淺談國有企業(yè)技工學(xué)校的檔案管理

文/廣元工程技工學(xué)校 唐利華

溫家寶總理在2007的工作報告中曾經(jīng)指出，應(yīng)該將職業(yè)教育放在更加重要和更加突出的位置，讓職業(yè)教育真正成為面向全體社會的教育。從這個要求就可以看出我國職業(yè)教育發(fā)展的契機和重要性。尤其是針對國企技工學(xué)校來說，這關(guān)系到國企人才補充問題，更加應(yīng)該做好教學(xué)和管理工作，其中檔案管理就是一個關(guān)系到學(xué)生管理以及教職員工管理的重要工作。因此，在信息時代和高新科技快速發(fā)達的背景下，更應(yīng)該結(jié)合新技術(shù)和新手段來做好國企技工學(xué)校的檔案管理工作。

一、技工學(xué)校檔案管理工作分析

目前，我國國企技工學(xué)校學(xué)生在畢業(yè)后選擇的就業(yè)方向和人生方向都更為復(fù)雜，很多學(xué)生會選擇繼續(xù)教育、技能成才等，這就給檔案管理帶來許多難度，而傳統(tǒng)方式下的檔案管理逐步難以適應(yīng)更多的社會需求。而現(xiàn)行的學(xué)生檔案和教學(xué)科研檔案等均存在一些不足：

（一）學(xué)生檔案管理工作存在以下問題

一是同類材料多次出現(xiàn)并且排序較為混亂；二是在檔案頁面設(shè)計上沒有統(tǒng)一標準，在對檔案進行剪裁時很容易導(dǎo)致內(nèi)容被裁減掉等；三是信息不足，據(jù)了解，目前我國大多數(shù)的國企技校的學(xué)生檔案其信息設(shè)計都是在計劃經(jīng)濟體制下設(shè)計的，其中涉及到歸檔的材料通常只是報名表以及登記表等，但是在市場經(jīng)濟背景下這些信息就不再能滿足用人單位對于檔案的需求。目前就業(yè)形勢下用人單位希望在學(xué)生檔案中看到更多個人素質(zhì)、技術(shù)能力方面的材料，而目前技工學(xué)校的學(xué)生檔案往往最為缺乏的就是此類信息。

（二）目前教學(xué)科研檔案管理中存在的主要問題

一是收集教學(xué)教研成果信息阻力較大。很多老師都將自己的教學(xué)教研成果看作是個人成果而不愿意歸入檔案管理，這種對于學(xué)校教學(xué)管理工作認識上的不足導(dǎo)致教學(xué)教研檔案收集工作始終都處于一個被動地位，并且導(dǎo)致技工學(xué)校的教學(xué)教研檔案難以發(fā)揮出功效；二是技工學(xué)校的教學(xué)、培訓(xùn)、學(xué)生管理等部門與檔案管理員之間缺乏行之有效的相互溝通。就國企技工學(xué)校來說其教學(xué)、培訓(xùn)、學(xué)生管理等部門的作用主要是從事學(xué)生技能、服務(wù)意識、德育教育以及技術(shù)攻關(guān)等培訓(xùn)工作，而檔案收集工作則需要相互溝通、相互交流、相互配合的一種服務(wù)性工作，為企業(yè)或?qū)W校收集歷史材料，滿足單位健康和諧穩(wěn)定發(fā)展；三是對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。四是管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。五是檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備，導(dǎo)致分類、歸檔、編研等工作順利開展受到局限，更不用說更深層次開展創(chuàng)新性工作。

二、做好檔案管理工作的可行途徑

（一）實施檔案的信息化管理

在信息時代背景下負責檔案管理的工作人員應(yīng)該要樹立信息觀念，尤其是涉及到與國企技工學(xué)校有關(guān)的信息更應(yīng)該有較為深入的認識。

在經(jīng)濟發(fā)展和社會進步過程中，對人才有越來越嚴重的依賴性，而在國企技校中的人才培養(yǎng)尤其是檔案管理還都處于一個較為薄弱的環(huán)節(jié)。最大可能的做好檔案管理信息化的人才培養(yǎng)是我們必須去面對的一個重要任務(wù)。實現(xiàn)檔案管理的信息化并非完全拋棄手工勞動，而是在手工勞作基礎(chǔ)上運用計算機和掃描儀、相機等新型設(shè)備、新技術(shù)，采用光盤和照片等新介質(zhì)來實現(xiàn)檔案管理的有序化以及檢索的便捷化。

