高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育芻議

黃 安

（柳州師范高等?？茖W(xué)校 組織人事處，廣西 柳州 545004）

高校人事檔案管理是高校管理的重要組成部分，是為高校教學(xué)、科研服務(wù)的重要資源。是高校干部人事制度改革重要依據(jù)和信息庫。人事檔案的管理水平直接影響高校的改革和發(fā)展，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員都應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，立足于為人力資源工作服務(wù)、為干部人事制度改革決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的教職工隊(duì)伍服務(wù)。目前，我國高等教育的高速發(fā)展，而高校的人事檔案工作卻一直沒有得到相應(yīng)重視。高校人事檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于市場經(jīng)濟(jì)對當(dāng)前高校人事檔案工作的要求，對高校人事檔案管理人員的繼續(xù)教育問題應(yīng)當(dāng)予以思考和重視。

一、高校人事檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀

（一）高校人事檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

大多數(shù)高校人事檔案管理工作從屬于組織人事部門，基本上不配備專職人事檔案管理員，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的檔案管理人員更是少之又少。他們多是兼職，工作崗位變動(dòng)頻繁，平常除了做人事檔案材料收集、整理、保管工作之外，還要做大量人事部門工作，而且大都是以其他人事工作為主，人事檔案管理工作為輔的，工作剛剛熟悉又可能調(diào)整到別的工作崗位上去。因此，他們很難主動(dòng)地去開發(fā)現(xiàn)存的人事檔案資源信息，創(chuàng)新人事檔案管理和利用，開發(fā)個(gè)人人事檔案的使用價(jià)值。人事檔案管理年復(fù)一年重復(fù)舊工作，毫無創(chuàng)新可言。這不但影響現(xiàn)代人事檔案工作的正常管理，錯(cuò)漏和失密也難以避免!

（二）高校人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉

高校人事檔案管理工作具有政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的特點(diǎn)，要求人事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)的教育培訓(xùn)，并掌握足夠的檔案專業(yè)理論知識(shí)和方法，才能適應(yīng)人事檔案管理工作需要。從目前情況來看，高校人事檔案管理人員素質(zhì)達(dá)到上述要求的為數(shù)不多。由于認(rèn)識(shí)上的原因，學(xué)校的檔案管理人員普遍年齡偏大，學(xué)歷職稱較低，大多數(shù)是從其他崗位上輪換過來的。在高校從事人事檔案管理工作的人員中，科班出身的很少。他們的主要工作是人事部門的日常工作，管理人事檔案都是兼職的，而且是半路出家，對人事檔案管理工作要從頭學(xué)起，從熟悉工作到順利上路適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作需要較長時(shí)間。檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不夠熟悉，影響了人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和高校人事檔案工作的發(fā)展。

（三）高校人事檔案管理人員職業(yè)定位模糊

大多數(shù)高校人事檔案管理屬于組織人事部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，也有部分高校人事檔案管理工作歸屬學(xué)校辦公室綜合檔案室，還有極少數(shù)是歸屬于圖書檔案部門，各行其是，定位模糊。教職工除了調(diào)動(dòng)工作單位、申報(bào)職稱等情況下關(guān)心自己的個(gè)人檔案外，其他時(shí)間對人事檔案管理工作基本不予理會(huì)。少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案只在提拔、處分干部時(shí)有用，對高校的發(fā)展并無多大影響，對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。就連一些人事檔案管理人員自己，也對人事檔案管理工作的重要意義不甚理解，也談不上對業(yè)務(wù)的鉆研，感覺人事檔案管理工作枯燥繁瑣，職業(yè)定位模糊，發(fā)展方向不明確。因此造成人事檔案管理者工作積極性不高、事業(yè)心不強(qiáng)、奉獻(xiàn)精神不夠、業(yè)務(wù)上得過且過。高校人事檔案管理人員職業(yè)定位模糊、缺乏活力和創(chuàng)新意識(shí)，嚴(yán)重地影響和制約著人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）高校人事檔案管理人員缺乏繼續(xù)教育

提起繼續(xù)教育，高校一般只重視教學(xué)、科研人員的進(jìn)修學(xué)習(xí)，對人事檔案管理人員的繼續(xù)教育往往排不到日程上來。人事檔案管理人員待遇差，工作枯燥，又沒有進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，因而看不到前途，影響人事檔案管理人員工作積極性和隊(duì)伍的穩(wěn)定。沒有業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，因此無法充實(shí)和更新知識(shí)，無法學(xué)習(xí)新的技能，缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)來指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐。目前高校人事檔案管理雖然也配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但是人事檔案的開發(fā)利用水平、人事檔案材料的收集、整理、保管和利用，基本還是依靠手工操作，進(jìn)度慢，效率低，人事檔案信息化程度跟不上市場經(jīng)濟(jì)對高校人事制度改革的要求。日益加重的知識(shí)結(jié)構(gòu)失衡，偏離了建立一支管理、研究、服務(wù)相結(jié)合的高校人事檔案管理隊(duì)伍的目標(biāo)。

