淺談企業(yè)檔案管理中的保密工作

文/新疆天富電力（集團）有限責任公司 王靜

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包含著涉及國家、企業(yè)秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等。所以保密工作在企業(yè)檔案的管理中非常重要。如何將保密工作做好，使企業(yè)檔案在安全范圍內(nèi)達到最大限度的利用，是檔案管理人員必須面對的問題?，F(xiàn)結(jié)合檔案工作實際，談?wù)剻n案管理中的保密工作。

一、完善保密機構(gòu)，明確責任

以我公司為例，為了更好地管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司各單位、各部門的保密工作，按照統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了公司保密領(lǐng)導小組，由一名公司主要黨委領(lǐng)導主管，擔任保密領(lǐng)導小組組長，公司副職領(lǐng)導兼任副組長，各科室負責人為保密領(lǐng)導小組成員。保密工作日常事務(wù)由公司綜合管理部承擔。同時明確公司財務(wù)部、技術(shù)中心、生產(chǎn)部等職能科室為保密要害部門，進一步規(guī)范保密管理工作。公司至今未發(fā)生過一起泄密事件，為公司健康持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

二、加強對檔案保密工作的宣傳

保守國家秘密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的職責。加強保密工作的宣傳是加強檔案保密建設(shè)的客觀要求，可使檔案管理人員自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護國家，集體和個人的合法權(quán)益；使檔案利用者受到教育，知曉檔案法規(guī)，明白法律責任與違法行為的區(qū)別?！稒n案法》、《保密法》都已頒布20多年來，不重視檔案工作，不依照《檔案法》辦事以及泄密的現(xiàn)象在我們身邊還經(jīng)常發(fā)生，一個很重要的原因就是我們對《檔案法》的宣傳和執(zhí)行力度不夠。所以，檔案管理部門要加強對檔案法制的深入學習和輿論宣傳，強化公司員工的保密意識，增強保密法制觀念，做到依法治檔，依法治密。

三、提高檔案管理人員的保密意識

檔案管理人員是檔案制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負有義不容辭的責任，因此，檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案管理人員要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有扎實的專業(yè)知識，熟悉檔案法律法規(guī)和所保管的檔案內(nèi)容；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握工作的規(guī)律；要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，高度的保密意識，防止看到的、聽到的、接觸到的秘密在不知不覺中泄密。所以檔案管理人員無論何時何地，都應(yīng)做到頭腦清醒、守口如瓶，把保守國家、企業(yè)秘密作為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)，同時這也是講政治、守紀律的最直接體現(xiàn)。

四、加強檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責就是維護檔案的完整與安全，保證領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門對檔案的利用。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。這項工作是艱巨的，持久的，也是重要的基礎(chǔ)工作，另外，檔案要經(jīng)檔案工作者分類、整理、鑒定和編目等一系列的工作，檔案的翻閱是必須的，但只看不說，即必須認真翻看每一份檔案材料，但離開工作場地，便不能向外界透露任何檔案信息，要知道檔案員所保管的檔案，有公司的人事任免研究過程材料、有公司科研、生產(chǎn)等的核心秘密，一旦泄密，將會造成不可估量的后果。檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的泄密、丟失、損壞，確保檔案的安全，為檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

五、完善檔案保密工作制度

為進一步加強公司檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，公司先后制定和修改了《檔案保管辦法》《檔案利用制度》《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》《檔案庫房管理制度》等規(guī)章制度，還根據(jù)公司實際情況規(guī)定了：1。負責涉密件的綜合管理部人員，必須是黨員，專車領(lǐng)取、專人傳閱。2.綜合部、技術(shù)中心、戰(zhàn)略發(fā)展部等職能部門專門配備了銷毀殘次作廢文件的粉末碎紙機，杜絕文件的外泄。3.按照師市機要局、保密局的要求，嚴格文件登記制度和檢查制度，“三密”件一律不準復印。4.嚴密檔案管理制度，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批，不得借出公司任何檔案。5.嚴格公司各類印鑒管理制度，專人管理，履行領(lǐng)導審批，用印登記手續(xù)；6.對戰(zhàn)略發(fā)展部、技術(shù)中心、生產(chǎn)部等重要部門采取嚴格管理，不經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不的隨意參觀和進入。7.嚴格紀檢監(jiān)察工作中所形成的，涉及到對干部黨紀政紀處分決定、案件調(diào)查處理情況、干部任用征求意見函、信訪舉報等內(nèi)容的檔案的管理措施。8.嚴格移動存儲設(shè)備使用規(guī)范制度。以上各項規(guī)章制度的制定和實施為公司的檔案保密工作的順利開展，奠定了良好的基礎(chǔ)，取得了較好的效果。

六、正確處理檔案的利用和保密問題

在實際工作中，檔案的利用和保密是矛盾關(guān)系：檔案的最終目的是利用，否則就沒有必要保存；檔案內(nèi)有秘密，又不能隨便借閱。涉密檔案應(yīng)該保密，其保密的目的就是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用不但失去保的實質(zhì)意義，更會失去檔案的價值。當然，檔案利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會帶來危害。所以，對檔案工作者來說，保密和利用兩者雖然關(guān)系矛盾，但十分重要，決不可偏廢。正確處理好利用與保密的關(guān)系，才能使檔案信息服務(wù)工作真正為黨和國家，企業(yè)、個人服務(wù)，為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)發(fā)揮積極的作用。

七、加強檔案庫房的管理

檔案庫房的管理是檔案保密的重點。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以做庫房的。從檔案保密的角度來說，不能將庫房設(shè)在辦公樓的最底層或地下室，庫房門窗要專門加固，做到“三鐵”即鐵門、鐵窗、鐵柜，以防盜竊。在實際工作中應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開、庫房與閱覽室分開。檔案庫房要有專人負責管理，制定嚴格的客房管理制度，無關(guān)人員一律不得入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學規(guī)范管理，是做好檔案保密，維護檔案安全的基本保障。

八、加強建檔范圍，歸檔力度

在實際工作中，檔案管理部門不但要監(jiān)督指導所有向檔案館（室）移交檔案的單位（企業(yè)）建好檔案，而且要幫助指導其他立檔單位（企業(yè)）也建好檔案。特別要加強對重大事件、重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大活動的建檔、注意指導新領(lǐng)域、新專業(yè)、新機構(gòu)、新成立組織及時建檔。凡屬歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法管理，任何單位（企業(yè)）、科室和個人不得以任何借口拒不歸檔，據(jù)為己有。做到應(yīng)建盡建、應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存，以保證檔案收集的齊全和完整。

[1]楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話.2012年12月

[2]張紅.淺談檔案管理中的保密工作.黑龍江科技信息.2011年

[3]饒家偉.論企業(yè)檔案利用中的保密工作.廣東檔案.2010年