對高校教務(wù)管理問題的思考

□文/馬明茜 王亞南

對高校教務(wù)管理問題的思考

□文/馬明茜 王亞南

為了適應(yīng)現(xiàn)代化素質(zhì)教育的需要，更好地落實(shí)教學(xué)工作的中心地位，保證學(xué)校、教務(wù)處政令暢通，建設(shè)一支素質(zhì)高、效率高的教務(wù)員隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。關(guān)鍵詞：高校教務(wù)管理；教務(wù)員；隊(duì)伍建設(shè)

高校教務(wù)管理工作是一個多因素、多序列、多層次的動態(tài)過程，是學(xué)校管理工作的核心，是保證教學(xué)工作正常開展的基本前提。其管理水平直接關(guān)系到教學(xué)工作的開展和教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響到學(xué)校的生存和發(fā)展。在高等學(xué)校從事教學(xué)管理的人員，主要是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)員，他們的服務(wù)對象主要是院系領(lǐng)導(dǎo)、教師與學(xué)生。院系領(lǐng)導(dǎo)通常肩負(fù)教學(xué)管理和教學(xué)的雙重任務(wù)，工作千頭萬緒，處理事情不可能面面俱到；學(xué)院單位的教學(xué)管理包含了專業(yè)、課程、試題、成績、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等內(nèi)容；從學(xué)生入學(xué)注冊到考試，從教材的預(yù)訂到書本的領(lǐng)發(fā)，從課程評估、專業(yè)評估、課堂教學(xué)質(zhì)量評估、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）評估到老師課堂評估、學(xué)生綜合評估、院系教研室教學(xué)評比，從協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)人員制定、修改教學(xué)計(jì)劃及其教學(xué)大綱到根據(jù)教學(xué)計(jì)劃編制學(xué)期教學(xué)任務(wù)等，每一教學(xué)環(huán)節(jié)都離不開教務(wù)員的參與，某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則會影響正常的教學(xué)秩序。

一、高校教育管理隊(duì)伍中存在的一些問題

（一）對教務(wù)員工作重要性認(rèn)識不足、結(jié)構(gòu)不太合理、人員變動較頻繁。主要表現(xiàn)在年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、技能結(jié)構(gòu)等方面沒有形成符合教務(wù)改革要求的體系。許多高校都有一個共同點(diǎn)，就是工作崗位編制的審定具有隨意性，都沒有依據(jù)教務(wù)管理的專業(yè)需求遴選人才；相對于其他管理崗位而言，教務(wù)員承擔(dān)著教務(wù)管理、學(xué)籍管理、成績管理、考務(wù)管理、教學(xué)檔案管理等具體事務(wù)性工作，量大瑣碎易出錯、不被重視、工資待遇也不高。凡是有一定素質(zhì)或有一定能力的教務(wù)員都不愿從事此項(xiàng)工作，人員變動較頻繁，直接后果將會導(dǎo)致教學(xué)管理水平的整體滑坡。作為教務(wù)員本身，學(xué)歷層次較低（大部分在本科以下），語言文字表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)操作能力等方面還較欠缺。同時，由于崗位性質(zhì)，教務(wù)員也很少有外出參觀、培訓(xùn)及學(xué)習(xí)的機(jī)會。有些教務(wù)員不善于交流，未得到他人的理解和支持，一些教務(wù)員平時缺乏與領(lǐng)導(dǎo)和同事的交流或溝通，難以讓他人體察到教務(wù)崗位的艱辛與繁雜。有些領(lǐng)導(dǎo)不注意工作方法，只是一味地批評指責(zé)，以致影響教務(wù)員的工作積極性，從而進(jìn)一步影響教學(xué)管理工作的開展。

（二）教學(xué)管理工作效率不高。高校擴(kuò)招，教學(xué)管理人員的任務(wù)越來越重，難度越來越大，質(zhì)量要求越來越高，使得基層人員多采用粗放式管理。基于網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)的管理系統(tǒng)尚在建設(shè)之中，各種教學(xué)信息的收集、整理、匯編成庫比較緩慢，教務(wù)員們總在不斷地做著這種低效率、高重復(fù)、事務(wù)性的工作，難有更多的時間和機(jī)會提升自己。

