高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和利用

孫 杰

(中國(guó)環(huán)境管理干部學(xué)院，河北秦皇島 066000)

檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的一種重要形式，它是以各類檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)為主要數(shù)據(jù)來(lái)源，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，按照某一專題內(nèi)容編制而成的各類檔案數(shù)據(jù)集合。研究信息化時(shí)代下的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的拓展和深化，是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的前、中、后期相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性的思考，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化、有利于滿足用戶日益增長(zhǎng)的檔案信息資源需求。

一、高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建立的必要性

勢(shì)。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相比，專題數(shù)據(jù)庫(kù)具有三個(gè)方面的特點(diǎn)。一是它能夠滿足用戶特定領(lǐng)域的信息需求。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)與其他數(shù)據(jù)庫(kù)的最主要區(qū)別在于它能夠滿足用戶某一專題知識(shí)的需要，通過(guò)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，能夠有效組織和整合符合專題系列的所有檔案信息資源，并通過(guò)對(duì)信息的挖掘盡可能反映出主題內(nèi)容。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)有利于在紛繁復(fù)雜眾多檔案信息中搜尋到用戶最需要的信息，有利于用戶系統(tǒng)、完整地了解和利用某一方面的信息資源。二是它實(shí)現(xiàn)對(duì)原有信息、知識(shí)的重組。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)除了能直接準(zhǔn)確地提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的一切功能之外，還可以通過(guò)多種檢索途徑實(shí)現(xiàn)信息、知識(shí)單元的查尋、搜索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息、知識(shí)的重組，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)，提高了資源利用的層次。三是它建立在用戶的需求之上。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過(guò)程是在事先廣泛調(diào)研和深入分析的基礎(chǔ)上，圍繞高校發(fā)展的側(cè)重和今后一段時(shí)期的重點(diǎn)，圍繞用戶的現(xiàn)實(shí)需求，確定有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值的專題項(xiàng)目去建設(shè)，建設(shè)過(guò)程本身就是一個(gè)對(duì)需求、對(duì)現(xiàn)實(shí)、對(duì)知識(shí)再深化的過(guò)程。

基于與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相比的這些特點(diǎn)，高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和利用是高校自身建設(shè)的客觀需要，是高校檔案編研的一種新形式。高校檔案管理工作的最根本任務(wù)就是為高校教學(xué)、科研、管理等各方面工作提供信息服務(wù)，通過(guò)檔案專題

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理水平的不斷提高，高校對(duì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)比較熱衷，但由于受資金、技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面的制約，對(duì)檔案資源的深層次開(kāi)發(fā)程度不夠。主要表現(xiàn)在:一是檔案資源得不到充分利用。大多數(shù)高校對(duì)實(shí)體檔案開(kāi)發(fā)多，僅滿足將以往實(shí)體檔案向電子信息的轉(zhuǎn)化，但對(duì)檔案資源的二次開(kāi)發(fā)重視不夠;二是檔案用戶的多層次需求得不到滿足。現(xiàn)代知識(shí)與以往傳統(tǒng)的知識(shí)最大的區(qū)別在于知識(shí)的交叉點(diǎn)非常多、融合性非常強(qiáng)，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)不能夠全面涵蓋某一專題下相關(guān)檔案的信息資源，無(wú)法通過(guò)多角度、多層次，系統(tǒng)地反映和揭示數(shù)據(jù)庫(kù)所蘊(yùn)藏和表達(dá)的內(nèi)容?；谶@些不足，高校加快對(duì)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，它是創(chuàng)新檔案資源利用的一個(gè)重要手段，也是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)趨數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)將檔案資源進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的管理，可以為學(xué)校其他各部門提供快速、實(shí)用的信息保障。同時(shí)，隨著高?？蒲兴降奶岣?，科研課題研究中形成的一系列豐富的、有價(jià)值的檔案資源，通過(guò)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以為科研人員提供及時(shí)、同步、系統(tǒng)的信息支撐，使科研工作者及時(shí)了解學(xué)科新動(dòng)向，避免今后開(kāi)展同類研究的盲從，使高校科研水平快速提高。

綜上所述，專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用是高校檔案工作由管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的一種具體形式，是檔案工作深層次發(fā)展的一種趨勢(shì)，是檔案服務(wù)模式由“被動(dòng)服務(wù)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變的主要途徑。

二、高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)應(yīng)遵循的原則

高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)是檔案信息二次開(kāi)發(fā)的過(guò)程，它是利用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)檔案及相關(guān)信息的精加工。高校在專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中要遵循三個(gè)原則。

1.堅(jiān)持以人為本的原則。這里面包含兩方面內(nèi)容。首先，要堅(jiān)持以用戶需求為本。無(wú)論是檔案資源的管理還是檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都必須以用戶的檔案信息需求為導(dǎo)向，偏離了這個(gè)導(dǎo)向，服務(wù)就無(wú)從談起。其次，以檔案管理人員的素質(zhì)提升為本。專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程就是檔案管理人員對(duì)信息的有序加工的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員把大量零碎的、無(wú)序的、內(nèi)容交叉滲透的信息進(jìn)行篩選、加工、整理，從而產(chǎn)生新的更有價(jià)值的信息?？梢哉f(shuō)，檔案管理人員是專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中的靈魂。

