淺述網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用策略

趙麗琴

【摘 要】目前，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作雖然存在著一些問(wèn)題，但是隨著各種技術(shù)的不斷發(fā)展以及相關(guān)法律法規(guī)的不斷完善，在未來(lái)的時(shí)間里，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作將會(huì)得到不斷的加強(qiáng)和改善，更方便、更快捷地滿足社會(huì)各界的檔案利用需求，推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)最大化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源；開(kāi)發(fā)利用；策略

目前，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作雖然存在著一些問(wèn)題，但是隨著各種技術(shù)的不斷發(fā)展以及相關(guān)法律法規(guī)的不斷完善，在未來(lái)的時(shí)間里，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作將會(huì)得到不斷的加強(qiáng)和改善，更方便、更快捷地滿足社會(huì)各界的檔案利用需求，推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)最大化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。筆者認(rèn)為，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作應(yīng)重點(diǎn)抓好以下3方面的工作：

1.切實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的鑒定工作

1.1要鑒定檔案信息資源的真實(shí)性

目前，我國(guó)正處在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文件與紙質(zhì)文件并存的檔案保管方式的轉(zhuǎn)變中，在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為數(shù)字化的檔案信息資源時(shí)，即使原件是真實(shí)的、準(zhǔn)確的，因掃描技術(shù)或其他轉(zhuǎn)化技術(shù)原因轉(zhuǎn)化而成的數(shù)字化檔案信息資源與原件也可能會(huì)有一定的偏差，并且因?yàn)閿?shù)字化后的檔案信息資源比較容易進(jìn)行修改，所以，檔案信息資源形成機(jī)構(gòu)要設(shè)置安全要求的操作日志，要對(duì)操作人員及操作對(duì)象等相關(guān)信息隨時(shí)自動(dòng)記錄，以確保檔案信息資源的安全性和真實(shí)性。在開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工作中必須嚴(yán)格謹(jǐn)慎地進(jìn)行校對(duì)，避免將有錯(cuò)誤的或者被惡意篡改的檔案信息資源提供給廣大利用者，造成歧義或者誤解。

1.2要鑒定檔案信息資源的完整性

只有完整齊全的檔案信息資源，才能真實(shí)地反映檔案信息的全貌，才能為檔案信息資源提供利用打下良好的基礎(chǔ)。在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源時(shí)，要注意檔案信息資源的完整性，既不能將連續(xù)的檔案信息硬性分開(kāi)，使利用者在使用檔案信息時(shí)無(wú)法獲取完整信息，從而造成斷章取義或殘缺不全的歧義。應(yīng)將殘缺不全、字跡模糊的檔案進(jìn)行修復(fù)，不能修復(fù)的要向公眾作出說(shuō)明。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的完整性還包括檔案自身的各種信息，如電子文件的背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等相關(guān)信息是否缺損，數(shù)據(jù)化后的檔案信息資源是否相關(guān)聯(lián)，文件數(shù)量是否齊全，與主文件相關(guān)的各種輔助性和附件性的文件是否附帶。

1.3要鑒定檔案信息資源是否具有可開(kāi)放性

對(duì)于自形成日期已滿30年的檔案進(jìn)行隨時(shí)開(kāi)放。對(duì)設(shè)有密級(jí)的檔案信息，根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)可降密的進(jìn)行密級(jí)調(diào)整，對(duì)密級(jí)失效的檔案信息進(jìn)行解密，對(duì)公眾予以開(kāi)放；對(duì)仍需保密的檔案，需要加強(qiáng)保密工作，暫不公之于眾；對(duì)于半公開(kāi)的檔案信息可通過(guò)設(shè)置權(quán)限來(lái)控制訪問(wèn)；對(duì)于重要的檔案信息資源最好不要收入數(shù)據(jù)庫(kù)，確有必要可以到檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)體查詢。

1.4要鑒定檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的唯一性和可識(shí)別性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí)，要注意檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的唯一性。因?yàn)閿?shù)字化后的檔案信息資源比較容易復(fù)制，所以要將檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中重復(fù)的檔案信息資源剔除，避免占用數(shù)據(jù)庫(kù)的空間造成冗余信息，影響檢索的速度和利用效果。此外，要鑒定檔案信息的可識(shí)別性。不論是實(shí)現(xiàn)共享的檔案信息，還是本機(jī)關(guān)自己開(kāi)發(fā)的檔案信息，都可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)或者數(shù)據(jù)庫(kù)支持格式不同而無(wú)法識(shí)讀。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中要對(duì)檔案信息資源不斷進(jìn)行檢測(cè)，防止因病毒侵入或格式不支持導(dǎo)致檔案信息不可識(shí)別。

2.不斷更新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，只有不斷更新網(wǎng)站信息才能吸引公眾訪問(wèn)和利用，被各大搜索引擎收入和檢索。因此，為確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源有較高的訪問(wèn)率和利用率，就必須對(duì)檔案網(wǎng)站及檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行不斷更新和充實(shí)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不僅要涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、歷史、科技等豐富的館藏信息資源，還需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，通過(guò)各種形式在檔案網(wǎng)站上展示，以供公眾提供利用。例如，在中國(guó)檔案局網(wǎng)站首頁(yè)設(shè)有一個(gè)名為《共和國(guó)腳步——1949年檔案》系列視頻的專版，其以文字表述、圖片展示、視頻回放等多種形式生動(dòng)形象地還原了真實(shí)的歷史面貌，極具吸引力，其推出后全年點(diǎn)擊量高達(dá)2億6千多萬(wàn)次，這充分說(shuō)明了以網(wǎng)絡(luò)形式公布檔案史料是廣大人民群眾非常歡迎的形式。因此，只有對(duì)檔案信息不斷更新和充實(shí)，吸引更多的用戶前來(lái)利用，才能確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的持續(xù)發(fā)展。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館際之間檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的集約化管理

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，館際之間檔案信息資源的集約化管理是達(dá)成檔案信息資源共享的最高境界。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大部分省級(jí)檔案網(wǎng)站在鏈接過(guò)程中僅是頁(yè)面的鏈接，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。而在許多省級(jí)網(wǎng)站中卻可以訪問(wèn)到該省地級(jí)市的檔案網(wǎng)站并查詢到檔案信息。從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，在檔案信息資源集約化管理中，省級(jí)檔案網(wǎng)站縱向?qū)崿F(xiàn)集約化的程度要比橫向好很多。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要實(shí)現(xiàn)館際間檔案信息資源集約化，必須做到以下幾個(gè)方面：第一，加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)橫向和縱向的相互聯(lián)系、相互合作。在設(shè)計(jì)檢索系統(tǒng)或者檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)留有與其他檔案機(jī)構(gòu)對(duì)接的端口，并具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和兼容性，方便將來(lái)各檔案機(jī)構(gòu)之間的檢索系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與檔案信息資源互補(bǔ)。第二，對(duì)已公開(kāi)的檔案信息資源進(jìn)行共享，避免各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)重復(fù)開(kāi)發(fā)造成資源浪費(fèi)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)館際之間的檔案信息資源集約化管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，大大節(jié)省各檔案機(jī)構(gòu)的開(kāi)發(fā)利用成本，以低投入、高回報(bào)的開(kāi)發(fā)模式，為在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提供強(qiáng)大的資源保障體系，這是未來(lái)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的一種必然趨勢(shì)。