對干部人事檔案管理的新思考

張梅 崔劍

摘要：伴隨社會的進(jìn)步和時代的變遷，人才流動以及調(diào)轉(zhuǎn)檔案人員的數(shù)量近年來加速增長。在檔案從原單位、畢業(yè)院?；蛉瞬欧?wù)中心調(diào)至現(xiàn)單位或其他人才服務(wù)中心的過程中會凸現(xiàn)出一系列問題。針對目前在調(diào)檔中出現(xiàn)的這些問題，本文從檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的高度，進(jìn)行了深入的思考和討論，并提出若干解決對策。

關(guān)鍵詞：干部檔案 人事檔案 調(diào)檔

干部人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力、個人特長等信息，是反映干部綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。檔案的更新、提取、查閱、傳遞及時方便與否關(guān)系到存檔人的切身利益。

一、檔案對存檔人切身利益的影響

(一)對存檔人干部身份認(rèn)定影響

在我國社會體系中，公民分為三種身份：農(nóng)民、工人、干部。大中專畢業(yè)生屬于國家培養(yǎng)的專業(yè)人才，屬于國家干部身份。但是近年來，有些大中專畢業(yè)生從畢業(yè)后就莫名其妙地失去了自己的干部身份。據(jù)調(diào)查顯示，自上世紀(jì)90年代至今，某省人力資源開發(fā)局已滯留了2萬多份由外地的大中專院校退回的畢業(yè)生檔案。這些檔案一般是該省原籍學(xué)生在外地上學(xué)畢業(yè)后，在規(guī)定時間內(nèi)未辦理檔案遷移手續(xù)，學(xué)校退回該省的。近些年來，畢業(yè)生的就業(yè)方式越來越靈活，人員的流動性大，許多用人單位對員工的檔案不重視甚至不加過問。一些畢業(yè)生看到檔案暫時發(fā)揮不了作用，對檔案轉(zhuǎn)移到何處不聞不問。到行政、事業(yè)單位和國有企業(yè)工作的畢業(yè)生，其檔案一般會隨之調(diào)轉(zhuǎn)到單位。而到“三資”企業(yè)、股份制企業(yè)、私營企業(yè)等單位工作或畢業(yè)后未就業(yè)的學(xué)生，檔案有可能還在學(xué)校，或寄回到戶籍所在地的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。

(二)對存檔人工齡、工資的影響

自2006年事業(yè)單位工資改革執(zhí)行以來，筆者已經(jīng)愈來愈深地體會到人事檔案的完整性與工齡乃至工資之間的密切關(guān)系，特別是為套改年限、任職年限的確定提供了重要的依據(jù)。套改年限，是指工作年限與不計算工齡的在校學(xué)習(xí)時間合并計算的年限。任職年限，是指從聘用到現(xiàn)崗位當(dāng)年起計算的年限。兩者均與工齡的計算密切相關(guān)，對于應(yīng)屆畢業(yè)生如因轉(zhuǎn)檔未及時辦理，待日后存檔人通過考取公務(wù)員或工作調(diào)動進(jìn)入機(jī)關(guān)企事業(yè)單位后，勢必影響到工齡的計算、工資的核定。

(三)對存檔人社會養(yǎng)老等福利的影響

檔案與退休后待遇等問題息息相關(guān)。企業(yè)職工、事業(yè)單位非編制內(nèi)的合同制職工以及其他企業(yè)化管理的職工均需要按照國家社會保障部門的規(guī)定繳納養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險，在繳納養(yǎng)老保險金并到達(dá)國家法定退休年齡申請保險金發(fā)放時，社保部門需要嚴(yán)格審核存檔人檔案，個人檔案記錄的工齡、工資待遇、職務(wù)、受保時間等都是主要依據(jù)。

(四)對存檔人職業(yè)發(fā)展的影響

干部檔案管理的目的是為單位組織和社會提供檔案信息資源，因放棄個人檔案而造成記錄斷檔的人，在辦理職稱評定、轉(zhuǎn)正定級、政審以及開具考研、婚育證明等事務(wù)時往往會遇到很大的麻煩，形成“檔到用時方恨無”的局面。如超過規(guī)定時間，未落實接收單位的畢業(yè)生沒有到人才交流服務(wù)中心辦理代理手續(xù)，按規(guī)定就會失去派遣資格，相當(dāng)于自動放棄干部身份，有可能因此影響到職稱評定、報考公務(wù)員及研究生等資格的審查。

二、干部人事檔案工作的現(xiàn)狀與困惑

(一) 缺乏宣傳，檔案知識普及性差

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，一些人就認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”。然而，當(dāng)這種錯誤的觀念發(fā)生在應(yīng)屆畢業(yè)生身上時，尤其是就業(yè)于外資、私營、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，忽略自己的檔案勢必導(dǎo)致在政審、調(diào)資、出據(jù)證明、晉升職稱等方面需要檔案材料時找不到人事檔案。雖然近兩年，社會新聞偶有提示公民需重視個人存檔，但是從人才流動的第一個出口，即學(xué)校，卻并不重視關(guān)于檔案重要性的宣傳，并且忽視檔案相關(guān)知識的普及。

