國有企業(yè)改革背景下人事檔案信息整合與優(yōu)化路徑探析

摘 要：隨著國有企業(yè)改革的不斷深化，提高管理效率和優(yōu)化人力資源管理成為改革的重要要求。當(dāng)前，部分國有企業(yè)在人事檔案管理中仍然存在管理系統(tǒng)分散、管理流程煩瑣及數(shù)據(jù)利用不足等問題，制約了企業(yè)人力資源管理效能的提升。對(duì)此，國有企業(yè)可通過構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案平臺(tái)整合分散信息、優(yōu)化審批流程與檔案流轉(zhuǎn)機(jī)制以及通過深化數(shù)據(jù)分析等方式，提高企業(yè)人事檔案管理效率，并為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供有力的人力資源支持。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案管理；信息整合與優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

《國企改革三年行動(dòng)方案（2020—2022年）》等政策文件的推進(jìn)，標(biāo)志著國有企業(yè)的市場(chǎng)化改革逐步深化，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立成為核心任務(wù)。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，其管理方式直接影響著企業(yè)的組織治理能力?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作的通知》進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了檔案管理信息化的必要性，要求全面提升檔案資源的集成度和共享水平。在國有企業(yè)改革的背景下，人事檔案管理不僅是檔案保存，還是戰(zhàn)略性資源的整合與優(yōu)化。信息化手段的引入打破了傳統(tǒng)管理中的數(shù)據(jù)分散和部門壁壘，使檔案信息與企業(yè)各層級(jí)的決策形成深度聯(lián)動(dòng)。通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，檔案管理從靜態(tài)信息存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的人才數(shù)據(jù)分析工具。同時(shí)，信息整合的深化使得檔案管理能夠與國企改革中的現(xiàn)代企業(yè)治理機(jī)制緊密契合，尤其是在加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制和外部監(jiān)管合規(guī)性方面。檔案數(shù)字化與集成化極大地提升了信息的透明度與可追溯性，從而為企業(yè)在市場(chǎng)化競爭中的合規(guī)運(yùn)營、風(fēng)險(xiǎn)控制及人才戰(zhàn)略提供了堅(jiān)實(shí)保障。信息化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有效的數(shù)據(jù)支持，提高檔案管理的工作效率和員工管理質(zhì)量。

一、國有企業(yè)改革背景下人事檔案管理信息整合與優(yōu)化的必要性

1.提高人事管理效率，適應(yīng)改革需求

國有企業(yè)改革的深入，促使其運(yùn)營模式和管理架構(gòu)逐步向市場(chǎng)化方向發(fā)展，要求人事管理系統(tǒng)能夠更高效地應(yīng)對(duì)變化。為此，通過信息整合優(yōu)化人事檔案管理成為提高效率的重要路徑。一方面，信息整合能夠打破傳統(tǒng)分散的人事檔案管理模式，通過將各部門、各層級(jí)的人事數(shù)據(jù)集中管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一化處理，可以大幅減少跨部門溝通與信息傳遞的時(shí)間成本，提高人事數(shù)據(jù)的利用效率。在數(shù)字化系統(tǒng)的支持下，人事檔案信息能夠?qū)崟r(shí)更新并實(shí)現(xiàn)共享，確保企業(yè)在快速變化的環(huán)境中及時(shí)獲取最新的人事數(shù)據(jù)，幫助管理層做出高效、準(zhǔn)確的決策；另一方面，通過信息整合能夠簡化管理流程，大幅減少了檔案管理過程中的手動(dòng)操作，減少了冗余環(huán)節(jié)的存在。信息系統(tǒng)自動(dòng)化程度的提升不僅能夠減少人為失誤，還能確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，大幅提高數(shù)據(jù)處理速度，使管理者能夠快速獲取全面的人事信息，在人員調(diào)整、崗位調(diào)配等方面及時(shí)作出反應(yīng)。

2.減少管理成本，推動(dòng)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)

