高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題初探

但　鋒　尚　鵬

【摘要】 高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)的運(yùn)用和普及，使會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，但由此也出現(xiàn)了新問題。本文分析了財(cái)務(wù)管理電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來(lái)的新問題，針對(duì)性地提出加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對(duì)策，以確保財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)的安全、有效運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù)管理；電算化系統(tǒng)；內(nèi)部控制

隨著高校的跨越式發(fā)展以及計(jì)算機(jī)、Internet技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)工作使學(xué)校財(cái)務(wù)工作進(jìn)入以賬務(wù)處理、收費(fèi)管理以及預(yù)算控制等為核心的綜合管理階段，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高。建立一套符合高校會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制體系,重點(diǎn)由過(guò)去對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)的雙重控制,使一切數(shù)據(jù)的處理都處于有效的監(jiān)督和管理之中,以保證高校財(cái)務(wù)管理工作良好、平穩(wěn)運(yùn)行，已成為必然要求。

一、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

（一）加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制是高校財(cái)務(wù)管理特性的內(nèi)在要求

會(huì)計(jì)電算化是一種會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)處理相結(jié)合的新型技術(shù)。因其處理的性能高并具有一定的隱蔽性,所以單靠外界的監(jiān)督,不能保證數(shù)據(jù)的安全和處理的準(zhǔn)確,它自身必須有強(qiáng)大的排除錯(cuò)誤和抗干擾的能力,即由內(nèi)部控制來(lái)實(shí)現(xiàn)自我保護(hù)。高校會(huì)計(jì)電算化最大的特點(diǎn):一是改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理手段,達(dá)到數(shù)據(jù)及信息及時(shí)、完整、準(zhǔn)確;二是使會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化;三是便于日常管理查詢。

高校財(cái)務(wù)管理具有不同于一般財(cái)務(wù)管理的特質(zhì),表現(xiàn)在：一是涉及面廣。高校在教學(xué)科研、生產(chǎn)開發(fā)、服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中,都與財(cái)務(wù)部門有聯(lián)系,都要執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度。二是綜合性強(qiáng)。高校通過(guò)財(cái)務(wù)管理,運(yùn)用價(jià)值形式把各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)來(lái)源如預(yù)算內(nèi)、外資金及其支出、使用效益,加以綜合反映。三是敏感性高。在高校一切業(yè)務(wù)活動(dòng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,如培養(yǎng)不同層次學(xué)生平均耗費(fèi)的多少;科研成果的等次和項(xiàng)目的多少；社會(huì)服務(wù)收益的大小等都將不同程度地反映在高校財(cái)務(wù)上。高校財(cái)務(wù)管理的特性,要求加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制很有必要。

（二）高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題

隨著高校財(cái)務(wù)信息化的日益深入,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制的方法和制度受到了挑戰(zhàn)。從近幾年高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行中出現(xiàn)的一些問題來(lái)看，迫切需要加強(qiáng)內(nèi)部控制，而內(nèi)部控制又應(yīng)具有以下特點(diǎn)：

1. 內(nèi)部控制的范圍更加廣泛

隨著高校會(huì)計(jì)電算化深層次的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門的人員組成轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理人員。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息以網(wǎng)頁(yè)存儲(chǔ)和會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，原來(lái)的許多核算過(guò)程在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中自動(dòng)完成，諸如：學(xué)生網(wǎng)上繳費(fèi)，網(wǎng)上銀行對(duì)賬，網(wǎng)上財(cái)務(wù)信息查詢及各種電子單據(jù)等。因此，必須擴(kuò)大內(nèi)部控制的范圍，即在加強(qiáng)對(duì)人員控制的同時(shí)，建立系統(tǒng)的人與機(jī)器相結(jié)合的嚴(yán)密的內(nèi)部控制機(jī)制。保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠。

2. 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的方式更加多元

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法、各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介等都發(fā)生了很大的變化。原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，因此，內(nèi)部控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制相結(jié)合，使控制過(guò)程貫穿于計(jì)算機(jī)處理過(guò)程之中。

3. 數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確度要求更高

計(jì)算機(jī)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上的存儲(chǔ)方式及電子數(shù)據(jù)本身具有可復(fù)制性決定了對(duì)電子數(shù)據(jù)的竊取、非法修改可做到不留痕跡；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下的記賬、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序控制之下自動(dòng)進(jìn)行, 一旦由人工進(jìn)行審核并輸入到計(jì)算機(jī)中的原始數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別。因此造成會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否,依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

4. 內(nèi)部控制重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移

據(jù)“不相容職責(zé)必須分離”的原則建立的內(nèi)部控制制度及一些關(guān)鍵控制點(diǎn)因電算化而發(fā)生一定的改變，從而使得控制的重點(diǎn)變?yōu)殡娝慊到y(tǒng)本身和電算化后仍不相容職責(zé)上。會(huì)計(jì)電算化后控制的手段由人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)控制?？刂频男问接煞稚⒖刂妻D(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)集中控制。會(huì)計(jì)電算化后控制的基本目標(biāo)仍是保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠。

