文秘辦公自動(dòng)化專業(yè)教學(xué)研究

汪 雄

(孝感學(xué)院文學(xué)與新聞傳播學(xué)院,湖北孝感432000)

隨著信息社會(huì)的到來和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,“文秘辦公自動(dòng)化”(簡稱“辦公自動(dòng)化”)的教學(xué)要緊跟時(shí)代的步伐,實(shí)時(shí)更新教學(xué)內(nèi)容,改革教學(xué)方法。本文結(jié)合“辦公自動(dòng)化”課程教學(xué)案例,探討了“辦公自動(dòng)化”的課程特征及教學(xué)設(shè)計(jì)。

一、“辦公自動(dòng)化”的課程特征

1.基于系統(tǒng)性。辦公自動(dòng)化(OA)作為一個(gè)術(shù)語是由美國通用汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展,辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)。[1]1隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟,這種狀況發(fā)生了改變。在計(jì)算機(jī)信息處理和網(wǎng)絡(luò)通訊的促進(jìn)下,辦公自動(dòng)化由事務(wù)處理型、管理控制型向輔助決策型轉(zhuǎn)變。

因此我們的“辦公自動(dòng)化”課程內(nèi)容也要從單一的設(shè)備操作中走出來,要從傳統(tǒng)的桎梏中解脫出來。辦公自動(dòng)化僅僅局限在掌握幾個(gè)常用的辦公軟件是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的;辦公自動(dòng)化作為一種素質(zhì)要求,它的目標(biāo)就是我們培養(yǎng)的學(xué)生要成為老板的另一個(gè)“腦子”、“記憶倉庫”。這一要求意味著我們培養(yǎng)的學(xué)生不能僅停留在計(jì)算機(jī)文字處理、電子郵件的發(fā)送、接收,以及辦公室和其他設(shè)備的使用維護(hù)這些低層次的信息處理技能上,而應(yīng)具有較強(qiáng)的、可持續(xù)發(fā)展的信息處理素質(zhì)。[2]而這種能力的培養(yǎng),更多的是依賴于學(xué)生對(duì)軟硬件知識(shí)的了解。比如說:“辦公局域網(wǎng)”的組建,就涉及到網(wǎng)卡的安裝、雙絞線的制作、網(wǎng)絡(luò)物理結(jié)構(gòu)的連接、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的安裝調(diào)試以及文件共享的設(shè)置等等。這些內(nèi)容要求學(xué)生在課堂的有限時(shí)間內(nèi)全部掌握是不切實(shí)際的,其熟悉程度還需要依賴在以后的實(shí)際工作中不斷的探索和逐步的積累。這就要求我們?cè)谥v課時(shí)著重構(gòu)建學(xué)生知識(shí)的系統(tǒng)性。

2.面向應(yīng)用性。辦公自動(dòng)化是通過利用各種現(xiàn)代辦公技術(shù)來提高企事業(yè)單位的辦事效率和管理水平,使辦公人員成為領(lǐng)導(dǎo)的“信息倉庫”或“信息秘書”。辦公自動(dòng)化歸根結(jié)底只是一種辦公輔助系統(tǒng),其功能也只在于幫助人們處理繁雜的數(shù)據(jù)信息。[3]“辦公自動(dòng)化”專業(yè)定位既要考慮技術(shù)和應(yīng)用,又要兼顧辦公室實(shí)務(wù)工作,由此決定了我們不能一味地強(qiáng)調(diào)學(xué)科的系統(tǒng)性、完整性和理論性,而應(yīng)以實(shí)用性、技能性為主。因此,我們的“辦公自動(dòng)化”教學(xué)要有針對(duì)性和應(yīng)用性,要結(jié)合計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)和文秘專業(yè)特點(diǎn)構(gòu)建課程體系,要著重強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié),培養(yǎng)學(xué)生綜合運(yùn)用知識(shí)解決實(shí)際問題的能力,并按照分散和集中相結(jié)合的原則進(jìn)行實(shí)踐教學(xué),既有單一的能力訓(xùn)練,又有綜合能力的實(shí)訓(xùn),從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)大于部分之和的效果。這種分散和集中相結(jié)合的訓(xùn)練模式,實(shí)際上是基于學(xué)生現(xiàn)有知識(shí)與技術(shù)的再創(chuàng)造。