通過數(shù)字化手段優(yōu)化人事檔案管理，有效減少了資源浪費(fèi)，從而推動(dòng)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。信息整合能大幅減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與維護(hù)成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量的空間和存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施，長期保存檔案不僅增加了企業(yè)的保管成本，還需要專門的人員管理。數(shù)字化系統(tǒng)則整合信息，使檔案數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在電子平臺(tái)，不再依賴物理介質(zhì)的保存，不僅節(jié)省了檔案保管的成本，還降低了對(duì)人力資源的需求。同時(shí)，信息整合能夠有效降低人工操作的時(shí)間成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理涉及大量的人工錄入、整理和查閱，容易產(chǎn)生重復(fù)性工作和人為失誤。通過信息化手段，檔案管理的流程被大幅簡化，人工操作的環(huán)節(jié)被自動(dòng)化系統(tǒng)替代，減少了重復(fù)勞動(dòng)和人工輸入帶來的偏差。此優(yōu)化路徑不僅縮短了檔案管理的時(shí)間，還提升了數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，降低了因人為操作失誤而產(chǎn)生的修正成本，使企業(yè)可以在改革過程中靈活分配人力資源，實(shí)現(xiàn)更高效的運(yùn)營。

二、國有企業(yè)改革背景下人事檔案管理現(xiàn)狀

1.人事檔案管理系統(tǒng)略顯分散

部分國有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)存在分散化問題，導(dǎo)致信息獲取效率低下，影響管理的統(tǒng)一性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。一些國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)分布在不同部門，各部門在人事數(shù)據(jù)管理上各自為政。例如，人員結(jié)構(gòu)、招聘情況、考核結(jié)果和薪酬等核心數(shù)據(jù)分別依賴于不同的系統(tǒng)平臺(tái)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以在集中管理。此種分散性直接增加了管理者獲取完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息的難度。同時(shí)，部分國有企業(yè)的人事檔案管理仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式或者采用多個(gè)相互獨(dú)立的軟件平臺(tái)，未能實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化整合。此種傳統(tǒng)管理模式不僅增加了檔案查閱和存儲(chǔ)的難度，還導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新滯后，紙質(zhì)檔案管理也存在遺失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。由于不同軟件平臺(tái)之間缺乏系統(tǒng)對(duì)接，數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，形成了信息孤島，阻礙了企業(yè)高效利用人力資源數(shù)據(jù)。

2.人事檔案管理流程較為煩瑣

當(dāng)前部分國有企業(yè)的人事檔案管理流程普遍存在較為煩瑣的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在多層級(jí)審批、檔案流轉(zhuǎn)復(fù)雜等方面。多層級(jí)的審批機(jī)制是檔案管理流程中的突出問題。在檔案調(diào)取、審核等環(huán)節(jié)，通常涉及多個(gè)部門和審批節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致審批過程耗時(shí)較長，常因?qū)徟h(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)不暢，形成檔案“滯留”現(xiàn)象，導(dǎo)致管理效率大幅降低。檔案流轉(zhuǎn)機(jī)制的復(fù)雜性也是阻礙人事檔案高效管理的主要問題。檔案在不同部門或?qū)蛹?jí)之間流轉(zhuǎn)時(shí)，需要經(jīng)過諸多手續(xù)和環(huán)節(jié)的確認(rèn)。由于流程標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同部門對(duì)檔案操作的理解和執(zhí)行有所差異，常導(dǎo)致檔案流轉(zhuǎn)緩慢，甚至可能在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息中斷或滯后。尤其是在人員調(diào)動(dòng)、崗位變更等情況下，檔案的流轉(zhuǎn)更加復(fù)雜，增加了管理的難度。

