高校秘書(shū)隊(duì)伍在高校中的工作研究

湯向東

摘要：高校秘書(shū)隊(duì)伍作為高校管理的特殊群體，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)來(lái)臨和國(guó)家教育創(chuàng)新戰(zhàn)略推進(jìn)及高教管理體制改革日趨深入，這支隊(duì)伍在高校管理中面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文章結(jié)合實(shí)際，闡明了高校秘書(shū)隊(duì)伍在高校管理中的地位和作用，分析了目前高校秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀，以求高校管理者更多重視和同行商榷。

關(guān)鍵詞：高校秘書(shū)隊(duì)伍；高校管理；部門(mén)設(shè)置

中圖分類號(hào)：G641.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）05-0235-02

高校秘書(shū)隊(duì)伍作為高校管理的特殊群體，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)來(lái)臨和國(guó)家教育創(chuàng)新戰(zhàn)略推進(jìn)及高教管理體制改革日趨深入，這支隊(duì)伍在高校管理中面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合實(shí)際，闡明了高校秘書(shū)隊(duì)伍在高校管理中的地位和作用，分析了目前高校秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀，以求高校管理者更多重視和同行商榷。

一、高校秘書(shū)隊(duì)伍內(nèi)涵

1．高校秘書(shū)隊(duì)伍界定。高校秘書(shū)隊(duì)伍是高校管理隊(duì)伍的特殊群體，專指高校秘書(shū)部門(mén)的工作人員，就是指在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身邊，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，輔助決策，承辦文書(shū)、會(huì)務(wù)等日常程序化工作和交辦事項(xiàng)的校、系兩級(jí)辦公室工作人員。

2．高校秘書(shū)部門(mén)設(shè)置。（1）高校秘書(shū)部門(mén)設(shè)置。高校秘書(shū)部門(mén)特指在高校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中輔助領(lǐng)導(dǎo)從事秘書(shū)工作的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。一般，高校設(shè)有校、院系兩級(jí)秘書(shū)部門(mén)，即在學(xué)校機(jī)關(guān)一級(jí)設(shè)置黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室或?qū)W校辦公室；在學(xué)校二級(jí)學(xué)院中設(shè)置黨政辦公室或黨委辦公室、院長(zhǎng)辦公室、系辦公室。（2）高校秘書(shū)部門(mén)地位。由于兩級(jí)秘書(shū)部門(mén)服務(wù)對(duì)象和職權(quán)范圍存在差異，它們?cè)诰幹菩问胶腿藛T配備方面有不同之處。一級(jí)秘書(shū)部門(mén)較二級(jí)秘書(shū)部門(mén)層級(jí)高、分工細(xì)、人員多。各層次秘書(shū)部門(mén)在各自管理系統(tǒng)中都處在中心、靠近領(lǐng)導(dǎo)、溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外，起樞紐作用。高校秘書(shū)部門(mén)與其他職能部門(mén)不同，具有輔助性、綜合性和服務(wù)性特點(diǎn)。

3．高校秘書(shū)分類。（1）根據(jù)機(jī)關(guān)層級(jí)。分為學(xué)校秘書(shū)、院系秘書(shū)。（2）根據(jù)工作職責(zé)。分為文字秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)和行政秘書(shū)。文字秘書(shū)指以文字工作為主的秘書(shū)，負(fù)責(zé)起草、復(fù)核以學(xué)校名義發(fā)出的公文、調(diào)查研究、報(bào)送信息等工作。機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)學(xué)校機(jī)要通信和上級(jí)黨政文件的處理和保密管理工作。行政秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)外接待、來(lái)信來(lái)訪及領(lǐng)導(dǎo)生活服務(wù)。（3）根據(jù)職務(wù)和地位。分為高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)三個(gè)等級(jí)。辦公室主任（副主任）屬高級(jí)秘書(shū)，他們是校領(lǐng)導(dǎo)的主要參謀和助手，行使輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職責(zé)?？崎L(zhǎng)（副科長(zhǎng)）屬中級(jí)秘書(shū)，他們是辦公室主任的得力助手，協(xié)助主任負(fù)責(zé)辦公室某方面具體工作的管理。初級(jí)秘書(shū)在高、中級(jí)秘書(shū)指導(dǎo)下就辦公室具體日常工作進(jìn)行落實(shí)。

二、高校秘書(shū)工作主要內(nèi)容和要求

1．日常程序化工作

（1）文書(shū)檔案工作。文書(shū)工作是秘書(shū)一項(xiàng)最主要、最大量也是最重要的日常工作。文書(shū)工作指運(yùn)用科學(xué)原則、程序和方法，完成對(duì)高校機(jī)關(guān)公文的起草、校核、簽發(fā)和印制；公文辦理和傳遞；公文管理；公文立卷與歸檔；公文保密等工作。文書(shū)是檔案前身，檔案是文書(shū)歸宿。檔案工作指對(duì)已辦理完畢的有價(jià)值的文書(shū)，按一定規(guī)律對(duì)其進(jìn)行保存利用的工作。

（2）信息工作。信息是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、進(jìn)行管理的重要依據(jù)。信息工作是秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮耳目作用的一項(xiàng)重要工作，要求秘書(shū)部門(mén)圍繞學(xué)校黨委中心工作，對(duì)黨的路線、方針、政策在學(xué)校的貫徹落實(shí)情況，及學(xué)校在改革、建設(shè)和發(fā)展中的問(wèn)題和建議等，及時(shí)進(jìn)行收集和篩選，全面、準(zhǔn)確、有效地向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反映動(dòng)態(tài)性信息、經(jīng)驗(yàn)性信息、苗頭性信息、前瞻性信息；還須建立健全信息網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)辟信息資源，保持信息渠道的暢通，適應(yīng)工作需要。

