用“證據(jù)”說話　規(guī)避勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

洪加健

隨著《勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，勞動(dòng)糾紛的數(shù)量不斷攀升，而證據(jù)不足往往成為企業(yè)敗訴的重要原因。本文就從證據(jù)規(guī)則的角度分析人力資源管理過程中存在的問題，提出風(fēng)險(xiǎn)警示，并加以解決。

2007年4月開始實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》大大降低了勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的受理費(fèi)，適用簡(jiǎn)易程序的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件法院僅收取5元的案件受理費(fèi)。2008年5月1日生效施行的《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》則直接取消了勞動(dòng)仲裁費(fèi)用，延長(zhǎng)了仲裁時(shí)效，這使得勞動(dòng)者維權(quán)的道路更加通暢，成本也更加低廉。2008年1月1日施行的《勞動(dòng)合同法》提高了用人單位違法成本，也提升了勞動(dòng)者對(duì)權(quán)利保護(hù)的預(yù)期。這三部法律法規(guī)出臺(tái)，使得各地的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件數(shù)量均急劇增長(zhǎng)。

在最近兩三年，無論是勞動(dòng)者，還是用人單位，法律意識(shí)都有很大的提高。企業(yè)中人事經(jīng)理對(duì)勞動(dòng)法律法規(guī)條文也非常熟悉，實(shí)踐中也盡可能地遵守法律規(guī)定，但令人遺憾的是，這些卻未能在處理勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛中得到體現(xiàn)，用人單位往往輸多勝少，人力資源管理者對(duì)處理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件所適用的證據(jù)規(guī)則不了解是導(dǎo)致出現(xiàn)如此局面的重要原因之一。因此人力資源管理者必須認(rèn)識(shí)到以下兩點(diǎn)，才可以有效的規(guī)避勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.法官或仲裁員裁決案件依據(jù)的是法律事實(shí)，而不是客觀事實(shí)

法律事實(shí)指司法機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)在訴訟或仲裁過程中，依據(jù)證據(jù)規(guī)則綜合分析證據(jù)所認(rèn)定證明的“事實(shí)”?？陀^事實(shí)指實(shí)際發(fā)生過的案件事實(shí)，是曾經(jīng)存在過的事實(shí)真相。最完善的人力資源管理能使法律事實(shí)與客觀事實(shí)盡可能地一致。由于企業(yè)人力資源管理者往往親身經(jīng)歷了勞動(dòng)爭(zhēng)議發(fā)生的全過程，當(dāng)裁決或判決所依據(jù)的事實(shí)與其經(jīng)歷的事實(shí)不一致時(shí)，被冤枉的感覺油然而生，這種情緒無助于改進(jìn)人力資源管理工作。只有認(rèn)清需要什么樣的證據(jù)才能有效地證明法律事實(shí)時(shí)，才有助于完善人力資源管理。

2.審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件過程中，“誰主張誰舉證”與舉證責(zé)任倒置規(guī)則并存

前面所提到的《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》（簡(jiǎn)稱《調(diào)解仲裁法》）的生效使得勞動(dòng)者維權(quán)成本更加低廉。但對(duì)用人單位更加不利的是，該法第六條、第三十九條確立的舉證責(zé)任倒置規(guī)則使得勞動(dòng)者維權(quán)更加有效，勞動(dòng)者更容易贏得官司?！墩{(diào)解仲裁法》第六條規(guī)定，當(dāng)事人對(duì)自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)，這就是“誰主張誰舉證”的含義。同時(shí)，該法第六條與第三十九條規(guī)定，如果與爭(zhēng)議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位因管理不善導(dǎo)致無法提供有效證據(jù)證明的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果，這就是舉證責(zé)任倒置。

用人單位在以下的人力資源管理過程中，應(yīng)當(dāng)注意收集、固定證據(jù)，規(guī)避勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。

招聘、錄用職工時(shí) 用人單位若想在試用期內(nèi)解除勞動(dòng)合同，最常見的理由便是“不符合錄用條件”，因此，在招聘、錄用勞動(dòng)者時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意告之其具體、明確的錄用條件，并留有勞動(dòng)者簽字的書面證據(jù)。

訂立勞動(dòng)合同時(shí) 訂立勞動(dòng)合同時(shí)注意的要點(diǎn)及應(yīng)收集的證據(jù)：第一、合理選擇工作時(shí)間。目前企業(yè)采用三種工時(shí)工作制：標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制、綜合計(jì)算工時(shí)工作制、不定時(shí)工時(shí)工作制。通常用人單位采用標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制。下列情況適合采用綜合工時(shí)工作制：1.因工作性質(zhì)需要連續(xù)作業(yè)的；2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)受季節(jié)及自然條件限制的；3.受外界因素，生產(chǎn)任務(wù)不均衡的；4.其他適合實(shí)行綜合計(jì)算工時(shí)工作制的。下列情況適合采用不定時(shí)工時(shí)工作制：1.高級(jí)管理人員；2.外勤、推銷人員；3.長(zhǎng)途運(yùn)輸人員；4.可以自主決定工作、休息時(shí)間的特殊工作崗位的其他人員。選擇采用不定時(shí)工時(shí)工作制的，不需要支付加班工資。采用綜合計(jì)算工時(shí)工作制及不定時(shí)工時(shí)工作制，應(yīng)報(bào)勞動(dòng)主管部門批準(zhǔn)，否則無效，對(duì)勞動(dòng)主管部門的批準(zhǔn)文件，應(yīng)注意妥善保管。