比如說演示文稿的制作。怎樣對(duì)圖片進(jìn)行有效的前期處理?這就要用到photoshop處理圖片的相關(guān)技法。在幻燈片里插入動(dòng)畫就涉及到學(xué)生對(duì)flash的掌握和了解,在幻燈片里插入聲音就涉及到學(xué)生對(duì)聲音的錄制和編輯等等。一組看似普通的演示文稿就涉及到對(duì)圖片、動(dòng)畫以及聲音的處理所需的相關(guān)知識(shí)。雖然做一組帶有鮮明主題的幻燈片沒有現(xiàn)成的答案,但是我們可以在平時(shí)的教學(xué)中,把這些看似單一的能力綜合起來,注重有針對(duì)性地培訓(xùn)學(xué)生的應(yīng)用能力,并依據(jù)職場(chǎng)的素質(zhì)要求實(shí)施人才的培養(yǎng)。

3.突出開放性。辦公自動(dòng)化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展的。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用,移動(dòng)辦公、協(xié)同辦公、群體辦公得以實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn),決定了我們的“辦公自動(dòng)化”教學(xué)隨時(shí)都處在一種更新的狀態(tài)中。我們的教學(xué)要與時(shí)俱進(jìn),把新技術(shù)、新理念補(bǔ)充到我們的課堂教學(xué)中。前些年尚未普及的即時(shí)通訊技術(shù),隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟,現(xiàn)在已經(jīng)得到廣泛的應(yīng)用,比如企業(yè)召開網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議應(yīng)用 QQ IM、LiveUC,以及 Net-Meeting等軟件。尚未成熟的語音通訊系統(tǒng),也隨著計(jì)算機(jī)和語音處理技術(shù)的發(fā)展,取得了長足的進(jìn)步,Window s7語音識(shí)別功能就可以使用聲音命令指揮你的電腦,實(shí)現(xiàn)更方便的人機(jī)交互。這就意味著,我們?cè)诮虒W(xué)中一方面要滿足學(xué)生對(duì)知識(shí)、技術(shù)的渴求,另一方面也要跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展對(duì)人才培養(yǎng)的要求。

二、“辦公自動(dòng)化”的課程設(shè)計(jì)

“辦公自動(dòng)化”課程有其固有的特點(diǎn):首先是面向應(yīng)用性,因?yàn)槲覀兣囵B(yǎng)的人才最終要進(jìn)入企事業(yè)單位,奮戰(zhàn)在職場(chǎng)第一線,這就要求我們?cè)诮虒W(xué)中培養(yǎng)學(xué)生獨(dú)立解決問題的能力;其次是注重學(xué)生的個(gè)性與創(chuàng)新能力的培養(yǎng),要通過課堂教學(xué)培養(yǎng)學(xué)生可持續(xù)發(fā)展的能力,培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)素質(zhì)和內(nèi)在潛質(zhì)。由此,我們?cè)诮虒W(xué)中應(yīng)當(dāng)對(duì)課程的設(shè)計(jì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1.基于職場(chǎng)應(yīng)用,重組教學(xué)內(nèi)容?！稗k公自動(dòng)化”教學(xué),是基于學(xué)生已經(jīng)掌握的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)而對(duì)知識(shí)的再創(chuàng)造,既要有已學(xué)的計(jì)算機(jī)原理作支撐又不能挖掘得太深。教學(xué)內(nèi)容并不一定嚴(yán)格按照教材的順序進(jìn)行,可以根據(jù)課程特點(diǎn)和操作要求,將各章節(jié)內(nèi)容相互穿插,對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行有效的重組,這樣學(xué)生可以先通過實(shí)踐,然后再去學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)理論原理,把抽象的知識(shí)具體化、形象化。對(duì)教學(xué)內(nèi)容的重組實(shí)質(zhì)是對(duì)已掌握的知識(shí)進(jìn)行梳理,對(duì)固有的知識(shí)進(jìn)行重新排列、組合,使系統(tǒng)大于部分之和。在教學(xué)內(nèi)容的設(shè)計(jì)上,要用案例教學(xué)法,模擬文秘辦公的職場(chǎng)情景進(jìn)行教學(xué)。

