淺析高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

摘要：隨著教育信息化的發(fā)展，教育信息化建設(shè)正逐步從數(shù)字化向智慧化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化轉(zhuǎn)變。為了適應(yīng)這一變化，優(yōu)化辦公業(yè)務(wù)流程、提升移動(dòng)端用戶體驗(yàn)，并實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地高效辦公成為迫切需求。因此，高等教育機(jī)構(gòu)亟須一個(gè)高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要整合日常事務(wù)處理、文件辦理流程以及系統(tǒng)集成，靈活支持各類事務(wù)流程，有效提高辦公效率，并輔助領(lǐng)導(dǎo)層做出決策。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公；流程；會(huì)議；公文；移動(dòng)辦公

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)教育行業(yè)信息化改革重視程度的增加，各大高校在管理信息化建設(shè)方面逐步推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。信息化已成為提升高校管理水平、教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)品質(zhì)以及辦公效率的關(guān)鍵工具。數(shù)字化信息校園的建設(shè)已不可或缺于當(dāng)前教育領(lǐng)域。隨著高等教育機(jī)構(gòu)的持續(xù)發(fā)展，學(xué)院的組織架構(gòu)和管理方式正在經(jīng)歷變革，新的管理需求不斷涌現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)功能的需求也日益增加。因此，迫切需要規(guī)范辦公業(yè)務(wù)流程，提高移動(dòng)端用戶體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)高效協(xié)同，確保文件傳遞暢通無(wú)阻，并有效推動(dòng)工作監(jiān)督與執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)上下級(jí)之間的良好互動(dòng)和整體協(xié)作。由此可見(jiàn)，構(gòu)建一個(gè)高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)于促進(jìn)高校信息化的發(fā)展至關(guān)重要。

一、業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)

本項(xiàng)目立足于學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，旨在解決現(xiàn)有辦公系統(tǒng)覆蓋不足、數(shù)字化水平有限以及缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等問(wèn)題。通過(guò)在現(xiàn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將建立一個(gè)統(tǒng)一的學(xué)校協(xié)同辦公平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)將加強(qiáng)校級(jí)辦公室的管理職能，打通校辦與院辦之間的辦公業(yè)務(wù)流程，確保文件傳遞無(wú)阻，有效促進(jìn)工作的執(zhí)行和落地，從而提升整個(gè)學(xué)校的管理效能。

（一）基礎(chǔ)應(yīng)用

1.公文管理

發(fā)文管理：支持日常的發(fā)文擬稿、審批、審核、會(huì)簽及套紅用印等流程。發(fā)文結(jié)束后，實(shí)現(xiàn)一鍵轉(zhuǎn)發(fā)公告和自動(dòng)歸檔，并同步至學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。

收文管理：支持校外來(lái)文流轉(zhuǎn)、內(nèi)部收文登記及收文轉(zhuǎn)發(fā)文等流程。辦文結(jié)束后，支持在線轉(zhuǎn)督辦，生成督辦單，以及手工或自動(dòng)歸檔至學(xué)校檔案系統(tǒng)。

公文流轉(zhuǎn)與統(tǒng)計(jì)：提供公文交換、統(tǒng)計(jì)及公文督辦監(jiān)控功能，確保公文處理效率。

流程定制與監(jiān)控：支持根據(jù)學(xué)校實(shí)際需求靈活修改公文管理流程。系統(tǒng)管理員能夠查看和監(jiān)控流程處理進(jìn)展，并有權(quán)撤銷、強(qiáng)制退回或終止流程。

