關(guān)于企業(yè)電子檔案的管理和應(yīng)用

呂偉鋒

【摘 要】二十一世紀(jì)是信息化的時(shí)代，而在信息技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，企業(yè)的檔案管理中開始逐漸引入電子檔案。在企業(yè)檔案管理中運(yùn)用電子檔案的方式進(jìn)行管理，能夠極大的提升企業(yè)日常工作的效率。文章將對(duì)我國企業(yè)電子檔案的管理與實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析，以便提升企業(yè)檔案管理的工作效率。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案；管理

0.前言

在現(xiàn)今企業(yè)的管理與辦公中，計(jì)算機(jī)得到了普遍的運(yùn)用，許多企業(yè)的檔案或資料均逐漸利用電子檔來對(duì)其進(jìn)行保存。企業(yè)傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)主要是通過歸檔立卷的方式進(jìn)行管理的，這種方式的工作量較大，工復(fù)雜，查閱比較麻煩；而電子檔案與之相比具有極大的優(yōu)越性，例如電子檔案具有海量的信息存儲(chǔ)能力、密度性較高、集成和可用性較高，且能夠進(jìn)行智能化的管理和識(shí)讀。筆者將結(jié)合質(zhì)監(jiān)工作中企業(yè)電子檔案的管理與應(yīng)用進(jìn)行說明。

1.企業(yè)電子檔案的管理

檔案信息電子化指的就是將企業(yè)生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的檔案信息機(jī)讀或者是紙質(zhì)形式為主的物質(zhì)對(duì)象，通過微機(jī)對(duì)檔案資料加以收集，且對(duì)其進(jìn)行一定程度的加工處理，使其轉(zhuǎn)變?yōu)槲C(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)資料，提供給廣大人們使用的一個(gè)過程[1]。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相對(duì)比，電子檔案具有一定的優(yōu)越性，即傳送速度較快，簡(jiǎn)單方便，比紙質(zhì)圖紙的生命力更加強(qiáng)烈，能夠保存更長(zhǎng)的時(shí)間，并且查找、存儲(chǔ)、設(shè)計(jì)等方面都更加的便捷。因此，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案將企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)作為核心，緊抓檔案工作作為企業(yè)服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)將準(zhǔn)確的信息，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、以恰當(dāng)?shù)姆绞?，傳送至正確的對(duì)象，以便服務(wù)于企業(yè)的現(xiàn)代化生產(chǎn)與建設(shè)。

檔案信息電子化能夠確保檔案信息和最新的技術(shù)順利相接，網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中擁有數(shù)量極為龐大的電子檔案，要求人們對(duì)其進(jìn)行合理、有效的管理，以便于人們的查找與應(yīng)用。企業(yè)電子檔案的管理具有三大特點(diǎn)，即價(jià)值性、真實(shí)性以及系統(tǒng)性，只有這樣方能提供給企業(yè)更為全面、周到、人性化的服務(wù)?？梢?，在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理是一種必然趨勢(shì)。

2.企業(yè)電子檔案的應(yīng)用

2.1確保信息的安全

對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理最為主要的目標(biāo)就是服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營與生產(chǎn)。在目前社會(huì)信息快速發(fā)展的時(shí)代，電子檔案的發(fā)展與建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)快速發(fā)展社會(huì)的一種必然趨勢(shì)。而做好電子檔案的基礎(chǔ)條件就是加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。從最初的紙質(zhì)膠卷、文檔以及圖片轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾恚仨毥?jīng)過一個(gè)發(fā)展的過程。因此，必須嚴(yán)格依據(jù)國家所規(guī)定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)著錄項(xiàng)目與檢索語言進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，并且對(duì)數(shù)據(jù)的制作與檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，以便確保檔案數(shù)據(jù)的檢索的真實(shí)、正確[2]。因?yàn)榇鎯?chǔ)的設(shè)備的讀寫速度較快，一旦被盜取，那么將造成極為嚴(yán)重的后果。所以，應(yīng)該要保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠性，實(shí)行專機(jī)專用原則，且定期對(duì)其進(jìn)行軟件與硬件的優(yōu)化升級(jí)，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，從而確保存儲(chǔ)設(shè)備擁有較好的運(yùn)行狀態(tài)。對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換、傳送以及存儲(chǔ)時(shí)，必須保證信息的完整、真實(shí)以及準(zhǔn)確，特別是在電子文件歸檔與管理時(shí)，必須處理好標(biāo)引與著錄工作。此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需開啟這個(gè)系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到入侵。

2.2確保檔案收集整理的完整性

傳統(tǒng)的檔案中，一次的處理失誤或者是筆誤，所引發(fā)的影響不大，并且在日后的錄入時(shí)極易被發(fā)現(xiàn)。而對(duì)文件進(jìn)行批量的收入，一次性處理的文件量較大，一旦出現(xiàn)問題將導(dǎo)致極大的影響。電子檔案實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化。信息化的基礎(chǔ)條件使得檔案管理的作用被充分發(fā)揮出來，為用戶提供了極為便捷的平臺(tái)，用戶只需在個(gè)人電腦上就能對(duì)所需的信息進(jìn)行搜索。所以，電子檔案可以達(dá)到檔案收集與整理的目的。企業(yè)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，最為直接的影響就是出現(xiàn)了大量的電子檔案，其是企業(yè)業(yè)務(wù)正常開展了一個(gè)極為重要的因素[3]。由此可見，企業(yè)電子檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存與使用，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與運(yùn)行效果起決定作用，具有極為重大的現(xiàn)實(shí)意義。

2.3電子檔案具備長(zhǎng)期可讀性

伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案和文件在企業(yè)中得到了普遍使用。檔案信息是社會(huì)資源中一種十分重要的資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，并且將其作用充分發(fā)揮出來，最重要的一點(diǎn)就是進(jìn)行電子檔案的管理。電子文件的特性使得電子文件的收集與積累手段受到了一定的限制。為了能夠?qū)χ匾募男薷倪^程進(jìn)行保存，應(yīng)該收集并積累好文件的原件。此外，企業(yè)的檔案管理建立在先進(jìn)應(yīng)用軟件為技術(shù)依托，網(wǎng)站為平臺(tái)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件進(jìn)行全文數(shù)據(jù)化，并且在網(wǎng)站中進(jìn)行實(shí)時(shí)的運(yùn)用和管理，以確保企業(yè)的電子檔案的管理處于正常、健康的狀態(tài)，并且在一定的軌道中不斷向前進(jìn)步，進(jìn)而為企業(yè)的健康、快速、可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

3.結(jié)束語

伴隨著企業(yè)社會(huì)化大生產(chǎn)腳步的不斷前進(jìn)，電子檔案管理的理念的不斷發(fā)展，一定會(huì)給企業(yè)電子檔案的管理帶來巨大的改變。因此，質(zhì)監(jiān)工作人員應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行仔細(xì)的研究與探索，處理好電子檔案的應(yīng)用問題，并采取各種有效措施提升電子檔案的使用率，提升企業(yè)檔案管理為企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)提供服務(wù)的程度與水平，且采用相對(duì)應(yīng)的管理方式、手段以及模式等對(duì)電子檔案管理進(jìn)行規(guī)范，以便促使企業(yè)電子檔案管理工作朝更好的方向發(fā)展。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉福才，劉玲玲.試論現(xiàn)代信息條件下企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2009，（10）：76.

[2]王慧楨.基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理研究[J].科技風(fēng)，2010，（22）：103-104.

[3]楊旭瑞，李衛(wèi).新形勢(shì)下企業(yè)電子檔案管理策略初探[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，（07）：58.