加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理的思考

陳　凱　吳水娟

摘要：高校實(shí)驗(yàn)中心的檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，是全面提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理水平的重要保證，是其在高校教學(xué)和科研中更好地發(fā)揮作用的重要條件。目前，高校實(shí)驗(yàn)中心的檔案建設(shè)與教學(xué)科研的要求存在著許多不適應(yīng)的地方，需要在“提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)；健全制度，明確職責(zé)；完善機(jī)制，規(guī)范管理；重視培訓(xùn)，提高素質(zhì)；開發(fā)技術(shù)，提升質(zhì)量”五個(gè)方面加以改善。

關(guān)鍵詞：高校；實(shí)驗(yàn)中心；檔案管理；規(guī)范；措施

中圖分類號(hào)：G271.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2009）08—0056—02

高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心是開展素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育，培養(yǎng)具有實(shí)踐能力、創(chuàng)新能力和創(chuàng)業(yè)精神的高素質(zhì)人才的重要基地，是實(shí)現(xiàn)資源共享、提高辦學(xué)效益的重要途徑，也是增強(qiáng)高校辦學(xué)實(shí)力和社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)志。[1]為進(jìn)一步提升高等教育質(zhì)量和科研水平，促進(jìn)高素質(zhì)人才培養(yǎng)，各高校都十分重視實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心建設(shè)工作，而實(shí)驗(yàn)中心檔案管理工作是實(shí)驗(yàn)室管理和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要標(biāo)志，是做好實(shí)驗(yàn)室工作、全面提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理水

平的重要保證，是高校教育管理的重要組成部分，是高校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的工作。

一、加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理的重要性

實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理中不可缺少的一部分，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)記載，是實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究及管理經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，直接反映高校的教學(xué)質(zhì)量、科研及管理水平。[2]

1.實(shí)驗(yàn)中心檔案是教學(xué)科研活動(dòng)的重要保證。實(shí)驗(yàn)室檔案反映了歷年來教學(xué)研究和科研項(xiàng)目的內(nèi)容及研究過程，資料豐富，可以為科研立項(xiàng)提供很好的素材，也可為相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析提供原始材料。另外，還能為科研實(shí)驗(yàn)所需的大型精密儀器設(shè)備的安裝調(diào)試、使用及維護(hù)等提供指導(dǎo)。

2.實(shí)驗(yàn)中心檔案是實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的重要依據(jù)。實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是通過零散資料的收集和整理歸檔而成，它可以為實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革提供依據(jù)。如實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目及實(shí)驗(yàn)方法、手段、考核辦法等實(shí)驗(yàn)課程體系及學(xué)生反饋意見和建議每年都通過文字記錄下來，并進(jìn)行歸類整理后保留下來。學(xué)生反饋的意見和建議有助于我們不斷改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)方法，從而不斷提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量；另外在制定新的實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃之前對(duì)歷年的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)方法、實(shí)驗(yàn)手段的記錄進(jìn)行分析研究，有助于探索一套更合理的實(shí)驗(yàn)教學(xué)方法。[3]

3.實(shí)驗(yàn)中心檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和支撐。高等院校在教學(xué)評(píng)估的自評(píng)報(bào)告要對(duì)學(xué)校近幾年辦學(xué)條件、工作經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成果進(jìn)行實(shí)事求是、全面準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映，其中包括了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)狀況、儀器設(shè)備的先進(jìn)性及其利用情況、實(shí)踐教學(xué)等。實(shí)驗(yàn)中心的檔案材料如收集齊全、整理規(guī)范、保管得當(dāng)、利用方便，就能為教學(xué)評(píng)估相關(guān)指標(biāo)體系和觀測(cè)點(diǎn)的內(nèi)容提供全面、準(zhǔn)確和翔實(shí)的佐證，是教學(xué)評(píng)估自評(píng)報(bào)告強(qiáng)有力的支撐。

二、實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)中心檔案內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行收集整理，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為主要有以下幾方面：

