淺談醫(yī)院聲像檔案管理

耿金生

摘要：聲像檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，然而一直以來沒有受到足夠的重視,使得聲像檔案管理工作中存在資料缺失、遺漏、保存不全等問題。本文結(jié)合工作中的實際情況，簡單探討目前醫(yī)院聲像檔案保管工作中存在的問題，并就此提出加強聲像檔案管理和利用的措施。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；醫(yī)院；管理

醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種社會實踐活動中，通過攝錄手段形成的，具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。眾所周知，醫(yī)院聲像檔案是最能客觀、真實記載醫(yī)院發(fā)展歷史的檔案資料。雖然醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在醫(yī)院檔案管理中較容易被忽視的。筆者在二級醫(yī)院從事檔案管理工作多年，現(xiàn)結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際，就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應(yīng)采取的對策，聲像檔案開發(fā)利用等問題淺談一下自己的看法。

1聲像檔案管理中存在的問題

聲像檔案管理制度完善及規(guī)范存在缺陷。常見表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理不是十分規(guī)范，管理制度不夠落實，分類方案不盡科學(xué)，重視紙質(zhì)檔案管理而忽視聲像檔案管理。

1.1聲像檔案歸檔意識淺薄，歸檔率低

1.1.1由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或宣傳科，重要日?；顒淤Y料的拍照、錄音錄像等由上述科室負責(zé)，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或?qū)β曄駲n案重視不夠，聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。

1.1.2目前醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，如接診到特殊患者、開展新特技術(shù)等，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、撰寫論文積累資料；由群團組織的醫(yī)院職工體育活動可能是自己進行錄像照相……這些形成聲像資料其檔案價值不容忽視，但由于不是重點聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.2聲像檔案管理手段滯后，保管條件差

聲像檔案的保管有嚴格條件限制。除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施，要達到以上嚴格保管條件遠非易事，必須投入一大筆資金購入儲存設(shè)備，這對于目前普遍舉步維艱的醫(yī)療單位來說，較大資金投入不是十分現(xiàn)實的，因此不易被醫(yī)療單位接受。

1.3聲像檔案管理人員業(yè)務(wù)知識匱乏，聲像檔案整理不規(guī)范

目前大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員原來沒有接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，或僅接受較短時間的檔案專業(yè)培訓(xùn)。個人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識掌握不夠，導(dǎo)致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

1.4聲像檔案利用開發(fā)意識不夠

目前各醫(yī)療單位對聲像檔案一般僅滿足于查閱，出版專刊畫冊、簡報的層次。檔案管理者對聲像檔案開發(fā)利用意識不夠，缺乏開發(fā)利用動力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發(fā)利用價值卻“養(yǎng)在深閨無人識”，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用。

2聲像檔案管理的對策

2.1重視對聲像檔案的管理，嚴格聲像檔案的收集

從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調(diào)整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。開展經(jīng)常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經(jīng)常性溝通，及時掌握醫(yī)院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫(yī)院員工對聲像檔案工作予以配合支持。[1]

2.2聲像檔案管理者要積極發(fā)揮主觀能動性

經(jīng)常深入科室了解情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔(dān)醫(yī)院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件，其目的有：真正掌握醫(yī)院重要活動的第一手材料，再者有利于檔案管理工作中“四同步”的開展，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

2.3爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，購置必需的設(shè)備

聲像檔案的保管需要一定的設(shè)備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在經(jīng)濟上給予投入，購置必需的設(shè)備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設(shè)施。

2.4加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)人員素質(zhì)

檔案室是“沒有圍墻的大學(xué)”。自學(xué)是聲像檔案管理工作者提高自身專業(yè)水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在干中學(xué)，在學(xué)中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續(xù)教育，不斷進行專業(yè)技能的填補和提高。作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓(xùn)班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展環(huán)境，從而提高聲像檔案管理水平。[2]

