制度化管理視域下新時代干部人事檔案工作者角色的轉(zhuǎn)換

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，干部人事檔案工作在新時代面臨著新形勢、新問題和新任務(wù)，具有重要的政治意義。傳統(tǒng)的“守檔人”角色已難以適應(yīng)新時代對干部人事檔案工作的要求，亟須從制度層面入手，從嚴治“檔”，明確目標管理，規(guī)范檔案管理流程，激發(fā)“管檔人”的工作熱情，提高其管理能力，從而推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。文章從問題的緣起出發(fā)，基于制度化管理的視角，以新頒布實施的《干部人事檔案工作條例》為切入點，深入探討新時代“管檔人”角色轉(zhuǎn)換的必要性與緊迫性。

關(guān)鍵詞：制度化管理；新時代干部人事檔案；角色轉(zhuǎn)換

中圖分類號：G270 文獻識別碼：A

近些年來，干部檔案造假事件嚴重破壞了干部選拔和任用的正常秩序，損害了檔案的權(quán)威性和公信力，整治干部人事檔案“亂象”問題已刻不容緩。中共中央組織部和國家檔案局于1991年4月頒布實施的《干部檔案工作條例》，時隔27年之久，已明顯滯后于當前干部人事檔案工作的發(fā)展需求，亟待更新完善。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），以制度建設(shè)為核心，為今后干部人事檔案工作提供了基本遵循，筑牢了檔案安全防線，通過建章立制推動檔案管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，賦予每一位干部人事檔案工作者新的使命與挑戰(zhàn)，促使他們從傳統(tǒng)的“守檔人”向新時代“管檔人”的角色轉(zhuǎn)變。

一、問題的緣起

長期以來，干部人事檔案工作大多是一種重復(fù)記賬式的日常工作模式，主要依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，做好檔案材料的收集、鑒別、整理以及利用服務(wù)等基礎(chǔ)性工作。然而，檔案工作繁雜、量大且枯燥，需要檔案工作者具備高度的細心、耐心和責任心，對從業(yè)者的內(nèi)在修養(yǎng)提出了極高的要求。同時，由于檔案工作長期未被納入單位的重要考核指標，其重要性難以得到充分關(guān)注，導(dǎo)致檔案行業(yè)逐漸被邊緣化，面臨資金和基礎(chǔ)設(shè)施保障不足、人員發(fā)展空間受限等一系列問題，使得檔案行業(yè)普遍存在招人難、留人難以及培養(yǎng)人才難的困境，檔案價值的挖掘更是難上加難，檔案工作也因此難以得到應(yīng)有的重視，使得檔案行業(yè)長期處于被動局面。尤其是檔案工作存在人員流動性大、業(yè)務(wù)知識不扎實、安全責任意識薄弱等問題以及“看攤收攤”的工作狀態(tài)，給檔案管理工作埋下了諸多安全隱患。

《條例》作為干部人事檔案工作的基礎(chǔ)性法規(guī)，為干部人事檔案工作提供了基本遵循，具有重要的指導(dǎo)作用。1991年頒布實施的《干部檔案工作條例》已明顯滯后于當前檔案工作的發(fā)展需求，其他相關(guān)法律法規(guī)制度也未能及時修訂，給不法分子提供了可乘之機。從“造假書記”到“五假部長”，干部檔案造假事件屢屢觸碰公眾敏感的神經(jīng)，嚴重損害了干部選拔任用的公信力。2016年中組部作出通報，在省管干部檔案專項審核中，420人因檔案造假受到組織處理或紀律處分，186人因檔案問題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用。為進一步解決干部人事檔案系列問題，2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，從制度建設(shè)入手，全面規(guī)范檔案管理，對檔案工作者提出了新的要求，賦予了新的使命。本文在制度化管理的視域下，以《條例》為切入點，深入闡述新時代干部人事檔案工作者亟須從“守檔人”向“管檔人”角色轉(zhuǎn)換的必要性與緊迫性。