二、對高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性

（一）提高思想認(rèn)識(shí)的需要

高校人事檔案工作建立于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，偏重于政治色彩，在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，高校人事檔案工作也還是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，它具有嚴(yán)格的保密性、真實(shí)性、系統(tǒng)型和安全性等特征。從思想政治條件上說，要求人事檔案管理人員具備較強(qiáng)的原則性，具有政治敏銳性，樹立正確的世界觀、價(jià)值觀，具有較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任感。要通過繼續(xù)教育，努力提高人事檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)，做到堅(jiān)持原則，作風(fēng)正派，多做實(shí)事，少說空話，耐得寂寞，甘于奉獻(xiàn)。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《普通高校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及各項(xiàng)法規(guī)，依法制檔、建檔、管檔，維護(hù)人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

（二）提高業(yè)務(wù)能力素質(zhì)的需要

人事檔案工作是具有很強(qiáng)專業(yè)性、技術(shù)性的工作，人事檔案管理者首先要熟悉國家有關(guān)人事檔案工作的政策、法規(guī)和人事檔案專業(yè)相關(guān)理論；其次，熟悉高校人事檔案的建檔歸檔程序、保管、轉(zhuǎn)接的方法要求；再次，熟練掌握人事檔案管理工作的環(huán)節(jié)、方法和技術(shù)，全面收集檔案材料、科學(xué)整理、正確編寫案卷提名，編制檢索工具。使得人事檔案管理更科學(xué)、更高效。最后，人事檔案管理人員還應(yīng)具備有相應(yīng)的文字寫作能力。在檔案收集、管理過程中，有很多情況是必須用文字形式處理的，如整理、編目、統(tǒng)計(jì)、編研、文件匯編、編寫大事記、全宗介紹、檢索工具等。沒有一定的文字修養(yǎng)水平，是不能將零散的文件材料編纂成各類檔案或編研材料的。應(yīng)該通過繼續(xù)教育增強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。

（三）提高職業(yè)道德素質(zhì)的需要

事業(yè)心、責(zé)任心是做好工作的重要前提。高校人事檔案管理工作是非常重要的工作，但是比較艱苦、清貧，具體工作又很瑣碎、平凡。要求人事檔案管理工作者必須具有較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神；要能夠愛崗敬業(yè)、實(shí)事求是、嚴(yán)守秘密、安心盡職，力爭做到開拓進(jìn)取、勇于創(chuàng)新做好人事檔案管理工作。良好的職業(yè)道德素質(zhì)也只有通過不斷繼續(xù)教育來培養(yǎng)。

（四）提高現(xiàn)代化管理水平的需要

隨著市場經(jīng)濟(jì)對人事檔案管理提出的新挑戰(zhàn)，人事檔案的內(nèi)容也日益豐富，檔案管理現(xiàn)代化手段的使用也日益普及。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展對人才的要求，高校人事檔案管理手段要現(xiàn)代化。如檔案管理中的檔案檢索自動(dòng)化，檔案貯存縮微化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等都應(yīng)該逐步掌握。人事檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)之外，還應(yīng)擴(kuò)大自己的知識(shí)面。就更有助于人事檔案工作水平的提高。提高高校人事檔案現(xiàn)代化管理水平，也只能通過繼續(xù)教育來實(shí)現(xiàn)。

三、采取多種措施，對高校人事檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育

高校人事檔案管理工作的政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性都很強(qiáng)的特征,要求高校人事檔案工作者具備較高政治素質(zhì)、事業(yè)心和責(zé)任感，還應(yīng)該不斷加強(qiáng)創(chuàng)新學(xué)習(xí)，力求掌握檔案專業(yè)知識(shí)和人事檔案現(xiàn)代化管理知識(shí)，增強(qiáng)信息技術(shù)開發(fā)應(yīng)用能力，樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化管理，適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要。在機(jī)會(huì)極少的繼續(xù)教育中，也只是注意他們作為管理人員的共性，進(jìn)行一般進(jìn)修學(xué)習(xí)，在關(guān)注他們?nèi)耸聶n案管理工作特殊性上做得不夠，因此繼續(xù)教育應(yīng)該突出他們的專業(yè)性。

（一）建立和健全高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的制度

應(yīng)該將專業(yè)繼續(xù)教育列入高校人事檔案管理人員的進(jìn)修計(jì)劃，對繼續(xù)教育提出剛性要求。主管部門應(yīng)定期對高校人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育情況進(jìn)行檢查考核，建立和健全高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的制度，對不熟悉不掌握現(xiàn)代高校人事檔案管理知識(shí)的教師要督促其及時(shí)更新知識(shí)，并提供進(jìn)修檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，使已有的高校人事檔案管理人員適應(yīng)現(xiàn)代高校人事檔案管理。

