會(huì)計(jì)人，月結(jié)時(shí)你也可以不加班

斯奈克瑪航空工業(yè)(蘇州)有限公司 韋韌慰

每逢月底和月初時(shí)，在很多企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)，你經(jīng)常會(huì)看到財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員在辛勤地忙碌著，有的人在電腦上敲敲打打，有的人致力于一大堆單據(jù)里抬不起頭來(lái)，有的人在不停地打電話催促別人，晚上財(cái)務(wù)部更是燈火通明，大家在集體加班趕做憑證，登賬，對(duì)賬，計(jì)算成本,編制報(bào)表等等。這熱鬧的景象都是為了財(cái)務(wù)的月結(jié)。在這幾天里，單位里無(wú)論多么緊急的事情都得給它讓道，有些公司大家已經(jīng)約定成俗，這時(shí)候千萬(wàn)不能去打擾會(huì)計(jì)，否則賬就會(huì)算錯(cuò)了，后果“很嚴(yán)重”。月結(jié)時(shí)的忙碌大家都司空見(jiàn)慣，而且會(huì)計(jì)這時(shí)候加班是天經(jīng)地義的事兒。

為什么作為會(huì)計(jì)人月結(jié)時(shí)會(huì)這么忙碌呢？在此我們先了解一下會(huì)計(jì)的概念。

會(huì)計(jì)是以貨幣作為主要計(jì)量單位，運(yùn)用一系列專門方法，對(duì)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、全面和綜合的核算和監(jiān)督，并在此基礎(chǔ)上對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)和控制，以提高經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動(dòng)。每個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體都離不開(kāi)會(huì)計(jì)，而作為會(huì)計(jì)，每天都在跟數(shù)字打交道，來(lái)核算記錄公司發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在月末和下個(gè)月初時(shí)，我們還要根據(jù)賬冊(cè)里記錄的完整準(zhǔn)確的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄來(lái)編制財(cái)務(wù)報(bào)表，通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)表綜合反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)狀況，其信息用于指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)。因此順利地完成月結(jié)，及時(shí)準(zhǔn)確地出具財(cái)務(wù)報(bào)表，對(duì)一個(gè)企業(yè)的生存和發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。

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財(cái)務(wù)部本需要在一個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束的短短幾日內(nèi)，完成月結(jié)和出具財(cái)務(wù)報(bào)表。由于時(shí)間短，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜，數(shù)據(jù)量大，會(huì)計(jì)人員需要加班加點(diǎn)才能完成。這樣看來(lái)加班似乎非常合理，其實(shí)不然。我們可以運(yùn)用精益生產(chǎn)的理念，組織財(cái)務(wù)部門的相關(guān)會(huì)計(jì)人員將結(jié)賬相關(guān)的價(jià)值流程圖（VSM）畫下來(lái)，記錄每一步流程花費(fèi)的時(shí)間，對(duì)花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)的步驟分析原因，進(jìn)行一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴，瓶頸在哪里，如何解決，進(jìn)而針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)提出改進(jìn)措施和實(shí)施可行的方案。通過(guò)分析，一般我們發(fā)現(xiàn)月末忙的原因主要集中在以下幾點(diǎn)：

1．一些會(huì)計(jì)人員平時(shí)不登帳，等到月末時(shí)集中記賬。很多會(huì)計(jì)人員平時(shí)工作不緊不慢，所有的憑證堆積到月末時(shí)才錄入系統(tǒng)，量大時(shí)間短，勢(shì)必發(fā)生錯(cuò)誤的概率高，出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)又要調(diào)賬，反反復(fù)復(fù)，更拖延時(shí)間。

2．業(yè)務(wù)部門未在系統(tǒng)完成相關(guān)的動(dòng)作，會(huì)計(jì)人員需要等待和催促。許多企業(yè)目前使用ERP系統(tǒng)來(lái)歸集日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，根據(jù)部門職責(zé)的劃分，不同的部門來(lái)處理不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，以達(dá)到職責(zé)不相容和牽制的目的。業(yè)務(wù)部門當(dāng)月數(shù)據(jù)的完整和計(jì)時(shí)記錄，才可以保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確和可靠性。

3．財(cái)務(wù)部有些業(yè)務(wù)需要等其他業(yè)務(wù)完成了才可以做，大家對(duì)自己的“前道”的完成情況不了解，處于盲目的等待狀態(tài)。

針對(duì)第一點(diǎn)會(huì)計(jì)人員在月末集中登賬的問(wèn)題，在財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部改月結(jié)為周結(jié)，要求會(huì)計(jì)人員每周將手頭的業(yè)務(wù)及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)，并按周將明細(xì)賬過(guò)入總賬，由報(bào)表會(huì)計(jì)或總賬會(huì)計(jì)每周一進(jìn)行檢查。這樣等月結(jié)時(shí)只是錄入最后一周的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，每個(gè)月的工作量均衡地分配到了平時(shí)，效率會(huì)大大提高。

