清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

晏凌 張蓓

【摘要】

針對(duì)高校圖書(shū)館捐贈(zèng)工作和非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)的特點(diǎn)，界定書(shū)信、筆記、手稿、講義、題詞、卡片、文章、海報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、書(shū)法、繪畫(huà)、照片/幻燈、影集、證書(shū)、獎(jiǎng)狀等各種類(lèi)型的非書(shū)刊文獻(xiàn)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)涵蓋基于特藏專(zhuān)題聚類(lèi)的工作流程、多層級(jí)的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案、用戶導(dǎo)向的系統(tǒng)功能模塊等方面。

【關(guān)鍵詞】

非書(shū)刊文獻(xiàn) 捐贈(zèng) 多層級(jí) 元數(shù)據(jù)方案 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

特藏資源具有的稀缺性、獨(dú)特性、傳承性等特點(diǎn)，決定了圖書(shū)館特藏建設(shè)可由購(gòu)買(mǎi)、系統(tǒng)積累和接受捐贈(zèng)三種途徑實(shí)現(xiàn)。高校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)緊張但人脈豐富，使得捐贈(zèng)成為其特藏建設(shè)高效、便捷的重要途徑[1]。

清華大學(xué)圖書(shū)館接收的捐贈(zèng)品種類(lèi)繁多，類(lèi)型豐富：除傳統(tǒng)的圖書(shū)、期刊之外，還有手稿、照片、字畫(huà)等非書(shū)刊文獻(xiàn)[2]。如何甄選并有效管理捐贈(zèng)獲得的非書(shū)刊文獻(xiàn)，使之最終發(fā)展成圖書(shū)館真正的特藏？這是清華大學(xué)圖書(shū)館面臨的問(wèn)題。其中非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)的管理是最迫切需要解決的問(wèn)題。理由有三：①圖書(shū)和期刊管理在目前高校圖書(shū)館已是非常成熟的日常工作，而對(duì)手稿、字畫(huà)、書(shū)信、筆記等非書(shū)刊文獻(xiàn)的管理，國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館都還在探索中；②非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)相比圖書(shū)和期刊文獻(xiàn)，圖書(shū)館更難獲得，因此非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)更顯珍貴和稀缺；③高校圖書(shū)館的根本目標(biāo)是為教學(xué)科研服務(wù)，對(duì)專(zhuān)業(yè)研究人員來(lái)說(shuō)，非書(shū)刊文獻(xiàn)一般是非正式出版物，通過(guò)正常途徑很難獲得，因此也更有研究?jī)r(jià)值和資料價(jià)值。

筆者借鑒圖書(shū)和期刊文獻(xiàn)管理的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合圖書(shū)館捐贈(zèng)工作和非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)分析

1.1基于特藏專(zhuān)題聚類(lèi)的工作流程

非書(shū)刊文獻(xiàn)是指除圖書(shū)（含隨書(shū)光盤(pán)、磁帶）、期刊以外的各類(lèi)文獻(xiàn)資源，之所以定名為文獻(xiàn)，主要與“瓷器”等實(shí)物資源區(qū)分。

清華大學(xué)圖書(shū)館的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)類(lèi)別繁多，形式各異。為了便于管理和深入挖掘有價(jià)值的特藏文獻(xiàn)，筆者依據(jù)內(nèi)容將非書(shū)刊文獻(xiàn)按專(zhuān)題聚類(lèi)，形成“保釣統(tǒng)運(yùn)”、“地方文獻(xiàn)”、“國(guó)際貨幣基金組織（IMF）”、“世界銀行（WB）”、“亞洲開(kāi)發(fā)銀行（ADB）”、“世界各國(guó)中央銀行（CB）”、“清華院士”、“校友”、“學(xué)生作品”、“國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館”等特藏專(zhuān)題，每個(gè)專(zhuān)題指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理和服務(wù)。負(fù)責(zé)捐贈(zèng)工作的館員收到非書(shū)刊文獻(xiàn)捐贈(zèng)品后，首先判定其所屬的特藏專(zhuān)題，直接交由該專(zhuān)題的責(zé)任館員，完成收登、初挑、入藏、統(tǒng)計(jì)及往來(lái)文件、信件回復(fù)等工作；若不能確定所屬專(zhuān)題，統(tǒng)一交由特藏部處理。清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊文獻(xiàn)捐贈(zèng)工作流程圖如圖1所示：

