淺談電力系統(tǒng)電子檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展策略

黃愛芹

【摘 要】新經(jīng)濟時代，面對全新的網(wǎng)絡(luò)化和信息化環(huán)境，電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的電子檔案數(shù)量和種類日益增多，電子檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。如何充分利用信息技術(shù)，加快檔案電子化建設(shè)，使其能更快、更好的為電力系統(tǒng)的發(fā)展提供服務(wù)，是我們急需探索和研究的課題。本文闡述了電子檔案管理的優(yōu)勢，分析了現(xiàn)狀和存在的問題，最后提出科學(xué)合理的發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】電力 電子檔案 管理 現(xiàn)狀 策略

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0348-01

隨著我國電力事業(yè)和信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，電子檔案管理工作在電力企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相關(guān)資料，具有高度時效性、快捷性、網(wǎng)絡(luò)性的特點，能更好的適應(yīng)當(dāng)前因電力企業(yè)的飛速發(fā)展，而導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)資料的收集整理和管理應(yīng)用的精細(xì)化和復(fù)雜化局面。推動電力企業(yè)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，能更準(zhǔn)確、更可靠、更完整的利用電子檔案，充分發(fā)揮其在生產(chǎn)建設(shè)中的作用，推動電力系統(tǒng)的健康發(fā)展。

一、電力電子檔案管理的優(yōu)勢

信息通信網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)的飛速發(fā)展為我們創(chuàng)造了一個無邊界的數(shù)字世界，檔案電子化管理已成為電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。大量由計算機直接生成的數(shù)據(jù)、電子檔案，以及用計算機掃描的圖像、圖形檔案材料已成為現(xiàn)代檔案電子化的存在形式，傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案已融入了影音、電子文本、圖像等多種新型載體，表現(xiàn)形式更形象、全面和生動，也激發(fā)了檔案管理方法和手段的多樣化和數(shù)字化，為檔案信息管理注入了新的活力。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有以下幾點優(yōu)越性：

1）保管形式優(yōu)越

紙質(zhì)檔案載體容易老化，復(fù)制或微縮拷貝時易出現(xiàn)信息丟失、清晰度下降、畸變等問題，且有限的存儲空間無法滿足無限增長的紙質(zhì)文件的需要，而電子檔案只需占據(jù)極少量的空間，在復(fù)制時，由于是電子化的信息處理，保存度完好。

2）保密性強，歸檔及時

電子檔案需要及時對文件進(jìn)行信息確認(rèn)，并設(shè)置密碼保護(hù)，以確保電子文件在處理、傳送和接收部門收到檔案時都準(zhǔn)確無誤。同時，處理好電子文件之后可以隨時歸檔，采用定期歸檔的方法或通過備份的形式，由生成部門經(jīng)過傳輸?shù)男问揭平唤o檔案管理部門，由管理人員給電子檔案編排號碼及設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，方便后期查找利用。

3）傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享

電子檔案的處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不受紙質(zhì)檔案只能在某時、某地才能讀閱讀的局限，網(wǎng)絡(luò)上信息傳遞方便快捷，而且，一個電子文件可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，速度快且效率高，不受存儲載體限制，擺脫時間和空間的制約，實現(xiàn)資源共享。

4）操作方便

利于遺漏文件的補漏增缺，對于形成檔案之前的電子文件，增、刪、改都很方便，減輕了檔案管理人員的繁瑣的整理工作，使他們可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，提高工作質(zhì)量和利用效率，發(fā)揮出更好的時效價值。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使檢索更加方便。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

電子檔案在電力企業(yè)的應(yīng)用，還屬于新興事物 ，相對于紙質(zhì)文檔，雖有很大優(yōu)勢，但也存在很多不足。

1）、對電子檔案管理的重要性認(rèn)識不足。

電力企業(yè)往往比較注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不會對企業(yè)的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用，對檔案管理工作不夠重視，庫藏檔案資源不夠重視。沒有充分意識到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的重要性，封閉守舊的檔案管理觀念沒有及時調(diào)整和適應(yīng)信息社會的需求，使檔案管理電子化建設(shè)受到一定的影響。