5. 缺乏有效的內(nèi)部牽制制度

實(shí)行會(huì)計(jì)工作的電算化之后,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)分工模式將被打破,產(chǎn)生許多新的崗位,同時(shí)也帶來(lái)了許多新的問題。手工記賬方式下的各種互相牽制手續(xù)都被合并到一起由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行,會(huì)計(jì)人員可以既輸入數(shù)據(jù),又輸出報(bào)送數(shù)據(jù),也有條件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的可能,某些問題在較長(zhǎng)時(shí)間不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理。

6. 授權(quán)與批準(zhǔn)制度控制不完善

授權(quán)批準(zhǔn)控制是指高校涉及會(huì)計(jì)相關(guān)工作的各級(jí)人員必須在規(guī)定的范圍、權(quán)限內(nèi)完成有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。它規(guī)定了各級(jí)管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，新增的信息化崗位,如系統(tǒng)維護(hù)人員、數(shù)據(jù)管理員等,都工作于財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的底層, 未經(jīng)授權(quán)的人員都完全有條件繞過(guò)授權(quán)與批準(zhǔn)瀏覽全部高度集中的數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀重要的數(shù)據(jù)等操作,這對(duì)授權(quán)與批準(zhǔn)的執(zhí)行產(chǎn)生新的威脅。

7. 內(nèi)部控制的方法更加復(fù)雜

隨著院校合并后高校規(guī)模的擴(kuò)大和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，校區(qū)間完整會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立，使數(shù)據(jù)處理速度大大提高，不同人員、部門之間數(shù)據(jù)處理的相互合作、信息共享不再受到空間范圍的限制，同時(shí)也給財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全帶來(lái)嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。一是大量的會(huì)計(jì)信息在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行傳輸，使一些非善意的訪問者有了可乘之機(jī)。計(jì)算機(jī)病毒也給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。有效地防止非法入侵會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和防治計(jì)算機(jī)病毒對(duì)高校財(cái)務(wù)正常、安全、高效的運(yùn)行是至關(guān)重要的。這些使內(nèi)部控制的程序和方法較之以前更加復(fù)雜。

二、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對(duì)策

要保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)正確反映高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，必須在加強(qiáng)對(duì)人員管理的同時(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的控制，建立科學(xué)、系統(tǒng)的人與機(jī)器相結(jié)合的內(nèi)部控制機(jī)制。具體內(nèi)部控制可分為總體控制、管理控制和應(yīng)用控制等三個(gè)方面。

（一）總體控制

總體控制是對(duì)整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行的控制?？傮w控制的強(qiáng)弱直接影響到每項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的成敗。加強(qiáng)總體控制包括組織控制、開發(fā)與操作控制、硬件控制、文件與維護(hù)控制等。

1. 組織控制

內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于不相容職務(wù)的分離，即業(yè)務(wù)處理和業(yè)務(wù)記錄的分離。包括計(jì)算機(jī)部門與用戶部門的職責(zé)分離，即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資料保管予以分離；在電算化系統(tǒng)中的不相容職務(wù)主要是系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員、電算化操作人員和電子檔案管理人員。要使這些有關(guān)人員在數(shù)據(jù)處理中的越權(quán)活動(dòng)難以進(jìn)行 ,以防止犯罪行為的發(fā)生和差錯(cuò)的出現(xiàn) ,保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

2. 系統(tǒng)開發(fā)與操作控制

系統(tǒng)開發(fā)控制主要是對(duì)軟件程序的編制工作進(jìn)行控制，以保證系統(tǒng)能滿足用戶的需要,同時(shí)具有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤的功能。操作控制的目的在于通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)操作來(lái)避免和減少錯(cuò)誤,主要方法:一是密碼控制。即對(duì)程序代碼進(jìn)行加密;二是識(shí)別控制。對(duì)用戶、終端、程序等做出標(biāo)識(shí);三是建立日記文件 ,系統(tǒng)自動(dòng)生成操作者使用會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間和所作的工作，保留下使用者的蹤跡。

3. 系統(tǒng)文件控制和工作環(huán)境控制

系統(tǒng)文件包括:可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)資料、程序的流程圖、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式文件、系統(tǒng)說(shuō)明書和操作手冊(cè)等。必須設(shè)專人保管這些財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)資料。對(duì)于磁性文件不僅要防止被任意調(diào)用和篡改 ,而且要注意防止高溫、潮濕、灰塵、強(qiáng)磁和折疊等。工作環(huán)境控制主要包括制定計(jì)算機(jī)房使用制度,建立健全硬件檢查與維修制度，供電系統(tǒng)要采用不間斷電源，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。

（二）管理控制

管理控制是指高校建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對(duì)電算化系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。