2.堅(jiān)持開(kāi)發(fā)與維護(hù)并重的原則。在高校建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，存在著重開(kāi)發(fā)輕維護(hù)，重硬件建設(shè)輕軟件建設(shè)的不足。為使檔案工作跟上信息化發(fā)展的趨勢(shì)，各高校在專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)選題立項(xiàng)時(shí)聲勢(shì)浩大，然而當(dāng)項(xiàng)目通過(guò)驗(yàn)收，限于人力、財(cái)力或其他原因，數(shù)據(jù)庫(kù)的更新維護(hù)也就隨之停止，從而導(dǎo)致檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏后續(xù)的資源補(bǔ)充，內(nèi)容陳舊，利用率低。為避免重蹈覆轍，檔案館的建設(shè)要堅(jiān)持走開(kāi)發(fā)與維護(hù)并重的路子。一是制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作規(guī)劃，保證系統(tǒng)持續(xù)、良好的發(fā)展。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不是一蹴而就的事情，必須邊建設(shè)邊服務(wù)邊改進(jìn)，安排人員要長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源補(bǔ)充和技術(shù)維護(hù)，保持信息內(nèi)容及時(shí)更新。二是開(kāi)發(fā)過(guò)程中注重對(duì)用戶需求的改進(jìn)。在專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的過(guò)程中，檔案管理人員要主動(dòng)研究、發(fā)現(xiàn)用戶對(duì)檔案信息的需求方向和搜索習(xí)慣，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的調(diào)整和改進(jìn)，提高檔案信息的實(shí)用性和利用率。

3.堅(jiān)持選準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的原則。檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重要保障，對(duì)采集到的專題數(shù)據(jù)進(jìn)行編排處理，特別是有不同數(shù)據(jù)形式的要?dú)w類排序，形成內(nèi)容介紹，用以概述專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的簡(jiǎn)要內(nèi)容。同時(shí)，在遵循國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，根據(jù)自身特點(diǎn)，制定更為具體和切實(shí)可行的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享打下基礎(chǔ)。

三、高校專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和利用應(yīng)把握的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中要把握好幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.在選題定位層面。選題是專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的第一步，選題的確定直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)定位和選材取向，是整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵，需要認(rèn)真進(jìn)行需求分析和科學(xué)論證。無(wú)論是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)還是專題數(shù)據(jù)庫(kù)，都是為了滿足用戶基本需求或滿足不同層次需求而構(gòu)建的，要堅(jiān)持遵循實(shí)用，兼顧特色的方針，注重分析檔案應(yīng)用規(guī)律，對(duì)檔案用戶的個(gè)性化需求進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)分和定位。例如，我們分析了近六年來(lái)學(xué)院的檔案利用情況，認(rèn)為學(xué)籍檔案、科研成果檔案、文書(shū)檔案的利用率最高，為此我們建立了學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)和文書(shū)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，極大方便了用戶。

2.在資源選擇方面。一個(gè)好的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須建立在充足的資源的保障之上，如果沒(méi)有檔案資源的支撐，再好的系統(tǒng)也不可能滿足用戶的需求。專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程是對(duì)散布在各種載體上的相關(guān)檔案資源進(jìn)行搜尋、組織、分析和重組的過(guò)程。在資源搜尋上，信息資源的來(lái)源主要有三個(gè):一是館藏現(xiàn)有檔案資源，包括實(shí)體資源向電子文本的過(guò)渡和以往的電子文件。二是各種專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)信息資源。三是網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源。在信息資源的組織、分析、重組上，要對(duì)收集來(lái)的檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，將各種獨(dú)立的、雜亂的、單一的原生檔案資源，按照某種聯(lián)系挖掘轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的、有序的、深層次的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)把檔案內(nèi)部的隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。

3.在開(kāi)發(fā)技術(shù)層面。開(kāi)發(fā)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)涉及信息存儲(chǔ)與壓縮技術(shù)，分類、索引和檢索技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳輸與安全技術(shù)，開(kāi)發(fā)工具與平臺(tái)技術(shù)，人機(jī)界面交互技術(shù)等等多種現(xiàn)代信息技術(shù)。建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必須選擇一個(gè)合適的管理系統(tǒng)作為建設(shè)平臺(tái)，平臺(tái)要解決技術(shù)環(huán)境的匹配、功能模塊的實(shí)現(xiàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范等問(wèn)題。在選取或構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)必須進(jìn)行技術(shù)需求分析和數(shù)據(jù)庫(kù)功能調(diào)查，盡量選擇合適的、成熟的、可擴(kuò)展的、符合國(guó)際和國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，去構(gòu)建滿足專題建設(shè)需要和目標(biāo)用戶需求的數(shù)據(jù)庫(kù)功能模塊。同時(shí)，檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)要具備可兼容性和擴(kuò)展性，在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)上，檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)內(nèi)容，同時(shí)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不斷實(shí)現(xiàn)升級(jí)和過(guò)渡。

專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，選題是關(guān)鍵，資源是核心，技術(shù)是保證，只有選題正確，資源豐富，技術(shù)先進(jìn)，才能充分發(fā)揮專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，為學(xué)院的各項(xiàng)工作提供高質(zhì)量的服務(wù)，使檔案工作上水平。

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