檔案安全機(jī)制之理性建構(gòu)

【摘 要】檔案安全是檔案工作的生命線。隨著時(shí)代進(jìn)步導(dǎo)致價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變以及自然災(zāi)害等原因，致使我國(guó)檔案的安全面臨著諸多天災(zāi)尤其人禍的威脅，筆者認(rèn)為提高檔案保護(hù)意識(shí)，從人、財(cái)、物以及制度方面建構(gòu)現(xiàn)代檔案安全機(jī)制，刻不容緩。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；責(zé)任意識(shí)；安全機(jī)制

檔案安全是檔案工作的生命線。在歷史實(shí)踐過(guò)程中，我國(guó)檔案安全保護(hù)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了輝煌的成果。然而，最近銀行泄露客戶檔案資料、國(guó)家公務(wù)員涉嫌身份、年齡、履歷、檔案造假事件頻頻發(fā)生。可見(jiàn)，隨著時(shí)代進(jìn)步導(dǎo)致價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變以及自然災(zāi)害等原因，致使我國(guó)檔案的安全面臨著諸多天災(zāi)尤其人禍的威脅，進(jìn)一步提高檔案保護(hù)意識(shí)，建構(gòu)現(xiàn)代檔案安全機(jī)制，全面提升檔案安全保障能力，顯得刻不容緩、尤為重要。

從檔案安全實(shí)踐來(lái)看，檔案的安全體系涉及檔案基礎(chǔ)設(shè)施、制度保障、技術(shù)裝備、人員儲(chǔ)備等諸多要素和檔案收集、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于檔案工作的整個(gè)過(guò)程，是一個(gè)復(fù)雜的綜合系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃、全方位地建構(gòu)現(xiàn)代檔案安全機(jī)制。

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建構(gòu)檔案安全的物質(zhì)保障機(jī)制

檔案館庫(kù)是保障檔案安全的重要屏障。在檔案館庫(kù)建設(shè)方面，應(yīng)該嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等法規(guī)，高度重視抗震烈度、防火等級(jí)等方面的剛性要求，充分考慮堅(jiān)固、安全、環(huán)保、實(shí)用等因素。在設(shè)施設(shè)備方面，遵循相應(yīng)的安全規(guī)定，按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫(kù)房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。甚至還可以依據(jù)檔案的重要程度及經(jīng)濟(jì)條件安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施、先進(jìn)的監(jiān)控和報(bào)警防盜系統(tǒng)等，為檔案的安全提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。

二、加強(qiáng)和完善檔案管理制度，建構(gòu)檔案安全的制度保障機(jī)制

建立健全檔案安全管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)安全規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，建構(gòu)檔案安全的制度保障長(zhǎng)效機(jī)制，把安全至上的理念融合、滲透、物化到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。具體來(lái)說(shuō)，要從以下幾個(gè)方面著手：

1、建構(gòu)科學(xué)、合理、嚴(yán)密的建檔歸檔機(jī)制

在檔案形成、保管和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都存在著破損載體、篡改信息的可能性，必須建立嚴(yán)格的管理制度，力爭(zhēng)做到“前端控制”與“全程管理”相結(jié)合，最大限度的保障檔案的原始性和真實(shí)性，以確保檔案安全。在檔案的形成過(guò)程中，要責(zé)任分明，檔案一經(jīng)形成，不得隨意變更，如有變更，必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序完成并將變更程序、內(nèi)容等詳細(xì)的記錄在案。在檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案安全檢查機(jī)制。上級(jí)單位對(duì)所屬下級(jí)單位的檔案安全工作每年都要進(jìn)行督促、檢查，對(duì)于在檔案安全上發(fā)生問(wèn)題的單位和個(gè)人，要依法追究責(zé)任。

2、提升檔案安全意識(shí)，建構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的檔案預(yù)警和應(yīng)急處置機(jī)制

近年來(lái)，檔案安全事故屢有發(fā)生，損失重大，教訓(xùn)深刻。要按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》和《檔案館災(zāi)害防治工作指南》的要求，指導(dǎo)各級(jí)檔案部門的防災(zāi)備災(zāi)、應(yīng)急處置和恢復(fù)重建工作。具體來(lái)說(shuō)，一是要完善受損檔案搶救修復(fù)制度。對(duì)突發(fā)災(zāi)害、事件以及自然老化等因素造成檔案損毀的，一定要盡快對(duì)破損檔案采取搶救和保護(hù)措施，避免造成更大損失。二是要實(shí)施重要檔案?jìng)浞葜贫?。三是要建?gòu)數(shù)字檔案信息安全制度。四是要建構(gòu)數(shù)字檔案異質(zhì)備份制度。在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得跨越時(shí)空的非傳統(tǒng)威脅上升。在當(dāng)前法律環(huán)境、技術(shù)環(huán)境等現(xiàn)實(shí)條件下，強(qiáng)化數(shù)字檔案資源異質(zhì)備份機(jī)制，有利于化解網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲、數(shù)字載體脆弱、信息平臺(tái)升級(jí)等可能帶來(lái)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，有效提高數(shù)字檔案信息的安全性和可靠性。

