當(dāng)前高校教職工檔案管理中存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)策略

楊 陽(yáng)，趙長(zhǎng)祺(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

當(dāng)前高校教職工檔案管理中存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)策略

楊 陽(yáng)，趙長(zhǎng)祺
(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

檔案管理;教職工檔案;檔案信息化

人事檔案管理工作是高校教育工作的重要組成部分，目前，高校越來(lái)越重視人力資源管理。在人力資源管理過(guò)程中，對(duì)個(gè)人資歷、能力、閱歷的了解只依賴于檔案資料，在新形勢(shì)下，沿用過(guò)去的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的需要，本文對(duì)當(dāng)前高校教職工檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)對(duì)策。

1 高效教職工檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 教職工自身檔案觀念淡漠由于受長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)觀念或固有觀念的影響，身為高校人事檔案工作的對(duì)象—教職工，對(duì)與自己切身利益相關(guān)的檔案重視力度并不夠，認(rèn)為與自己的關(guān)系不大，也因此對(duì)檔案收集時(shí)需要的各種資料不會(huì)主動(dòng)、積極的予以搜集、整理，并提交給檔案管理部門。例如，目前高校教職工為了提高自身的學(xué)歷、資歷，參加了許多出國(guó)、進(jìn)修、培訓(xùn)等活動(dòng)，但在回到本單位后沒(méi)有把相關(guān)的培訓(xùn)登記表等要求歸檔的資料送到檔案管理人員手中，而是自己保留，他們并不知道這樣會(huì)嚴(yán)重影響自身檔案的完整性，往往直到職位變動(dòng)需要檔案提供相關(guān)資料時(shí)才會(huì)察覺(jué)，而此時(shí)往往手中的資料也已經(jīng)遺失。諸如此類的情況時(shí)有發(fā)生，既影響了高校教職工自身的利益，也對(duì)檔案管理工作造成了不良影響。

1.2 檔案信息化程度不高，效率低下目前，檔案管理工作效率比較低，還是純手工操作，檔案材料也全都是紙質(zhì)材料。當(dāng)然，這種形式的檔案管理方式在最初的社會(huì)歷史背景下是適合和必要的。由于檔案管理工作固有的保密性和獨(dú)立性的要求，檔案管理在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里都被認(rèn)為是神秘的和不可接觸的工作，因此這種形式的檔案管理方式曾經(jīng)、并且在現(xiàn)在與未來(lái)都有不可否認(rèn)的優(yōu)勢(shì)所在。但是在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，人事檔案的利用成為了更被看重的人事檔案管理工作的目的，并且，人事檔案的服務(wù)性和可利用性也成為了檔案管理工作的新重點(diǎn)，這就對(duì)檔案管理工作提出了更為高效、更為復(fù)雜的要求，而原來(lái)的純手工操作和純紙質(zhì)檔案的形式已不能滿足當(dāng)前社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案管理工作的要求。作為紙質(zhì)檔案材料，它的原始性、可靠性、完整性是信息化檔案無(wú)法完全替代的，因此，將來(lái)紙質(zhì)檔案材料也有一定存在的必要性，但并不等于現(xiàn)代化的檔案管理工作不能將信息化管理、電子化檔案作為有益的補(bǔ)充手段，從而提供更為高效和人性化的服務(wù)。

