檔案創(chuàng)新服務的相關問題分析

王麗

【摘 要】檔案信息是單位信息的載體，也是現(xiàn)代社會比較重要的一種信息資源，是對單位各項活動的原始記錄。人們對于檔案的重視程度越來越高，而且隨著技術的發(fā)展，檔案事業(yè)和科技事業(yè)的結合也更加的緊密，檔案管理者除了要能夠做好檔案管理工作，還需要對檔案利用進行開發(fā)，為社會提供更多的檔案服務，這是檔案工作的現(xiàn)狀。本文就檔案服務的創(chuàng)新進行了思考。

【關鍵詞】檔案；創(chuàng)新服務；問題分析

1.檔案創(chuàng)新所需要的物質條件已經(jīng)具備

1.1多元化的檔案載體

目前的檔案信息載體呈現(xiàn)出多元化的局面，光盤、磁盤、移動設備、互聯(lián)網(wǎng)等等都成為了檔案信息的載體，而且檔案信息的類型也變得多元化，過去只是單一的文字檔案，現(xiàn)在還有影音檔案、圖表檔案等等，這些都是人嘛在活動和交流中所產(chǎn)生的信息，都是通過計算機來實現(xiàn)管理的。

1.2多渠道的檔案收集

檔案收集工作是檔案管理工作的起點，也是檔案管理工作的基礎工作，信息網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)為檔案的收集帶來了更多的途徑，利用網(wǎng)絡來實現(xiàn)檔案的傳遞工作，這是紙質檔案時代所不具備的優(yōu)勢，利用網(wǎng)絡技術來進行檔案信息的收集，不僅時間快，而且收集的數(shù)量大，覆蓋的范圍廣，能夠最大化的豐富檔案信息的內容。

1.3多元化的檔案服務項目

因為檔案信息的內容和載體的豐富化和多樣化，使得檔案信息的數(shù)量暴增，檔案信息服務所面對的對象也更加的多元化，因此傳統(tǒng)的檔案服務方式很難滿足社會的需求，也不能夠對這些檔案信息進行利用，因此以互聯(lián)網(wǎng)為主要陣地的多元化服務項目紛紛的出現(xiàn)，網(wǎng)絡資源共享、網(wǎng)絡下載等等服務都能夠讓檔案資源被更充分的利用，而且也能滿足更多人的需求，多元化的服務項目為檔案的利用節(jié)約了時間，提高了效率。

1.4檔案技術人員的專業(yè)化

新的檔案管理時代對于檔案管理人才的要求也不同了，檔案管理人員除了要具備豐富的檔案管理知識，還需要有現(xiàn)代設備的操作管理以及對其他領域知識的涉獵，從思想上來說也更加的先進。檔案管理人員除了是信息的擁有者，他們還是信息的使用者，他們將檔案進行收集和管理，然后再對其進行利用和開發(fā)，這些工作都是通過現(xiàn)代設備來實現(xiàn)的，因此對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，在效率上要高出很多，檔案人員的專業(yè)化也更加高，目前的檔案管理人員開始努力的提升自己的專業(yè)水平，目的就是不希望被時代的發(fā)展所淘汰，因此為檔案創(chuàng)新提供了條件。

2.檔案創(chuàng)新服務手段

2.1建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務

目前，國內許多單位檔案（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步柵陜檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合.可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2.2建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

2.3電子文件的自動上傳收集

現(xiàn)在的電子文件收集工作是檔案管理工作的基礎，也是非常重要的工作，傳統(tǒng)的檔案收集都是通過手工完成，而現(xiàn)在使用計算機和網(wǎng)絡就能夠方便的實現(xiàn)檔案的上傳和下載，所以檔案部門的收集模式發(fā)生了改變，可以通過網(wǎng)頁進行電子文件的自動上傳，通過后臺軟件就能夠對收集的檔案進行自動的歸檔，大大提升了效率。

2.4開展在線服務

人們現(xiàn)在的生活、學習和工作都離不開計算機和網(wǎng)絡，人們對于時效性也更加的注重，足不出戶便知天下事，已經(jīng)在現(xiàn)代社會得以實現(xiàn)，人們希望檔案利用也能夠通過計算機和網(wǎng)絡來實現(xiàn)方便的使用，因此開展在線服務是滿足了絕大多數(shù)人的需求。檔案部門可以建立數(shù)據(jù)庫查詢、電郵查詢等等服務方式，讓檔案利用者可以通過網(wǎng)絡和檔案館進行聯(lián)系、取得服務，也可以在網(wǎng)上對使用者進行交流和服務，像是開通網(wǎng)絡咨詢等服務，豐富服務的方式，擴寬服務的范圍。

2.5開展現(xiàn)行文件閱覽服務

目前的市場變化多端，各政府部門的政策也是頻繁的更新，因此人們對于黨政機關的一些政策性文件的使用變得非常的頻繁，檔案部門可以開展這方面的服務，為廣大的群眾服務，滿足他們對于這些檔案文件的閱覽需求。

3.深化服務領域

3.1信息服務的社會化、多主體

過去的檔案服務都是針對其實也單位的，服務對象比較單一，隨著社會對于檔案信息的重視，越來越多的群體對于檔案的利用有了需求，因此檔案部門要拓寬服務的范圍，豐富服務的主體，為一些組織和個人的需求提供服務，甚至是可以增設一些特定服務。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

3.2興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結構調整服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權益服務；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。

3.3加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工，保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書，情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館庫）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。