高校財務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫分析與設(shè)計

高　勇

【摘 要】 本文嘗試通過對高校會計業(yè)務(wù)流程的分析,提出一套高校財務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫模型,力求提高高校會計人員的電算化理論水平及軟件開發(fā)人員對高校會計業(yè)務(wù)的熟悉程度,提升財務(wù)核算軟件開發(fā)質(zhì)量,推進我國高校財務(wù)信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】 會計核算系統(tǒng);數(shù)據(jù)庫;高等學(xué)校

一、引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展改變了整個社會的經(jīng)濟結(jié)構(gòu),也打破了傳統(tǒng)高校的管理模式和會計核算模式,高校財務(wù)管理的信息化水平也不斷的提高。各種商業(yè)版高校財務(wù)核算軟件快速涌現(xiàn),如復(fù)旦天翼,天大天財,功能覆蓋賬務(wù)處理、銀行對賬、出納管理、往來管理、項目管理、報表管理、預(yù)算管理、固定資產(chǎn)管理等。由于高校財務(wù)管理模式的不同及商業(yè)軟件開發(fā)人員對高校財務(wù)熟悉程度不夠,導(dǎo)致商業(yè)化的核算軟件不能完全滿足高校財務(wù)管理的要求。為此許多高校進行軟件二次開發(fā)或研制特色化新軟件,在研發(fā)過程中對數(shù)據(jù)庫的分析與設(shè)計成為工作的核心。

二、數(shù)據(jù)庫整體框架設(shè)計

從流行的會計核算軟件的數(shù)據(jù)庫設(shè)計來看,主流的設(shè)計方法有兩種:

1、以“會計憑證”數(shù)據(jù)為主導(dǎo),所有賬簿及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)均從憑證庫自動運算產(chǎn)生,不滯留中間數(shù)據(jù)。這種方法基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表簡單,不易產(chǎn)生非閉合數(shù)據(jù),空間復(fù)雜度低,但運算量大,時間復(fù)雜度高,對服務(wù)器的響應(yīng)速度、吞吐量都有較高要求。

2、以“會計憑證”數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),輔以相關(guān)數(shù)據(jù)表體系作支撐,在會計業(yè)務(wù)“記賬”環(huán)節(jié)追加產(chǎn)生賬簿等關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù),所有查詢數(shù)據(jù)從輔助數(shù)據(jù)表中調(diào)用,運算量低,查詢效率高,但空間復(fù)雜度高,容易產(chǎn)生冗余和非閉合數(shù)據(jù)。

兩種數(shù)據(jù)庫設(shè)計思路不同,所采用的設(shè)計方法也不同,方法一數(shù)據(jù)庫設(shè)計簡單,但前端程序較為復(fù)雜,需要編寫多個存儲過程和自定義函數(shù)。方法二數(shù)據(jù)庫設(shè)計較復(fù)雜,但可簡化程序設(shè)計,優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。為便于讀者理解高校財務(wù)核算流程及財務(wù)數(shù)據(jù)庫設(shè)計思路,我們用方法二進行數(shù)據(jù)庫設(shè)計。

依據(jù)高校財務(wù)會計核算流程,核算軟件的數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要包含會計憑證體系設(shè)計、賬簿體系設(shè)計、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)計等。系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)庫表主要有:(1)科目編碼表(2)輔助賬戶表(3)個人賬戶表(4)憑證綜合信息表(5)憑證分錄信息表(6)發(fā)生額余額表(7)輔助賬余額表(8)賬戶科目余額表(9)個人借款余額表(10)總賬(11)日記賬(12)三欄賬(13)輔助賬(14)用戶編碼表(15)用戶權(quán)限表(16)票據(jù)編碼表(17)憑證本記錄表。

上述數(shù)據(jù)庫表體系中,(1)—(3)表為會計基礎(chǔ)資料,記錄會計科目、賬戶等核算基礎(chǔ)參數(shù);(4)—(5)表為會計憑證信息;(6)—(9)為輔助計算數(shù)據(jù),記錄各賬戶、科目等年初數(shù)、借貸方發(fā)生額、余額等中間數(shù)據(jù);(10)—(13)為會計賬簿體系,提供各種賬簿信息,(14)—(17)為附加信息,記錄相關(guān)核算和控制數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)庫表體系與會計業(yè)務(wù)流程的關(guān)系如圖1所示:

數(shù)據(jù)庫整體框架結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)內(nèi)部關(guān)聯(lián)如圖2所示:

三、憑證體系設(shè)計

由圖1、2可以看出會計憑證體系在整個會計業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)庫框架設(shè)計中處于核心位置,所有會計信息源于“會計憑證”,科目、項目、個人等基礎(chǔ)會計資料均為會計憑證服務(wù)。會計憑證體系設(shè)計的科學(xué)與否直接關(guān)系到整體數(shù)據(jù)庫設(shè)計的成敗。