3.人事檔案數(shù)據(jù)利用不足

國有企業(yè)在人事檔案數(shù)據(jù)方面利用不足，可能導(dǎo)致企業(yè)在員工管理、績效評(píng)估和戰(zhàn)略決策中缺乏有效的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而影響管理決策的科學(xué)性與精準(zhǔn)性。國有企業(yè)在人事檔案管理中缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性關(guān)聯(lián)和智能分析能力，導(dǎo)致檔案信息未能有效轉(zhuǎn)化為對(duì)管理決策有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持。員工檔案通常是孤立存儲(chǔ)的，信息未經(jīng)過整合分析，企業(yè)難以通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)對(duì)員工的職業(yè)發(fā)展路徑、工作表現(xiàn)趨勢(shì)和能力提升潛力等方面展開全面評(píng)估和預(yù)測(cè)。此種管理方式使得企業(yè)在制訂培訓(xùn)計(jì)劃、晉升選拔以及人才儲(chǔ)備策略時(shí)，缺乏足夠的洞見，決策更多依賴經(jīng)驗(yàn)或主觀判斷，降低了人才管理的科學(xué)性和前瞻性。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)未能與企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)形成有效對(duì)接，缺乏對(duì)人才需求和組織發(fā)展方向的精準(zhǔn)支持，特別是在組織變革、崗位調(diào)整等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，未能為決策提供有效、充分的人力資源數(shù)據(jù)依據(jù)。此種信息利用的不足使企業(yè)無法通過檔案數(shù)據(jù)提升管理效能，影響了在競爭環(huán)境中的應(yīng)變能力和管理效益的最大化。

三、國有企業(yè)改革背景下人事檔案管理信息的整合與優(yōu)化路徑

1.構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)，應(yīng)對(duì)國企結(jié)構(gòu)調(diào)整

隨著國有企業(yè)改革的深入推進(jìn)，企業(yè)組織架構(gòu)的調(diào)整和業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)型加劇了信息孤島現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)高效的資源共享與協(xié)同管理，亟須通過信息平臺(tái)的整合來解決此問題。對(duì)此，國有企業(yè)應(yīng)選擇成熟且適合自身需求的人事檔案管理平臺(tái)。例如，用友NC、金蝶EAS等系統(tǒng)，整合企業(yè)各部門現(xiàn)有獨(dú)立的人事管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理。企業(yè)可以將基本人事信息。例如，員工入職檔案、職位和部門信息導(dǎo)入系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的ETL工具。例如，用友U8 Cloud中的數(shù)據(jù)遷移工具從不同部門的舊系統(tǒng)中提取出來。隨后，通過用友NC的標(biāo)準(zhǔn)化接口，將招聘模塊、薪酬管理模塊與現(xiàn)有的員工檔案模塊進(jìn)行集成。例如，招聘部門在完成錄用后，所有招聘信息將自動(dòng)同步到員工檔案中，而薪酬變動(dòng)也會(huì)實(shí)時(shí)反映在員工的薪酬記錄中。在數(shù)據(jù)整合過程中，還需進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗。企業(yè)需要對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。國有企業(yè)可以通過設(shè)立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的工號(hào)、職位編碼和部門名稱等，確保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠順利遷移至統(tǒng)一平臺(tái)。同時(shí)，企業(yè)還需要設(shè)置自動(dòng)化校驗(yàn)機(jī)制，借助用友或金蝶系統(tǒng)內(nèi)置的數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具，定期檢查并修復(fù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

數(shù)據(jù)遷移完成后，企業(yè)還需建立持續(xù)的數(shù)據(jù)更新機(jī)制，以確保人事檔案平臺(tái)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新和準(zhǔn)確。為此，可以通過平臺(tái)的自動(dòng)化處理功能，設(shè)定每晚或每周定時(shí)同步所有人事數(shù)據(jù)。例如，員工的晉升、調(diào)崗和培訓(xùn)記錄等。當(dāng)某員工的崗位變動(dòng)或薪酬調(diào)整發(fā)生時(shí)，用友NC或金蝶EAS系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成變動(dòng)記錄，并通知相關(guān)部門審核，確保數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，避免數(shù)據(jù)滯后的問題。此外，企業(yè)可在平臺(tái)設(shè)置多部門協(xié)同功能，確保招聘、薪酬和考核等不同模塊間的信息互通。例如，績效評(píng)估結(jié)果自動(dòng)流轉(zhuǎn)至薪酬模塊，用于制定薪資調(diào)整方案，而培訓(xùn)記錄也會(huì)自動(dòng)歸檔到員工檔案中，形成完整的檔案鏈條。為了確保系統(tǒng)運(yùn)行的順暢，國有企業(yè)還需為所有使用部門制訂操作規(guī)范和培訓(xùn)計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)為每個(gè)模塊的操作編寫詳細(xì)的操作手冊(cè)，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠熟練使用平臺(tái)的各項(xiàng)功能。

