加強(qiáng)科研院所科研檔案管理探究

摘 要：文章基于加強(qiáng)科研院所科研檔案管理的重要意義，在分析科研院所科研檔案管理體制機(jī)制、制度建設(shè)和管理模式等方面存在突出問題的基礎(chǔ)上，提出開展廣泛深入的調(diào)查研究、構(gòu)建科研檔案協(xié)同治理模式、建立科研檔案管理制度體系、開展創(chuàng)新性探索實(shí)踐以及豐富科研檔案服務(wù)舉措的建議，以適應(yīng)科研檔案工作發(fā)展的新形勢新要求，推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：科研院所；科研檔案；管理探究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、加強(qiáng)科研院所科研檔案管理的必要性

科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施、過程管理、結(jié)題驗(yàn)收以及績效評價(jià)、成果管理等過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物?？蒲袡n案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是科研活動(dòng)和管理工作的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要支撐，為科學(xué)決策、成果申報(bào)和利用轉(zhuǎn)化等提供憑證，對后續(xù)科研工作的開展具有重要的參考和促進(jìn)作用。

科研院所作為實(shí)施科學(xué)研究活動(dòng)和承擔(dān)大量科研項(xiàng)目的科研單位，科研檔案是科研院所檔案管理中非常重要的組成部分，是科研院所重要的科技資源和信息資產(chǎn)。隨著我國科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新體系的持續(xù)完善，科研管理體制的深化變革，科研項(xiàng)目分類細(xì)化、科研檔案數(shù)量激增。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展，科研項(xiàng)目管理工作方式已逐漸向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，國家科技項(xiàng)目管理部門和科研院所深入推進(jìn)“放管服”改革的需求更加迫切。國家及有關(guān)部門先后出臺多項(xiàng)政策法規(guī)對科研檔案管理提出了新的要求，科研院所的科研檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新的歷史時(shí)期加強(qiáng)科研檔案管理，對于提高科研院所的科研管理水平、支撐科研創(chuàng)新和高質(zhì)量發(fā)展、推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義。

二、科研院所科研檔案管理面臨的突出問題

1.科研檔案管理體制機(jī)制不健全，制度建設(shè)相對滯后

中華人民共和國國務(wù)院令《政府投資條例》對政府投資項(xiàng)目檔案管理提出明確要求。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步弘揚(yáng)科學(xué)家精神加強(qiáng)作風(fēng)和學(xué)風(fēng)建設(shè)的意見》提出實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等原始數(shù)據(jù)資料的管理。國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部聯(lián)合修訂出臺的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確指出“各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程”等。面對國家層面提出的新任務(wù)新要求，絕大多數(shù)科研院所尚未建立與之相適應(yīng)的科研檔案管理體系?？蒲袡n案管理不能及時(shí)融入單位重點(diǎn)工作和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，縱向滯后、橫向脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在。除了少數(shù)有檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要求的項(xiàng)目之外，單位缺乏將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理程序的機(jī)制和措施，使得科研檔案管理要求往往成為一家之言，難以落地實(shí)施。同時(shí)，也未根據(jù)單位承擔(dān)科研項(xiàng)目情況、科研活動(dòng)和管理工作特點(diǎn)，細(xì)化制定符合本單位實(shí)際的科研檔案管理制度規(guī)范。

2.科研項(xiàng)目類型多，精細(xì)化管理程度高

科研項(xiàng)目種類復(fù)雜多樣、特點(diǎn)各異。按照項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源，可將科研項(xiàng)目分為縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目和自籌項(xiàng)目?？v向項(xiàng)目包含由國家財(cái)政資金支持的國家發(fā)展和改革委員會、科學(xué)技術(shù)部、國家自然科學(xué)基金委員會和單位所在地方及上級主管部門等部署的各類項(xiàng)目；橫向項(xiàng)目包含各類企事業(yè)單位和個(gè)人委托研究與合作研究的科研項(xiàng)目；自籌項(xiàng)目為單位自身根據(jù)主責(zé)主業(yè)擇優(yōu)部署的項(xiàng)目。按照項(xiàng)目任務(wù)內(nèi)容劃分，有的項(xiàng)目主要從事科學(xué)基礎(chǔ)研究，如各級基金類項(xiàng)目。有的項(xiàng)目側(cè)重于科研條件建設(shè)，如固定資產(chǎn)投資、改善科研條件和創(chuàng)新能力建設(shè)項(xiàng)目。有的項(xiàng)目兼顧科學(xué)研究和工程建設(shè)的雙重屬性，如國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施預(yù)研和建設(shè)項(xiàng)目等。其中，有些項(xiàng)目有明確的檔案驗(yàn)收要求，有些項(xiàng)目的管理辦法中并未涉及對項(xiàng)目檔案的管理要求。要實(shí)現(xiàn)對單位科研檔案的科學(xué)有效管理，檔案部門必須加強(qiáng)對單位科研項(xiàng)目的了解，精細(xì)化地開展研究和實(shí)踐。