1.2需求分析

捐贈(zèng)工作的特點(diǎn)決定了系統(tǒng)數(shù)據(jù)需分成4個(gè)層級(jí)進(jìn)行管理，即捐贈(zèng)者信息、捐贈(zèng)單信息、捐贈(zèng)品基本信息、捐贈(zèng)品復(fù)本（件）信息。該問(wèn)題將在2.2節(jié)予以進(jìn)一步說(shuō)明。

系統(tǒng)對(duì)同類(lèi)型資料應(yīng)能區(qū)分出所屬的特藏專(zhuān)題，并實(shí)現(xiàn)將同一特藏專(zhuān)題的不同類(lèi)型資料集中匯集抽離出來(lái)的功能。

設(shè)置捐贈(zèng)品名稱(chēng)、捐贈(zèng)品編號(hào)、捐贈(zèng)人（單位）名稱(chēng)、特藏專(zhuān)題名稱(chēng)、去向等檢索項(xiàng)，要求支持模糊檢索。

可按以下字段統(tǒng)計(jì)：文獻(xiàn)類(lèi)型、特藏專(zhuān)題名稱(chēng)、登記時(shí)間（具體某個(gè)日期或是某段時(shí)間）、捐贈(zèng)人（單位）名稱(chēng)、去向、記錄登記人等，并能按一定格式輸出到打印機(jī)或文件。

錄入數(shù)據(jù)基于權(quán)限分級(jí)管理。記錄一經(jīng)確認(rèn)，將不容許隨便修改，如確要修改，需填寫(xiě)說(shuō)明，交系統(tǒng)管理員存檔后，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一修改。

多層級(jí)的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案

對(duì)各種非書(shū)刊文獻(xiàn)，現(xiàn)在已經(jīng)有不少成型的元數(shù)據(jù)規(guī)范，如“CDLS：中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目”中對(duì)會(huì)議論文[3]、地方志[4]、家譜[5]、拓片[6]等都形成了完整的元數(shù)據(jù)方案[7]。但管理捐贈(zèng)途徑獲得的非書(shū)刊文獻(xiàn)除了需要考慮文獻(xiàn)本身的特點(diǎn)外，還必須考慮捐贈(zèng)的相關(guān)信息，如捐贈(zèng)者信息、捐贈(zèng)時(shí)間、地點(diǎn)、起源等。筆者抽取資源的本質(zhì)特點(diǎn)，在借鑒現(xiàn)有元數(shù)據(jù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了多層級(jí)的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案，全面深入地揭示捐贈(zèng)物品，以便合理組織信息，有效利用捐贈(zèng)物品，為高校教學(xué)科研提供資源保障。

2.1非書(shū)刊文獻(xiàn)的類(lèi)型界定

按本文1.1節(jié)對(duì)非書(shū)刊文獻(xiàn)的定義，非書(shū)刊文獻(xiàn)除了主要包括技術(shù)報(bào)告、政府出版物、會(huì)議文獻(xiàn)、學(xué)位論文、專(zhuān)利文獻(xiàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品樣品等常見(jiàn)類(lèi)型外，還包括書(shū)信、筆記、手稿、書(shū)法等特種文獻(xiàn)。為保證非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)中信息的規(guī)范化，筆者將日常工作中容易產(chǎn)生歧義的非書(shū)刊文獻(xiàn)類(lèi)型了明確的界定。如表1所示：

2.2多層級(jí)的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案

根據(jù)元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和作用，可將元數(shù)據(jù)劃分為管理元數(shù)據(jù)（administrative metadata）、描述元數(shù)據(jù)（descriptive metadata）、分析元數(shù)據(jù)（analytical metadata）、權(quán)限管理元數(shù)據(jù)（rights management metadata）和技術(shù)元數(shù)據(jù)（technical metadata）等類(lèi)型[8]。