1. 財(cái)會(huì)人員素質(zhì)的提高

財(cái)務(wù)管理電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，改進(jìn)了核算工具和核算方法，提高了會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量，也需要全面提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。全面提高會(huì)計(jì)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其要提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，要大力加強(qiáng)培訓(xùn)力度，而且要分對(duì)象進(jìn)行不同的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)出復(fù)合型人才，為高校盡快建立高效的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

2. 安全可靠軟件的選用

目前，專門針對(duì)高校的財(cái)務(wù)軟件很多，財(cái)務(wù)軟件公司在完善財(cái)務(wù)功能上投入較多，而對(duì)數(shù)據(jù)的保密問題卻沒有過(guò)多研究。即使是所謂的加密，也只是考慮防盜版，加強(qiáng)了軟件系統(tǒng)自身的保護(hù)，而對(duì)用戶數(shù)據(jù)的保密性、安全性涉及不多。因此在財(cái)務(wù)軟件的選用或開發(fā)過(guò)程中，必須提高數(shù)據(jù)的安全性，增加財(cái)務(wù)軟件的限制能力。在財(cái)務(wù)軟件的使用過(guò)程中也要及時(shí)進(jìn)行升級(jí)。

3. 上機(jī)管理及病毒的防治

要建立健全系統(tǒng)的上機(jī)管理措施，應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊(cè)等。同時(shí)應(yīng)建立對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。一是采用正版的、基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；二是外來(lái)軟件和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)必須進(jìn)行病毒檢查；三是建立防火墻；四是要盡力專機(jī)專用,專人專用, 不得在裝有電算化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作如網(wǎng)上聊天、玩游戲等，更不能允許無(wú)關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)。

4. 數(shù)據(jù)備份和檔案管理。

高校應(yīng)建立起完善的檔案制度。一個(gè)合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。做好數(shù)據(jù)每日備份，最好還要有周備份、月備份。而且為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，紙質(zhì)檔案和其他介質(zhì)檔案雙重保管。為防止檔案被破壞，高校應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。高校使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

5. 強(qiáng)化對(duì)系統(tǒng)的審計(jì)

在財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)中，內(nèi)部審計(jì)除進(jìn)行常規(guī)的審計(jì)外，還要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行各環(huán)節(jié)的審查，防止存在漏洞。一是按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，確認(rèn)輸入資料是否正確完整，計(jì)算機(jī)處理過(guò)程是否符合要求；二是審查電算化系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的原始形式、系統(tǒng)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致；三是檢查數(shù)據(jù)的存貯和保存方式是否安全；四是對(duì)于復(fù)雜的電算化系統(tǒng)的審計(jì)，必要時(shí)還需聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員參與。

（三）應(yīng)用控制

應(yīng)用控制是對(duì)會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。是為適應(yīng)各種會(huì)計(jì)行業(yè)的特殊要求,而建立的能預(yù)防、檢測(cè)和更正錯(cuò)誤的控制措施。

1. 數(shù)據(jù)輸入控制

在手工方式下，日記賬、明細(xì)賬、總賬之間的相互稽核關(guān)系能在一定程度上消除憑證數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，這種稽核關(guān)系已不存在，對(duì)憑證正確性的控制就成為關(guān)鍵。在假設(shè)原始憑證正確的條件下，在會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)設(shè)置憑證編號(hào)控制、輔助信息控制、金額控制、科目使用控制、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬控制、憑證復(fù)核控制等控制點(diǎn)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的正確性做出嚴(yán)密的控制，符合內(nèi)部控制完整性、正確性的要求。

2. 數(shù)據(jù)處理控制

財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理，就是將憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為賬表數(shù)據(jù)的過(guò)程。這部分由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的工作，必須對(duì)其程序設(shè)計(jì)和計(jì)算公式進(jìn)行控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對(duì)、對(duì)字段、記錄的長(zhǎng)度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件的標(biāo)識(shí)、檢查文件是否被病毒感染。

3. 輸出控制

數(shù)據(jù)輸出數(shù)據(jù)控制，一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致、輸出數(shù)據(jù)是否完整，數(shù)據(jù)的發(fā)送對(duì)象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管工作等。一是數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出的控制。這類控制主要是對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和其它各種報(bào)表的控制?？刹扇∪斯z驗(yàn)輸出報(bào)表的準(zhǔn)確性及輸出報(bào)表的分發(fā)與保管的控制。二是控制信息輸入的控制。處理控制中計(jì)算機(jī)完成的各種控制程序的反饋信息。

通過(guò)多年的實(shí)踐,高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)比手工核算越來(lái)越顯示出巨大的優(yōu)越性,但只有建立起適應(yīng)高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系，才能解決財(cái)務(wù)管理工作中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)的運(yùn)用向更深層次發(fā)展，使高校財(cái)務(wù)管理工作處于良好的運(yùn)行狀態(tài)?！?/p>

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