關(guān)于醫(yī)院考勤管理信息化建設(shè)探析

張 梅，崔 劍

中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院廣安門(mén)醫(yī)院，北京 100053

考勤是醫(yī)院每個(gè)員工都關(guān)注的話題，也是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院考勤匯總統(tǒng)計(jì)是醫(yī)院為員工計(jì)發(fā)薪酬及各種福利的一項(xiàng)重要依據(jù)，同時(shí)也是員工職稱(chēng)、職務(wù)晉升、年度評(píng)優(yōu)考核等工作的主要參考信息。伴隨著企事業(yè)單位管理制度的發(fā)展，考勤管理系統(tǒng)也經(jīng)歷了從手工、卡式打卡機(jī)、IC卡管理系統(tǒng)、指紋考勤機(jī)到人臉、語(yǔ)音識(shí)別以及RFID技術(shù)的發(fā)展過(guò)程[1]。對(duì)于醫(yī)院，采取什么樣的方法能夠準(zhǔn)確、快捷地獲取考勤匯總信息，是人力資源管理部門(mén)面臨的一個(gè)問(wèn)題。

一般的綜合性醫(yī)院均設(shè)有住院、門(mén)診部門(mén)，有些還有分院，有日常的管理人員，還有倒班的臨床醫(yī)護(hù)人員；醫(yī)生要在住院和門(mén)診輪轉(zhuǎn)，有住院值班、門(mén)診出診等。這些復(fù)雜多變的考勤情況，在多數(shù)醫(yī)院仍采取手工模式進(jìn)行信息匯總。Excel是一種簡(jiǎn)單易行的管理模式，且醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益成熟，建立一套方便、快捷地考勤管理信息系統(tǒng)逐漸成為醫(yī)院考勤管理的一個(gè)勢(shì)在必行的發(fā)展方向[2]。

1 考勤手工匯總模式

2008年以前筆者所在醫(yī)院一直延用過(guò)去的手工考勤匯總方式，統(tǒng)計(jì)結(jié)果用Word文本展示，每月新考勤在上月考勤的基礎(chǔ)上手工涂改，人數(shù)統(tǒng)計(jì)采用人工口算法。不僅方法落后、工作效率低，而且給其他需要用考勤結(jié)果的相關(guān)部門(mén)造成相當(dāng)大的不便。

2 基于Excel工具的匯總模式

Excel擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，如能充分利用Excel表建立一套考勤管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，既避免了傳統(tǒng)手工記錄、匯總統(tǒng)計(jì)的繁瑣流程，也能在尚未實(shí)施更高級(jí)的考勤信息管理平臺(tái)之前實(shí)現(xiàn)考勤信息化，成為令人滿(mǎn)意的過(guò)渡形式[3-4]。

2.1 基本信息匯總

在考勤管理數(shù)據(jù)庫(kù)里為每名員工建立一條獨(dú)立的信息資料，包括員工編號(hào)、姓名、科室名稱(chēng)、科室編碼、人員類(lèi)別、上期所在科室、缺勤情況、夜班次數(shù)、核算屬性、備注等項(xiàng)目（表1）。根據(jù)各個(gè)科室報(bào)送上來(lái)的《科室考勤表》逐一審核（按員工編號(hào)排序），將各項(xiàng)字段錄入對(duì)應(yīng)員工的考勤信息內(nèi)，特別需要注意下列幾點(diǎn)細(xì)節(jié)：①人員類(lèi)別是用于標(biāo)注一些關(guān)鍵分類(lèi)標(biāo)識(shí)的，如是否是輪轉(zhuǎn)醫(yī)生、門(mén)診護(hù)士、合同制員工、研究人員、返聘人員、醫(yī)技人員等，這些標(biāo)識(shí)都是便于日后對(duì)于考勤結(jié)果的二次匯總、篩選和其他利用；②上期所在科室一欄主要用于識(shí)別一些在本期和上期出現(xiàn)的內(nèi)部人員流動(dòng)情況，便于掌握人員的流動(dòng)方向，通過(guò)Excel表的排序、篩選等功能生成人員科室變動(dòng)匯總表；③缺勤情況主要用于記錄員工的缺勤種類(lèi)及缺勤工作日天數(shù)，如“張英休產(chǎn)假21個(gè)工作日”，就可以記錄為“產(chǎn)假21”；④核算屬性主要是為了滿(mǎn)足財(cái)務(wù)部門(mén)的各種核算要求，可以設(shè)置如醫(yī)生、護(hù)理、科研、管理、輔助等選項(xiàng)；⑤備注欄常用于標(biāo)注一些瑣碎事物的備忘錄，如可以在備注欄標(biāo)示出輪轉(zhuǎn)醫(yī)生的定科日期、出國(guó)人員的回國(guó)日期、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)人員的回院日期或其他用于日后提醒的信息。

