談如何管好往來賬

張曉玲

對于往來賬的管理，不同的單位有不同的管理辦法，但管理的效果如何卻差別很大，好的管理辦法會使企業(yè)風(fēng)險大大降低、損失降低到最大限度。往來賬管理通常包括預(yù)付或預(yù)收賬款、應(yīng)收和應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收或其他應(yīng)付賬款，我在這里所說的往來賬管理主要指對債權(quán)部分的管理，即：財務(wù)賬面的“預(yù)付賬款”、“應(yīng)收賬款”、“其他應(yīng)收款”“的管理。

一直以來，許多企業(yè)或上市公司都存在著往來賬掛賬數(shù)額較大、戶頭多，部分賬齡較長，難以清理清收，甚至形成爛賬或壞賬，使企業(yè)蒙受損失。我公司是較大的國有控股公司，近一年來針對往來賬掛賬巨高不下的問題，制定了清收任務(wù)并制定了將其完成情況與相關(guān)責(zé)任人獎金掛鉤，與此同時我們從問題形成的源頭開始抓起，通過管理，往來賬掛賬數(shù)額大幅下降，實踐證明，這種管理辦法卓有成效。

一、導(dǎo)致往來賬目管理存在問題的原因

（1）沒有建立客戶資信評價體系，給銷售回款埋下了隱患；

（2）未建立銷售合同跟蹤制度，銷售合同簽訂后，執(zhí)行到什么程度，執(zhí)行情況如何，沒人跟蹤監(jiān)督；

（3）銷售信息共享程度較低，財務(wù)部門、銷售部門、產(chǎn)品庫房協(xié)調(diào)聯(lián)動欠缺；

（4）銷售回款清收力度不夠、清理不及時、對賬不及時，沒有系統(tǒng)的清收對賬制度，使壞賬損失率上升；

（5）財務(wù)部門對往來信息匯總反饋、監(jiān)督管理薄弱，喪失了防火墻的功能。

二、具體存在的問題及解決辦法

（一）預(yù)付賬款

1.“預(yù)付賬款”管理存在的問題

（1）款已支付、貨也收到，但供貨單位不及時開發(fā)票或款已支付、貨也收到，剩余部分發(fā)票未開或根本不想開，造成購貨單位無法核賬；（2）款已支付，發(fā)票和貨物都未收到，使購貨單位無法核賬，并且給購貨單位造成一定損失。

2.采取的防范應(yīng)對措施

（1）與供應(yīng)商簽署合同條款時應(yīng)明確規(guī)定在第二次付款前應(yīng)提供前次付款的全部發(fā)票，如貨已收到，款付至80%時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)認(rèn)真核對合同及發(fā)票開具情況，如果之前的發(fā)票未開夠，在支付剩余20%款時，應(yīng)要求供貨單位將發(fā)票全部開齊；

（2）供應(yīng)部門對合同的執(zhí)行情況應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤到底即：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)建立合同管理臺賬；對所訂貨物的到貨數(shù)量、入庫驗收情況、申請付款以及索要發(fā)票及合同糾紛等事項有明確的記錄，同時還應(yīng)隨時了解和關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營動態(tài)，避免款付，貨、發(fā)票無法收回的情況發(fā)生，合同執(zhí)行過程中如發(fā)生質(zhì)量糾紛，經(jīng)辦人應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報；

（3）為保證業(yè)務(wù)前后銜接，供應(yīng)科人員調(diào)離本崗或辭職，應(yīng)辦理交接手續(xù)：交接表應(yīng)寫清楚本人負(fù)責(zé)管理的各項工作內(nèi)容及未了事項等；辦理交接時部門領(lǐng)導(dǎo)必須監(jiān)交，交接表一式三份，移交人、接交人、監(jiān)交人必須同時在交接表上簽字，調(diào)離人員原則上應(yīng)將未了事項辦理完畢或在交接表上交代清楚待處理的未了事項，以免留下后患；

(4）為防止發(fā)票丟失，要求供應(yīng)商寄發(fā)票時寫清楚收票人的詳細(xì)地址和姓名，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)建立票據(jù)登記制度；

（5）財務(wù)部門應(yīng)參與所有供應(yīng)合同的簽訂過程，了解每個合同的內(nèi)容，負(fù)責(zé)審核合同結(jié)算條款：一般貨物采購不打預(yù)付款，特殊情況需打預(yù)付款，必須寫申請報告報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