比如:學(xué)生在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)里學(xué)過word、excel,但基本上是簡單的文字處理、表格處理。對(duì)于利用word里自帶的模板進(jìn)行公文向?qū)У闹谱?利用word郵件合并功能批量制作邀請(qǐng)函、信封、工資條,利用excel對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有目的的透視分析等等,則很少有學(xué)生應(yīng)用到。教學(xué)內(nèi)容的重組是對(duì)學(xué)生固有知識(shí)的二次開發(fā),是對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的遷移,是計(jì)算機(jī)基本原理與文秘辦公自動(dòng)化的職場(chǎng)應(yīng)用相結(jié)合的產(chǎn)物,體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化職場(chǎng)應(yīng)用的特點(diǎn)。

2.強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目,增加“臨床經(jīng)驗(yàn)”?！稗k公自動(dòng)化”教學(xué)效果在很大程度上依賴于學(xué)生對(duì)設(shè)備的駕馭能力,特別是對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用。學(xué)生只有掌握最先進(jìn)設(shè)備的操作技術(shù),才能滿足社會(huì)對(duì)文秘人才的需求。模塊化實(shí)訓(xùn)教學(xué)是培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能的一種有效方式,建立模塊化實(shí)訓(xùn)教學(xué)體系,需要具備軟硬件兩方面的條件:硬件方面,要具備各門實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)條件,讓學(xué)生在各種設(shè)備上實(shí)際操作;軟件方面,教師不僅要有豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn),還要研究不同實(shí)訓(xùn)課程之間的內(nèi)在關(guān)系,找到共性和個(gè)性化特征,再根據(jù)實(shí)用性原則開發(fā)相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。[4]例如,攝像機(jī)與數(shù)碼相機(jī)的使用,攝像的后期編輯,數(shù)碼照片的后期photoshop處理,掃描儀的安裝與使用,用OCR識(shí)別輸出的文本文件等的學(xué)習(xí),可以通過實(shí)訓(xùn)教學(xué)進(jìn)行。在學(xué)校經(jīng)費(fèi)有限、設(shè)備資源相對(duì)缺乏的條件下,老師可以對(duì)學(xué)生進(jìn)行分組教學(xué),分組實(shí)驗(yàn)。組與組之間進(jìn)行相互的交流與輔導(dǎo),保證每名學(xué)生都達(dá)到熟練地操作硬件和熟悉地使用應(yīng)用軟件。

“辦公自動(dòng)化”實(shí)驗(yàn)教學(xué),一方面符合課程應(yīng)用性強(qiáng)的特點(diǎn),另一方面使抽象、枯燥的知識(shí)有了實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的支撐,從而使學(xué)生提高了學(xué)習(xí)興趣和動(dòng)手能力,加深了對(duì)理論知識(shí)的理解。為了培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力,應(yīng)該讓學(xué)生在實(shí)踐中學(xué)習(xí),以獲得足夠的“臨床經(jīng)驗(yàn)”。[5]例如,網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議的召開,重點(diǎn)在于利用Net Meeting服務(wù)器端和客戶端進(jìn)行相關(guān)的正確設(shè)置,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)的語音聊天和信息的發(fā)送及文檔的共享。通過實(shí)驗(yàn)教學(xué),學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議有了感性的認(rèn)識(shí),明白了網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議(即時(shí)通訊)在辦公應(yīng)用中的強(qiáng)大功能,而且提高了學(xué)習(xí)興趣。這種以實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目為中心的教學(xué)能收到很好的教學(xué)效果。

