淺析企業(yè)在ERP系統(tǒng)下的全面預算管理

○ 李秀麗

（中準會計師事務所吉林分所 吉林 長春 130061）

淺析企業(yè)在ERP系統(tǒng)下的全面預算管理

○ 李秀麗

（中準會計師事務所吉林分所 吉林 長春 130061）

本文指出了傳統(tǒng)企業(yè)預算管理的不足之處，分析了全面預算管理在ERP環(huán)境下實施的可行性及其實施意義，詳細論述了ERP環(huán)境下企業(yè)業(yè)務預算、籌資預算、資本預算和財務預算的編制方法以及在ERP環(huán)境下預算的分析和考核系統(tǒng)如何設計。

ERP 全面預算管理 編制方法

全面預算管理是集人本理念、戰(zhàn)略化和系統(tǒng)化為一體的現(xiàn)代企業(yè)的一種管理模式，它利用預算管理對企業(yè)內(nèi)部的各個單位和各個部門的各種財務資源和非財務資源進行相應的分配、考核和控制，達到有效的協(xié)調(diào)和組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、實現(xiàn)企業(yè)既定的經(jīng)營目標的目的。隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和經(jīng)濟體制改革的深入，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化，企業(yè)的投資者不僅關注當前企業(yè)的經(jīng)營成果，還對企業(yè)未來的發(fā)展前景進行關注；不僅關注企業(yè)實現(xiàn)的當期利潤，還關注企業(yè)未來的發(fā)展能力和盈利能力；不僅關注企業(yè)的利潤總額，還關注獲取利潤的質(zhì)量。所以，企業(yè)推行全面預算管理是企業(yè)的經(jīng)營者和投資者在現(xiàn)階段產(chǎn)權(quán)制度變革的形勢下的必然選擇。另一方面，ERP近幾年在我國取得了很大的發(fā)展，尤其是在一些大型的企業(yè)中，ERP的發(fā)展給全面預算管理提供了很大的完善空間。

一、傳統(tǒng)預算管理的不足之處

企業(yè)傳統(tǒng)的預算管理已經(jīng)不能適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，具體說來，其不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1、傳統(tǒng)的預算管理缺乏戰(zhàn)略的指導。很多企業(yè)在全面預算管理的認識上存在誤區(qū)，企業(yè)的管理層對全面預算管理具有的戰(zhàn)略地位還沒有認識清楚，認為全面預算管理只是財務部門的事情，使得全面預算管理目標缺乏權(quán)威性，預算管理的執(zhí)行缺乏嚴肅性，執(zhí)行的結(jié)果缺乏激勵性。沒有在企業(yè)的戰(zhàn)略環(huán)境下制定的預算管理，往往重視企業(yè)的短期行為，忽視企業(yè)的長期目標，制定的短期預算指標和長遠發(fā)展戰(zhàn)略不能適應，編制的預算各期的銜接性較差，導致預算管理難以取得預期的效果。

2、傳統(tǒng)預算的編制方式和編制手段落后。現(xiàn)階段，很多企業(yè)使用財務軟件進行預算編制，雖然在一定的程度上實現(xiàn)了電算化，但是預算編制的方式和手段依然落后。利用財務軟件編制預算最大的優(yōu)勢就是可以在較低的成本內(nèi)重復使用，還可以快速地對銷售額、成本函數(shù)、成本動因等進行分析和評估，具有很強的預算分析能力和靈活的計劃能力。但是，財務軟件往往都缺乏對預算過程的支持，很難得到動態(tài)的實時數(shù)據(jù)，無法按照各個崗位、各個部門和個人的具體標準對預算進行實時控制。

3、缺乏事前的計劃、事中的控制和事后的分析。首先，在編制全面預算的過程中，需要用到很多各種各樣的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的編制方法下，信息不方便存儲獲取，雖然預算的編制過程花費了大量的時間、人力和物力，但是卻沒有取得應有的成果，使得預算喪失了事前控制的作用。其次，傳統(tǒng)的編制方式下，企業(yè)不能及時處理預算的反饋信息，也不能根據(jù)環(huán)境的變化及時修改和調(diào)整預算，沒有對預算執(zhí)行的過程進行有效的監(jiān)督。再次，在對預算執(zhí)行的事后分析中，傳統(tǒng)的編制方式下，需要編制大量的分析報表并進行大量的計算才能算出預算和實際發(fā)生額之間的差異，要想從不同的角度對不同預算差異進行分析更是難上加難，數(shù)據(jù)收集的不足也會導致預算的分析結(jié)果出現(xiàn)較大的差異性。