(二) 缺乏規(guī)范，檔案管理寬進(jìn)嚴(yán)出

檔案管理部門只是照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號。這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、接續(xù)材料脫節(jié)等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為存檔人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

與之不對稱的是退休審核時“亡羊補(bǔ)牢”。當(dāng)存檔人辦理退休手續(xù)時，檔案的審核相當(dāng)嚴(yán)格，工齡的認(rèn)定與繳納社保的時間段認(rèn)定均有硬性規(guī)定的要求，最終只能是臨時補(bǔ)缺，讓存檔人被動地補(bǔ)充幾十年前的工作經(jīng)歷證明、學(xué)歷證明、派遣證、轉(zhuǎn)正定級表等重要手續(xù)，給存檔人造成了難以估量的精神和物質(zhì)損失。

(三)檔案管理資格限制，“人檔分離”愈演愈烈

大部分的企業(yè)，不具有檔案管理資格，在現(xiàn)實中卻管理著最大量的社會個人。行政、事業(yè)單位和國有企業(yè)是具有檔案保管權(quán)的，而外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)沒有檔案保管權(quán)，其所聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案只能存放在各個人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)所保管的流動人員檔案在不斷地迅速增長，“人檔分離”的人員規(guī)模不斷擴(kuò)張，使得檔案內(nèi)容陳舊失真和檔案功能喪失的現(xiàn)象普遍存在。

(四) 管理參差不齊，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)互不通認(rèn)

各省市人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)在執(zhí)行中組部頒發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》時，在執(zhí)行的力度上有高有低，把握的標(biāo)準(zhǔn)上有緊有松，操作的流程上有詳有簡，這就必然造成調(diào)動檔案的銜接上遇到阻礙。當(dāng)發(fā)生地區(qū)間的檔案轉(zhuǎn)遞時矛盾更加凸現(xiàn)，倘若一名存檔人因工作調(diào)動、戶口遷移等原因需要調(diào)轉(zhuǎn)檔案時，上述的執(zhí)行差異正好發(fā)生在這樣的兩所人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)之間，那么接收地人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)較為嚴(yán)格，轉(zhuǎn)出地人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)對檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行較為松懈。原機(jī)構(gòu)調(diào)出的檔案無裝訂、無目錄、各種材料無序排列、內(nèi)容缺少連續(xù)性，必將引發(fā)接收機(jī)構(gòu)提出很多質(zhì)疑且拒收檔案，也給存檔人帶來諸多不便。

三、解決干部檔案工作困惑的對策

(一) 統(tǒng)一各省市檔案管理人員的工作規(guī)范

根據(jù)國家經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展新形勢下的人事檔案管理要求，重新梳理人事檔案管理控點(diǎn)和管理流程。建立全國性通用互認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，消除省市間差異，統(tǒng)一各省市檔案管理人員的工作規(guī)范。

(二)在高校與用人單位之間架起“宣傳檔案常識”的橋梁

在人才流動的第一個出口，即所有高校，加大宣傳力度，切實提高檔案意識。

一是畢業(yè)生所在院校應(yīng)該抱著向畢業(yè)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格按照檔案投遞的規(guī)定和途徑轉(zhuǎn)移檔案材料，杜絕由畢業(yè)生個人自帶檔案的現(xiàn)象；

二是已落實具有人事管理權(quán)限的就業(yè)單位的畢業(yè)生，應(yīng)留意自己檔案是否到位，使自己的檔案得到妥善管理；

三是對應(yīng)聘到各類非公有制單位工作的畢業(yè)生，應(yīng)及時將人事檔案委托各級人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)代管，不能把人事檔案轉(zhuǎn)移到應(yīng)聘單位管理；

四是對未落實就業(yè)單位而被學(xué)校轉(zhuǎn)回原籍的畢業(yè)生，應(yīng)及時到戶籍地人事部門報到，并在派遣期限內(nèi)辦妥人事代理手續(xù)，從而發(fā)揮人事檔案的有效功能，盡量避免使個人檔案成為“死檔”。

(三)大力推行全國網(wǎng)絡(luò)化人事檔案信息管理系統(tǒng)

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全沒有發(fā)揮出來，無法從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

需要指出，我國高校人事檔案的信息化建設(shè)步伐緩慢，在檔案管理、利用和安全性等方面存在一系列制約因素。同已有的戶籍管理系統(tǒng)、社保信息管理系統(tǒng)一樣，我國也應(yīng)盡快建立起全國人事檔案查詢系統(tǒng)。這不僅對于解決棄檔、丟失檔案、整合檔案的問題非常有利，對于保持檔案的唯一性、可追蹤性、誠信性也是非常必要的。

上文所談到的“干部身份”是我國干部人事檔案管理中形成的歷史概念，值得給予深刻反思。我們深知，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，干部人事檔案管理制度面臨著改革，傳統(tǒng)中的“身份”終將被打破，實現(xiàn)人才的自由流動。

參考文獻(xiàn)：

1.中組部，國家檔案局.干部檔案工作條例[S].組通字[1991]13號.

2.中組部.關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》的通知[S].中組發(fā)[2009]12號.

作者單位：中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院