3.科研檔案管理模式傳統(tǒng)單調(diào)，創(chuàng)新舉措有待加強(qiáng)

很多單位尚未建立共建、共享以及共贏的科研檔案生態(tài)。檔案部門主要關(guān)注檔案專業(yè)業(yè)務(wù)，在如何與單位整體制度體系相融合、開展與管理部門和科研單元的協(xié)同配合、開展新技術(shù)研究及應(yīng)用等方面有待加強(qiáng)，未從單位科研檔案管理全局和各類科研項(xiàng)目特點(diǎn)出發(fā)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的制度規(guī)范和針對性的管理實(shí)施細(xì)則。科研檔案管理主要還是依靠國家及上級主管部門的硬性約束，未按照項(xiàng)目類型與相關(guān)責(zé)任主體形成合力，建立常態(tài)化的溝通交流模式，開展針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。此外，也未根據(jù)單位學(xué)科特點(diǎn)、優(yōu)勢領(lǐng)域研究部署科研檔案開發(fā)利用的模式和手段，科研檔案工作缺乏宣傳和反饋，很多一線科研人員難以感受科研檔案的魅力和巨大價(jià)值。檔案信息化建設(shè)緩慢，未建立功能強(qiáng)大、高效便捷的電子檔案管理系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)科研電子文件的歸檔和利用。

三、加強(qiáng)科研院所科研檔案管理的建議

1.開展廣泛深入的調(diào)查研究

單位檔案部門應(yīng)就如何建立各類科研項(xiàng)目的同步管理模式、加強(qiáng)檔案開發(fā)利用、推進(jìn)檔案信息化和科學(xué)數(shù)據(jù)管理等方面開展廣泛深入的調(diào)查研究，以便提出政策性建議，在完善制度體系、落實(shí)建檔責(zé)任、規(guī)范基礎(chǔ)工作和創(chuàng)新管理舉措等方面發(fā)揮檔案作用。一方面，加強(qiáng)宏觀政策、制度標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)知識和先進(jìn)技術(shù)等方面的調(diào)研學(xué)習(xí)，與其他科研檔案管理先進(jìn)單位增進(jìn)溝通交流，吸收消化先進(jìn)管理理念和經(jīng)驗(yàn)。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)與單位相關(guān)責(zé)任主體的溝通交流，主動(dòng)了解單位承擔(dān)科研項(xiàng)目情況、各類項(xiàng)目管理模式、相關(guān)責(zé)任主體訴求、項(xiàng)目檔案材料形成特點(diǎn)和開發(fā)利用的可能形式等，對單位科研檔案管理的短板、不足及其形成原因和未來改進(jìn)方向展開深入思考。

2.構(gòu)建科研檔案協(xié)同治理模式

建議科研院所建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、檔案部門、相關(guān)管理部門和科研單位負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，構(gòu)建科研檔案協(xié)同治理模式（如下圖所示）。

牢固樹立“科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)”意識，落實(shí)“將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核”。研究制定在單位年度考評、崗位聘用、科研報(bào)獎(jiǎng)以及人員離職等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)檔案審查的方案和措施，強(qiáng)化科研檔案材料歸檔約束，促進(jìn)科研檔案管理與相關(guān)職能管理形成彼此嵌套、互為保證的制度管理體系，在采購與合同、設(shè)備、財(cái)務(wù)、基建及質(zhì)量等職能管理過程中融入檔案管理要求。

