有衛(wèi)生防疫專業(yè)特色的檔案編研工作

張　璐

【摘要】隨著檔案工作的升級發(fā)展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發(fā)檔案信息資源已成為各衛(wèi)生防疫站檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生防疫專業(yè)；檔案編研工作；信息資源

隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級衛(wèi)生防疫站的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道，特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛(wèi)生部“等級站評審標(biāo)準(zhǔn)”，將檔案管理晉級達(dá)標(biāo)做為等級站評審申報(bào)的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進(jìn)了防疫站檔案工作的發(fā)展。隨著檔案工作的升級發(fā)展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發(fā)檔案信息資源已成為各衛(wèi)生防疫站檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。我站在開展編研工作時，在突出衛(wèi)生防疫專業(yè)特色上做文章，使編研材料有很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)用性，受到業(yè)務(wù)人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發(fā)有衛(wèi)生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環(huán)節(jié)：

一、以業(yè)務(wù)檔案為編研工作的主要對象

衛(wèi)生防疫站在以開展衛(wèi)生防病為中心的各項(xiàng)工作中，形成了大量的文書、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研、基建、設(shè)備、會計(jì)、教學(xué)、聲像、實(shí)物等檔案材料。但由于衛(wèi)生防疫是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，故而反映與記錄此項(xiàng)工作的主要載體即業(yè)務(wù)檔案也就具有了極強(qiáng)的專業(yè)性。此外，衛(wèi)生防疫在業(yè)務(wù)上又具有連續(xù)性的特點(diǎn)，對疫情流行規(guī)律的認(rèn)識以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都必須以業(yè)務(wù)檔案為依據(jù)。因此，在開展檔案編研工作時，應(yīng)首先從業(yè)務(wù)檔案入手，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為站開展衛(wèi)生防病、監(jiān)督監(jiān)測工作服務(wù)。

二、選題要圍繞業(yè)務(wù)上的主要任務(wù)

檔案編研材料要有特色，要把好選題關(guān)。選題應(yīng)圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動。脫離業(yè)務(wù)工作的選題，就談不上編研材料的專業(yè)性。為此，檔案人員應(yīng)做到兩個了解和掌握。要了解和掌握單位的中心工作在安排全年的檔案編研工作時，首先，要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實(shí)際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當(dāng)年的編研工作的開展做到心中有數(shù)，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務(wù)于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報(bào)省市級一級站評審做準(zhǔn)備工作，而等級站評審標(biāo)準(zhǔn)要求各科出具近十年、五年的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應(yīng)，在制定編研計(jì)劃時，就安排編制反映這一內(nèi)容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。其次，要了解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。衛(wèi)生防疫站的主要業(yè)務(wù)是開展傳染病、地方病的預(yù)防和管理以及食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、勞動衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測。檔案人員在具體做各專業(yè)口的編研計(jì)劃時，應(yīng)針對以上各業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入科室，廣泛地與業(yè)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)和范圍，熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發(fā)放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認(rèn)識業(yè)務(wù)人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務(wù)需求的重要環(huán)節(jié)。

三、積極開發(fā)深層次的檔案編研材料

檔案部門在分析利用需求的基礎(chǔ)上，針對室藏檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，可以開展多種層次的編研加工。如各衛(wèi)生防疫站的檔案中均有歷年來國務(wù)院、衛(wèi)生部及北京市政府頒發(fā)的關(guān)于傳染病管理及五大衛(wèi)生的法規(guī)、條例、程序及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，而衛(wèi)生防疫站做為衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)委托的執(zhí)法機(jī)構(gòu)，在履行其職權(quán)時必須依據(jù)有關(guān)的法規(guī)條例進(jìn)行。檔案部門如能編制有關(guān)的業(yè)務(wù)依據(jù)性文件匯編，就會十分有效地滿足業(yè)務(wù)工作的需要。這種文件匯編既實(shí)用，做起來又不難。

然而，由于衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開展疫情的分析預(yù)測、制定防治策略以及對公共衛(wèi)生實(shí)施監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)，特別是在開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時，更需要以較長年度的相關(guān)數(shù)據(jù)做依據(jù)。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)集中起來，做出有針對性的統(tǒng)計(jì)和分析，就可以使檔案的利用變得更系統(tǒng)更直觀，就可以極大地節(jié)省業(yè)務(wù)人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進(jìn)行上述初次加工外，還應(yīng)將編研工作的重點(diǎn)放在能系統(tǒng)地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產(chǎn)品上。從實(shí)踐中看，根據(jù)各專業(yè)口的需要，開展專題性的統(tǒng)計(jì)分析更為適宜。檔案部門在編制專題性統(tǒng)計(jì)分析材料時，應(yīng)注意以下幾個問題：

1．要積極爭取業(yè)務(wù)部門的配合。檔案部門根據(jù)所選題目，以站藏檔案為依據(jù)，在完成對各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后，可交予業(yè)務(wù)科室，由專業(yè)人員做出分析性報(bào)告。這樣的編研材料既內(nèi)行，又有一定的深度。

2．統(tǒng)計(jì)分析時間跨度要大。統(tǒng)計(jì)分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息，越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識和總結(jié)疾病流行規(guī)律及公共衛(wèi)生發(fā)展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實(shí)用的價(jià)值，不能為湊編研材料的數(shù)量而忽視編研材料的實(shí)用性。

3．統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確完整。編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據(jù)，是在分析檔案原件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)選題對數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍。因此，如實(shí)地采用檔案數(shù)據(jù)，是決定編研（下轉(zhuǎn)第88頁）（上接第78頁）質(zhì)量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數(shù)據(jù)不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認(rèn)真研究檔案材料，找到相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數(shù)據(jù)必須要準(zhǔn)確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數(shù)據(jù)能系統(tǒng)全面地揭示編研材料的主題。要根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類，同類項(xiàng)目才能進(jìn)行有關(guān)的計(jì)算。計(jì)算要正確，并要經(jīng)過復(fù)核。

4．形式新穎好看。編制專題性統(tǒng)計(jì)分析，往往以表格、數(shù)字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù)，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。

四、檔案人員應(yīng)具備專業(yè)知識

檔案人員要努力開發(fā)檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)服務(wù)，這是衛(wèi)生防疫站檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時，這項(xiàng)工作也對檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。做為衛(wèi)生防疫站檔案人員，做好編研工作，應(yīng)具備的專業(yè)知識應(yīng)有兩層含義，一是檔案編研專業(yè)知識，二是衛(wèi)生防病專業(yè)知識。目前的衛(wèi)生防疫站檔案人員多為“半路出家”，因此加強(qiáng)對檔案編研工作的認(rèn)識和編研知識與技能的學(xué)習(xí)是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了衛(wèi)生防病專業(yè)知識，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)，才能選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行，也需要檔案人員在具備一定的專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當(dāng)然，這并不是要求檔案人員要成為預(yù)防醫(yī)學(xué)專家，但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應(yīng)走出站門，向兄弟站學(xué)習(xí)編研工作的經(jīng)驗(yàn)，這也是提高編研水平的捷徑。總之，為進(jìn)一步開展有專業(yè)特色的編研工作，深入開發(fā)衛(wèi)生防疫檔案信息資源，檔案人員應(yīng)注意培養(yǎng)和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。