2.2 科室變動(dòng)匯總

在Excel中以“上月所在科室”字段作為主要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，可生出《人員變動(dòng)情況表》，包括科室編號(hào)、科室、員工編號(hào)、姓名、上月所在科室、人員屬性等項(xiàng)目。見(jiàn)表2。

2.3 缺勤匯總

在Excel中將“缺勤情況”字段作為主要關(guān)鍵字進(jìn)行數(shù)據(jù)排序，可生出《缺勤匯總表》，包括科室編碼、科室、員工編號(hào)、姓名、缺勤天數(shù)等項(xiàng)目。見(jiàn)表3。

表1 我院考勤人員基本信息情況項(xiàng)目匯總

表2 我院考勤人員科室變動(dòng)情況項(xiàng)目匯總

表3 我院考勤人員缺勤情況項(xiàng)目匯總

2.4 夜班匯總

在Excel中將“夜班次數(shù)”字段作為主要關(guān)鍵字進(jìn)行數(shù)據(jù)排序，可整理出《夜班匯總表》，再交由財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)放員工夜班費(fèi)。

2.5 缺勤期間段情況匯總

如當(dāng)筆者想了解全院職工在2010年1～12月間的總體缺勤情況信息，以進(jìn)行年終考核、評(píng)優(yōu)或發(fā)放年終獎(jiǎng)等工作時(shí)，能否正確快捷地實(shí)現(xiàn)人員缺勤情況匯總是非常重要的。Excel表中的強(qiáng)大的函數(shù)功能可以支持實(shí)現(xiàn)此功能，借助VLOOKUP函數(shù)可以完成該任務(wù)。憑借Excel表格工具的考勤信息匯總統(tǒng)計(jì)，是在醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)覆蓋面未及考勤統(tǒng)計(jì)領(lǐng)域情況下的一種能夠令人滿(mǎn)意的權(quán)宜之計(jì)，較過(guò)去的手工匯總方式有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但Excel表格考勤匯總統(tǒng)計(jì)仍處于半自動(dòng)化的階段，有待改進(jìn)。

3 醫(yī)院考勤統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)計(jì)

隨著醫(yī)院信息化管理進(jìn)程的迅速發(fā)展，開(kāi)發(fā)更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)考勤管理平臺(tái)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。

3.1 考勤報(bào)送流程

合理的層級(jí)報(bào)送，可以使考勤工作有序完成，節(jié)省了考勤時(shí)間，提高了考勤統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性?？记诠芾韱T作為考勤管理的中心環(huán)節(jié)，起到信息匯總和派發(fā)的重要作用。見(jiàn)圖1。

圖1 考勤記錄報(bào)送的層級(jí)分布圖

3.2 建立醫(yī)院考勤信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

經(jīng)過(guò)全院努力我院信息化建設(shè)，按照整體規(guī)劃、分布實(shí)施的原則，初步實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療收費(fèi)信息和主要醫(yī)療過(guò)程信息處理的自動(dòng)化，形成了以 HIS、PACS、OA、LIS、財(cái)務(wù)管理、INTERNET等為核心的幾乎覆蓋全院各部門(mén)的信息化平臺(tái)。我院目前正在開(kāi)發(fā)建立醫(yī)院考勤信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)。