（三）評價體系和激勵機(jī)制不夠健全。一是針對教務(wù)員的培養(yǎng)計(jì)劃不多；二是對教務(wù)員的考核制度和獎勵機(jī)制不夠完善，教務(wù)員的工資、福利、待遇基本取決于其身份和職務(wù)，而不是績效。缺少有效的激勵機(jī)制，就培養(yǎng)了教務(wù)員的惰性，使其以低標(biāo)準(zhǔn)要求自己，工作自然就沒創(chuàng)新，得不到提高。

（四）理論素養(yǎng)欠缺，科研意識薄弱。目前，在教務(wù)管理隊(duì)伍中，存在著較為嚴(yán)重的事務(wù)主義、部門主義傾向，觀念陳舊，視野狹窄，缺少外出學(xué)習(xí)、深造的機(jī)會，無法吸收當(dāng)今高校最先進(jìn)的管理方法和理念，無法了解最新的教學(xué)管理和教學(xué)改革方面的信息來充實(shí)和指導(dǎo)自己的工作。

（五）學(xué)年制向?qū)W分制的過渡期，缺乏對所屬管理體系的宏觀控制意識和明確目標(biāo)，解決問題往往就事論事，沒有創(chuàng)新精神。職業(yè)精神不足，職業(yè)知識技能不高表現(xiàn)為對業(yè)務(wù)不熟悉，技能生疏，工作方法單一；缺乏信息化管理理念、知識和管理能力；缺乏服務(wù)意識、奉獻(xiàn)精神和上進(jìn)心。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)

（一）提高高校教務(wù)員自身素質(zhì)。國家教育部實(shí)施的“五年一輪”的普通高等學(xué)校教學(xué)工作水平評估制度，對高校管理工作提出了很高的要求。教務(wù)管理是高校管理工作的重要組成部分，是維系教學(xué)機(jī)制正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。教務(wù)工作必須從靜態(tài)的、傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、規(guī)模的、科學(xué)的管理模式。

1、提高政治思想素質(zhì)。教務(wù)員正確的言談舉止、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和良好的道德素質(zhì)將是大學(xué)生們效仿的好楷模。

2、教務(wù)員必須懂教育、懂管理。不斷了解高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀；掌握高等教育、現(xiàn)代管理的基本知識和基本規(guī)律；熟悉各個教學(xué)環(huán)節(jié)及相互間的聯(lián)系；熟悉所管專業(yè)及各教學(xué)計(jì)劃的特點(diǎn)；熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度的要求；了解課程體系和主干、專業(yè)課程的內(nèi)容和特點(diǎn)。

3、培養(yǎng)和提高全面的工作能力。如，文書能力和口頭表達(dá)能力，對于教師、學(xué)生甚至學(xué)生家長的來訪，口頭或電話通知，文件精神的傳達(dá)、規(guī)章制度的宣傳、各種考試咨詢、請求匯報(bào)、交涉事宜以及一些“上情下達(dá)，下情上達(dá)”的事情都需要教務(wù)員做到說話清楚明白、言簡意賅，以恰當(dāng)?shù)恼Z言、方式表達(dá)管理思想和意圖；團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力，做好教務(wù)工作離不開大家的團(tuán)結(jié)與合作。教務(wù)員要善于做團(tuán)結(jié)工作，善于建立從上到下、從內(nèi)到外的各種良好聯(lián)系，形成順暢強(qiáng)大的工作合力；當(dāng)好學(xué)校有關(guān)教學(xué)制度、教學(xué)評估的基層組織者和參與者，將管理理論應(yīng)用于工作實(shí)踐，指導(dǎo)實(shí)踐，使教務(wù)管理工作更科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