2.會(huì)議管理

包括日常會(huì)議和周會(huì)議兩部分。日常會(huì)議管理：支持在線提交會(huì)議申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)審批完成后進(jìn)行會(huì)議消息推送，設(shè)置會(huì)議開(kāi)始前5分鐘消息提醒功能。周會(huì)議管理：支持職能部門(mén)在線發(fā)起周會(huì)議申請(qǐng)，學(xué)校辦公室主任完成審批后，系統(tǒng)自動(dòng)生成周會(huì)議表并進(jìn)行會(huì)議消息推送。日常會(huì)議和周會(huì)議申報(bào)成功后自動(dòng)同步到個(gè)人日程中，同時(shí)可生成會(huì)議室看板，動(dòng)態(tài)展示會(huì)議安排表和會(huì)議室占用情況，支持統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出，并可通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)同步至?xí)h室LED屏。

3.站內(nèi)信

系統(tǒng)支持發(fā)送站內(nèi)信，支持站內(nèi)信附件在線查閱，包括word/excel/ppt等多種格式。

4.日程管理

系統(tǒng)支持與會(huì)議看板關(guān)聯(lián)，自動(dòng)同步會(huì)議信息到個(gè)人日程中，支持新建日程、事件、任務(wù)等，支持管理校領(lǐng)導(dǎo)日程，日程信息同步至學(xué)校一站式服務(wù)大廳中，用戶可在服務(wù)大廳查看詳情。

5.個(gè)人辦公

系統(tǒng)支持查看用戶相關(guān)的所有辦公事務(wù)，包括待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、已發(fā)事項(xiàng)等，可查看事項(xiàng)正文、附件、流程審批記錄，支持設(shè)置事項(xiàng)到期前消息提醒，辦公事務(wù)實(shí)時(shí)同步到學(xué)校一站式服務(wù)大廳；支持統(tǒng)計(jì)個(gè)人已辦、已發(fā)事項(xiàng)，支持關(guān)鍵字模糊搜索，支持統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出。

6.通訊錄

與學(xué)校的全域數(shù)據(jù)中心平臺(tái)對(duì)接，自動(dòng)同步教職工數(shù)據(jù)，支持樹(shù)形展示教職工通訊錄，支持搜索功能，支持移動(dòng)端直接撥打電話、發(fā)送站內(nèi)消息，支持與手機(jī)通訊錄同步，支持維護(hù)個(gè)人名片信息、分組信息。

（二）綜合辦公

1.督查督辦

校辦人員可以根據(jù)學(xué)校的文件、領(lǐng)導(dǎo)批示以及相關(guān)會(huì)議要求來(lái)發(fā)起督辦立項(xiàng)。立項(xiàng)流程審批通過(guò)后，項(xiàng)目便傳遞給承辦單位辦理。校辦教師負(fù)責(zé)跟蹤辦理進(jìn)展，并可以對(duì)重點(diǎn)事項(xiàng)發(fā)起催辦，同時(shí)支持推送催辦消息提醒功能。事項(xiàng)辦結(jié)后，由承辦單位填寫(xiě)事項(xiàng)辦理報(bào)告。一旦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)，該督辦單的狀態(tài)就會(huì)變?yōu)椤耙淹杲Y(jié)”。系統(tǒng)支持查看督辦事項(xiàng)庫(kù)和督辦事項(xiàng)的辦理詳情，并且能夠統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出辦結(jié)率、催辦次數(shù)、超期次數(shù)、平均處理時(shí)長(zhǎng)等數(shù)據(jù)。此外，系統(tǒng)還支持將督辦材料自動(dòng)或手動(dòng)歸檔至學(xué)校的檔案系統(tǒng)中。

2.合同管理

系統(tǒng)支持發(fā)起合同會(huì)簽流程，用戶可以上傳合同附件。隨后，系統(tǒng)自動(dòng)生成合同編號(hào)。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際需求，可以定制審批流程。在審批過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)合同附件進(jìn)行修改，確保所有操作都有完整的記錄。審批流程結(jié)束后，合同管理員可在線生成最終版合同文本。系統(tǒng)還支持根據(jù)學(xué)?，F(xiàn)有的合同類別來(lái)分類管理，并為不同的合同類型定制特定的流轉(zhuǎn)流程。此外，系統(tǒng)提供了在線統(tǒng)計(jì)合同數(shù)據(jù)的功能，可以根據(jù)合同類型、發(fā)起人、部門(mén)等不同信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并支持?jǐn)?shù)據(jù)的導(dǎo)出。最后，系統(tǒng)既支持手動(dòng)歸檔，也支持自動(dòng)將合同資料歸檔至學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)中，便于合同的存儲(chǔ)和管理。