2.優(yōu)化人事檔案管理流程，提升國企組織效能

現(xiàn)有國有企業(yè)的人事檔案管理流程存在審批環(huán)節(jié)煩瑣、效率低下的問題，影響了企業(yè)整體運(yùn)營效率，優(yōu)化流程管理成為提升企業(yè)效能的關(guān)鍵路徑。國有企業(yè)可通過設(shè)立分層級(jí)的審批機(jī)制優(yōu)化檔案審批流程，精簡不必要的審批環(huán)節(jié)，使檔案的調(diào)取更加高效。國有企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)中的審批流程配置模塊實(shí)行分類管理，將檔案分為“日常操作檔案”和“敏感或重要檔案”兩類。對(duì)于日常操作檔案。例如，員工的入職、離職和培訓(xùn)等基礎(chǔ)檔案，通過系統(tǒng)內(nèi)置規(guī)則，設(shè)置僅需人力資源部門或相關(guān)中層管理者審批即可，避免跨部門多級(jí)審批的冗長過程。對(duì)于涉及重大決策的檔案調(diào)取。例如，高管人員檔案、涉及薪酬大幅調(diào)整或跨部門高層任命的檔案，則保留高層領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限。在用友NC系統(tǒng)中，企業(yè)可以為不同的檔案類型設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的審批流程，并通過權(quán)限控制來設(shè)定各級(jí)別的審批責(zé)任人。在系統(tǒng)配置審批流轉(zhuǎn)時(shí)，企業(yè)應(yīng)明確設(shè)定審批時(shí)間上限，如每個(gè)節(jié)點(diǎn)審批時(shí)間不得超過2個(gè)工作日，超過時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)向上一級(jí)申請(qǐng)審批，防止審批滯留。企業(yè)還可以通過設(shè)定系統(tǒng)的提醒機(jī)制，確保每個(gè)審批人在限定時(shí)間內(nèi)完成操作，減少人為延遲。

為提高檔案管理效率，國有企業(yè)還應(yīng)充分利用自動(dòng)化工具優(yōu)化流程操作，減少人工干預(yù)，提高流程自動(dòng)化水平。國有企業(yè)可以使用用友NC中的工作流引擎進(jìn)行流程配置。工作流引擎可以根據(jù)企業(yè)的檔案管理需求設(shè)計(jì)一系列自動(dòng)化的流程，包括檔案自動(dòng)更新、歸檔和流轉(zhuǎn)等功能。以崗位調(diào)動(dòng)為例，當(dāng)員工在系統(tǒng)中被調(diào)動(dòng)至新的崗位后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該員工的檔案從原部門流轉(zhuǎn)至新部門，并同步更新其職位、薪酬和考核指標(biāo)等信息。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)發(fā)送檔案更新通知給新崗位的相關(guān)負(fù)責(zé)人，并記錄檔案的流轉(zhuǎn)過程，確保所有信息及時(shí)同步。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)定預(yù)警和提醒功能，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常或未按時(shí)完成時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出提醒，通知相關(guān)人員及時(shí)處理。為了進(jìn)一步優(yōu)化自動(dòng)化操作，國有企業(yè)還可引入RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)，用于處理大量重復(fù)性的檔案操作任務(wù)。例如，在批量更新員工檔案或處理同一類檔案調(diào)取申請(qǐng)時(shí)，RPA機(jī)器人可以自動(dòng)完成數(shù)據(jù)錄入、比對(duì)和校驗(yàn)等工作，減少人為操作的錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性。