清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)方案是典型的描述元數(shù)據(jù)，該方案全面描述系統(tǒng)中與捐贈(zèng)資源相關(guān)的各類(lèi)特征和屬性，包括捐贈(zèng)者特征、捐贈(zèng)品特征、復(fù)本（件）特征以及系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)功能過(guò)程中所要求的其他語(yǔ)義信息等。同時(shí)，該元數(shù)據(jù)方案還清晰地展現(xiàn)了捐贈(zèng)者、捐贈(zèng)單、捐贈(zèng)品、捐贈(zèng)品復(fù)本（件）之間的層級(jí)關(guān)系。

例如：“張三”在2012年5月11日、2012年9月5日分別捐贈(zèng)了兩批非書(shū)刊文獻(xiàn)，文獻(xiàn)中含有字畫(huà)、講義、書(shū)信等類(lèi)型，其中2012年9月5日批次中有一種《線性代數(shù)講義》是油印的，有3個(gè)同樣的復(fù)本，則該表述的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如圖2所示：

圖2 多層級(jí)的非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)示意

2.2.1“捐贈(zèng)者”元數(shù)據(jù)項(xiàng)及簡(jiǎn)單說(shuō)明

2.2.2“捐贈(zèng)單”元數(shù)據(jù)項(xiàng)及簡(jiǎn)單說(shuō)明

2.2.3“捐贈(zèng)品”元數(shù)據(jù)項(xiàng)及簡(jiǎn)單說(shuō)明

2.2.4“復(fù)本（件）”元數(shù)據(jù)項(xiàng)及簡(jiǎn)單說(shuō)明

用戶導(dǎo)向的系統(tǒng)功能模塊

根據(jù)面向的用戶不同，非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括后臺(tái)管理、服務(wù)展示兩個(gè)子系統(tǒng)，功能模塊劃分如圖3所示：

圖3 非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)模塊

3.1后臺(tái)管理子系統(tǒng)

該系統(tǒng)使用者是圖書(shū)館館員，側(cè)重于捐贈(zèng)品管理以及相關(guān)工作流的建立。系統(tǒng)目標(biāo)為：①基于非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案，更好地對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行描述，便于電子化管理；②基于清華大學(xué)圖書(shū)館在非書(shū)刊文獻(xiàn)捐贈(zèng)工作上的實(shí)踐，建立規(guī)范合理的工作流，推動(dòng)工作規(guī)范化、程序化進(jìn)程。

3.2服務(wù)展示子系統(tǒng)

該系統(tǒng)的使用者是捐贈(zèng)者和普通讀者，側(cè)重于非書(shū)刊捐贈(zèng)文獻(xiàn)的使用和對(duì)捐贈(zèng)工作的展示。系統(tǒng)目標(biāo)為：①實(shí)時(shí)發(fā)布捐贈(zèng)信息，使捐贈(zèng)者能及時(shí)了解捐贈(zèng)品的狀況，調(diào)動(dòng)捐贈(zèng)者的積極性，吸引更多捐贈(zèng)；②有效揭示捐贈(zèng)品，使讀者了解圖書(shū)館所藏，促進(jìn)非書(shū)刊文獻(xiàn)的利用；③宣傳非書(shū)刊文獻(xiàn)捐贈(zèng)工作，為圖書(shū)館特藏建設(shè)添磚加瓦。

結(jié)語(yǔ)

筆者設(shè)計(jì)的“清華大學(xué)圖書(shū)館非書(shū)刊特藏文獻(xiàn)捐贈(zèng)管理系統(tǒng)”于2013年1月開(kāi)發(fā)完成，2013年3月進(jìn)入系統(tǒng)試用和調(diào)試階段，目前已經(jīng)積累數(shù)據(jù)約5 000條。系統(tǒng)運(yùn)行良好，希望本文的介紹能為圖書(shū)館非書(shū)刊文獻(xiàn)的管理起到借鑒作用。

[參考文獻(xiàn)]

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