3.議題管理

系統(tǒng)支持根據(jù)學(xué)校的具體需求，配置黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等不同議題類型，并為每種議題類型定制相應(yīng)的審批流程。職能部門(mén)可以在線發(fā)起議題申請(qǐng)，并上傳與議題相關(guān)的材料進(jìn)行流程審批。一旦議題審批完成，系統(tǒng)便自動(dòng)生成會(huì)議通知和參會(huì)回執(zhí)。此外，會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)紀(jì)要可以在線轉(zhuǎn)換為公文進(jìn)行發(fā)布。系統(tǒng)還具備將議題材料同步至?xí)h室LED屏的功能，確保在會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)人員能夠靈活查看相關(guān)資料。

4.印章管理

系統(tǒng)支持實(shí)體印章和電子印章的統(tǒng)一管理，支持在線發(fā)起用印申請(qǐng)、用印審批、統(tǒng)計(jì)查詢。在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，支持使用電子印章、手寫(xiě)簽名、數(shù)字簽名等功能，兼容多種類型的電子文檔，如word、excel、pdf等。電子印章由印章管理員統(tǒng)一管理，支持根據(jù)崗位、部門(mén)、分組等信息靈活分配印章使用權(quán)限，同時(shí)支持統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出印章使用數(shù)據(jù)。

5.請(qǐng)假管理

系統(tǒng)支持教職工發(fā)起請(qǐng)假申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)在線審批，以及支持銷假操作。同時(shí)，系統(tǒng)也支持為校領(lǐng)導(dǎo)和中層干部配置工作處理代理人，以確保在其請(qǐng)假期間工作正常進(jìn)行。此外，系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)功能，可幫助管理人員及時(shí)了解請(qǐng)假情況并導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

（三）集成應(yīng)用

支持與學(xué)校已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步、流程集成、應(yīng)用接入、功能集成，提供開(kāi)放接口庫(kù)、組織機(jī)構(gòu)人員數(shù)據(jù)的同步、消息推送集成、單點(diǎn)登錄等。

1.支持與學(xué)校已有的統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)對(duì)接。關(guān)閉系統(tǒng)自身的登錄入口、注銷入口，用戶通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)，使用統(tǒng)一的賬號(hào)密碼認(rèn)證登錄系統(tǒng)。

2.支持與學(xué)校已有的消息平臺(tái)對(duì)接。通過(guò)消息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)通知、公告、會(huì)議、待辦事項(xiàng)等消息提醒，支持短信、郵件、微信三種推送方式。

3.支持與學(xué)校已有的數(shù)據(jù)中心平臺(tái)對(duì)接。提供數(shù)據(jù)庫(kù)的完整只讀訪問(wèn)權(quán)限，提供完整的接口文檔、數(shù)據(jù)字典、接口源代碼等；通過(guò)數(shù)據(jù)中心平臺(tái)接口，實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)自動(dòng)同步更新，包括教職工基本信息、學(xué)校組織機(jī)構(gòu)信息等。

4.支持與學(xué)院已有的一站式服務(wù)大廳對(duì)接。通知公告、日程、個(gè)人辦公事項(xiàng)實(shí)時(shí)同步至一站式服務(wù)大廳，支持在大廳點(diǎn)擊公告、日程、事務(wù)信息時(shí)跳轉(zhuǎn)至協(xié)同辦公系統(tǒng)詳情界面，事務(wù)處理狀態(tài)實(shí)時(shí)同步。