第二、應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動(dòng)合同時(shí)，如果勞動(dòng)者主動(dòng)提出訂立固定期限勞動(dòng)合同的，應(yīng)由勞動(dòng)者提出書面申請(qǐng)，并保留該書面證據(jù)。用人單位事后不能證明是勞動(dòng)者首先提出的，如果勞動(dòng)者事后反悔，用人單位將面臨支付兩倍工資的風(fēng)險(xiǎn)。

日?？记跁r(shí) 由于考勤資料由用人單位保管，因此，需要證明職工工作時(shí)間的，應(yīng)由用人單位舉證?！督K省工資支付條例》第十七條第二項(xiàng)規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立勞動(dòng)考勤制度，每月與勞動(dòng)者核對(duì)并由勞動(dòng)者簽字。用人單位保存勞動(dòng)考勤記錄不得少于二年。如果用人單位不能完成考勤記錄的舉證，將會(huì)面臨著可能被勞動(dòng)者任意索要加班工資的風(fēng)險(xiǎn)。

工資支付時(shí) 現(xiàn)在用人單位通過銀行發(fā)放工資，這會(huì)減輕不少工作量，但也會(huì)帶來風(fēng)險(xiǎn)。通過銀行發(fā)放工資，往往無法體現(xiàn)出工資發(fā)放項(xiàng)目，尤其是加班工資一項(xiàng)，如果無法證明發(fā)放的工資中包含加班工資及數(shù)額，用人單位將會(huì)面臨著被某些勞動(dòng)者重復(fù)索要加班工資的風(fēng)險(xiǎn)。在發(fā)放工資時(shí)，應(yīng)制定詳盡的工資表，并要求職工簽字。

制定規(guī)章制度時(shí) 《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定，用人單位在制定、修改、決定直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工、工會(huì)討論協(xié)商確定，并向勞動(dòng)者公示或告之勞動(dòng)者。只有符合“民主程序”、“合法”、“公示”的規(guī)章制度，才能作為勞動(dòng)仲裁委員會(huì)或法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。在實(shí)踐中，用人單位應(yīng)當(dāng)保留能夠證明已經(jīng)履行“民主程序”、并向勞動(dòng)者“公示”的書面證據(jù)。建議在履行“民主程序”方面，采用會(huì)議記錄作為書面證據(jù)；在“公示”方面，采用勞動(dòng)者領(lǐng)取員工手冊(cè)記錄、內(nèi)部培訓(xùn)、書面問答等形式作為書面證據(jù)。

解除勞動(dòng)合同時(shí) 實(shí)踐中，用人單位往往以勞動(dòng)者嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度為由單方面解除勞動(dòng)合同。許多勞動(dòng)爭(zhēng)議由此產(chǎn)生，雙方往往在嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)上及如何證明嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度的事實(shí)上爭(zhēng)執(zhí)不下。用人單位應(yīng)在員工手冊(cè)中細(xì)化嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)、及時(shí)收集勞動(dòng)者嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度的證據(jù)。此類爭(zhēng)議中，員工的檢討書、處理員工的違紀(jì)記錄、相關(guān)的證人證言等等。根據(jù)本人經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)采用錄音形式固定勞動(dòng)者嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或規(guī)章制度的事實(shí)較為可行。用人單位在解除勞動(dòng)合同前，應(yīng)將解除的理由通知工會(huì)，并留有工會(huì)簽收的通知副本。

勞動(dòng)合同變更時(shí) 通常勞動(dòng)合同變更主要是調(diào)崗、調(diào)薪。用人單位如果需要調(diào)整勞動(dòng)者的崗位、薪酬，應(yīng)當(dāng)與勞動(dòng)者協(xié)商。并及時(shí)與勞動(dòng)者訂立補(bǔ)充協(xié)議，以防止事后勞動(dòng)者反悔。

履行勞動(dòng)合同違約金條款時(shí) 《勞動(dòng)合同法》明確了用人單位可以設(shè)定違約金的法定情況只有兩種：違反服務(wù)期約定和違反競(jìng)業(yè)限制協(xié)議。

勞動(dòng)者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)向用人單位支付違約金。支付的違約金數(shù)額為不超過服務(wù)期尚未履行部分應(yīng)分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用。培訓(xùn)費(fèi)用包括：培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)。培訓(xùn)費(fèi)票據(jù)是具有培訓(xùn)資格的單位或?qū)W校出具的，而不是用人單位自己開具的票據(jù)。勞動(dòng)者在報(bào)銷差旅費(fèi)、住宿費(fèi)時(shí)，應(yīng)注明系因培訓(xùn)而產(chǎn)生。競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金必須在解除或終止勞動(dòng)合同后支付，不能約定包含在工資中。如果勞動(dòng)者領(lǐng)取現(xiàn)金，應(yīng)注明系競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金。如果通過銀行轉(zhuǎn)帳，應(yīng)在競(jìng)業(yè)限制條款中約定勞動(dòng)者的銀行帳號(hào)。

《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》的施行給用人單位帶來了挑戰(zhàn)。用人單位不僅要嚴(yán)格遵守法律，還應(yīng)清楚舉證責(zé)任的分配，加強(qiáng)證據(jù)的收集意識(shí)，從而做到主張、抗辯有據(jù)，這是用人單位自我防范的需要，也是人力資源管理有效的手段之一。

（作者系北京市大成律師事務(wù)所南通分所律師）