2）、安全系數(shù)低

電子檔案都是通過數(shù)字設(shè)備生成的，一個操作環(huán)節(jié)在處理過程中出現(xiàn)問題，就容易導(dǎo)致全部文檔都存在不確定性。而電子檔案數(shù)據(jù)的易消失性、易復(fù)制性和易改動性以及網(wǎng)絡(luò)的易侵害性，給電子檔案的安全保密性，帶來了極大的威脅。是當(dāng)前電子檔案管理存在的突出問題。另外，部分管理人員缺乏責(zé)任感，沒有較好的存檔和備份，容易出現(xiàn)文件損毀現(xiàn)象。造成不必要的損失。

3）、缺乏規(guī)范化的流程，管理人員素質(zhì)有待提高

電子檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時沒有充分參考檔案工作者的相關(guān)意見，或沒有檔案工作者的參與，使得電子檔案從生成到歸檔的過程中存在很多問題，造成了電子檔案管理原則 、歸檔范圍、組裝方法、保管條件、著錄格式、歸檔時間等缺乏規(guī)范化的流程或標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前電力檔案管理工作人員缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好的適應(yīng)檔案管理電子化、信息化的需求。

三、新形式下電力系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展策略

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、電子化，充分利用和發(fā)掘檔案信息資源，是新知識經(jīng)濟時代的必然要求。

1）、提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度

領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。檔案部門必需在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，利用新聞媒體，強勢宣傳推介檔案電子化、規(guī)范化管理工作，讓企業(yè)的決策者和領(lǐng)導(dǎo)者充分認(rèn)識到檔案管理是企業(yè)信息資源和知識資產(chǎn)的重要組成部分，納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動工作計劃中來，有部署有獎懲有分管的持續(xù)健康發(fā)展。

2）、加強檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員是檔案電子化管理的直接執(zhí)行者，電力企業(yè)檔案工作要想規(guī)范化發(fā)展，必需重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，加強管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能和素養(yǎng)。培訓(xùn)的方式因時因地因人而異，培訓(xùn)和實際結(jié)合，采取積極措施抓好知識引進(jìn)、更新和消化，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，通過定期培訓(xùn)來建立高素質(zhì)的檔案工作人員隊伍，充分挖掘信息化平臺的潛力，從而以現(xiàn)代化的檔案管理工作更有效的為企業(yè)服務(wù)。

3）、進(jìn)一步做好企業(yè)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作

信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)帶來諸多便利的同時也存在著較大的安全隱患，網(wǎng)上容易傳播病毒及非法訪問，易導(dǎo)致電子檔案被刪除和纂改，因此，要加大對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，制定完善的管理制度，加強訪問權(quán)限的管理，完善內(nèi)部控制制度和健全監(jiān)督機制，并引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，定期更新和升級計算機信息，防止病毒入侵，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全。最后，電力企業(yè)要按照國家檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，對知識產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密的檔案要采取有效的安全防護(hù)措施重點保護(hù)，以確保重要檔案信息的安全與完整。

4）、規(guī)范檔案利用制度和方式 ，增強檔案信息的實效

建立檔案利用管理制度，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的收集管理工作，以保證電子檔案的及時收集和更新，更好的滿足利用者的需求。建立檔案利用審批制度，根據(jù)利用者的情況和電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必需獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。對于內(nèi)容不是完全公開的電子檔案，在瀏覽過程中必需在有效的監(jiān)控下進(jìn)行，不宜用拷貝的方式提供使用。

最后，要創(chuàng)新檔案管理模式，電子檔案和紙質(zhì)檔案利用互補，同時提交保存歸納，以確保重要信息完整。例如電力企業(yè)在工程的建設(shè)過程中，施工單位一般都對紙質(zhì)檔案有統(tǒng)一的載體和格式要求，因此，在歸檔紙質(zhì)檔案的同時，也需要將電子文檔歸檔，這樣可以有效提高檔案信息的時效性，實現(xiàn)企業(yè)各部門之間的資源共享，方便相關(guān)人員的閱讀和檢索。

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