依據(jù)會計業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)庫設(shè)計范式,我們將憑證體系設(shè)計為“憑證綜合信息表”、“憑證分錄信息表”、“憑證本記錄表”三張表。

1、憑證綜合信息表

記錄憑證主信息,如憑證編號、制單人、日期等關(guān)鍵會計信息。每一條數(shù)據(jù)庫記錄對應(yīng)一張會計憑證、一筆會計業(yè)務(wù)。字段設(shè)計為:(1)憑證序號(2)年(3)月(4)日(5)憑證類別(6)憑證編號(7)附件數(shù)(8)主管(9)制單(10)出納(11)審核(12)記賬(13)狀態(tài)(14)臨時編號。主關(guān)鍵字為“憑證序號,數(shù)據(jù)類型為“自動編號”,識別每一條記錄。字段“狀態(tài)”有特殊意義,可設(shè)計為“文本型”,值“1”表示未送交憑證,“2”表示已送交憑證,“3”表示已審核憑證,“4”已記賬憑證。該字段不同取值代表一筆會計業(yè)務(wù)處理的進度及會計數(shù)據(jù)的有效性,在會計核算軟件的整體設(shè)計過程中被多次使用,應(yīng)特別注意。

2、憑證分錄信息表

記錄具體會計分錄信息,如憑證摘要、會計科目、發(fā)生金額等。每一條數(shù)據(jù)庫記錄對應(yīng)一筆會計分錄,多條記錄關(guān)聯(lián)組成一張完整的會計憑證。字段設(shè)計為:(1)分錄序號(2)憑證序號(3)摘要(4)科目(5)對方科目(6)項目編碼(7)個人編碼(8)借方金額(9)貸方金額(10)單價(11)數(shù)量(12)票據(jù)種類(13)票據(jù)編號(14)還款序號。主關(guān)鍵字為“分錄序號”,數(shù)據(jù)類型為“自動編號”,識別每條記錄。

“憑證分錄信息表”是“憑證綜合信息表”的子表,二者關(guān)聯(lián)字段為“憑證序號”,關(guān)聯(lián)類型為“多對一”,在會計業(yè)務(wù)中表現(xiàn)為一張會計憑證,多筆會計分錄。從圖2可以看出,“憑證分錄信息表”在整個數(shù)據(jù)庫設(shè)計中處于核心位置,與多張表發(fā)生關(guān)聯(lián),是會計業(yè)務(wù)核心體現(xiàn),也是各賬簿的數(shù)據(jù)來源。同時在軟件設(shè)計開發(fā)中亦需要對“憑證分錄信息表”做許多特殊處理,如一筆支出業(yè)務(wù)的發(fā)生,需要從“憑證分錄信息表”——“項目編碼”關(guān)聯(lián)的項目輔助賬中獲取該項目的可用余額,在不超支的范圍內(nèi)進行列支。又如不同的會計科目匹配不同性質(zhì)的項目等。

如前所述,我國許多高校財務(wù)管理模式不同,具體會計核算方法也不同,具體差異可以在“憑證分錄信息表”中進行體現(xiàn)。學(xué)?？梢罁?jù)各自特點修改、擴充“憑證分錄信息表”,配合軟件編程完成特色開發(fā)。如對項目支出進行預(yù)算指標控制的時候,增加相應(yīng)預(yù)算指標參數(shù)進行項目核算、監(jiān)督與控制。

3、憑證本記錄表

記錄會計憑證的歸集情況,是憑證本首頁“科目匯總表”及憑證試算平衡的計算依據(jù)。字段設(shè)計為:(1)憑證本序號(2)起始編號(3)終止編號。

四、結(jié)語

通過對高校會計業(yè)務(wù)及財務(wù)核算系統(tǒng)開發(fā)的數(shù)據(jù)庫分析,我們找到了一個相對規(guī)范、科學(xué)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計模型,該模型在我校財務(wù)處已成功應(yīng)用十年之久,通過對該模型的分析和設(shè)計,可以提升高校會計人員對業(yè)務(wù)的理解層次與電算化理論水平及計算機開發(fā)人員對高校會計業(yè)務(wù)的熟悉程度,大大提高高校財務(wù)軟件的開發(fā)效率與質(zhì)量。兩方面的提升有利于完善高校財務(wù)核算軟件,推進我國高校財務(wù)信息化建設(shè)的進程,提高財務(wù)管理水平。

【參考文獻】

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【作者簡介】

高勇(1978-)男,江蘇徐州,中國礦業(yè)大學(xué)國庫集中支付科科長,主要研究高校財務(wù)信息化建設(shè).