（6）財務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)確核算往來賬：票據(jù)應(yīng)及時入賬，核算過程中仔細(xì)閱讀合同條款，掛賬時如發(fā)現(xiàn)缺少貨物入庫或驗收手續(xù)或與合同結(jié)算條款不符的事項，財務(wù)部有權(quán)不予付款或掛賬，并要求相關(guān)部門立刻改正；

（7）定期與往來單位對賬；內(nèi)部單位往來在每月28日對賬會上核對；給外部供應(yīng)商付款前必須根據(jù)合同對清楚每筆賬，對賬后應(yīng)有雙方簽字確認(rèn)的對賬單或?qū)~記錄并存檔。

（二）其他應(yīng)收賬

1.其他應(yīng)收款掛賬的原因

主要有單位借款、繳納押金、繳納保證金、員工個人欠款、工傷借款等，借款不及時報賬或財務(wù)部門只知道掛賬不去主動清賬。

2.應(yīng)對措施

個人借款應(yīng)當(dāng)寫申請借款報告，借款報告應(yīng)寫明借款事由、借款金額、還款日期等，逾期未還款，扣借款人工資；因公出差不出省的一律不予借款，不得借支備用金；借款辦理其他事項，應(yīng)及時取得對方單位發(fā)票或收據(jù)；跨省出差回來后規(guī)定十日之內(nèi)報銷，報銷后及時歸還個人借款；工傷借款掛單位安全部門經(jīng)辦人頭上，掛誰的賬誰負(fù)責(zé)清理歸還；從賬齡分布來看，半年以上的其他應(yīng)收款都必須積極清理，尤其是兩年以上，損失的風(fēng)險較高；在積極清理老賬的同時，對新發(fā)生的其他應(yīng)收款不能放松清理，防止新賬變老賬，老賬變壞賬。定期檢查考核往來賬清理或管理情況；對未完成清理任務(wù)的單位進行考核，將清理任務(wù)完成情況與單位次月獎金掛鉤。

（三）應(yīng)收賬款

1.形成外部應(yīng)收賬款長期掛賬無法收回的原因

賒銷形成；購貨單位未按合同規(guī)定條款履約；催收工作力度不夠，回款獎懲措施不盡合理。

2.應(yīng)對措施

針對外部應(yīng)收賬款管理中存在的問題，加強對“賒銷貨款”與“銷售合同”的管理至關(guān)重要，簽署銷售合同前應(yīng)對客戶的資信度做認(rèn)真的調(diào)查和了解，應(yīng)明確各部門職責(zé)，采取適合企業(yè)的銷售政策，加強對相關(guān)人員的考核力度。具體做法：

（1）對個人或個體經(jīng)銷商銷售產(chǎn)品，一般實行現(xiàn)款現(xiàn)貨，不予賒銷；

（2）簽署的銷售合同條款中應(yīng)明確規(guī)定回款期限，貨物發(fā)出后，銷售科應(yīng)指定專人跟蹤收款；

（3）應(yīng)建立合同管理統(tǒng)計臺賬，合同統(tǒng)計臺賬應(yīng)列明客戶單位名稱、貨物品名、數(shù)量、單價、合同總金額、合同結(jié)算條款、已發(fā)貨數(shù)、未發(fā)貨數(shù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人；合同管理臺賬應(yīng)與財務(wù)科（財務(wù)科長及銷售會計）共享；

（4）采取“合同銷售”方式銷售的，應(yīng)按銷貨單位或銷區(qū)指定收款責(zé)任人，收款責(zé)任人應(yīng)建立合同執(zhí)行情況記錄表，到合同條款約定的回款期限時督促客戶按合同屢約；

（5）應(yīng)準(zhǔn)確核算往來賬，每年與外部掛賬單位應(yīng)進行對賬，對賬后如雙方對賬有差異，應(yīng)立刻查明原因；

（6）對應(yīng)收賬款掛賬在1年以上，如再無發(fā)生新的業(yè)務(wù)，多次催收貨款無果的，應(yīng)及時報送單位清欠部門走法律程序。

三、加強往來賬目管理的建議

1.建立和完善各項往來賬管理規(guī)章制度。

2.制定往來賬管理考核辦法：從往來賬目形成的原因著手抓起，從往來賬目的批準(zhǔn)、合同、催要、對賬、清理、檢查考核等環(huán)節(jié)入手，制定崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為加強檢查考核力度，強制作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得以執(zhí)行。

3.充分發(fā)揮內(nèi)部審計監(jiān)督和免疫的作用。

總之，往來賬管理工作應(yīng)做到日日抓時時抓，使企業(yè)內(nèi)部管理逐步走向良性循環(huán)之路。