高校院系辦公室管理工作初探

黃海濤

摘要：本文分析了高校院系辦公室管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，對(duì)如何進(jìn)一步做好辦公室工作提出了初步的分析和見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；管理

隨著“科教興國(guó)”發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，高等教育由“精英教育”向“大眾教育”轉(zhuǎn)變，我國(guó)高等教育管理體制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不斷深入。高等教育在國(guó)家和社會(huì)生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國(guó)高校建設(shè)正面臨諸多方面的挑戰(zhàn)。學(xué)校的改革和發(fā)展是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及到管理工作的方方面面。作為服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要組織環(huán)節(jié)——院系辦公室，是學(xué)校工作中設(shè)置的行政管理組織，它起著溝通上下協(xié)調(diào)左右的中樞作用，它的職能作用是否充分發(fā)揮、它的工作質(zhì)量高低、它辦事效率如何，直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和學(xué)校的社會(huì)形象，必須引起高度重視。

一、高校院(系)辦公室管理工作的特點(diǎn)

高等學(xué)校的院(系)辦公室是高校內(nèi)部重要的管理部門(mén)。它位處教學(xué)、科研的第一線直接為校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工服務(wù)，其工作特點(diǎn)可從以下幾方面加以概括：

1.政策性。正確地貫徹執(zhí)行政策，科學(xué)合理地制定正確政策是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)最根本性的大事。辦公室工作作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，既要學(xué)習(xí)、研究上級(jí)的政策、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集、匯總、處理來(lái)自各方面的信息，供領(lǐng)導(dǎo)制定政策參考，并參與本單本部門(mén)政策性文件的撰寫(xiě)。同時(shí)，辦公室工作每天都要接觸大量的具體實(shí)際問(wèn)題，大批紛繁復(fù)雜的問(wèn)題的處理，無(wú)不涉及這類那類的政策，一切都要以政策為依據(jù)來(lái)解決，時(shí)時(shí)事事都要執(zhí)行政策，體現(xiàn)政策，任何背離或違反政策的做法都會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，出亂子，給事業(yè)造成損害，給工作帶來(lái)麻煩?？梢哉f(shuō)，辦公室的工作與政策有著不可分離的關(guān)系，所以說(shuō)政策性是辦公室工作的根本特點(diǎn)。

2.服務(wù)性。管理就是服務(wù)。高校院(系)辦公室作為重要的管理部門(mén)毫無(wú)疑問(wèn)要把服務(wù)擺在特別重要位置，是整個(gè)辦公室工作的中心點(diǎn)、出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門(mén)服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)、為師生員工服務(wù)、為上下左右四面八方服務(wù)!而這一切又不能光停留在口頭上、表面上，每天必須面對(duì)大量的麻煩的、具體的、瑣碎的問(wèn)題逐一妥善加以解決，還要辦的好、辦的快，既要耐心、細(xì)致，又要熱情周到。在繁瑣平凡的工作中衛(wèi)高校的教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)默默耕耘。從而達(dá)到管理育人、服務(wù)育人的最佳效果。

3.協(xié)調(diào)性。院(系)辦公室作為一個(gè)溝通上下、協(xié)調(diào)左右的綜合管理機(jī)構(gòu)，它既要統(tǒng)籌教學(xué)、科研、外事等工作，又要協(xié)調(diào)其他工作，上至校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，院系部門(mén)，下至教師、學(xué)生均需辦公室來(lái)溝通協(xié)調(diào)。如果說(shuō)整個(gè)學(xué)校管理工作是由相關(guān)職能部門(mén)來(lái)分管，而院(系)辦公室則是這些職能部門(mén)的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，其作用是多層次、全方位的、綜合性的，是其他部門(mén)無(wú)法代替的。它不僅要協(xié)調(diào)好各部門(mén)之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好教師與學(xué)生之間的關(guān)系。只有這樣，才能為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為師生員工解難。

4.綜合性。院(系)辦公室工作相對(duì)于其他職能管理部門(mén)，它還有一個(gè)顯著的特點(diǎn)就綜合性。它是對(duì)院校各項(xiàng)工作具體實(shí)施管理的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌承擔(dān)學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)生工作、人事、總務(wù)、財(cái)務(wù)、行政、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)工作?？偟恼f(shuō)院領(lǐng)導(dǎo)要管的工作、辦公室都得要參與、協(xié)助。還有那些領(lǐng)導(dǎo)不能親自干的，如文秘、檔案、機(jī)要、收發(fā)等辦公室都得管起來(lái)。甚至送往迎來(lái)，電話聯(lián)系等雞毛蒜皮的事，辦公室都得處理好，稍有不慎，都會(huì)影響院校的外部形象，影響上下內(nèi)外的關(guān)系。