二、制度化管理簡述

德國著名社會學(xué)家馬克斯·韋伯在20世紀初提出了官僚制理論。韋伯認為，任何組織都必須以一定的權(quán)威為基礎(chǔ)，并根據(jù)權(quán)威的來源將組織分為三種類型：傳統(tǒng)型、克里斯瑪型（個人魅力型）和法理型。其中，法理型組織的典型形態(tài)即為官僚制，官僚制具有權(quán)力等級分明、正式的規(guī)章制度、非個人化的運作、職業(yè)導(dǎo)向以及明確的勞動分工等特征。在官僚制中，正式的規(guī)章制度是核心要素之一。這些規(guī)章制度和標準化的運行程序構(gòu)成了一個完整的體系，確保組織管理的一致性和明確性。韋伯強調(diào)，這些規(guī)則和程序必須合理合法，以確保組織的有效運作。本文將韋伯所指的成文規(guī)章制度和標準化程序體系狹義地理解為“制度”。

周燕等學(xué)者指出制度化管理是一種以制度規(guī)范為基本手段，協(xié)調(diào)企業(yè)組織集體協(xié)作行為的管理方式。其實質(zhì)在于通過理性、科學(xué)確定的制度規(guī)范，作為組織協(xié)作行為的基本約束機制。這種管理方式主要依靠外在于個人、科學(xué)合理的理性權(quán)威來實現(xiàn)管理。制度權(quán)威通過兩個方面進行約束：一是規(guī)定組織利益的統(tǒng)一性；二是規(guī)范組織成員追求自身利益的行為方式。最終，通過維護組織利益的統(tǒng)一性，讓制度化管理確保了組織的穩(wěn)定性和統(tǒng)一性。隨著制度的變遷或更替，組織成員的行為方式也相應(yīng)調(diào)整，甚至實現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換。

三、新時代干部人事檔案工作者角色轉(zhuǎn)換的必要性

1.轉(zhuǎn)變思想認識，增強主人翁責任意識

《條例》是新時代干部人事管理的重要依據(jù)，是推動全面從嚴治黨縱深發(fā)展的制度保障。要從政治高度深刻認識其重要性，將其作為加強黨的建設(shè)、提高干部人事檔案管理科學(xué)化、制度化和規(guī)范化水平的重要抓手。要牢固樹立“檔案工作無小事”的理念，切實增強主人翁責任意識，推動干部人事檔案工作順利開展，全面提升干部人事檔案的權(quán)威性和公信力，為選好干部提供有效服務(wù)，充分發(fā)揮干部人事檔案在新時代的資政作用?！稐l例》對干部人事檔案的定義進行了豐富和完善，明確了新時代干部人事檔案工作的定位，突出了全面從嚴的要求，強化了工作的原則性。干部人事檔案工作者應(yīng)提高政治站位，增強主人翁責任意識，深刻認識到干部人事檔案是“屬于黨和國家所有”的寶貴財富，肩負著為黨和人民培養(yǎng)選拔優(yōu)秀干部提供有效服務(wù)的重大責任。必須嚴守選人用人檔案關(guān)，促使干部人事檔案工作者轉(zhuǎn)變過去“看門守攤”的陳舊觀念，責無旁貸地為黨和國家管好這份“家當”。