強(qiáng)化科研項(xiàng)目管理部門職責(zé)，“在科研項(xiàng)目組織實(shí)施過程中加強(qiáng)科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，會同檔案部門對科研檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”?？蒲许?xiàng)目管理部門應(yīng)要求科研項(xiàng)目在承擔(dān)科研任務(wù)的同時(shí)開展科研項(xiàng)目建檔工作，協(xié)同檔案部門加強(qiáng)項(xiàng)目總體規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、論證評審、科學(xué)實(shí)驗(yàn)及設(shè)備研制等科研活動(dòng)文件的歸檔，規(guī)范實(shí)驗(yàn)記錄、科學(xué)數(shù)據(jù)管理。同時(shí)，還應(yīng)協(xié)調(diào)各相關(guān)管理部門持續(xù)完善、優(yōu)化各項(xiàng)制度細(xì)則及業(yè)務(wù)流程，在合同審核、經(jīng)費(fèi)支付以及資產(chǎn)出入庫等重要節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)相關(guān)審查，并在建設(shè)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，同步建設(shè)科研電子文件歸檔功能等。

3.建立科研檔案管理制度體系

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)溝通交流、強(qiáng)化專業(yè)能力，與科研項(xiàng)目管理部門共同商討建立符合本單位發(fā)展需求的科研檔案管理制度體系。以覆蓋單位承擔(dān)的所有科研項(xiàng)目、融入重大科研項(xiàng)目全生命周期管理為目標(biāo)，建立單位科研檔案管理辦法、重大科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則、收集整理及歸檔移交等規(guī)范性文件的三級制度體系。

制定單位科研檔案管理辦法，對科研檔案管理的基本要求、管理職責(zé)、文件歸檔和整理要求、驗(yàn)收評價(jià)、利用共享等做出原則性、普適性的規(guī)定。針對體量大、學(xué)術(shù)價(jià)值高、管理復(fù)雜度高的重大科研項(xiàng)目建立單個(gè)項(xiàng)目的專項(xiàng)檔案管理實(shí)施細(xì)則。通過科研項(xiàng)目管理部門提供的單位承擔(dān)科研項(xiàng)目情況以及上級主管部門要求，結(jié)合項(xiàng)目任務(wù)內(nèi)容特點(diǎn)和產(chǎn)生文件材料情況共同商討確定各類項(xiàng)目相應(yīng)的科研檔案管理策略，細(xì)化制定單位科研檔案檔號命名規(guī)則，各類項(xiàng)目分類方案、歸檔范圍、預(yù)立卷規(guī)則及移交要求等可操作性強(qiáng)的規(guī)范性文件。

4.開展創(chuàng)新性探索實(shí)踐

針對電子文件歸檔和電子檔案管理問題，開展對策研究及管理實(shí)踐。比如，國家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃、國家自然科學(xué)基金等科研項(xiàng)目，已基本實(shí)現(xiàn)管理性文件無紙化管理。檔案部門應(yīng)在充分考慮歸檔文件效力、安全保管與檢索利用要求的前提下，切實(shí)提高工作效率，實(shí)現(xiàn)以文件原生載體形式歸檔。同時(shí)，遵循科研項(xiàng)目文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，面向現(xiàn)階段混合單套制管理需求，注意規(guī)范項(xiàng)目內(nèi)紙質(zhì)文件和電子文件檔號命名規(guī)則，以順利銜接紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作，為科研檔案的全電子化利用打下基礎(chǔ)。

探索科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案的協(xié)同管理。針對科學(xué)數(shù)據(jù)體量大、數(shù)據(jù)構(gòu)成及類型多樣、數(shù)據(jù)源分散、數(shù)據(jù)運(yùn)行過程及軟硬件環(huán)境復(fù)雜、開放共享要求高以及數(shù)據(jù)檔案價(jià)值顯著等特點(diǎn)，檔案部門應(yīng)分學(xué)科、分領(lǐng)域探索制定本單位科學(xué)數(shù)據(jù)管理方案，對科研項(xiàng)目相關(guān)有保存價(jià)值的科學(xué)數(shù)據(jù)提出管控要求，以確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為落實(shí)科研作風(fēng)學(xué)風(fēng)和科研誠信主體責(zé)任提供有力支撐。同時(shí)，注重加強(qiáng)與科學(xué)數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作，積極推進(jìn)科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔工作與科學(xué)數(shù)據(jù)匯交工作良性互動(dòng)。

