校檔案信息化建設(shè)狀況提出相應(yīng)的策略分析。

一、現(xiàn)如今高職院校檔案信息化建設(shè)的階段分析

每個(gè)高職院校都有自己的檔案室，它都存在是隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展而產(chǎn)生的，高等院校的教育不單單影響了它的發(fā)展，而且自身?xiàng)l件也制約它的發(fā)展，我們所知道在很多的高職院校中的檔案室信息設(shè)備很落后，規(guī)模不大，建立的時(shí)期比較晚，人力的投入很少，總體的信息資源建設(shè)尚不健全。

（一）缺乏認(rèn)識(shí)

現(xiàn)如今，在很多的高職院校檔案管理部門沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的迫切性和重要性，對(duì)于如何更好的去開(kāi)展信息化建設(shè)沒(méi)有有效的利用起來(lái)，不知如何用有限的資源領(lǐng)域去開(kāi)拓它，對(duì)其普遍認(rèn)知、復(fù)雜程度以及艱巨性都了解的不全面。更有很多的學(xué)校未能將檔案信息化建設(shè)開(kāi)展起來(lái)，沒(méi)能全面的認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)、沒(méi)能深入探討研究，未能將自動(dòng)化與信息化管理一同建設(shè)。

（二）專業(yè)化水平不足

對(duì)于專職的檔案管理工作者在各大院校中任職的少之又少，檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜的管理工作，管理的層面很多，有時(shí)一個(gè)人要兼管很多的職位，沒(méi)有將工作細(xì)分到位，而且存在于很多的檔案管理工作者對(duì)口畢業(yè)專業(yè)都不完全是檔案管理學(xué)專業(yè)的學(xué)生，對(duì)于專業(yè)的檔案管理知識(shí)及基礎(chǔ)知識(shí)了解的都很少，并且高職院校中未能對(duì)其管理人員進(jìn)行再教育。為此，管理人員的整體水平都不高，制約了檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)發(fā)展。

（三）檔案管理辦法和技術(shù)水平落后

現(xiàn)如今大部分的高職院校都在使用計(jì)算機(jī)的管理體系，將檔案目錄及運(yùn)用了科學(xué)管理初步達(dá)到了自動(dòng)化，為檔案信息化管理起了一定的作用。但是，現(xiàn)如今電子文件的保密程度、保真程度還沒(méi)有完善，很多的管理技術(shù)水平落后，為此，檔案的信息管理都是單機(jī)的管理，不能互聯(lián)網(wǎng)，信息建設(shè)還是很落后的，很多的時(shí)候還是采用人工的辦法完成，而電腦只是起到了輔助性的作用，這樣一來(lái)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理，目錄網(wǎng)絡(luò)管理以及資源的共享不能同步，不能達(dá)到管理要求。

（四）很有局限性的檔案信息量

很多的高職院校成立時(shí)間都比較短，檔案管理體制不嚴(yán)謹(jǐn)，建設(shè)不健全，相關(guān)檔案資料不完整，有很多的缺失，獲取的信息不完全，為此，很多的室藏資料不豐富，不能及時(shí)的為檔案信息化建設(shè)提供有效的資料依據(jù)，和真是數(shù)據(jù)，為信息化建設(shè)帶來(lái)了一定的阻力。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在少量的信息，并且與校園網(wǎng)上的實(shí)行物理進(jìn)行了隔離，信息的利用存在著局限性。很多院校的檔案室研發(fā)的一些成果，大部分體現(xiàn)的都是一些教學(xué)管理和思想教育管理，對(duì)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)，基礎(chǔ)建設(shè)等一些科技項(xiàng)目反應(yīng)的很少，說(shuō)明了各大院校重視各項(xiàng)管理忽略了各項(xiàng)研究發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的途徑

要想將各大高職院校信息化建設(shè)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，就需要進(jìn)行艱難的系統(tǒng)過(guò)程。要想將這項(xiàng)工作做到位，不僅僅是靠每個(gè)部分之間的相互配合，和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的物質(zhì)、金錢、人力方面的支持，還需要檔案管理部門以及管理工作者的不斷進(jìn)取和努力來(lái)完成的。

（一）打破傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)信息化管理方式

身為學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該隨著學(xué)校改革事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，更應(yīng)該從信息化管理的角度來(lái)分析問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)待新的挑戰(zhàn)，要不斷的用現(xiàn)代化的方式來(lái)解答問(wèn)題，拜托傳統(tǒng)的觀念，要將學(xué)校的最中心的工作與管理工作相結(jié)合，尋求其共同性，將本校信息化建設(shè)做到位。傳統(tǒng)的檔案管理模式都是用人工方式來(lái)完成的，現(xiàn)如今的電子文件管理、聲音的管理都應(yīng)該是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的，必須滿足于各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，跟上現(xiàn)代化模式，為此，檔案管理工作人員首先就應(yīng)該更新傳統(tǒng)的管理方式。老的管理者往往都是將檔案進(jìn)行最簡(jiǎn)易的組合，為了以后更好的統(tǒng)計(jì)、保存，然而檔案信息的主要對(duì)象是為了傳輸、檢索，只有拜托了傳統(tǒng)的實(shí)體公正，才能將存儲(chǔ)功能進(jìn)行深層管理，才能在網(wǎng)上和計(jì)算機(jī)上進(jìn)行傳輸和檢索。這是檔案管理中最為基本的環(huán)節(jié)之一，只有從這個(gè)環(huán)節(jié)上出發(fā)，改變傳統(tǒng)模式，不斷的創(chuàng)新，才能將檔案信息化管理工作發(fā)揮到極致。

