淺議高校人事檔案在人力資源信息化管理中的作用

吳曉琴

[摘要] 人力資源信息化管理是以人事檔案為基礎建立的人才信息化管理服務平臺，通過系統(tǒng)功能對信息進行統(tǒng)計分析及處理，獲得相關參數(shù)于預測組織人力資源需求，繼而做出人力需求計劃和有效的人力調(diào)配，使人力經(jīng)常保持在最佳比例，從而實現(xiàn)組織壯大與個人能力發(fā)展的管理者戰(zhàn)略方法。

[關鍵詞] 人事檔案； 人力資源信息化管理； 作用

[中圖分類號] F272.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0066- 02

高校人力資源信息化管理是科學管理人才的重要手段，是人事工作質(zhì)量水平上臺階的必然選擇。在高校的干部師資隊伍建設中，人事檔案是選人用人的有效憑證，是人力資源合理配置并讓人力價值最大限度予以體現(xiàn)的載體依據(jù)。高校人力資源信息化管理是以人事檔案為基礎建立的人力資源信息化管理服務平臺，通過系統(tǒng)功能對信息進行統(tǒng)計分析及處理，獲得相關參數(shù)是制訂人事管理方案的科學依據(jù)，如預測組織人力資源需求并做出人力需求計劃、招聘選擇人員并進行有效組織和調(diào)配、考核績效并進行有效激勵、結(jié)合組織與個人需要進行有效開發(fā)以實現(xiàn)最優(yōu)組織績效等。實施人力資源信息化管理能提高工作效率和服務質(zhì)量，對推動學校信息化建設起著積極的促進作用。

1 人力資源信息化管理是時代發(fā)展要求

高校是人才聚集的地方，除培養(yǎng)人才、科學研究外承擔著服務社會的重要職能，因此人才信息和人力配置是關鍵，傳統(tǒng)的人事管理終將被發(fā)展拋棄而實施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

（1） 高?？焖侔l(fā)展規(guī)模擴大，人才引進教師數(shù)不斷增加，人事管理愈加繁重，人力資源合理調(diào)配矛盾突出；再因受編制數(shù)限制下確保校內(nèi)正常運轉(zhuǎn)，編制外聘用人員將長期存在，流動中的人事檔案可能出現(xiàn)多頭現(xiàn)象，本單位建立的檔案信息可能斷裂不全，給人事管理特別是人事檔案管理帶來較大困難和壓力。因此，實施人力資源信息化管理是提高人事工作管理水平的必然選擇。

（2） 人力資源信息化程度是高校信息化建設水平的重要標志。近年來，高校信息化建設在不斷完善和加強，但多數(shù)高校人力資源信息化建設還處于起步階段，內(nèi)容單一信息化程度較低，人才信息服務與社會需求存在較大距離，不僅抑制了檔案信息資源的有效利用，還抑制了高校人才資源快速服務社會需求時限，同時也丟失了個人能力與組織發(fā)展壯大的機會。人力資源信息化管理是將先進的軟件與信息技術(shù)完美結(jié)合，以原始人事檔案為依據(jù)而建立的信息化管理服務平臺，讓檔案信息數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息電子保存與利用，優(yōu)化工作模式使人力資源管理從“事務型”向“戰(zhàn)略型”轉(zhuǎn)變，極大提高工作效率和服務質(zhì)量，推動學校信息化建設整體上臺階。

2 人事檔案是人力資源信息化建設的核心內(nèi)容

2.1 人力資源信息化系統(tǒng)設置以人事檔案為依據(jù)

① 人力資源系統(tǒng)設置采用“框架加模塊”，框架是組成人力資源信息系統(tǒng)的支架，包括系統(tǒng)范圍、系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)總體流程、需求分析等。模塊是系統(tǒng)內(nèi)不同內(nèi)容板塊，是系統(tǒng)內(nèi)容主體；系統(tǒng)范圍是人事管理權(quán)限內(nèi)全部人員的基本信息及對信息的利用權(quán)限；系統(tǒng)總體流程是系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)走向；系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)是人力資源系統(tǒng)模塊的分布結(jié)構(gòu)。② 模塊也是構(gòu)成人力資源信息系統(tǒng)的多個數(shù)據(jù)項，模塊數(shù)據(jù)項涉及的內(nèi)容多、范圍廣，涵蓋了人事檔案全部內(nèi)容。模塊包括：員工基礎信息 、公招聘用、就業(yè)合同 、薪酬績效、培訓管理、報表管理、人事異動、統(tǒng)計查詢、預警分析、檔案管理等，各模塊內(nèi)容的綜合體就是一份完整的人事檔案。

2.2 各模塊內(nèi)容是人事檔案的具體呈現(xiàn)

在檔案管理模塊中，主要記錄職工的檔案去向及存放情況，包括在職和離職職工的檔案傳遞記錄，檔案由何單位轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)去何單位及檔案傳遞的原因等。在職工基礎信息管理模塊中，顯示教職工的履歷，職稱評聘，政治面貌，培訓經(jīng)歷，勞動合同，薪酬績效，職務變化，行業(yè)學會、協(xié)會教師榮譽，如教學成果獎、科技成果獎、 教學名師、優(yōu)秀教師、科學技能、教育科研、論文著作、專家學科帶頭人等重要信息，這些信息分別是人事檔案一類至十類的內(nèi)容，是一份較完整的人事檔案再現(xiàn)。各模塊具有添加、修改和刪除功能，定期更新信息，信息更新的同時人事檔案也在不斷的豐富和發(fā)展。