1.實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作檔案。實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作檔案主要包括：（1）實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教材、講義、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書等。（2）每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃安排表。（3）實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的更新、改造與淘汰等資料。（4）各實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目一覽表。（5）實(shí)驗(yàn)室開放檔案，包括：開放實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)表、開放實(shí)驗(yàn)記錄、開放實(shí)驗(yàn)成果（或科技創(chuàng)新成果）、每學(xué)期各實(shí)驗(yàn)室開放情況統(tǒng)計(jì)表及每學(xué)期開放實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目情況統(tǒng)計(jì)等。（6）學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告。（7）實(shí)驗(yàn)室使用記錄本，包括實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行、開放、大型儀器設(shè)備使用登記本。（8）實(shí)驗(yàn)執(zhí)行情況檔案，包括：每學(xué)期綜合性、設(shè)計(jì)性實(shí)驗(yàn)情況一覽表及每學(xué)期各課程實(shí)驗(yàn)開出情況一覽表。（9）每學(xué)期各實(shí)驗(yàn)室、儀器設(shè)備利用統(tǒng)計(jì)表。（10）為基層實(shí)際工作部門提供服務(wù)、辦案等情況。

2.實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理檔案。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理檔案主要有：（1）實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃。（2）實(shí)驗(yàn)室的建立、改建等相關(guān)材料。（3）實(shí)驗(yàn)室基本情況，包括實(shí)驗(yàn)室名稱、房號(hào)、面積、功能等內(nèi)容。（4）實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)章制度。（5）實(shí)驗(yàn)室安全衛(wèi)生檢查記錄等。

3.儀器設(shè)備管理檔案。儀器設(shè)備管理檔案包括：（1）儀器設(shè)備申購計(jì)劃及工作完成總結(jié)。（2）儀器設(shè)備資產(chǎn)表。（3）儀器設(shè)備報(bào)廢、報(bào)損、調(diào)劑等報(bào)告及批復(fù)。（4）儀器設(shè)備維修記錄。（5）大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案，包括：儀器設(shè)備申購時(shí)的可行性報(bào)告，購買合同和發(fā)票等復(fù)印件，設(shè)備進(jìn)口過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件，安裝調(diào)試記錄及保修單，使用說明書及隨機(jī)技術(shù)資料，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料，索賠來往函及結(jié)果文件，技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料，儀器設(shè)備使用、維護(hù)、維修等記錄本及重大事故的調(diào)查分析及處理意見。

4.實(shí)驗(yàn)人員業(yè)務(wù)檔案。實(shí)驗(yàn)人員業(yè)務(wù)檔案主要包括：（1）實(shí)驗(yàn)人員的基本情況表。（2）人員進(jìn)修、培訓(xùn)及鍛煉情況表。（3）研究成果及發(fā)表論文情況表。（4）獲獎(jiǎng)情況：獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件或文件。（5）每學(xué)年實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)老師一覽表。

5.其它檔案。主要包括：（1）上級(jí)部門有關(guān)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理的法規(guī)文件。（2）實(shí)驗(yàn)中心工作計(jì)劃與總結(jié)。（3）消耗品購買、領(lǐng)用等相關(guān)材料。（4）經(jīng)費(fèi)預(yù)算、各實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)開支費(fèi)用等情況。

三、實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理中存在的問題

目前部分高校對(duì)實(shí)驗(yàn)中心的檔案建設(shè)十分重視，在學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)揮了積極的作用，提升了實(shí)驗(yàn)中心的整體管理水平，推動(dòng)了實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革，促進(jìn)了實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的提高。但仍有部分高校對(duì)實(shí)驗(yàn)中心的檔案建設(shè)沒有引起足夠的重視，主要存在的問題有：

1.沒有設(shè)立專門的資料室。有的高校沒有設(shè)立專門的實(shí)驗(yàn)中心資料室（或檔案室），更沒有設(shè)專人進(jìn)行管理和收集，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)中心檔案收集工作不規(guī)范、不全面，不能在以后的工作中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2.檔案工作制度不健全。實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時(shí)間、范圍、內(nèi)容及職責(zé)等不明確，實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理工作無章可循，隨意性較大。