2.5應(yīng)用現(xiàn)代手段管理聲像檔案

采用計算機技術(shù)實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，對聲像檔案的保管、延長其壽命及實現(xiàn)檔案資源共享都有很大作用。下面我們分別就相片、錄像帶、錄音帶數(shù)字化問題等進行探討。[3]

2.5.1相片檔案數(shù)字化：采用掃描儀將相片掃描，存進計算機硬盤或刻錄成光盤，其優(yōu)點是對相片實物的保護，防止時間過久色彩褪色，方便以后相片編輯出版、網(wǎng)上遠程傳播等。

2.5.2錄音帶檔案數(shù)字化：錄像帶、錄音帶對保管環(huán)境要求十分嚴格，在高溫潮濕的環(huán)境中，磁帶發(fā)霉、消磁、咬帶導(dǎo)致報廢較為常見。將錄像帶轉(zhuǎn)為光盤，防止磁帶報廢，方便今后利用，不失為一種好方法。

2.5.3錄像帶數(shù)字化：采用數(shù)碼錄像機將錄像帶轉(zhuǎn)錄并刻錄為DVD光盤保存，其畫面分辨率不但高過錄像帶，而且是也給今后的音像檔案利用創(chuàng)造了條件。

3聲像檔案的開發(fā)利用

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，醫(yī)院檔案管理工作者要多渠道、多途徑地開發(fā)聲像檔案信息資源，使檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有作用。圍繞服務(wù)醫(yī)院中心工作這個前提，聲像檔案開發(fā)利用便有了明確發(fā)展方向。

3.1開展聲像檔案編研工作，出版專題圖片展或?qū)ｎ}畫冊

每一所醫(yī)院，都有一段規(guī)模從小到大，技術(shù)從低級到高級的發(fā)展過程，醫(yī)院發(fā)展的每一步都凝聚著員工的辛勤汗水，都有一段令員工值得自豪的歷史。從醫(yī)院角度考慮，開展院史專題教育，展現(xiàn)醫(yī)院不平凡發(fā)展軌跡，發(fā)掘員工艱苦奮斗閃光點，提高其愛院情懷是一個永遠不會過時的題材。借助自身館藏檔案的寶貴資料，檔案管理者可以配合開展這方面專題編研工作，例如出版院史專題圖片展，本單位黨的建設(shè)、醫(yī)療事業(yè)發(fā)展回顧、精神文明工作回顧等專題圖片展，出版專家簡介、?？瓢l(fā)展圖片展等等，在本單位公開展出，這不僅是醫(yī)院宣傳工作的一部分，也是檔案工作展示、宣傳的最佳手段。[4]

3.2開展網(wǎng)上相片、音像展覽，相互交流

衡量聲像檔案的管理質(zhì)量，不僅僅要看聲像檔案的保管環(huán)境、保管手段如何，還有看看聲像檔案開發(fā)利用程度如何。當(dāng)本單位員工對館藏聲像檔案了解很少，不知有哪些內(nèi)容時，便談不上其查詢、開發(fā)利用了。檔案管理者有責(zé)任進行相關(guān)方面的宣傳，如開展網(wǎng)上相片、音像展覽，相互交流，做到廣而告之，從而擴大檔案宣傳范圍，增加本院員工對聲像檔案的了解以及社會對本院的了解。[5]

3.3刻錄聲像檔案光盤

檔案管理部門可以采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數(shù)字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，方便員工借閱，降低宣傳成本，同時也減少了重要聲像檔案的人為損害。

參考文獻

1 胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討.中國病案.2012；13(3)：43-44

2 王亮.淺談醫(yī)院聲像檔案的管理創(chuàng)新.中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè).2011；13(21):4-5.

3 賀焰.重視醫(yī)院聲像檔案管理.現(xiàn)代醫(yī)院. 2011；11（3）:14-15.

4 王春蘭.對醫(yī)院檔案綜合管理的認識.中國檔案.2009；6（6）：32

5 林紅.醫(yī)院圖書與檔案管理整合.當(dāng)代醫(yī)學(xué).2011；12（3）:16-17.