2.3 提高檔案利用率體現(xiàn)檔案價值

人事檔案由人事部門建立和保存利用，屬個人享受國家所有的寶貴文獻，內(nèi)容信息涉及到知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私權(quán)的保護，在管理利用中必須遵守嚴格的管理制度，因此，檔案使用在一定范圍內(nèi)受到嚴格限制成為死檔。人力資源信息化管理將人事檔案信息科學合理地集合于系統(tǒng)各功能模塊中，信息內(nèi)容能及時得到添加、修改和更新，又能確保信息真實性和完整度，教職工能合理利用自己的信息，檔案利用率大幅提高。有的信息可通過職能部門提供，信息曲道可靠有保障且速度快，如科技類信息從科技處導入、教務類信息直接從教務處導入等，經(jīng)人事部門審核認定后更新。信息利用體現(xiàn)以“人”為本，教職工通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，能聯(lián)網(wǎng)查詢、更新個人的基礎信息；院系各級領導能分別查詢、統(tǒng)計全院或本系教職工基礎信息等，提高信息利用率體現(xiàn)檔案價值。

3 人事檔案在人力資源信息化建設中的作用

3.1 人事檔案是人力資源信息化建設的原始支撐材料

人事檔案作為重要存儲器記載著人才重要信息，是高校人力資源的寶貴文獻。它歷史地、全面地記錄和反映個人基本情況、學習、工作經(jīng)歷、德、能、勤、績等表現(xiàn)及發(fā)展過程。通過它可以了解教職工過去，預測發(fā)展?jié)摿?，讓各具特長人才各施其長，最大限度地發(fā)揮人才效力；同時為組織人事部門選拔干部、制訂師資培訓、人才隊伍建設等方案提供重要依據(jù)，是人力資源信息化建設的原始依據(jù)及載體支撐材料，沒有人事檔案就沒有可靠、可信、可用的人才信息值得利用。所以，人事檔案對人力資源信息化建設起著重要的保障作用。

3.2 實施人力資源信息化管理能提高高校社會核心競爭力

高校不僅是培養(yǎng)人才的場所，也是專家學者匯集的地方。個人學術(shù)成功所取得的重大成果或成績，大都有著不凡的奮斗經(jīng)歷和艱辛的發(fā)展過程，在研究領域中取得突破性成績躍居國際或國內(nèi)先進水平，在行業(yè)或?qū)I(yè)領域中位居前列成為有影響力的高級專家或科學家，不僅是國家寶貴人才，也是高校發(fā)展不可缺少的棟梁。隨時間和社會發(fā)展，代代專家學者前仆后繼青出于藍而勝于藍，唯有人事檔案全面清楚記載著他們成長發(fā)展及取得成績的全過程，人力資源信息化管理將高校的先進文化和科研成果有效服務社會，對內(nèi)激勵教師們健康向上不斷奮進努力做出新業(yè)績，對外能樹立高校形象增強社會核心競爭力起著積極的促進作用。

3.3 人事檔案能促進人力資源合理配置

以人事檔案為基礎建立的人力資源信息化管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)功能對信息進行分類、匯總、統(tǒng)計和分析處理，獲得的統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為人才配備的科學依據(jù)，能有效對人力進行科學分類、管理和使用，將長期需求與眼前問題相結(jié)合進行合理調(diào)配和規(guī)劃，如專業(yè)人才需求、學科結(jié)構(gòu)人力組合、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等不同情況的配備；根據(jù)人才能力和人才專業(yè)優(yōu)勢的不同特點，在組織內(nèi)進行合理配置，因事而選擇人，將人才配置到最能施展個人能力的崗位，充分發(fā)揮人才的特長及主觀能動性，使人盡其才；為避免人才堆積和學非所用現(xiàn)象，促進在組織內(nèi)部進行部門之間、院系之間、專業(yè)之間人才合理有序地流動，快速為各部門、各專業(yè)學科發(fā)展需要合理配置人力，以實現(xiàn)人事管理目標。

3.4 人事檔案促進人力資源需求預測科學化

高校規(guī)模迅速發(fā)展是影響人力資源需求的主要因素，人事部門對人力現(xiàn)狀進行有效合理分析、合理調(diào)配，有效的人事檔案是提供分析當前組織內(nèi)部人力資源狀況是否符合組織變革與發(fā)展需要的憑證，并對制訂科學的人力資源管理計劃或人才調(diào)配實施方案起著決策性的指導作用。反之，脫離人事檔案支撐而提出的人力資源需求預測信息是沒有客觀依據(jù)的，其結(jié)果必然是不科學而盲目無用的。

總之，高校人事檔案與人力資源信息化管理關系密切。人事檔案是人力資源信息化管理過程中采集信息的有效載體，也是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、管理人才的唯一憑證。沒有人事檔案作為保障就沒有人力資源信息化建設和使用，也不可能做出人才需求科學預測和人力資源合理調(diào)配方案；離開人力資源信息化管理的人事檔案，其檔案有效利用率較低，檔案價值不能充分得到體現(xiàn)。人力資源信息化管理與人事檔案管理具有互相促進，互為發(fā)展作用，人力資源合理配置能促進人事檔案管理規(guī)范化制度化；而人事檔案的科學化管理，能推動人力資源信息化內(nèi)容更豐富、服務更加全面，科學預測和科學管理人才更加精準，最終達到人盡其才、科學用人的目的。

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