依法科學管理檔案 促進醫(yī)院發(fā)展

賈玉慶

摘要：依法抓機制建設(shè)扎實開展醫(yī)院檔案管理，使之法制化、規(guī)范化、科學化，是新時期依法治檔，強化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進醫(yī)院各項工作發(fā)展，為建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系服務的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范管理；依法管理

依法抓機制建設(shè)扎實開展醫(yī)院檔案管理，使之法制化、規(guī)范化、科學化，是新時期依法治檔，強化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進醫(yī)院各項事業(yè)同步發(fā)展的重要措施，為建立現(xiàn)代化醫(yī)藥管理體系服務。

認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《河北省檔案管理條例》等法律法規(guī)，抓長效機制建設(shè)，積極推行檔案規(guī)范化管理。

1 提高法律意識，加強領(lǐng)導，為檔案工作規(guī)范管理提供支持

提供法律意識， 加強領(lǐng)導，成立以院分管領(lǐng)導為組長，各科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，明確院中心檔案室具體負責檔案管理工作。建立了三級檔案管理網(wǎng)絡：一是以院檔案管理領(lǐng)導小組為主體，對檔案管理工作進行決策，研究并制定方案，對全院檔案管理工作進行指導；二是以專職檔案管理人員為具體經(jīng)辦人，負責全院所有檔案的處理和管理，并協(xié)調(diào)和督促全院各科室的檔案收集、整理，指導各科室兼職檔案員的工作；三是做好檔案平時管理工作，堅持以各科室負責人，即兼職檔案員為骨干，負責收集、整理、上交本科室在醫(yī)院工作活動中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整、準確。

2 依法加大投入力度，搞好硬件基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案工作規(guī)范管理提供保障

為確保檔案管理質(zhì)量，加大了檔案管理工作投入，建立中心檔案室添置高檔檔案設(shè)施，使檔案管理硬件得到改善。建立中心檔案室計算機網(wǎng)絡體系。購置檔案查詢軟件，實現(xiàn)了檔案資料調(diào)閱網(wǎng)上查詢。 科學化檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少，利用計算機網(wǎng)絡進行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作實現(xiàn)文檔一體化管理，順應現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢。檔案現(xiàn)代化應于醫(yī)院信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案水平。

3 加強培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為檔案工作規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)

堅持以人為本的原則，加強對檔案人員計算機操作知識培訓，每年都選送專兼職檔案專業(yè)技術(shù)人員外出培訓和參加繼續(xù)教育，專兼職檔案人員參訓率達到100％，使檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)進一步提高，切實提升了檔案管理水平和管理質(zhì)量。把檔案事業(yè)列入本院經(jīng)濟發(fā)展計劃，建立健全檔案機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。對檔案的收集、整理、提供、利用作出顯著成績的給予獎勵。

4 強化管理，建章立制，確保檔案工作法制化、規(guī)范化、科學化

檔案管理是一項嚴肅認真而細致的工作，搞好這項工作就必須有嚴格的制度作保證。為使檔案管理規(guī)范化、標準化，一是按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》及《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求，依據(jù)《檔案法》及《河北省檔案管理條例》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際修訂了《醫(yī)院檔案管理實施細則》，在內(nèi)容上融檔案分類大綱，檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范，文件歸檔的范圍，科技檔案管理制度，檔案員崗位責任制，檔案保密、借閱、歸檔、利用和鑒定、銷毀等制度于一體，比較系統(tǒng)科學的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案工作的規(guī)律和特點。在制度上形成—套科學、合理、完整的管理辦法，確保了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。二是從規(guī)范公文制度入手提高公文質(zhì)量，對院發(fā)公文統(tǒng)一使用國際通用標準。三是落實“三?！?，把好“四關(guān)”，即：對所有檔案實行專室、專柜、專人保管，同時，把好收集關(guān)、審查關(guān)、驗收關(guān)、歸檔關(guān)，使檔案在形成過程中質(zhì)量得到保障，為推進檔案工作管理科學化、規(guī)范化奠定堅實的基礎(chǔ)。

5 意識創(chuàng)新，注重利用，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的重要價值

檔案管理的最終目的就是為醫(yī)院各項工作提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫(yī)院的檔案為醫(yī)、科、教、研工作服務。一是建立了《借閱檔案登記簿》、《檔案利用效果登記簿》、《醫(yī)院檔案管理程序》等；二是利用計算機網(wǎng)上全文查詢調(diào)閱檔案資料；三是編制了各種檢索工具，建立各種門類、載體檔案的案卷目錄、案卷文件目錄、科技檔案總目錄、科技檔案分類目錄、全宗介紹和立卷說明；四是利用檔案資料編輯出版了《科研成果摘要匯編》、《院志》、《大事記》、《醫(yī)院職能部門管理流程》等，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。發(fā)揮了檔案資料的重要作用，體現(xiàn)了檔案資料在醫(yī)院各項工作中的重要價值。

在現(xiàn)代的科學發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢?？茖W化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理的最佳方法。檔案管理科學化有利于院長作出長遠準確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅實基礎(chǔ)，有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對調(diào)整各項醫(yī)療指標，技術(shù)指標提供準確真實、可靠的依據(jù)，有利于醫(yī)院的各種設(shè)備、設(shè)施的管理。

6 及時應對檔案工作突發(fā)事件

檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，及時反應，果斷科學決策合作互助。對本單位全體人員開展突發(fā)事件應急知識教育，增強對檔案工作突發(fā)事件的防范意識和應對能力。配置適宜安全保存檔案的專門庫房、配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。

醫(yī)院檔案管理是一個很深刻、值得深思的系統(tǒng)工作。是新時期依法治檔，強化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進醫(yī)院各項工作發(fā)展，為建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系服務的關(guān)鍵。只有依法、科學管理才能適應現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)，更好的服務人民。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法實施辦法條文釋義》國際檔案局檔案出版社

[2]《檔案立法研究》徐紹敏，浙江大學出版社

[3]《檔案法學基礎(chǔ)》潘玉民，遼寧大學出版社