5.時(shí)間性。學(xué)校的教育教學(xué)工作、教育科研工作，都有嚴(yán)格的時(shí)效性，作為為之服務(wù)的院系辦公室必須有極強(qiáng)的時(shí)間觀念，任何時(shí)候，對(duì)任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)的麻痹松懈、玩忽職守、都會(huì)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。院(系)辦公室在日常管理工作中，必須嚴(yán)格遵循教育教學(xué)規(guī)律，不失時(shí)機(jī)地把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)，以保證學(xué)校教育教學(xué)工作正常健康運(yùn)行。

二、辦公室管理工作現(xiàn)狀

根據(jù)辦公室管理工作的特點(diǎn)。它的職能作用發(fā)揮得如何，直接牽涉到學(xué)校這部復(fù)雜的機(jī)器能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)，理應(yīng)受到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。但長(zhǎng)期以來(lái)，由于受傳統(tǒng)思維方式，傳統(tǒng)管理模式的影響，絕大多數(shù)院校一直沒(méi)有把加強(qiáng)辦公室建設(shè)提到應(yīng)有的高度，使辦公室管理工作面臨諸多問(wèn)題。

1.職能作用沒(méi)能充分發(fā)揮。本來(lái)高校院(系)辦公室是整個(gè)學(xué)校管理的樞紐機(jī)構(gòu)，是校領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，起著承上啟下，溝通左右的重要作用，既是學(xué)校內(nèi)務(wù)總管，又是學(xué)校窗口形象，可現(xiàn)在大多數(shù)院校辦公室工作的主要任務(wù)仍是“辦事、辦會(huì)、辦文”，主要工作還是“接接聽(tīng)聽(tīng)、收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)”，嚴(yán)重地降低了辦公室的應(yīng)有職能。

2.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室重視不夠。由于對(duì)辦公室的職能定位不準(zhǔn)確，把辦公室的當(dāng)成跑腿打雜的事務(wù)部，所以在人員配備上，就不可能將精兵強(qiáng)將放在辦公室，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，辦公室工作人員只要聽(tīng)話就行、和自己貼心就行、勤快點(diǎn)就行、心細(xì)一點(diǎn)、不出大的差錯(cuò)就行，甚至將一些關(guān)系戶照顧對(duì)象都塞到辦公室來(lái)。

3.工作任務(wù)繁重。從辦公室的職能看，既要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手、參與政務(wù)，又要面對(duì)大量具體工作，掌管事務(wù)，還要協(xié)調(diào)好上下左右關(guān)系搞好服務(wù)，任務(wù)之繁重，可想而知。再加上有些領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣就近指揮，讓辦公室去做“越俎代庖”的事，代替相關(guān)職能部門(mén)去行使職權(quán)，使辦公室不堪重負(fù)!

4.綜合素質(zhì)不高。高校辦公室要真正發(fā)揮管理職能，提高工作效率，提高管理水平，工作人員的綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。但目前一般高校由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)沒(méi)有到位，在人員配備上就很難將德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才選撥到辦公室崗位上來(lái)，湊合型的較多，而復(fù)合型的高素質(zhì)人才較少，這在很大程度上制約了高校院(系)辦公室職能的發(fā)揮。加之平時(shí)窮于應(yīng)付日常事務(wù)，辦公室工作人員很難有進(jìn)修提高的機(jī)會(huì)，難以在崗位工作中獲得較大的管理水平、管理能力的提高。

5.工作積極性不高。絕大部分辦公室工作人員工作積極性不高，其原因，一是平時(shí)工作繁忙、任務(wù)繁重、整天奔忙，而又很難得到別人理解。二是辦公室的工作雖然崗位重要，但在學(xué)校中卻地位不高，人們普遍以為是打雜的和專業(yè)教師相比，有低人一等的感覺(jué)，出現(xiàn)許多辦公室工作人員不安的本職工作的現(xiàn)象。三是工作中較難發(fā)揮主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性、沒(méi)有成就感。四是缺乏明確的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、缺乏激勵(lì)機(jī)制，賞罰不明。