（二）檔案信息系統(tǒng)的綜合性開(kāi)發(fā)

為了迎合現(xiàn)如今的現(xiàn)代化管理模式，滿足現(xiàn)在的需要，就必須要將工作者的整體管理水平加以提高，更能加強(qiáng)管理的質(zhì)量和效率，可以將“檔案管理”系統(tǒng)運(yùn)用到各大院校中，譬如VISUAL FOXPRO6.0數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是最為常見(jiàn)的一種軟件，它可以輔助進(jìn)行檔案管理。這個(gè)軟件可以進(jìn)行管理基建、教學(xué)、黨群、財(cái)會(huì)、生產(chǎn)、行政、設(shè)備、科研等各方面的全面管理。

“檔案管理”系統(tǒng)的“主菜單”是由很多的項(xiàng)目組成的，最為基本的有六個(gè)功能模式，它們包括:檔案利用功能、檔案接收功能、檔案統(tǒng)計(jì)功能、檔案瀏覽功能、對(duì)外服務(wù)功能、檔案檢索功能，任意的點(diǎn)擊其中的每個(gè)，都會(huì)出現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的耳機(jī)菜單，如果用戶點(diǎn)擊“退出”鍵，就會(huì)結(jié)束系統(tǒng)操作，返回主菜單。

（三）有效的將高職院校檔案信息特色的各類數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)起來(lái)

要想將檔案管理的效率提高，將特色服務(wù)擴(kuò)大化，就需要同時(shí)將各項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)不斷的完善不斷的擴(kuò)大。

第一，高等院校的課程設(shè)計(jì)不同于普通院校，不僅僅有高等學(xué)府自己的特點(diǎn)還要專業(yè)特點(diǎn)，具有較高的專業(yè)性，應(yīng)該將我校重點(diǎn)的學(xué)科重視起來(lái)，建設(shè)起來(lái)，做主要的特色數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。

第二，就業(yè)才是高等院校的最終導(dǎo)向，人才的培養(yǎng)有些像做“訂單式”哦誒有模式，這樣的模式可以直接的深化到各個(gè)崗位的需求，可以更好的滿足用人單位的要求。

第三，將在校學(xué)生的成績(jī)信息和各屆畢業(yè)生的成績(jī)檔案信息建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理信息系統(tǒng)，為今后的各屆畢業(yè)生的留學(xué)求職墊下了良好的基礎(chǔ)。

第四，將學(xué)校的教師情況建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，這樣一來(lái)可以更好的將每個(gè)老師的基本情況進(jìn)行全面準(zhǔn)確的查詢，系統(tǒng)功能包括:職稱統(tǒng)計(jì)，性別的統(tǒng)計(jì)，學(xué)科類別，年齡段的統(tǒng)計(jì)，學(xué)歷、學(xué)位情況的統(tǒng)計(jì)查詢功能。

第五，將每個(gè)畢業(yè)生的信息檔案建立完整。通過(guò)各項(xiàng)反饋資料，才能更深入的了解學(xué)生們步入社會(huì)后是否能迎合社會(huì)的要求，有助于我們更能完善知識(shí)體系，專業(yè)體系，教育教學(xué)策略和課程要求；有利于不脫節(jié)社會(huì)需要，及時(shí)的跟進(jìn)了解每屆畢業(yè)生的工作狀況；用好的畢業(yè)生案例加強(qiáng)對(duì)在校學(xué)生的正確指引教育。

（四）綜合開(kāi)發(fā)和利用信息系統(tǒng)的有效性

對(duì)于高等院校檔案管理部門來(lái)說(shuō)應(yīng)該合理的利用好這樣服務(wù)，通過(guò)改進(jìn)創(chuàng)新的方式以及各種途徑更方便服務(wù)于群眾，主要可以包括:檔案室藏介紹、制發(fā)檔案證明、舉辦檔案展覽、包括接待查閱、開(kāi)展咨詢服務(wù)、檔案外借、建立檔案目錄中心、制發(fā)檔案復(fù)印本等。這樣可以更有效的提高使用利用率，更能認(rèn)為檔案對(duì)于人們的重要性是什么，由傳統(tǒng)模式為個(gè)體服務(wù)變成了通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為群體服務(wù)的過(guò)程，打破傳統(tǒng)的資料庫(kù)管理，將現(xiàn)代化信息化管理帶入到檔案管理中來(lái)。從而獲取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理的高度重視。

除了上述的途徑以外，最主要的一點(diǎn)還要進(jìn)行合理化的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)專業(yè)人才，加強(qiáng)隊(duì)伍的建設(shè)等。

然而總之，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)才能完善高職院校的檔案管理工作，建立一個(gè)合理的資源配置、使用便捷、有突出特色的數(shù)據(jù)庫(kù)管理。只有不斷的加強(qiáng)，不斷的完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)才能將計(jì)算機(jī)檢索用到實(shí)用的地方，更能開(kāi)發(fā)利用室藏檔案，更能推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

[1]黃夏基.中國(guó)檔案信息化建設(shè)的社會(huì)基礎(chǔ)[J].北京:檔案學(xué)通訊，2004（2）.

[2]鄭小玲，王學(xué)軍.基于網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)題庫(kù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].北京:教育信息化，2004（3）.