1.3 檔案資料收集不全且內(nèi)容空泛當(dāng)前形勢(shì)下的高校教職工有很多進(jìn)修、出國(guó)、讀研、讀博等機(jī)會(huì)，這也是高校提高人才素質(zhì)的有益策略，并且高校也加強(qiáng)了高學(xué)歷、高層次人才的引進(jìn)。在這些人才的來(lái)往與交流過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)這些人的檔案資料不太完整，有很多進(jìn)修歸來(lái)的教職工并沒(méi)有把新獲得的資歷、學(xué)位等資料補(bǔ)充到自己的檔案中，這就給檔案管理工作造成了許多漏洞。例如:個(gè)人升職過(guò)程中，需要提供個(gè)人進(jìn)修、出國(guó)的相關(guān)資料，而這些本該由檔案管理部門提供的資料長(zhǎng)時(shí)間保存在個(gè)人手中，在需要的時(shí)候不是很難找到就是已經(jīng)丟失，不僅對(duì)檔案管理工作造成了影響，也影響了個(gè)人事業(yè)的進(jìn)程。另一方面，檔案資料中很多內(nèi)容側(cè)重于自我評(píng)價(jià)，因此官話、套話居多，教職工為個(gè)人利益考慮所填寫(xiě)的內(nèi)容多是褒揚(yáng)之詞，很難看出真實(shí)情況，這樣的資料就失去了作為檔案資料最重要的特點(diǎn)—真實(shí)性，這也是檔案管理工作中必須注意的問(wèn)題。

2 應(yīng)對(duì)策略

2.1 提高教職工自身的檔案觀念針對(duì)教職工檔案觀念淡漠的問(wèn)題，檔案管理人員可以通過(guò)強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，加大宣傳檔案管理與自身利益的聯(lián)系性，改變搜集檔案過(guò)程中的主動(dòng)性等方面加以避免。以此提高教職工對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)也提高檔案管理過(guò)程中教職工與檔案管理人員的主動(dòng)性和參與性，這樣必然對(duì)提高檔案管理工作的效率有積極的促進(jìn)作用。因此，應(yīng)在檔案意識(shí)的宣傳和培養(yǎng)上投入更大的精力，以提高所有教職工的檔案意識(shí)并且積極參與進(jìn)來(lái)。

2.2 做好檔案管理工作的信息化建設(shè)和改革為了使檔案管理工作在繼承以往工作的有益經(jīng)驗(yàn)和適應(yīng)現(xiàn)代化的新需求中健康良性發(fā)展，要求在檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化的過(guò)程中謹(jǐn)慎、大膽。謹(jǐn)慎，是考慮到檔案管理工作的特殊性和重要性;大膽，是要跟上現(xiàn)代化、信息化的腳步。這兩方面缺一不可，沒(méi)有謹(jǐn)慎，檔案管理工作將失去其嚴(yán)肅性;沒(méi)有大膽，檔案管理工作將止步不前、僵化遲鈍。在現(xiàn)代化和信息化的要求下，檔案管理工作要以更合理的步伐、并遵循檔案管理工作自身的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行信息化改革。

2.3 加強(qiáng)檔案資料收集工作的完整性和真實(shí)性為了避免與克服搜集檔案資料時(shí)遇到的困難和問(wèn)題，檔案管理工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理制度并堅(jiān)決徹底的執(zhí)行，對(duì)人事變動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的新資料、新內(nèi)容要做到心中有數(shù)，在收集和整理檔案資料時(shí)要做到與時(shí)俱進(jìn)，在人員往來(lái)過(guò)程中把握每一條應(yīng)該收集的檔案資料，應(yīng)該是主動(dòng)進(jìn)行收集而不是坐等教職工將資料送到檔案管理者手中。為了改變檔案中部分資料內(nèi)容失真、失實(shí)的情況，檔案管理過(guò)程中應(yīng)該對(duì)部分可供共享的內(nèi)容進(jìn)行公開(kāi)，通過(guò)群眾監(jiān)督的方式盡量避免上述情況。針對(duì)檔案的完整性和真實(shí)性的要求，在群眾監(jiān)督和輿論監(jiān)督雙重作用之下公開(kāi)部分檔案資料，以提高檔案資料的完整性和真實(shí)性。

以上種種措施都是在新形勢(shì)下檔案管理工作需要做出的努力和調(diào)整，是為了在保持過(guò)去良好的經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，提供更為人性化和個(gè)性化的檔案服務(wù)而做出的改變，這種改變必將有效的提高和加快高校教職工檔案管理工作的進(jìn)程，為高校的現(xiàn)代化建設(shè)保駕護(hù)航。

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2012-12-26)