國際貿易單證工作內審機制引入的探索

傅婧宸

國際貿易單證工作內審機制引入的探索

傅婧宸

（天津機電職業(yè)技術學院，天津市 300131）

在現(xiàn)代國際貿易中，有相當大比重的商品是在象征性交貨的情況下成交的，外貿單證是買方提貨和付款的重要依據(jù)，任何單據(jù)的瑕疵或不符點都可能成為買方拒付的理由，外貿單證的制作和審核就顯得尤為重要，稍有錯誤就會影響買賣雙方交易的順利進行，所以外貿企業(yè)應當努力尋求嚴格審核單據(jù)的途徑，從企業(yè)內部控制風險。

國際貿易；單證；內審；風險控制

隨著我國機械機電行業(yè)的國外訂單也大量增加，經濟結構、模式的調整促進了機電產品進出口業(yè)務的增長。國際貿易的機遇與風險無時不在，收益與損失互為轉化的。實現(xiàn)國際貿易風險的事前防范，必須完善和建立外貿企業(yè)內審機制。加強外貿企業(yè)對貿易單證的審核力度，從單證管理基礎工作環(huán)節(jié)入手，建立外貿企業(yè)對貿易業(yè)務的審核監(jiān)督，強化外貿企業(yè)內控管理，對于防范國際貿易企業(yè)風險，促進機電產品進出口，對于積極穩(wěn)健的擴大國外機電市場，具有重要意義和作用。

一、嚴格審核貿易單證，防止出現(xiàn)貿易摩擦

單證（Docu ments）是指在國際貿易結算中應用的單據(jù)、文件與證書的統(tǒng)稱，是處理國際貨物貿易的交付、運輸、保險、商檢、報關、結匯等環(huán)節(jié)的憑據(jù)。廣義的單證是指各種文件和憑證，在實務操作過程中單證可以簡單理解為單據(jù)和信用證。在對外貿易進出口業(yè)務中，單據(jù)發(fā)揮著重要的作用，它作為一種貿易文件，既是出口貨物推定交付的證明，又是結算的工具。它的流轉環(huán)節(jié)構成了貿易程序。在交易的全過程中，具有不可以替代的唯一性。即使在國際經濟糾紛調解與裁決中同樣具有最高的法律效力。所以外貿單證在繕制過程中和制作完成后，是否具備合規(guī)性、合法性、準確性和有效性，成為防范業(yè)務風險、控制外貿盈虧、決定交易成敗的首要前提。

我國的產品已在國際市場上日漸成為物美價廉的搶手貨。因此，在多種利益的驅駛之下，更多的國內企業(yè)也急于進軍國際市場，但是一些外貿企業(yè)放松了國際貿易風險防范意識，忽視了外貿業(yè)務中單證的制作和監(jiān)督控制程序，結果造成損失的情況屢見不鮮。

由于一些企業(yè)在審核對方開來信用證方面不夠審慎，就盲目制單并造成損失的案例很多，以下是一個發(fā)票和匯票繕制錯誤的例子。

我國某出口公司與國外某企業(yè)以CFR5%為貿易條件成交一批貨物，價值為50000元人民幣。國外開來信用證總金額為47500元，并注明：“議付時扣5%傭金給某企業(yè)”，原文為“When negotiating docu ments 5%co mmission t o be deducted fro m a mount negotiated and ret ur ned to so meone”。但我方公司在繕制發(fā)票和匯票時均按照合同金額50000元，議付時銀行扣除5%，按47500元借記開證行北京賬戶。由于在制單中忽略核對信用證金額一項的核對，沒有真正的做到“單證相符”，使得開證行在接單后立即來電表示發(fā)票金額超過來證金額，當即拒付。

在此案例中，由于我方公司業(yè)務員缺乏經驗，疏于對所繕制的單據(jù)嚴把復合關，沒有嚴格的與信用證完全保持一致，最終造成了損失。更為主要的原因在于該企業(yè)內部審核、內控監(jiān)督程序存在有漏洞，使風險沒有得到有效控制所導致的。

