企業(yè)建設項目檔案管理的思考

文/內(nèi)蒙古包鋼鋼聯(lián)股份有限公司線材廠 王玉梅；包鋼(集團)公司辦公廳 王鳳軍

建設項目文件材料產(chǎn)生于建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理、設備供應及安裝調(diào)試等單位，因此項目檔案從形成、收集、積累、整理、審核到移交歸檔，需要參建各方的及時互動與密切配合。它是一項環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)工程，必須采取一系列有效的控制措施和制約手段，才能保證建設項目檔案的準確、完整。包鋼線材廠從下述幾方面加強建設項目檔案管理。

一、建立管理體系，健全規(guī)章制度

完善的組織體系，是做好項目檔案工作的關鍵。包鋼線材廠成立了檔案工作領導小組，副總經(jīng)理和項目負責人分別任正副組長，成員由廠各職能部門分管檔案工作負責人組成。將檔案工作納入工程質(zhì)量領導人負責制，將項目文件收集、整理、歸檔納入工程建設計劃及項目考核內(nèi)容，納入?yún)f(xié)作參建單位和廠有關部門職責范圍，以及相關人員崗位責任制，并制定了檢查、考核措施。配備了專、兼職檔案人員，形成了由廠檔案人員、各職能部門兼職檔案人員和設計、施工、監(jiān)理及其他協(xié)作單位有關人員組成的檔案工作網(wǎng)絡，保證了檔案工作順利開展。

健全的規(guī)章制度，是做好檔案工作的保證。廠制定了《建設項目檔案與設備檔案管理辦法》、《建設工程交工資料管理辦法》等，規(guī)定了廠各職能部門的責任，歸檔范圍、要求、時間及流程，以及考核辦法等，做到分工明確，責任清楚，程序流暢。對設計、監(jiān)理、施工單位應負責的檔案管理任務也作了明確規(guī)定，使項目檔案管理有章可循，促進了項目檔案工作的規(guī)范化。

二、加強對有關人員的培訓

一個單位建設項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案的組織者對檔案的重視程度有著極大的關系。針對某些領導和技術人員檔案意識簿弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將項目建設檔案工作以法律形式進行約定。自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點。二是組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務能力，自覺增強責任意識。

三、納入合同管理，重視合同考核

設備檔案是建設項目檔案的重要組成部分，包鋼線材廠建設項目中引進設備占70%以上，因此將項目檔案管理納入合同管理，在合同設立有關檔案的專門條款，顯得尤為重要。有了合同，就有工作的主動權和法律保障。

檔案人員要有超前的管理意識和主動參與意識，在項目技術談判一開始，就應提出本廠檔案管理的要求，并將其納入合同條款。包鋼線材廠各機組引進設備合同技術附件二至七（由賣方向買方提供的圖紙和文獻以及它們的提供計劃）中對基本設計、詳細設計、竣工各階段賣方應提交的技術資料范圍、數(shù)量、時間接點及載體（包括圖紙、底圖、膠片）等都作了詳細規(guī)定。使檔案人員能夠盡快的分類組卷，保證了檔案的質(zhì)量。

同樣，在勘察、設計、施工、監(jiān)理及國內(nèi)設備供貨合同中，都規(guī)定了提交檔案資料的期限、質(zhì)量、份數(shù)及費用等條款，使工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，有了法律依據(jù)和保障。

合同執(zhí)行和考核的力度，才是保證項目檔案成套性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的關鍵。許多單位只重視設備硬件的功能考核，而忽視設備軟件。由于沒有配備檔案管理系統(tǒng)，各參建單位的檔案目錄著錄等活動各自為政，檔案數(shù)字化、電子文件的管理等工作更不規(guī)范，檔案資料交付的考核量化不了，這樣很難保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)與規(guī)范，為日后項目檔案的信息化管理留下很多遺留問題。如果不對項目檔案資料歸檔進行驗收考核，制度再完善、合同條款再細，也是徒勞。包鋼線材廠工程項目檔案的審核，本著“誰使用，誰核對”的原則，由合同執(zhí)行部門組織相關專業(yè)人員進行審核簽字。設備檔案資料的審核，由參與合同技術附件談判的機、電、儀等專業(yè)人員，對照合同條款進行審核把關，并經(jīng)檔案人員確認歸檔?；n案除了監(jiān)理單位審核簽字外，還需廠相關人員復核，并在備考表上簽字，最后由廠檔案室審查檔案資料質(zhì)量，合格后簽字。每個合同尾款付款時，必須有相關專業(yè)人員和檔案人員在驗收單上共同確認簽字，才能對此合同進行財務結算。凡涉及項目檔案資料交付的，如勘察、設計、施工、監(jiān)理、國內(nèi)外設備定貨等合同，都需經(jīng)項目檔案歸檔驗收這道關，這樣層層把關確認，從歸檔源頭保證了工程項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)與規(guī)范。

四、堅持同步管理，加強過程控制

堅持建設項目檔案工作與工程建設進程實行同步管理，即要求項目文件的收集、積累、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準備、勘察設計、建設施工、安裝調(diào)試和竣工驗收同步進行。凡參與工程建設的各個部門，在項目申請立項時，就應開始文件材料的積累、整理和審查工作，并定期向檔案部門歸檔。在項目交工的同時，完成所有文件材料的歸檔和驗收工作。

線材公司在工程項目提出之初，便開始項目建檔工作。檔案人員及時跟蹤各環(huán)節(jié)工作情況，保證重要的前期文件及時歸檔，建立預立卷制度，確保文件完整、齊全，避免事后追查的被動局面。

五、做好項目檔案管理自查、總結和驗收工作

項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提條件之一。項目檔案要順利通過驗收，自查必不可少。線材公司項目檔案的自查和預驗收，由設備部牽頭，組織有關部門及人員對照檔案驗收要求逐項自查。重點檢查文件材料是否完整、齊全，是否為原件，簽字、蓋章手續(xù)是否完備，字跡是否清晰，修改通知單是否在竣工圖上一一修改到位，圖物是否一致等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。然后由檔案人員編寫報告，監(jiān)理單位對檔案質(zhì)量作整體評估，并編寫報告。

六、結束語

管理檔案是手段，利用檔案是目的。建設項目竣工檔案的完整、準確、系統(tǒng)，真實地紀錄和反映基建工程的全過程，對建設單位以后的生產(chǎn)使用至關重要，為使企業(yè)建設項目檔案更好地服務于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作仍需要各級領導、各部門的共同關心與支持，只有齊抓共管，才能保障檔案工作的正常開展。