4、教務(wù)員要不斷提高自己的思想覺悟，培養(yǎng)崇高的愛崗敬業(yè)精神。本著為教師和學(xué)生服務(wù)的精神，不計(jì)較個人得失，兢兢業(yè)業(yè)，踏踏實(shí)實(shí)地工作。要善于從辛苦中品味甘苦，要善于在平凡中積極進(jìn)取，把個人的理想抱負(fù)與人生價值的實(shí)現(xiàn)融入到平凡的工作崗位上，在平凡的工作中，做出不平凡的成績，實(shí)現(xiàn)自己的人生價值。

（二）提高教學(xué)管理工作實(shí)效

1、啟動教務(wù)管理軟件、應(yīng)用辦公自動化，提高教學(xué)管理效率。如，公告欄的設(shè)置，取代了以往電話交流的形式，使教務(wù)員獲取工作信息的方式更直接、更及時。課程模塊的設(shè)置對于各個系的課程建設(shè)鋪設(shè)了基礎(chǔ)。考務(wù)模塊的設(shè)置取代了以往手工操作的形式，課表查詢模塊的設(shè)置使教師查詢課表更直接，為教師做好下學(xué)期的授課準(zhǔn)備提供幫助。計(jì)劃管理模塊、選課模塊、排課模塊、學(xué)籍管理模塊的設(shè)置使教務(wù)員的工作更方便、更快捷。

2、觀念要更新，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新管理，促進(jìn)教學(xué)管理發(fā)展。實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的方法、手段和事務(wù)處理的執(zhí)行性與創(chuàng)新性、現(xiàn)代化與協(xié)作能力、一般性與重要性的有機(jī)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的良性循環(huán)，提高工作效率。改變過去只當(dāng)“文件箱，傳聲筒”以及只應(yīng)付一些上傳下達(dá)事務(wù)性的工作觀念。教務(wù)員要成為理論型、實(shí)踐型、才能型的綜合性人才，只有明確自身的定位，才能最大限度地發(fā)揮自己的主觀能動性。教務(wù)員是領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，是師生的勤務(wù)員，要有主人翁意識，在工作中要時刻意識到自己的成功與否代表著整個系，在工作中時刻要以學(xué)校、系的利益為出發(fā)點(diǎn)，給教師與學(xué)生以及前來辦事的外單位人員留下好的印象。

教務(wù)管理也應(yīng)該與時俱進(jìn)，建立健全監(jiān)督、評價、激勵機(jī)制，創(chuàng)新管理制度。檢查是指管理者為了獲得好的效果，它具備制約、參與、預(yù)防、反饋的功能。評價是衡量效果，促進(jìn)質(zhì)量提高的有力手段。充分利用當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理教務(wù)事務(wù)，實(shí)行網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理現(xiàn)代化；在漫長的教務(wù)管理歷史發(fā)展過程中逐漸形成了經(jīng)驗(yàn)管理模式、行政管理模式和科學(xué)管理模式?，F(xiàn)代教務(wù)管理實(shí)踐證明，最佳的教務(wù)管理模式，不應(yīng)當(dāng)是孤立的、封閉的、單一的某種模式，而應(yīng)是三種模式的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理科學(xué)化。在教務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)原則性與靈活性相結(jié)合。讓教師、學(xué)生明確教務(wù)管理政策、流程，讓他們懂得一部分教務(wù)管理方面的知識從而實(shí)現(xiàn)自我管理、自我服務(wù)，使教務(wù)管理更加有效地開展。

3、加強(qiáng)創(chuàng)新意識，完善教務(wù)管理。高校教務(wù)管理工作具有管理對象多樣化、管理內(nèi)容復(fù)雜化、管理信息多元化及管理范圍全面化等特點(diǎn)。