審證是一項既需要專業(yè)知識和又應當具備豐富經驗的工作，工作人員稍有疏忽就會帶來不可彌補的經濟損失。加強外貿單證的審核，完善外貿企業(yè)基礎管理環(huán)節(jié)內控機制，是形成積極穩(wěn)妥的對外貿易機制最基本的措施和手段。否則，就會把機會交給外方，使我方出口企業(yè)遭受損失。

二、我國貿易企業(yè)單證風險存在的內外因分析

（一）客觀的條件

目前由于我國對外貿易量的激增，交易往來更加日益頻繁，使貿易單證的編制、復核、審查工作變得復雜，因而增加了主觀錯誤與客觀失誤的概率。

（二）心態(tài)的驅使

一些企業(yè)錯誤地認為只要有訂單、有業(yè)務做就是好事，開發(fā)市場增加成交量是全部工作內容和唯一工作目標，企業(yè)內部開展國際貿易風險防范的教育非常之少。無論是企業(yè)領導還是具體的單據(jù)工作人員，對國際通行的新的風險防范方法和手段的了解和利用的程度遠遠不夠。因此，老的外貿單據(jù)人員知識結構老化，而年輕的業(yè)務人員又存在經驗不足的問題。簽約時，對于后續(xù)履約時有可能遭遇的實際問題考慮不夠全面；在制單時，準確程度低，又欠缺后續(xù)的審核監(jiān)督管理程序。為便于出口，人為簡化交易監(jiān)管程序，完全忽視了貿易風險的客觀存在，這些作法在外貿環(huán)境相對寬松的情況下，確實降低了交易成本，但是這不是我國貿易長遠發(fā)展的途徑。以放棄風險防范為代價，創(chuàng)造寬松外貿環(huán)境的行為很有可能會導致外貿交易的漏洞和風險。放松外貿企業(yè)內控和對單證業(yè)務的監(jiān)督，這種鋌而走險的作法很可能給外商留有可趁之機，拒付就是一個行之有效的手段。因此，必須從制度上建立和完善外貿企業(yè)的內審機制，強化外貿企業(yè)內控管理，在相對完備的制度體系下加強外貿企業(yè)對貿易單證的審核力度，降低外貿企業(yè)風險。

三、建立企業(yè)內審員制度，保障對外貿易順利收匯

目前在外貿企業(yè)中，由于交易往來頻繁，單據(jù)數(shù)量上的壓力使得制單員每天需要處理的單據(jù)量大，信息點多，所以責任更加重大。往往制單員自查后交單前仍然還會存在一些單據(jù)的不符點，一旦交單并遭到拒付，造成損失的責任完全歸咎于制單員。為了交易的順利進行，就需要在向銀行交單以前，由企業(yè)進行自主內部審核，建立外貿企業(yè)的內審制度，聘用具有外貿單據(jù)專業(yè)知識和實務經驗豐富的人員來進行最后的審單環(huán)節(jié)，并且與制單員責任公擔，真正實現(xiàn)制單審單兩條線。

外貿企業(yè)建立獨立內審員這一制度的理論基礎，是源于財務審計中的內部審計。最新的內部審計實務準則對內部審計的定義：內部審計是一種獨立、客觀的確認與咨詢活動，為組織增加價值并提高組織的運作效率。它采取系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法對風險管理、控制及治理程序進行評估和改善，從而幫助機構實現(xiàn)它的目標。這正是當今大多外貿企業(yè)所欠缺的職能環(huán)節(jié)，設立企業(yè)內審員制度，以第三方身份進行外貿單據(jù)的詳細核查，是實現(xiàn)單據(jù)質量提高，保證順利收匯，從而提高企業(yè)的經濟效益的制度保障。