（二）做好檔案追蹤服務(wù)和開發(fā)工作

目前，我國國企技工學(xué)校隨著我國經(jīng)濟體制改革和國企管理體制改革等也都開始面臨許多問題，相比較之前的種種優(yōu)勢，也面臨著嚴峻的招生壓力和管理難度大的局面。這就需要努力拓寬檔案建設(shè)的空間和層次，努力讓檔案管理工作促進學(xué)校管理和教育教學(xué)工作，最終促進學(xué)生就業(yè)。

檔案信息其真正的生命力在于被利用和開發(fā)，國企技校進行檔案收集和管理的目的也是為了其可以被利用。一是在進行科研檔案收集時要突出國企技校特色，結(jié)合技校所依托的國企特點以及技校辦學(xué)特色來在檔案整理過程中找到教學(xué)特色和教育教學(xué)重點。二是教育教學(xué)、教研成果檔案管理應(yīng)該重視對老師個人教學(xué)和鉆研業(yè)務(wù)能力，重點對教職工的優(yōu)秀論文、教學(xué)課件、講稿、主（參）編教材等按照專題進行收集和整理。

（三）提高檔案管理的安全意識

對于檔案的安全性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是實體安全，也就是檔案庫不被損壞；二是檔案信息安全，是對教育教學(xué)、學(xué)生管理、教研成果等做好信息安全保護工作來避免出現(xiàn)政治問題。在新技術(shù)背景下，計算機的運用在一定程度上為檔案信息管理提供了更為方便的服務(wù)，但是黑客和病毒等也帶來了更難以解決的問題。對此，國企技工學(xué)校需要建立一支具備高技術(shù)能力的計算機運營隊伍來加強對檔案信息的管理。實現(xiàn)檔案信息的安全，最為根本的就是要具備安全意識以及安全技術(shù)，不斷強化檔案管理過程中的安全意識才可以更為適應(yīng)檔案信息整理方式并存條件下的多方面需求。

（四）做好階段工作

對于國企技校來說針對學(xué)生檔案整理主要分為三個階段：一是學(xué)生入學(xué)前的檔案材料，在進行招生和錄取工作時著手收集；二是在校期間參與社會實踐和學(xué)習(xí)、競賽的檔案信息；三是畢業(yè)登記、畢業(yè)信息、畢業(yè)體檢等檔案信息。筆者通過大量的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)很多學(xué)校都是在學(xué)生畢業(yè)時匆忙補齊所有檔案，實際上不僅導(dǎo)致人力資源浪費也會不利于學(xué)生就業(yè)。

（五）提高對檔案材料重要性的認識

一是加大宣傳力度，提高對檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向相關(guān)部門、教職員工等宣傳有關(guān)檔案的管理知識，使其認識到，檔案并不是可有可無的，它對今后工作有著重要的影響；二是加強對檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范；三是加強收集整理歸類工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

（六）加快檔案信息化進程，提高工作效率

隨著我國開始深入進行信息化建設(shè)以及辦公自動化、無紙化的普及，同時伴隨著辦學(xué)規(guī)模不斷擴大和招生人數(shù)增大的情況，需要整理的檔案信息內(nèi)容也迅速增加，傳統(tǒng)的檔案整理方式已經(jīng)很難適應(yīng)發(fā)展需要。如何利用計算機技術(shù)對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要課題。這就要求國企技校與時俱進、敢于嘗試利用新工藝、新技術(shù)來做好檔案管理工作，盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實現(xiàn)信息化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

總之，國企技校要使檔案管理工作有新的進展和突破，就要搶抓機遇，不斷改革創(chuàng)新，加強學(xué)習(xí)，緊密聯(lián)系時代發(fā)展要求，從觀念上更新，沖破原有思路和管理模式，積極探索新的管理模式，以技術(shù)為突破點、以安全性為著眼點來完善檔案管理工作，為學(xué)校實現(xiàn)科學(xué)化、無紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和促進教學(xué)質(zhì)量提高和提升學(xué)校教育品質(zhì)做出貢獻。

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