2.明確目標管理，激發(fā)“管檔人”的工作熱情

干部人事檔案工作長期以來處于不被重視的邊緣化境地，檔案工作者原本滿懷的工作熱忱也在這種環(huán)境中逐漸消磨?！笆虏魂P(guān)己，高高掛起”“多做多錯、少做少錯、不做不錯”的心態(tài)在檔案行業(yè)中仍然存在，導(dǎo)致檔案工作越發(fā)邊緣化，難以實現(xiàn)突破?！稐l例》在第二章管理體制和職責中明確將干部人事檔案工作列為黨建工作目標考核內(nèi)容，通過制度的強制性將干部人事檔案工作的利益相關(guān)者與組織預(yù)期目標緊密捆綁，促使各部門更加關(guān)注干部人事檔案工作，尤其是引起主要領(lǐng)導(dǎo)層的重視，給予相關(guān)政策傾斜，保障專項資金和基礎(chǔ)設(shè)施的投入，從而擴大和提升檔案工作者的發(fā)展空間，激發(fā)檔案人員的工作熱情，有助于檔案工作者沉下心來，專心致志地管理檔案，推動檔案工作有序、深入地開展。同時，促使檔案行業(yè)的人、財、物等資源有機融合，激活整個干部人事檔案行業(yè)的良性循環(huán)生態(tài)鏈。每個檔案工作者不再局限于簡單地看守檔案，而是充分發(fā)揮主觀能動性，主動思考如何更好地管理檔案，充分發(fā)掘檔案資源的憑證價值，發(fā)揮檔案的資政作用，使自我價值得以實現(xiàn)，得到的社會認同，從而增強歸屬感與認同感，不僅有助于促進干部人事檔案工作隊伍的穩(wěn)定，還為整體工作環(huán)境的良性循環(huán)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3.強化管理職能，全面規(guī)范檔案管理

《條例》的實施以檔案工作為重要抓手，從制度層面強化檔案管理職能，通過加強頂層設(shè)計，打開了干部人事檔案工作的新格局?！稐l例》對干部人事檔案工作機構(gòu)的職責作出了明確規(guī)定，其中新增了“組織開展干部人事檔案審核工作”與“指導(dǎo)和監(jiān)督檢查下級干部人事檔案工作”兩項職責，對檔案工作者的業(yè)務(wù)管理能力提出了更高要求。檔案工作者不僅要做好日常管理和庫房檔案的保管工作，還要將干部人事檔案審核工作貫穿整個檔案建設(shè)過程中，筑牢檔案內(nèi)容建設(shè)的安全防線。根據(jù)《條例》有關(guān)要求，每管理1000卷檔案應(yīng)配備1名專職工作人員，但往往在實際工作中，專職管檔人員數(shù)量相對較少且流動性大，而檔案數(shù)量龐大，對檔案工作者提出了極大的挑戰(zhàn)。新時代的檔案工作者必須扎實自身業(yè)務(wù)能力，同時強化管理能力，制定審核、檢查和督導(dǎo)檔案管理方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組織內(nèi)外的各方面事宜，嚴把重要環(huán)節(jié)關(guān)，根據(jù)實際情況有組織、有規(guī)模、有計劃地開展審核工作，并指導(dǎo)督查下級單位的干部人事檔案工作。

以往，干部人事檔案工作多為簡單、重復(fù)性的日常管理，基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在“難更新、更新難”的問題。一方面，人員流動性大，存在“多做事不如少做事”的懈怠心理，導(dǎo)致檔案工作者素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)不熟，人才隊伍建設(shè)困難，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題也因此被忽視；另一方面，檔案工作長期不被重視，經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施更新困難重重。《條例》第二十七條明確指出：“定期對干部人事檔案日常管理、基礎(chǔ)設(shè)施和隊伍建設(shè)等工作情況進行統(tǒng)計、分析、研判，加強檔案資源的科學(xué)管理?！边@一規(guī)定從資源管理的角度對檔案工作者提出了創(chuàng)新性要求，通過制度層面的硬性規(guī)定，促使檔案工作者行動起來，加強日常管理，關(guān)注基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題。通過統(tǒng)計分析，結(jié)合政策原則進行研判，深度挖掘檔案資源的價值，將“死”內(nèi)容轉(zhuǎn)化為“活”信息，提供有效的服務(wù)。