3.改變教學(xué)思路,創(chuàng)新教學(xué)方法?！稗k公自動(dòng)化”專業(yè)教師應(yīng)改變過去“老師講學(xué)生聽”的教學(xué)模式,把教學(xué)重點(diǎn)由“教師的教”轉(zhuǎn)化為“學(xué)生的學(xué)”;應(yīng)多在機(jī)房上課,采用問答式和啟發(fā)式等教學(xué)方法。在確定了教學(xué)目標(biāo),有了相應(yīng)的教學(xué)內(nèi)容之后,就需要富有成效的教學(xué)方法。問答式這種開放性的教學(xué)方法可以調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和創(chuàng)造性,但教師在課前設(shè)計(jì)教學(xué)內(nèi)容時(shí)應(yīng)該考慮所設(shè)問答的深度、難度等方面,以引導(dǎo)學(xué)生由淺入深、循序漸進(jìn)地掌握知識(shí)。例如,教師在講解長文檔的排版時(shí),可以向?qū)W生提出以下問題:“什么是樣式?什么是段落樣式?怎樣自動(dòng)生成索引和目錄?”這樣就可以引導(dǎo)學(xué)生由淺入深、循序漸進(jìn)地掌握知識(shí)。在“辦公自動(dòng)化”教學(xué)中運(yùn)用啟發(fā)式教學(xué)方法,教師可以設(shè)計(jì)開放式的問題情境,創(chuàng)設(shè)能激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)情感和求知欲望的情境與氛圍,這是教師進(jìn)行啟發(fā)式教學(xué)的重要前提條件。在設(shè)計(jì)問題時(shí)要注意把握問題的難易程度,挖掘?qū)W生解決問題的潛能,激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。例如:對(duì)于辦公中圖像的處理,在學(xué)生掌握了photo shop基本工具的使用之后,可以讓學(xué)生結(jié)合自己的想法設(shè)計(jì)一個(gè)企業(yè)名片,不指定條條框框,鼓勵(lì)學(xué)生結(jié)合自己的思想進(jìn)行設(shè)計(jì),這樣學(xué)生就有了思考的平臺(tái),可以重組所學(xué)的知識(shí)并加以綜合運(yùn)用。

4.“辦公自動(dòng)化”教學(xué)要與實(shí)踐結(jié)合起來?！稗k公自動(dòng)化”教學(xué)在內(nèi)容的設(shè)計(jì)上要緊緊圍繞企業(yè)對(duì)文秘的知識(shí)、能力、素質(zhì)的要求,既要強(qiáng)調(diào)對(duì)基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí),更要重視對(duì)實(shí)踐能力的培養(yǎng)。大一就可以安排學(xué)生到院系辦公室實(shí)習(xí),配合辦公室主任、教學(xué)秘書做好辦公材料的錄入、打印、復(fù)印、傳真收發(fā)等工作,以此培養(yǎng)學(xué)生辦公自動(dòng)化的基本技能。大二、大三可以安排學(xué)生到與能力培養(yǎng)相關(guān)的部門實(shí)習(xí)。比如:學(xué)生到校報(bào)做攝影記者,可以提高對(duì)照相機(jī)的操作能力和攝影技法;學(xué)生到廣播臺(tái)實(shí)習(xí),可以深入了解攝像的原理、廣播節(jié)目的制作流程;學(xué)生到現(xiàn)代教育中心實(shí)習(xí),可以很好地熟悉局域網(wǎng)的組建、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)的安全、網(wǎng)站的建設(shè),以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)、信息的收集與發(fā)布等等。大四可以安排學(xué)生到企業(yè)實(shí)習(xí),以深入了解企業(yè)的工作環(huán)境,熟悉企業(yè)信息處理和管理工作,培養(yǎng)信息處理水平,實(shí)現(xiàn)由實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)向工作能力的轉(zhuǎn)變。在專業(yè)的實(shí)踐教學(xué)過程中,教師要重視學(xué)生的信息反饋,并根據(jù)學(xué)生的信息反饋,調(diào)整教學(xué)內(nèi)容和改進(jìn)教學(xué)方法。

[1] 周賀來.辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)[M].北京:中國水利水電出版社,2005.

[2] 周力.高等職業(yè)教育“現(xiàn)代辦公技術(shù)”專業(yè)的探討[J].辦公自動(dòng)化,2004(11).

[3] 孫善清,陶慶萍.“辦公自動(dòng)化”課程改革小議[J].中國職業(yè)技術(shù)教育,2003(31).

[4] 明衛(wèi)紅.談高職文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)課程的建設(shè)[J].秘書之友,2007(12).

[5] 晏勁松.商貿(mào)英語專業(yè)教學(xué)方法研究[J].孝感學(xué)院學(xué)報(bào),2011(1).