二、全面預算管理在ERP環(huán)境下實施的可行性

全面預算管理和ERP系統(tǒng)的相互融合能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各個職能部門在業(yè)務執(zhí)行、會計核算和預算控制環(huán)節(jié)的信息共享和有機融合，可以更好地貫徹企業(yè)的相關管理思想，對優(yōu)化員工行為和再造管理流程等方面都發(fā)揮著積極的主導作用。全面預算管理在ERP環(huán)境下具有實施的可行性。

1、全面預算管理是企業(yè)ERP系統(tǒng)重要的組成部分。通過預算使企業(yè)的總體目標分解成各個部門的具體目標，就是ERP中的事先計劃；預算確定后，就會進入實施階段，企業(yè)管理工作的重點就轉(zhuǎn)向了對事先經(jīng)濟活安排的控制上，ERP能夠在事中對經(jīng)濟活動的整個過程進行實時監(jiān)控；企業(yè)進行控制活動的依據(jù)是預算，預算也是衡量控制活動合理性的標準之一，在預算和實際之間產(chǎn)生了較大的差異的時候，企業(yè)應該查明原因并及時采取措施進行改進，ERP軟件可以對預算的執(zhí)行情況進行分析，其分析結(jié)果就可以作為部門業(yè)績考核的重要依據(jù)。所以，全面預算管理是企業(yè)ERP系統(tǒng)的重要組成部分。

2、全面預算管理和ERP系統(tǒng)中的子系統(tǒng)息息相關。企業(yè)編制全面預算所需要的數(shù)據(jù)都可以由ERP的其他子系統(tǒng)來提供。例如：編制銷售預算的數(shù)據(jù)由市場預測子系統(tǒng)和銷售子系統(tǒng)提供；編制生產(chǎn)預算的數(shù)據(jù)由主生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)提供；編制材料采購預算的數(shù)據(jù)由采購管理的子系統(tǒng)提供；編制存貨預算的數(shù)據(jù)由庫存管理子系統(tǒng)提供等。所以，在企業(yè)ERP環(huán)境下，預算部門可以根據(jù)ERP子系統(tǒng)的變化來隨時更新全面預算的編制，同時，全面預算的變化也可以影響ERP各個子系統(tǒng)的執(zhí)行，這樣無形之中就構(gòu)成了一個封閉的管理系統(tǒng)。

3、企業(yè)的ERP系統(tǒng)可以滿足實施預算管理需要的數(shù)據(jù)。企業(yè)的ERP系統(tǒng)能夠提供企業(yè)以前會計年度的報表數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)以及各種各樣的重要預算數(shù)據(jù)，可以滿足全面預算管理對歷年財務數(shù)據(jù)的需要。經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，ERP系統(tǒng)就會記錄下各種會計數(shù)據(jù)，所以，ERP系統(tǒng)可以及時地提供企業(yè)預算年度的會計數(shù)據(jù)，給全面預算管理提供數(shù)據(jù)基礎。對于ERP軟件沒有提供的全面預算所需要的其他的數(shù)據(jù)，也可以通過相應的擴展來實現(xiàn)。

三、全面預算管理在ERP環(huán)境下的意義

實施ERP是企業(yè)全面預算管理信息化的發(fā)展方向，全面預算管理在企業(yè)ERP環(huán)境下的意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1、ERP環(huán)境下全面預算管理的實施可以幫助企業(yè)實現(xiàn)其戰(zhàn)略目標。通過企業(yè)資源計劃和全面算管理的融合，使預算管理成為整個經(jīng)營活動的起點，使企業(yè)全部經(jīng)營活動的方向，預算管理已經(jīng)不僅僅是企業(yè)的一種管理方法，還能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

2、實現(xiàn)了對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務事前的計劃、事中的控制和事后的分析。企業(yè)在ERP環(huán)境下實施全面預算管理可以有效協(xié)調(diào)此三大職能，還可以使它們有機地整合在計算機軟件系統(tǒng)中，形成新的管理模式。

3、在ERP環(huán)境下實施全面預算管理可以增強預算目標的可執(zhí)行性。ERP系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)倉庫技術，使得所有有定義的數(shù)據(jù)都得到了統(tǒng)一的組織和管理，不受企業(yè)部門分工和部門界限的限制，數(shù)據(jù)可以被所有的領域和部門共享，從一定程度上減輕了預算過程中信息不對稱的現(xiàn)象，緩解了企業(yè)和部門之間的利益沖突，使得企業(yè)的預算目標更加具有可執(zhí)行性，保證了預算目標的實現(xiàn)。