3.3 利用人力資源管理軟件實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送考勤信息

利用人力資源管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)考勤管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，其具有比Excel更強(qiáng)大、快捷、準(zhǔn)確、廣泛的工作成效。依據(jù)考勤管理的日常工作流程，人力資源管理信息系統(tǒng)中的考勤信息子系統(tǒng)可以分為六個(gè)功能模塊（圖2），分別是：①人員信息編輯模塊：醫(yī)院總考勤管理員可以在此模塊中進(jìn)行員工基本信息維護(hù)、員工的增減、員工的科室間流動(dòng)等操作。②考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊：此模塊是考勤管理系統(tǒng)的核心部分，用于展現(xiàn)考勤管理信息系統(tǒng)的五大成果，包括《當(dāng)期缺勤匯總表》、《人員科室變動(dòng)匯總表》、《夜班匯總表》、《期間段缺勤情況匯總表》及《期間段科室變動(dòng)情況匯總》。③考勤員日常管理模塊：在此模塊中各個(gè)科室的考勤管理員可以填寫(xiě)科室成員的考勤情況，采用下拉菜單的方式進(jìn)行填寫(xiě)，下拉菜單中設(shè)置包括正常出勤、病假、產(chǎn)假、夜班、年假、倒休、學(xué)習(xí)、進(jìn)修、自費(fèi)出國(guó)、公派出國(guó)等項(xiàng)目?？紤]到缺勤狀況所占比例較小，為實(shí)現(xiàn)人性化友好的界面，可以在填寫(xiě)前，將考勤狀態(tài)均默認(rèn)為 “正常出勤”，這樣考勤管理員只需要將各種“非正常出勤”選項(xiàng)加以編輯即可。④查詢(xún)模塊：支持院領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)審批，也支持員工對(duì)本人、科室成員考勤狀況的互動(dòng)查詢(xún)。此模塊多維度、多層次，可以為每位員工分層級(jí)的設(shè)置權(quán)限，查詢(xún)相對(duì)應(yīng)層級(jí)人員的出勤狀況，在實(shí)現(xiàn)自上而下的管理職能的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)自下而上的監(jiān)督職能。⑤員工申訴模塊：在查詢(xún)模塊里系統(tǒng)支持員工對(duì)本人考勤狀況的查詢(xún)，一旦出現(xiàn)員工的不認(rèn)同，系統(tǒng)應(yīng)允許員工對(duì)查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行申訴，在此模塊中如員工提出申訴，經(jīng)部門(mén)考勤員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后可以對(duì)已上報(bào)考勤進(jìn)行修改。⑥幫助模塊：在此模塊中可以發(fā)布醫(yī)院的考勤管理制度、年休假制度、請(qǐng)假制度及績(jī)效工資核發(fā)等的相關(guān)規(guī)定，方便員工查詢(xún)知曉。另外，為方便員工，此模塊還提供日歷和計(jì)算器，作為輔助工具。

圖2 醫(yī)院人力資源考勤管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)圖

由于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)終端已覆蓋至各科室、各護(hù)理單元，所以考勤的網(wǎng)絡(luò)化傳送具備了較為成熟的硬件環(huán)境，考勤管理員可以通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行人員編輯、考勤錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、打印等操作。人事處工作人員或醫(yī)院總考勤員可以直接在服務(wù)器上提取到科室上傳的考勤表，完成一系列的考勤統(tǒng)計(jì)，并將查詢(xún)結(jié)果轉(zhuǎn)成Excel表，具有良好的接口，實(shí)現(xiàn)了考勤信息的部門(mén)間共享。

4 結(jié)語(yǔ)

由于醫(yī)院服務(wù)模式的復(fù)雜性，使醫(yī)院和企業(yè)考勤管理存在較大差異，應(yīng)用Excel能夠簡(jiǎn)單、快捷地實(shí)現(xiàn)考勤的計(jì)算機(jī)管理，提高工作效率，但功能相對(duì)單一。完整的考勤管理系統(tǒng)還需要以醫(yī)院信息管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，以人員信息為基本，以崗位為中心，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)，建立現(xiàn)代化的醫(yī)療考勤管理系統(tǒng)[5]。

[1]孫太國(guó),李淑娟,李言,等.基于混合模式的考勤管理系統(tǒng)研究[J].計(jì)算機(jī)工程,2003,29(8):170-172.

[2]劉國(guó)禎,宮明利,桂建軍,等.我院考勤管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007,28(3):71-72.

[3]魏琴,張華南.利用Excel軟件開(kāi)發(fā)考勤系統(tǒng)[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2006,32(4):101.

[4]黃超.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的信息化管理體會(huì)[J].中外醫(yī)學(xué)研究,2010,8(12):52-53.

[5]吳琳.信息化管理在醫(yī)院建設(shè)工作中應(yīng)注重的幾個(gè)問(wèn)題[J].醫(yī)學(xué)綜述,2009,15(1):160.