三、強(qiáng)化管理、加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

管理出效益。高校要提高辦學(xué)質(zhì)量，辦學(xué)水平，必須狠抓管理。對(duì)學(xué)校管理中樞機(jī)構(gòu)一院(系)辦公室必須加強(qiáng)建設(shè)，院(系)辦公室管理水平高低對(duì)全校工作有舉足輕重的影響，院校領(lǐng)導(dǎo)必須將加強(qiáng)院(系)辦公室建設(shè)納入高校管理的重要議事日程。為此，筆者提出如下建議。

1.轉(zhuǎn)變舊有的觀念，對(duì)辦公室工作合理定位。校領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變辦公室工作僅僅是跑腿打雜的事務(wù)性工作的舊有

觀念，要使院(系)辦公室成為校領(lǐng)導(dǎo)管理學(xué)校這部復(fù)雜的機(jī)器的中樞管理機(jī)構(gòu)。既要掌管事務(wù)，搞好服務(wù)，還要參與政務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。辦公室的工作每天都要和教學(xué)一線的師生員工打交道，面對(duì)大量的具體實(shí)際問(wèn)題、他們最了解師生員工的訴求，及時(shí)的向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解新情況、新問(wèn)題，及時(shí)針對(duì)情況調(diào)整完善管理規(guī)定，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，為師生員工服務(wù)。上下溝通渠道暢通，整個(gè)管理工作就不會(huì)出問(wèn)題；全校上下一心，就沒(méi)有克服不了的困難!團(tuán)結(jié)和諧的集體是攻無(wú)不克、戰(zhàn)無(wú)不勝的1

2.選賢任能，抓隊(duì)伍建設(shè)。辦公室工作的重要性，工作任務(wù)的繁重性、工作性質(zhì)的復(fù)雜性、決定領(lǐng)導(dǎo)在配備辦公室工作人員時(shí)必須選拔調(diào)配精兵強(qiáng)將，要按照德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)將優(yōu)秀人才調(diào)配到辦公室崗位上來(lái)，他們頭腦要清醒、思維要敏捷、行動(dòng)要快捷、能力要全面、盡可能要選擇復(fù)合型人才。同時(shí)要進(jìn)行合理搭配，考慮到人員的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、閱歷、氣質(zhì)與諸方面因素形成合理科學(xué)組合。

3.抓制度建設(shè)，提高工作效率。管理工作很重要的一環(huán)是抓制度建設(shè)，制度建設(shè)是管理之本。按制度辦事，才能使管理規(guī)范化。辦公室是綜合部門(mén)，內(nèi)部崗位很多，必須制訂嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，明確崗位的工作職責(zé)，要把工作分解落實(shí)到每個(gè)具體人，讓每個(gè)人各盡所能，發(fā)揮自身最大的潛能，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)管理。所訂制度，一定要切實(shí)可靠，便于操作，能量化的盡量量化，一定要搞階段考評(píng)，學(xué)期、學(xué)年考評(píng)、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、獎(jiǎng)勤罰懶、杜絕大鍋鈑。只有這樣才能大大提高辦公室工作效率。

4.提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高人員待遇。辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高，辦公室的管理水平、管理質(zhì)量也就越高。因此，如何不斷提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是校領(lǐng)導(dǎo)必須十分重視的問(wèn)題。要改變“重使用、輕培養(yǎng)”的觀念，要加強(qiáng)各種形式的培訓(xùn)、送出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)。讓辦公室工作人員有機(jī)會(huì)經(jīng)常和外界同行切磋辦公室工作的經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常交流，同時(shí)多參加社會(huì)上的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、開(kāi)闊視野、增強(qiáng)活力、提高水平。校領(lǐng)導(dǎo)要多關(guān)心辦公室人員的工作學(xué)習(xí)和生活，提高他們的待遇，不能讓辦公室工作人員終年辛苦工作，辛勤付出卻得不到大家承認(rèn)，要營(yíng)造尊重平凡勞動(dòng)、尊重各種人才、尊重平凡崗位的良好范圍，使辦公室工作人員安心平凡工作、在平凡崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績(jī)、使他們和專業(yè)教師同樣有成就感。

5.充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理新突破。

計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，為辦公現(xiàn)代化提供了重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。充分利用計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)，可大大提高辦公效率。辦公室采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公，可擺脫長(zhǎng)期以來(lái)基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實(shí)現(xiàn)向依據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)的無(wú)紙化、無(wú)線化辦公方式轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公室管理方式上的新突破!

總之，高校院(系)辦公室管理是一個(gè)重要的課題，必須在新的歷史條件下不斷創(chuàng)新機(jī)制，改變方式方法，讓它煥發(fā)勃勃生機(jī)，為高校的改革發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)!

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