實(shí)際情況中，業(yè)務(wù)部門往往不清楚財(cái)務(wù)部門月結(jié)對(duì)自己工作的具體要求，單憑簡(jiǎn)單的口頭交流，很難準(zhǔn)確地了解自己該做什么，也很難及時(shí)地予以配合。財(cái)務(wù)部應(yīng)該根據(jù)各業(yè)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，列出詳細(xì)清單 (Check list)，標(biāo)明四個(gè)具體點(diǎn)(Who-負(fù)責(zé)人,What-具體事項(xiàng),When-期限,Where/How-在哪里或方式),通過(guò)召集會(huì)議的形式，取得各部門領(lǐng)導(dǎo)的支持。其目的是將責(zé)任落實(shí)到人（可以標(biāo)出具體業(yè)務(wù)人的名字來(lái)替代部門經(jīng)理），并限定最后期限，要求相關(guān)部門在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成事項(xiàng)。我們的做法是，每月結(jié)賬日的前三天，由財(cái)務(wù)部發(fā)出結(jié)帳通知，告知結(jié)賬的相關(guān)信息，以附表一的形式提醒相關(guān)部門須完成的事宜，并配備有關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行跟進(jìn)和督促。這樣的方式非常直觀和明了，且責(zé)任到人，如果由于具體某個(gè)人的原因?qū)е略陆Y(jié)延誤的話，那么這個(gè)人應(yīng)該感到非常內(nèi)疚。

解決了外部問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)人員處理數(shù)據(jù)的計(jì)劃性和有序性就成為月結(jié)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。我們根據(jù)編制報(bào)表的時(shí)間要求，采用倒推法，來(lái)確定每項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間。也就是說(shuō)從需要完成報(bào)表的時(shí)間向前推算，考慮每項(xiàng)任務(wù)需要完成的時(shí)間，訂出如附加二所示的日程表,此日程表具體到時(shí)間點(diǎn)，在財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部進(jìn)行交流和取得相關(guān)責(zé)任人的同意，在每次月結(jié)時(shí)將應(yīng)完成日期更新，以此作為月結(jié)的指導(dǎo)性文件。

附表二的內(nèi)容，越詳盡越好，最好將所有跟月結(jié)相關(guān)的事宜列在上面，進(jìn)行跟蹤，同時(shí)也提醒會(huì)計(jì)人員不要遺漏某項(xiàng)內(nèi)容。我們?cè)趯?shí)際操作中，將附表二追加兩欄“實(shí)際完成時(shí)間”和“簽字確認(rèn)”，打印出來(lái)，張貼在財(cái)務(wù)部的白板上，實(shí)施可視化管理。每一位責(zé)任人完成某項(xiàng)任務(wù)后，在表格上簽名確認(rèn)，并注明完成的時(shí)間。下一步驟的人就可以開(kāi)始自己的任務(wù)了，所有的會(huì)計(jì)人員只要看看這張表，對(duì)結(jié)帳的狀況一目了然。結(jié)完帳后，報(bào)表會(huì)計(jì)將實(shí)際完成的時(shí)間與應(yīng)完成時(shí)間進(jìn)行對(duì)比，判斷此項(xiàng)任務(wù)是“提前”“準(zhǔn)時(shí)”或“推遲”完成，據(jù)此評(píng)價(jià)每個(gè)責(zé)任人的準(zhǔn)時(shí)完成率。每一項(xiàng)任務(wù)作為一個(gè)事件，在“應(yīng)完成時(shí)間”內(nèi)完成定義為準(zhǔn)時(shí)，準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)數(shù)占全部任務(wù)數(shù)的比率即為準(zhǔn)時(shí)率，并將其圖表化，準(zhǔn)時(shí)率的趨勢(shì)圖如下附表三所示。

此圖可以清楚地反映出每個(gè)責(zé)任人當(dāng)月準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)的比率，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人要求每個(gè)責(zé)任人對(duì)自己月結(jié)過(guò)程中的延誤，分析原因，提出改進(jìn)方案，如果目標(biāo)過(guò)高時(shí)，在不影響報(bào)表準(zhǔn)時(shí)報(bào)送的前提下，也可以予以調(diào)整和修改，經(jīng)過(guò)不斷分析，改正，提高，我們?cè)陆Y(jié)的總體準(zhǔn)時(shí)率從三月份的77%提高到五月份的90%。

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以上方法是本人根據(jù)公司財(cái)務(wù)部門月結(jié)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)出來(lái)的，其中表格中的項(xiàng)目反映的是本人所處公司的實(shí)際類型，當(dāng)然你可以結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行增減和修改。希望上面的方法能給予啟迪，起到拋磚引玉的作用。當(dāng)然月結(jié)不加班目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提條件是業(yè)務(wù)部門的全力支持配合，本部門會(huì)計(jì)人員的團(tuán)結(jié)合作，相關(guān)人員養(yǎng)成日常積極高效的做事習(xí)慣，同時(shí)有很好的內(nèi)部控制流程來(lái)規(guī)范日常的工作。財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)該做好與相關(guān)部門，本部門的溝通和協(xié)調(diào)工作，讓每個(gè)人意識(shí)到自己在整個(gè)環(huán)節(jié)中的重要性，嚴(yán)格遵守制訂出來(lái)的“游戲規(guī)則”。

通過(guò)以上方法的實(shí)施，作為會(huì)計(jì)人，你可以自豪地說(shuō)：月結(jié)我們不加班。