4.檔案審核常態(tài)化，筑牢選人用人基石

《條例》對干部人事檔案的內(nèi)容建設(shè)、日常管理及利用等方面進行了全面規(guī)范，新增的“檔案審核”部分充分體現(xiàn)了檔案工作者在新時代的重要管理職責。《條例》明確了“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的要求，嚴把檔案的“形成關(guān)”“入口關(guān)”和“認定關(guān)”，確保歸檔材料真實準確、鮮活及時，豐富檔案內(nèi)容建設(shè)，突出政治性和時代性，為全面立體考察干部、畫好干部“肖像畫”提供了堅實的基礎(chǔ)材料，推動了檔案工作與干部工作的深度融合。檔案審核對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。干部人事檔案內(nèi)容繁雜，涉及的業(yè)務(wù)知識面廣泛，尤其需要對相關(guān)政策有深入的理解和把握，才能從“形式”和“內(nèi)容”兩個層面鑒別檔案材料。檔案工作者需字斟句酌地審核檔案，不放過任何蛛絲馬跡。例如，在審核入黨材料時，需掌握不同階段發(fā)展黨員的相關(guān)政策，明確需歸檔的材料，并判斷材料內(nèi)容是否符合發(fā)展黨員的程序邏輯，是否存在涂改、替換甚至惡意造假等問題。對于學(xué)籍材料，則需堅持審核入學(xué)前、學(xué)習(xí)期間和畢業(yè)三個階段的形成材料，仔細鑒別證書、時間邏輯和內(nèi)容的真實性。例如，早期畢業(yè)證和學(xué)位證通常體現(xiàn)在一張證書上，也可能成為學(xué)歷造假的因素。檔案工作者需要在實踐中不斷提高對檔案的敏銳洞察力，擰緊檔案審核環(huán)節(jié)的“螺絲釘”，順應(yīng)新時代檔案管理的需求，落實從嚴管理干部的要求，從嚴治“檔”。

5.強化業(yè)務(wù)技能，新時代“管檔人”呼之欲出

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人工智能賦能各行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，干部人事檔案傳統(tǒng)的管理模式面臨巨大的挑戰(zhàn)?！稐l例》中指出干部人事檔案工作者的職責之一是干部人事檔案信息化。為順利實現(xiàn)干部人事檔案從“紙件”到“指尖”的轉(zhuǎn)型，助推干部人事檔案工作科學(xué)化水平，當務(wù)之急是加強干部人事檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。首先，需要制定最新的檔案管理技術(shù)和實踐培訓(xùn)課程，通過培訓(xùn)確保檔案管理人員具備當前必備的業(yè)務(wù)技能。其次，與高校和檔案行業(yè)單位建立聯(lián)系，通過學(xué)術(shù)研討、座談交流和短期培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員了解行業(yè)的最新趨勢，并掌握先進的檔案管理技術(shù)，為檔案管理人員提供持續(xù)的專業(yè)發(fā)展機會。最后，應(yīng)重視實踐經(jīng)驗的積累，通過“以老帶新”“以新促老”的模式，鼓勵檔案管理經(jīng)驗豐富的老人與新人加強交流合作，通過實踐項目等“面對面、手把手”地引導(dǎo)幫助新人盡快適應(yīng)檔案科學(xué)化的管理工作。從而強化檔案管理干部隊伍整體素質(zhì)和技能，推動檔案工作者從“守檔人”向“管檔人”的徹底轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)語

《條例》順應(yīng)時代發(fā)展需求，時隔27年后重新制定并頒布實施，全面規(guī)范干部人事檔案管理，為今后干部人事檔案工作建章立制提供了基本遵循，有力推動了干部人事檔案工作的健康快速發(fā)展。為肅清檔案造假等不正之風(fēng)，《條例》致力于打造干部人事檔案工作的“青山綠水”，努力營造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境。同時，《條例》的實施也為每一位默默奉獻的“守檔人”點亮了檔案事業(yè)道路上的啟明燈。檔案工作者應(yīng)加強自我修煉，提高管理能力，增強主人翁責任意識，以新時代“管檔人”的身份，管理好黨的重要執(zhí)政資源，為黨管“檔”，在從嚴治“檔”的道路上砥礪前行，為黨和國家的事業(yè)貢獻力量。

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作者單位：貴州醫(yī)科大學(xué)