3.深化人事檔案數(shù)據(jù)分析，支持國企戰(zhàn)略決策

在國企的轉(zhuǎn)型升級(jí)中，精準(zhǔn)的人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃依賴于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策分析。因此，深度挖掘和利用人事檔案數(shù)據(jù)已成為支持國企長遠(yuǎn)發(fā)展的必要手段。國有企業(yè)可以依托用友NC Cloud或金蝶EAS系統(tǒng)構(gòu)建的人事檔案平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。國有企業(yè)可利用其內(nèi)置算法模塊，建立基于歷史數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)模型。通過使用回歸分析或決策樹算法，企業(yè)可以分析員工的職業(yè)發(fā)展軌跡、績效提升周期和晉升潛力。例如，系統(tǒng)可以根據(jù)過去3年的績效考核結(jié)果、崗位調(diào)動(dòng)次數(shù)和培訓(xùn)記錄，自動(dòng)生成員工發(fā)展?jié)摿?bào)告，并為管理層提供個(gè)性化的人才培養(yǎng)建議。此類模型可以通過用友BI商業(yè)智能工具進(jìn)行可視化呈現(xiàn)，管理層可以通過圖表等實(shí)時(shí)查看各部門的關(guān)鍵人力資源指標(biāo)。例如，績效表現(xiàn)、離職率和晉升潛力等，方便快速做出戰(zhàn)略性的人事決策。

同時(shí)，國有企業(yè)應(yīng)將人事檔案數(shù)據(jù)與戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)有效對(duì)接，利用數(shù)據(jù)分析支持企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃。企業(yè)可以在金蝶EAS系統(tǒng)中建立與企業(yè)戰(zhàn)略匹配的關(guān)鍵崗位人才數(shù)據(jù)庫，包含崗位所需的核心技能、經(jīng)驗(yàn)要求和績效標(biāo)準(zhǔn)。通過分析當(dāng)前員工檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)可以使用金蝶EAS的智能人才匹配模塊，對(duì)關(guān)鍵崗位實(shí)行定期的匹配度評(píng)估。企業(yè)可設(shè)置每季度或每半年對(duì)現(xiàn)有關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行一次匹配度評(píng)估，識(shí)別是否存在技能或經(jīng)驗(yàn)不足的現(xiàn)象，并根據(jù)分析結(jié)果制訂相應(yīng)的補(bǔ)充計(jì)劃。例如，定向培訓(xùn)或跨部門調(diào)崗。為進(jìn)一步支持企業(yè)的長期戰(zhàn)略規(guī)劃，國有企業(yè)還應(yīng)在平臺(tái)中引入用友AI人才預(yù)測(cè)模型。通過結(jié)合歷史數(shù)據(jù)與市場(chǎng)變化趨勢(shì)，該系統(tǒng)可以根據(jù)當(dāng)前的市場(chǎng)人才供需情況，預(yù)測(cè)未來兩年內(nèi)關(guān)鍵技術(shù)崗位可能出現(xiàn)的空缺，并自動(dòng)生成人才補(bǔ)充方案，企業(yè)管理層可據(jù)此制定詳細(xì)的招聘策略。在此基礎(chǔ)上，國有企業(yè)可以利用金蝶EAS的組織重組模塊，結(jié)合數(shù)據(jù)分析對(duì)未來的組織架構(gòu)調(diào)整進(jìn)行評(píng)估。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)當(dāng)前的人才儲(chǔ)備情況和企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，推薦最優(yōu)的人員配置方案，確保組織變革能夠在最大程度上支持企業(yè)的未來發(fā)展需求。

四、結(jié)語

國有企業(yè)的人力資源管理不僅關(guān)乎企業(yè)的日常運(yùn)作，還關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和市場(chǎng)競爭力。通過構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案平臺(tái)、優(yōu)化管理流程及深化數(shù)據(jù)分析等措施，國有企業(yè)可以顯著提高管理效能，降低運(yùn)營成本，增強(qiáng)決策的科學(xué)性與前瞻性。在企業(yè)改革的進(jìn)程中，此項(xiàng)舉措能夠?yàn)槿肆Y源管理提供新的發(fā)展方向，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的發(fā)展目標(biāo)，并在復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢(shì)。

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作者單位：昆明滇池投資有限責(zé)任公司