用創(chuàng)新的、獨(dú)特的思維去思考，建立檢查制度，制度的健全使教務(wù)員的教學(xué)管理工作有章可循，有法可依。多元化的教學(xué)考核評價制度，對于教師的教和學(xué)生的學(xué)具有導(dǎo)向、證明、診斷、激勵等功能。我們要加強(qiáng)學(xué)生自我評價和發(fā)展性目標(biāo)評價相結(jié)合在考試方面，但是如何監(jiān)控采取這些評價方式的課程的教學(xué)質(zhì)量，是值得探討的，也是教務(wù)員發(fā)揮創(chuàng)新能力的地方。一種創(chuàng)新的管理方法“一分鐘”管理即是一分鐘目標(biāo)、一分鐘表揚(yáng)、一分鐘批評。一分鐘目標(biāo)是辦公人員在每天上班前應(yīng)該明白今天該做什么、怎樣去完成任務(wù)或用什么方法以及在何時去完成。一分鐘批評不是管理者對做錯事人員大聲訓(xùn)罵，而是對有關(guān)人員給予善意的及時提醒、并給予指正錯誤。這樣，受批評的人樂于接受批評，并很快改正錯誤。

（三）建設(shè)一支專職的教務(wù)管理隊(duì)伍，制定教務(wù)管理人員準(zhǔn)入制度。高校教務(wù)管理工作具有連續(xù)性、周期性、時間性的特點(diǎn)，且環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)動全身。長期以來，高校普遍存在著重教學(xué)、輕管理，忽視教務(wù)管理隊(duì)伍在教學(xué)管理中主導(dǎo)作用的現(xiàn)象。在高等教育改革不斷深入發(fā)展的今天，還存在著不能與時俱進(jìn)，更新管理理念和管理方法，仍舊停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型的層次上，照著文件辦，憑著感覺走，缺乏創(chuàng)新意識的現(xiàn)象。因此，必須挑選和錄用那些忠于黨的教育事業(yè)，有較高文化水平、理論素養(yǎng)，有較強(qiáng)組織管理、協(xié)調(diào)控制能力、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的優(yōu)秀人員進(jìn)入各級教務(wù)管理崗位。

（四）重視教學(xué)管理人員在高校里的作用和地位，切實(shí)加強(qiáng)教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。高校要根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，合理定編定崗，實(shí)行崗位責(zé)任制，根據(jù)崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，明確教務(wù)管理人員的職責(zé)、權(quán)利及義務(wù)；制定教務(wù)員條例，加強(qiáng)管理和制度的約束；建立靈活、合理、人性化的評價機(jī)制，設(shè)計(jì)出科學(xué)的規(guī)范的考核標(biāo)準(zhǔn)，從“德”、“能”、“勤”、“績”四個方面進(jìn)行定性與定量相結(jié)合的考評，將結(jié)果與獎懲、職稱評定、職位晉升相掛鉤，以體現(xiàn)教務(wù)人員自身的價值，發(fā)揮他們的積極性、自動性，增強(qiáng)他們之間的競爭、進(jìn)取意識，激發(fā)他們的使命感和責(zé)任感，真正能夠留住人、用好人。

制定政策、加強(qiáng)培養(yǎng)，合理定崗定編，不斷優(yōu)化教務(wù)員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立健全教務(wù)員績效管理制度使之形成自我激勵、自我約束、自我完善、自我發(fā)展的機(jī)制。健全教務(wù)員的培養(yǎng)制度，鼓勵教務(wù)員參與教學(xué)改革課題的研究，可讓其就教學(xué)與教學(xué)管理工作中存在的實(shí)際問題提供第一手的信息和建議，參與科研，提升自我，樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念。

加大對教務(wù)員的關(guān)懷力度，重視他們的個人發(fā)展。為貫徹倡導(dǎo)“以人為本”的管理思想，領(lǐng)導(dǎo)與教務(wù)秘書之間應(yīng)建立一座相互尊重的感情橋梁，打造和諧氛圍。馬克思說過：“人創(chuàng)造環(huán)境，環(huán)境也創(chuàng)造人?！比瞬荒苊撾x環(huán)境而存在，環(huán)境與人是互動的，人可以改變環(huán)境，環(huán)境也改變?nèi)恕?/p>

（作者單位：江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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