四、全面預算管理在ERP環(huán)境下的設計

企業(yè)全面預算管理的編制主要涉及業(yè)務預算、籌資預算、資本預算和財務預算四個方面，企業(yè)在編制預算的過程中一般是按照先編制業(yè)務預算、資本預算和籌資預算，然后編制財務預算的編制流程進行。

1、全面預算管理中業(yè)務預算的編制。首先，銷售預算的編制。銷售預算使企業(yè)全面預算編制的起點，其他預算都是在銷售預算的基礎上編制的。銷售預算編制的主要依據(jù)是企業(yè)的年度目標利潤、對勞務需要量和市場銷量的預測和市場價格，同時銷售預算的編制還應該結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)能力等確定。因為預算期內(nèi)的銷售收入可能與現(xiàn)金收入相同，所以，在銷售預算編制完成后，還應該根據(jù)預算期內(nèi)的回收賒銷貨款和現(xiàn)銷收入的可能情況進行銷售現(xiàn)金收入的預算編制。其次，存貨預算的編制。企業(yè)在銷售預算的基礎上，對銷售或者儲備的物資進行編制預算。由于企業(yè)的存貨往往種類繁多，所以在預算的編制過程中應該突出主要存貨，對于普通存貨的預算應該進行簡化的處理。對直接材料、直接人工、制造費用以及產(chǎn)品成本的預算都應該依次編制，并制定相應的ERP數(shù)據(jù)流程圖。

2、全面預算管理中的資本預算。資本預算主要包括對固定資產(chǎn)的投資預算、對權(quán)益性資本的投資預算和對債券的投資預算。分別根據(jù)固定資產(chǎn)的投資計劃和決策資料、權(quán)益性投資的投資計劃和決策資料以及債券投資的投資計劃和決策資料進行編制。在資本預算的編制過程中，固定資產(chǎn)處置、權(quán)益性資本轉(zhuǎn)讓、被投資單位利潤的分配以及債券轉(zhuǎn)讓引起的現(xiàn)金流入都應該列在資本預算之中。

3、全面預算管理中籌資預算的編制。企業(yè)籌資預算的編制主要是依據(jù)相關的決策資料、發(fā)行股票的計劃、借款計劃以及審批文件等。根據(jù)各個責任中心的預算項目編制籌資預算樣表，結(jié)合企業(yè)的籌資計劃，根據(jù)ERP子系統(tǒng)提供的相關數(shù)據(jù)編制籌資預算報表，將各預算期的資本預算數(shù)據(jù)進行匯總得到籌資預算的匯總總表。

4、全面預算管理中財務預算的編制。企業(yè)財務預算的編制主要包括現(xiàn)金預算。預計資產(chǎn)負債表和預計利潤表的編制，它是根據(jù)企業(yè)銷售預算、籌資預算和資本預算等資料進行現(xiàn)金預算的編制，然后形成預計資產(chǎn)負債表、預計利潤表和預計的現(xiàn)金流量表，并計算收入和支出的差異，編制差異表，根據(jù)編制的差異表制定適當?shù)耐顿Y和籌資計劃。財務預算是編制全面預算的最后環(huán)節(jié)，能夠從價值角度反映企業(yè)專門決策預算和業(yè)務預算的結(jié)果。

5、企業(yè)全面預算分析和考核系統(tǒng)在ERP環(huán)境下的設計。ERP環(huán)境下，預算考核子系統(tǒng)是監(jiān)督和激勵企業(yè)管理者的有效手段，是全面預算管理系統(tǒng)的重要信息反饋機制，企業(yè)的上級組織根據(jù)其實際要求對下級組織建立績效考核機制，并根據(jù)這一機制對下級組織進行考核并輸出考核結(jié)果。全面預算分析和考核系統(tǒng)主要包括預算考評、預算分析和預算查詢。

總之，全面預算管理者是企業(yè)進行內(nèi)部控制管理的一種重要方法，對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用。隨著ERP在我國企業(yè)中的大力推廣及廣泛應用，很多的企業(yè)開始在ERP環(huán)境下進行全面預算管理，由于經(jīng)驗不足等原因，ERP的實施還有很多的問題，這就需要ERP場上和各個行業(yè)的企業(yè)進行共同努力，打消在ERP環(huán)境下實施預算管理的認識偏差，使企業(yè)能夠了解ERP環(huán)境下預算管理的實施技巧和方法，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)營管理服務。

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