（3）調(diào)研工作。調(diào)查研究是一種科學(xué)工作方法，是領(lǐng)導(dǎo)決策依據(jù)和基礎(chǔ)。調(diào)查研究滲透于秘書(shū)部門(mén)各項(xiàng)工作之中，是一切秘書(shū)須熟練掌握的基本功，是實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化的要求。圍繞高校領(lǐng)導(dǎo)工作需要開(kāi)展各項(xiàng)調(diào)查研究，是秘書(shū)部門(mén)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作。

（4）信訪工作。指秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)處理人民來(lái)信和接待人民來(lái)訪工作，高校秘書(shū)部門(mén)一般內(nèi)設(shè)專門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ宿k理。高校信訪工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，是一項(xiàng)科學(xué)性、政策性很強(qiáng)的工作，它又是一項(xiàng)具體、瑣碎、辛苦的工作。它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)體察民情的窗口，聯(lián)系師生的橋梁。規(guī)范信訪工作程序和完善信訪工作制度是做好信訪工作的前提和基礎(chǔ)。

（5）會(huì)務(wù)工作。會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要手段。會(huì)務(wù)工作即會(huì)議組織工作或會(huì)議事務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)時(shí)間性、組織性很強(qiáng)的秘書(shū)工作。協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組織好各種會(huì)議，保證會(huì)議順利進(jìn)行是秘書(shū)部門(mén)重要職責(zé)。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、內(nèi)容和要求按一定程序進(jìn)行全面周密安排，分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束三個(gè)階段。會(huì)議成功與否，與會(huì)議組織工作密切相關(guān)，直接影響會(huì)議質(zhì)量和效果。

（6）印信管理工作。學(xué)校機(jī)關(guān)印章代表學(xué)校權(quán)力與身份，具有立法性與有效性。介紹信是學(xué)校對(duì)外聯(lián)系工作的憑證。學(xué)校黨政印章、學(xué)校黨委書(shū)記、校長(zhǎng)印章、秘書(shū)部門(mén)印章、各種專用章及憑證均由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)。秘書(shū)部門(mén)一般都建有印信使用、審批、登記管理制度，指定專人管理。

（7）機(jī)要保密工作。高校機(jī)要通信和保密工作一般由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)，是由秘書(shū)部門(mén)政治性、機(jī)密性決定的。秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)全校機(jī)要件通信保密管理，學(xué)校黨政文件打印和下發(fā)，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校中涉及國(guó)家秘密人員進(jìn)行保密觀念、保密法規(guī)的宣傳教育，對(duì)機(jī)要保密技術(shù)設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)和更新，完善學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)保密制度和措施，不斷適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展。

（8）值班工作。值班工作是高校秘書(shū)部門(mén)一項(xiàng)經(jīng)常性工作，是高校穩(wěn)定工作重要環(huán)節(jié)。在保證各個(gè)渠道信息暢通，確保學(xué)校安全穩(wěn)定及受權(quán)處理一些緊急事件等方面起重要作用。每年寒暑假、五一節(jié)、國(guó)慶節(jié)期間，兩級(jí)秘書(shū)部門(mén)都要負(fù)責(zé)安排有關(guān)人員值班，責(zé)任到人，做好值班記錄，并進(jìn)行督促檢查。

（9）督辦檢查工作。包括交辦、催辦、自辦、協(xié)辦、回復(fù)和檢查落實(shí)等。督辦檢查內(nèi)容主要有：黨和國(guó)家方針政策和法律法規(guī)關(guān)于學(xué)校教育、辦學(xué)方向、教育方針和政策等重要決策貫徹落實(shí)情況；上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或與學(xué)校辦學(xué)有關(guān)的中央和地方的其他企事業(yè)部門(mén)批辦、交辦事項(xiàng)；學(xué)校黨委常委會(huì)議和校長(zhǎng)辦公會(huì)議重要決策部署的檢查。對(duì)學(xué)院一級(jí)而言，對(duì)學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部門(mén)依據(jù)有關(guān)文件、領(lǐng)導(dǎo)批示會(huì)議決議而做出具體工作安排。

（10）接待聯(lián)絡(luò)工作。秘書(shū)部門(mén)接待工作紛繁復(fù)雜，秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)不同接待類型，嚴(yán)格遵循接待原則，掌握并熟練運(yùn)用不同接待方式和程序，在來(lái)訪者面前樹(shù)立學(xué)校和秘書(shū)部門(mén)良好形象，提高學(xué)校和秘書(shū)部門(mén)在社會(huì)上或?qū)W校師生員工中的信任度。對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作是關(guān)乎學(xué)校知名度、美譽(yù)度和凝聚力的一項(xiàng)工作，下設(shè)在高校秘書(shū)部門(mén)的學(xué)校董事會(huì)、校友會(huì)承擔(dān)著大量對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作。

2. 非程序化的工作。即臨時(shí)性或突擊性工作，具有偶發(fā)性、臨時(shí)性、被動(dòng)性特點(diǎn)，是對(duì)秘書(shū)人員應(yīng)變能力、敬業(yè)精神和身心素質(zhì)的考驗(yàn)。

三、高校秘書(shū)隊(duì)伍的作用

高校秘書(shū)隊(duì)伍地位和作用取決于高校秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)工作地位和作用。高校秘書(shū)部門(mén)作為綜合性辦事機(jī)構(gòu)處在高校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的中心位置，是高校領(lǐng)導(dǎo)層和學(xué)校各職能部門(mén)、廣大師生員工之間橋梁和樞紐。主要表現(xiàn)如下：