在運用了內審員工作機制的條件下，外貿企業(yè)的單據(jù)質量應與內審員的工作考核掛鉤，一旦出現(xiàn)了單據(jù)有誤致使收匯不能的情況，企業(yè)應將責任劃分給制單員和內審員共同承擔，這樣一種連帶機制體現(xiàn)了制單員與內審員之間的連帶利益，實質上是使二者相互約束。這種雙重保障更有利于單據(jù)質量的提高，也就實現(xiàn)了外貿企業(yè)建立內審機制的目標了。

四、強化內審員管理，建設高素質的內審員隊伍

選擇優(yōu)秀的內審員是搞好外貿單證工作的必要條件。外貿企業(yè)的內部審核人員應當以 “合法合理，單單一致，貨證相符”十二字方針為總工作原則，內審員具體應具備如下諸方面能力素質。

（一）專業(yè)知識

作為外貿企業(yè)的內審員應當全面掌握對外經濟貿易及外貿單證方面的專業(yè)知識；相關貿易往來國家的法律、法規(guī)知識已經風俗習慣方面的常識；風險評價和風險控制方面的知識；認證程序和要求方面的知識以及與所在貿易企業(yè)經營性質有關的安全專業(yè)知識等。

（二）思維能力

審核員應思路開闊、成熟，具有很強的分析和判斷能力，能夠客觀地觀察分析問題，具備很強的邏輯思維能力。既能從審核的各種文件記錄中做出整體判斷，給出合理的分析，哪些是出現(xiàn)偏差的，又能對偏差的嚴重程度作出公正客觀的評價，給出及時的整改方案。有很好的均衡能力，盡量避免審核的主觀和片面性；冷靜、理智、克制。即能夠有分寸地應付和處理現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況，排除審核過程中出現(xiàn)的干擾因素。

（三）職業(yè)道德

審核員應具備敬業(yè)精神，在審核過程中以企業(yè)利益為大局，專心、嚴謹、守時，強化服務觀念。遵循客觀公正的原則。能公正地客觀評定，不屈從于無事實根據(jù)要求改變審核結論的壓力。

（四）語言能力

外貿往來單據(jù)大多以使用英語為主體，因此必須具備較強的英語語言文字表達能力，特別是要具備在商貿英語方面的駕馭能力，甚至需要具有掌握多種語言的能力。

總之，在經濟體制改革不斷深化的今天，對于經濟活動進行監(jiān)督，強化自我的約束機制和提高經濟效益顯得更為重要。企業(yè)在面臨日漸激烈的競爭中，若要繼續(xù)發(fā)展，就必須加強對企業(yè)自身內部控制的建設。內部審計是必要手段，建立健全外貿企業(yè)的內審員制度，對于杜絕訂單流失，實現(xiàn)順利收匯，提高經濟效益具有重要意義。

［1］李同芳．外貿單證員的工作特點與基本要求［J］．商業(yè)經濟，2010，（04）．

［2］張宇飛．淺談內部審計的獨立性［J］．經濟論叢，2010，（24）．

［3］張素珍．新審單標準對信用證運用的影響［J］．海南師范大學學報（社會科學版），2008，（04）．

［4］張月平．強化內審促進職業(yè)安全健康管理體系的有效運行［J］．中國新技術新產品，2011，（01）．

The Research on t he Inter nal Auditing System for Inter national Trade Docu ments

FU Jing－chen

（Tianjin Vocational College of Mechanics and Electricity，Tianjin 300131 China）

In t he moder n inter national trade，t here is a lar ge pr oportion of sy mbolic delivery for the goods．Thereupon，the foreign trade docu ments have become an i mportant voucher for the buyers to pick up and pay for t he goods．Any abnor mal conditions or i mpr oper points can result in t he consequence of buyers＇ref using to pay the bill．So，making and checking the foreign trade documents is ver y i mportant．And foreign trade co mpanies shoul d tr y to find a strict way to examine t he docu ments，which can help the enterprise control the risk．

inter national trade；docu ments；inter nal audit；risk control

F740．44

A

1673－582X（2011）09－0013－03

2011－06－10

傅婧宸（1984－），女，天津市人，天津機電職業(yè)技術學院助教，主要從事國際經濟與貿易教學和研究工作。