3、完善檔案利用安全保密制度

在檔案開(kāi)發(fā)、借調(diào)等過(guò)程中，要處理好檔案開(kāi)放和公開(kāi)與信息安全的關(guān)系，提高檔案利用過(guò)程中檔案載體安全和信息安全保障能力。在更多關(guān)注信息公開(kāi)、改善公共信息服務(wù)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)利用檔案的審查監(jiān)管工作，不該提供利用的檔案堅(jiān)決不提供，能利用副本的盡量利用副本，力爭(zhēng)盡量保密以保障檔案本體的安全和檔案信息的安全。

4、加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立檔案安全責(zé)任追究機(jī)制

在認(rèn)真梳理現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，完善檔案安全保密制度，明確安全管理工作責(zé)任。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)是本單位檔案安全的第一責(zé)任人，承擔(dān)檔案工作職能的機(jī)構(gòu)是主要責(zé)任機(jī)構(gòu)。檔案庫(kù)房要由專人負(fù)責(zé)管理，非檔案工作人員不得入內(nèi)。在各級(jí)崗位中，要權(quán)職分明，各司其職，一旦發(fā)生檔案安全事故，追究到底，絕不姑息。

5、加強(qiáng)檔案鑒定銷毀機(jī)制

對(duì)已到保管期限的檔案，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報(bào)告各項(xiàng)簽認(rèn)手續(xù)要完備。銷毀檔案要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩位人員在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

三、加強(qiáng)檔案安全的科技研究與應(yīng)用，建構(gòu)檔案安全的技術(shù)支撐和技術(shù)保障機(jī)制

隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)等科學(xué)技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，在帶來(lái)便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了檔案信息的安全隱患。在提高檔案安全保障工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平方面，要充分結(jié)合檔案工作實(shí)際，加強(qiáng)檔案防災(zāi)減災(zāi)策略、數(shù)字檔案信息安全保障策略、受損檔案搶救修復(fù)技術(shù)方法、電子文件真實(shí)性保證和長(zhǎng)久保存方法、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施等關(guān)鍵理論和技術(shù)方法的研究攻關(guān)，不斷提高檔案安全的理論支撐和技術(shù)保障能力。抓緊研究制定檔案安全科研規(guī)劃，將有利于從宏觀上加強(qiáng)組織和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案安全保障技術(shù)研究工作規(guī)范、快速、有序發(fā)展。采取有效措施推進(jìn)檔案安全保障相關(guān)新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的推廣應(yīng)用，促進(jìn)檔案安全保障能力快速提升。

四、加強(qiáng)檔案安全教育和專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案安全意識(shí)，建構(gòu)檔案安全的人才保障機(jī)制

通過(guò)對(duì)檔案工作人員開(kāi)展經(jīng)常性的安全教育和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，普及檔案安全保障基本知識(shí)與技能，推介國(guó)內(nèi)外檔案安全保障的最新成果，為檔案安全提供可靠的人才保障。具體來(lái)說(shuō)：一是要建立人事安全審查制。主要考查人員的思想道德修養(yǎng)、政治表現(xiàn)以及是否適于參與檔案信息安全保障工作等。二是要加強(qiáng)安全意識(shí)教育。通過(guò)學(xué)校教育、媒體宣傳、政策引導(dǎo)等多種方法和途徑進(jìn)行檔案安全教育活動(dòng)，培養(yǎng)、加強(qiáng)涉檔人員的檔案安全意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案安全保障的極端重要性，增強(qiáng)責(zé)任感。三是要實(shí)施檔案安全知識(shí)技能教育。四是要建立離崗人員管理機(jī)制。對(duì)于檔案工作人員調(diào)離崗位，要盡快收回鑰匙，進(jìn)行移交工作。對(duì)于電子檔案管理人員的調(diào)離，更要及時(shí)更換系統(tǒng)口令、取消賬號(hào)等，確保離職后，不再有檔案資源使用的任何權(quán)限，并確保離崗后承擔(dān)的安全與保密責(zé)任和義務(wù)。

總之，檔案安全建設(shè)涉及面廣、任務(wù)繁重，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，大膽探索，不斷創(chuàng)新，建構(gòu)完善的檔案安全機(jī)制，促進(jìn)檔案安全保障能力的持續(xù)提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]王良成：《檔案安全保障體系建設(shè)基本任務(wù)探析》，載于《中國(guó)檔案》2010.4，P18-19

[2]張艷欣：《檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建》，載于《檔案管理》2010.5，P8-9

作者簡(jiǎn)介：

陳慧（1973-），女，湖北公安人，現(xiàn)工作于湖南工學(xué)院學(xué)生處檔案室，主要研究方向?yàn)闄n案管理。