企業(yè)電子檔案管理創(chuàng)新淺析

王紅艷

摘要：電子檔案管理是檔案管理的重要組成部分，文章就電子文件的整理歸檔創(chuàng)新、電子檔案的保存維護(hù)創(chuàng)新、電子檔案的利用管理創(chuàng)新做了探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；電子文件；整理歸檔

中圖分類號：P208文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145(2009)09-0022-02

科技發(fā)展史表明，每次重大科學(xué)的發(fā)現(xiàn)、技術(shù)的創(chuàng)新，都使人們對客觀世界的認(rèn)識產(chǎn)生飛躍。由于辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，過去用紙墨、照相等形成和傳遞的機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、企業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都是屬于電子文件。電子文件歸檔后即形成電子檔案，電子檔案是檔案管理部門的一項(xiàng)重要工作，需要有不斷創(chuàng)新的精神。

一、電子文件的整理歸檔創(chuàng)新

(一)電子文件的整理

電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。因此，需要對電子文件分門別類進(jìn)行清理，包括兩個(gè)層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合，這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實(shí)性。但隨著技術(shù)的發(fā)展，不斷解決這一格式轉(zhuǎn)換問題，并保證電子文件的真實(shí)性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。二是組織建立數(shù)據(jù)庫。首先對電子文件進(jìn)行分類和編號，進(jìn)行分門別類地管理，結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。其次要對電子文件進(jìn)行登記。

(二)電子文件的歸檔

它是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。

1．嚴(yán)把歸檔檢測關(guān)。首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，在對電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，需將經(jīng)過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發(fā)文，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存，嚴(yán)格按照保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

2．建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。在一些企業(yè)中，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，各自為政，還有少數(shù)檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，電子文件就會丟失。

3．明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等。這就需要抓緊制定電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過程管理制度。

4．提高電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理電子文件。由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的電子文件管理體系，提前介入，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新。

二、電子檔案的保存維護(hù)創(chuàng)新

(一)保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。這對于電子檔案而言是一個(gè)較為復(fù)雜的過程。因?yàn)椋娮訖n案來自各個(gè)方面，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時(shí)，所采用的技術(shù)與方法的不同。而電子檔案在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。因此，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

(二)保證電子檔案載體物理上的安全

電子文件是高科技的產(chǎn)物，所以，要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。

(三)保證電子檔案的原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件。即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。

(四)保證電子檔案的可理解性

為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲位置及相互關(guān)系；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。

(五)對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，應(yīng)每年檢測一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10％為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于四年。對于電子檔案的檢測與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。

三、電子檔案的利用管理創(chuàng)新

電子檔案具有快捷、方便優(yōu)點(diǎn)，但必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。

(一)電子檔案提供利用的方法

電子檔案提供利用一般有三種方法，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。通信傳輸即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及為相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)。直接利用是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方式。其特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支援，與通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這種方法的可行性取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

(二)電子檔案的利用管理

由于電子檔案提供利用方式的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中的安全保密措施等。主要做好使用權(quán)限的審核和進(jìn)行拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散等問題，如果管理不好，將會造成檔案信息的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進(jìn)行嚴(yán)格管理，滿足用戶的需求。