嘗試開展重大科研項(xiàng)目單軌制試點(diǎn)管理，推行符合《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》條件的科研電子文件以電子形式歸檔保存。貫徹前端控制理念和全程管理理念，結(jié)合項(xiàng)目電子文件屬性和特點(diǎn)，規(guī)范電子文件歸檔模式、表單樣式及命名/編號規(guī)則等，完善電子文件分類體系、歸檔范圍和保管期限，制定電子文件審批流程、項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范以及工藝設(shè)備檔案建檔細(xì)則等制度規(guī)范，搭建功能較為完善的信息系統(tǒng)，嘗試引入電子簽章技術(shù)，借助系統(tǒng)及先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)在線歸檔和接收、“四性”檢測、在線鑒定、元數(shù)據(jù)歸檔、接口程序和保管期限劃分等，使得管理流程更加可控和可追溯，真正實(shí)現(xiàn)文件形成過程的數(shù)據(jù)化管理，并通過提高獲取和分析數(shù)據(jù)的能力，最終提高數(shù)據(jù)利用效率與決策的精準(zhǔn)度。

5.豐富科研檔案服務(wù)舉措

首先，加強(qiáng)宣傳溝通。設(shè)置各類項(xiàng)目檔案管理專員，與相應(yīng)的管理部門及項(xiàng)目組深度交流融合，定制提供不同責(zé)任主體使用的歸檔操作手冊，點(diǎn)對點(diǎn)開展全過程精準(zhǔn)服務(wù)。開展同類型項(xiàng)目建檔交流，樹立優(yōu)秀典型，提供政策咨詢，形成相互促進(jìn)、共同進(jìn)步的良好氛圍，拓寬6·9國際檔案日宣傳思路，在單位打造檔案活動(dòng)周或檔案活動(dòng)月特色品牌，做強(qiáng)做大檔案影響，開展實(shí)驗(yàn)記錄本評比、科研檔案展示等貼近科研人員、增進(jìn)情感認(rèn)同的主題活動(dòng)，在新職工入職、科研項(xiàng)目申報(bào)啟動(dòng)等時(shí)機(jī)，加強(qiáng)科研檔案建檔工作宣貫。

其次，強(qiáng)化檔案利用。聚焦單位中心大局，針對傳統(tǒng)優(yōu)勢學(xué)科，梳理學(xué)科發(fā)展脈絡(luò)，加強(qiáng)科研檔案的二次開發(fā)利用，打造優(yōu)勢領(lǐng)域?qū)ｎ}知識庫，為項(xiàng)目組開展科研考察、深化科學(xué)研究提供知識服務(wù)。深入挖掘重大科研項(xiàng)目檔案價(jià)值，積極利用項(xiàng)目過程文件、聲像文件和成果文件等，采用多種方式講好“有高度”“有亮度”“有溫度”的檔案故事，深化主流價(jià)值引領(lǐng)，弘揚(yáng)科學(xué)家精神。在嚴(yán)格遵守國家安全保密和知識產(chǎn)權(quán)等要求、履行相關(guān)程序?qū)徟幕A(chǔ)上，在一定范圍內(nèi)開放審核后的科研檔案目錄數(shù)據(jù)，以更大程度地發(fā)揮檔案價(jià)值，促進(jìn)科研學(xué)術(shù)交流。

最后，推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過資源數(shù)字化、平臺一體化和服務(wù)智慧化推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的全面數(shù)字化。大力推進(jìn)科研管理電子文件在線歸檔，努力構(gòu)建全面系統(tǒng)、內(nèi)容豐富以及富有特色的科研檔案資源體系，打造一體化、即時(shí)性檔案管理協(xié)作平臺，實(shí)時(shí)開展業(yè)務(wù)交流，及時(shí)有效地解決科研檔案建檔工作中的難點(diǎn)、堵點(diǎn)問題。同時(shí)，借助科技賦能，為科研人員提供更快捷、優(yōu)質(zhì)和高效的檔案利用服務(wù)，為科研院所的發(fā)展提供強(qiáng)有力的資源支持。

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作者單位：中國科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院