（二）科學(xué)規(guī)范高校人事檔案管理人員培訓(xùn)內(nèi)容，提高繼續(xù)教育質(zhì)量

對高校人事檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，是對人事檔案管理人員的知識(shí)、技能進(jìn)行補(bǔ)充、更新和提高，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，使得高校人事檔案管理進(jìn)入更高層次，促進(jìn)高校發(fā)展。

1.繼續(xù)教育應(yīng)培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對高校發(fā)展的重要作用，經(jīng)常關(guān)心人事檔案管理工作，人事檔案管理人員的待遇、職稱等職業(yè)發(fā)展。對高校人事檔案管理人員進(jìn)行人生觀、價(jià)值觀等思想政治方面的教育，始終保持愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、淡泊名利的精神狀態(tài)。學(xué)校應(yīng)該創(chuàng)造條件，讓檔案管理人員對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行鉆研，讓他們在本職崗位上做成事業(yè)，產(chǎn)生自豪的成就感。還應(yīng)當(dāng)建立一定的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，包括物質(zhì)和精神的獎(jiǎng)勵(lì)，有效地調(diào)動(dòng)他們的積極性。也能促進(jìn)他們提高自身職業(yè)道德素質(zhì)，做好人事檔案管理工作。

2.繼續(xù)教育應(yīng)突出專業(yè)性

首先，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，高新技術(shù)層出不窮，對人事檔案管理工作和管理人員提出了更多挑戰(zhàn)。應(yīng)讓高校檔案工作者樹立終身接受教育的觀念，創(chuàng)造條件，不斷學(xué)習(xí)，拓展知識(shí)面，提高學(xué)歷職稱層次，適應(yīng)新時(shí)期的新要求。其次，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該根據(jù)人事檔案管理人員不同的層次和需求，突出專業(yè)性，安排他們參加各種形式的繼續(xù)教育，譬如對非檔案專業(yè)的管理人員要選送到有關(guān)高校檔案專業(yè)進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)技能；檔案專業(yè)畢業(yè)的管理人員要重點(diǎn)進(jìn)行知識(shí)的更新，學(xué)習(xí)人事檔案管理的前沿知識(shí)和新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，開闊視野，力求精益求精。再次是組織人事檔案管理人員參加一些業(yè)務(wù)活動(dòng)，進(jìn)行專業(yè)探討、參觀學(xué)習(xí)等，盡可能地為他們提供更多的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，研究現(xiàn)代人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。

3.繼續(xù)教育應(yīng)注重學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)

在人事檔案管理人員的繼續(xù)教育中，業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要注重學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)。應(yīng)當(dāng)按照先培訓(xùn)后上崗的原則，把培訓(xùn)的重點(diǎn)放在提高檔案管理人員適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作能力和技能上；使得崗位培訓(xùn)工作逐步科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理中的檔案檢索自動(dòng)化，檔案貯存縮微化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化科技手段。學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，接受新知識(shí)，跟上辦公自動(dòng)化步伐，提高管理質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)。所以，加強(qiáng)檔案人員的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，是加速人事檔案管理科技進(jìn)步，推動(dòng)人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

（三）采用多種繼續(xù)教育形式，提高高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)

高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)把人事檔案管理人員的繼續(xù)教育提到議事日程上來。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的繼續(xù)教育的培訓(xùn)形式應(yīng)該是多種多樣的。首先，立足崗位，提高人事檔案管理人員的實(shí)踐技能培訓(xùn)，繼續(xù)教育更應(yīng)重視高校人事檔案管理人員的本身的技能培訓(xùn)。傳統(tǒng)的面授、研討會(huì)、專題講座以及利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程教學(xué)無疑還是必要的。其次，在條件允許情況下，應(yīng)采取選送管理高校人事檔案管理人員，進(jìn)入高校檔案專業(yè)深造，提高他們的學(xué)歷和知識(shí)水平。再次，選派高校人事檔案管理人員到檔案館、人事檔案管理單位或者其他高校參觀學(xué)習(xí)或頂崗工作，培訓(xùn)他們的實(shí)踐能力和業(yè)務(wù)操作能力，這無疑是對高校人事檔案管理人員的最直接有效的繼續(xù)教育。

總之，高校人事檔案管理關(guān)系到高校的發(fā)展，高校人事檔案管理的水平取決于于人事檔案管理人員的素質(zhì)，在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，為了培養(yǎng)出合格的高校人事檔案管理人員，繼續(xù)教育是非常必要的。必須更新觀念，采取各種措施對人事檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的高校人事檔案管理隊(duì)伍，高校人事檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，更好地為社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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