3.檔案工作意識(shí)不強(qiáng)。實(shí)驗(yàn)中心的檔案工作中，一方面需檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)收集、整理和歸檔，另一方面需實(shí)驗(yàn)室每位工作人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研過程中對(duì)活動(dòng)進(jìn)行記錄，對(duì)資料進(jìn)行收集和積累，并及時(shí)上交檔案管理人員。而目前，高校實(shí)驗(yàn)室工作人員普遍對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案意識(shí)普遍較差，造成許多有價(jià)值的實(shí)驗(yàn)室資料丟失，給后續(xù)教學(xué)科研工作帶來了不良影響。

4.缺乏專業(yè)檔案管理人員。有的高校的實(shí)驗(yàn)中心檔案管理人員是兼職的非專業(yè)人員，一方面，兼職人員沒有

經(jīng)過專門培訓(xùn)，缺少檔案管理學(xué)的專業(yè)知識(shí)，不能對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔(dān)著許多其他業(yè)務(wù)工作，難以抽出很多時(shí)間和精力潛心鉆研檔案建設(shè)和管理工作，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范。

四、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不僅要重視實(shí)驗(yàn)室的硬件建設(shè)和人員培訓(xùn)與管理，而且也應(yīng)切實(shí)重視實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，健全機(jī)制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，并在各方面給予支持。其要做好宣傳、教育工作，使全體實(shí)驗(yàn)室工作人員牢固樹立檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的重要性，并積極配合和支持檔案資料搜集整理工作，把實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理工作真正落到實(shí)處。

2.健全制度，明確職責(zé)。任何工作的順利開展都少不了相應(yīng)規(guī)章制度的規(guī)范和約束，實(shí)驗(yàn)中心檔案工作也不例外。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，制定并不斷完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確職責(zé)，使得在實(shí)際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準(zhǔn)確、完整連續(xù)。實(shí)驗(yàn)室檔案工作必須納入工作計(jì)劃，納入管理制度及相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為年度業(yè)績(jī)考核依據(jù)之一。

3.完善機(jī)制，規(guī)范管理。高校實(shí)驗(yàn)中心應(yīng)設(shè)立專門的資料室（或檔案室），并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，為做好實(shí)驗(yàn)中心檔案管理工作提供物質(zhì)保障。同時(shí)還應(yīng)設(shè)專人管理，檔案的管理需一定的專業(yè)知識(shí)，如不具備專業(yè)知識(shí)，就不知如何收集、整理、歸類、編目；而且，收集、整理與管理檔案是一項(xiàng)長(zhǎng)期而細(xì)致的工作，這就需要設(shè)專人對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案進(jìn)行管理，以確保檔案的規(guī)范性、完整性。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)和管理工作，目的在于充分開發(fā)利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源，使其更好地為學(xué)校的建設(shè)、管理、教學(xué)、科研服務(wù)。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員在日常工作中必須按照學(xué)校的要求及有關(guān)評(píng)估指標(biāo)體系，認(rèn)真收集整理好檔案，把真正有價(jià)值的資料保存下來，科學(xué)管理，確保其在學(xué)校的各項(xiàng)工作中充分發(fā)揮作用。

4.重視培訓(xùn)，提高素質(zhì)。實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的關(guān)鍵，只有建設(shè)一支高素質(zhì)的實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍才能很好地完成實(shí)驗(yàn)室檔案的工作。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室人員在檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高實(shí)驗(yàn)室人員在檔案管理方面的素質(zhì)，并通過和其它高等院校的交流找到自身的差距和不足，進(jìn)一步提高和改進(jìn)。

5.開發(fā)技術(shù)，提升質(zhì)量。隨著高校教育體制改革的進(jìn)一步深入，實(shí)驗(yàn)室檔案管理從原來傳統(tǒng)方法發(fā)展到信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理方法成為必然，同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為這一發(fā)展提供了保障。我們要充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，開發(fā)軟件，建立實(shí)驗(yàn)中心檔案數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，提升檔案管理的質(zhì)量，更好地為實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)。

實(shí)驗(yàn)室檔案記載了實(shí)驗(yàn)室工作人員的教學(xué)、科研思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，為教學(xué)、科研改革和教學(xué)科研評(píng)估、專業(yè)申報(bào)等提供原始資料，為保障高校的教學(xué)和科研，發(fā)揮著不可替代的作用。隨著高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)和管理的規(guī)范化，它將發(fā)揮越來越重要的作用。

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