5.支持與學(xué)校已有的檔案系統(tǒng)對(duì)接。支持合同、公文等文件的自動(dòng)、手動(dòng)歸檔至檔案系統(tǒng)，支持在協(xié)同辦公系統(tǒng)中查看已歸檔的數(shù)據(jù)，支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出。

（四）移動(dòng)辦公

支持移動(dòng)APP和企業(yè)微信兩種模式實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，支持Ios、Android等主流操作系統(tǒng)，實(shí)時(shí)同步移動(dòng)端與PC端的消息、通知、事項(xiàng)辦理狀態(tài)等數(shù)據(jù)，支持個(gè)性化定制移動(dòng)端界面；確保移動(dòng)端運(yùn)行流暢，避免卡頓、閃退、長(zhǎng)時(shí)間連接超時(shí)等問(wèn)題。

1.公文審批。在移動(dòng)端支持公文審批、手寫(xiě)簽名、批注，能查看公文信息、附件和流程審批信息。

2.通知公告。移動(dòng)端支持新通知公告消息推送，允許查看通知內(nèi)容和附件。

3.信息搜索。移動(dòng)端支持搜索公文、公告、通訊錄，可以在線查看各種格式的附件如Word、PPT等；支持通訊錄搜索，方便直接通過(guò)APP發(fā)送消息和撥打電話。

4.事務(wù)管理。支持移動(dòng)端查看所有已辦、已發(fā)、待辦事項(xiàng)的詳細(xì)信息，也支持流程審批。

二、技術(shù)實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)方案

協(xié)同辦公系統(tǒng)依托學(xué)?，F(xiàn)有的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需要，構(gòu)建以前端應(yīng)用、表單管理平臺(tái)、流程管理平臺(tái)、接口管理平臺(tái)為核心的4層B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)。

1.門(mén)戶管理：支持自定義門(mén)戶風(fēng)格、版面、顏色、內(nèi)容，支持根據(jù)學(xué)校不同部門(mén)、崗位、級(jí)別靈活配置權(quán)限，支持在用戶登錄系統(tǒng)時(shí)根據(jù)不同的用戶角色推送不同的消息和待辦事項(xiàng)提醒；支持通過(guò)學(xué)校已有的統(tǒng)一身份認(rèn)證實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登錄、功能集成，關(guān)閉系統(tǒng)登錄界面；支持自定義移動(dòng)端門(mén)戶，包括門(mén)戶菜單和內(nèi)容等。

2.表單管理平臺(tái)：提供多樣化的表單控件和公式函數(shù)，支持表單設(shè)計(jì)和導(dǎo)出導(dǎo)入功能，可靈活調(diào)整表單格式和內(nèi)容；支持多表單業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，跨表單查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持表單與流程節(jié)點(diǎn)綁定，可以靈活控制表單字段的查看、編輯和隱藏權(quán)限；支持國(guó)際通用的InfoPath等表單自定義工具，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與表單格式分離，可以根據(jù)實(shí)際需求自定義表單。

3.流程平臺(tái)：支持圖形化的流程設(shè)計(jì)，支持多種格式的控件，包括下拉菜單和明細(xì)表等，支持用拖拽的方式實(shí)現(xiàn)流程表單自定義和編輯；支持excel格式表單導(dǎo)入；支持靈活調(diào)整流程審批節(jié)點(diǎn)和操作，如同意、回退、加簽、轉(zhuǎn)辦等；支持靈活的權(quán)限設(shè)置，不同權(quán)限的用戶具有不同的流程發(fā)起和審批權(quán)限；支持流程審批超時(shí)提醒，通過(guò)消息平臺(tái)推送包括郵件、短信、微信等不同形式的提醒。

4.接口管理：支持主流的應(yīng)用軟件領(lǐng)域接口規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，支持加密傳輸數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。支持與學(xué)校已有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對(duì)接，包括與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的身份認(rèn)證、授權(quán)、單點(diǎn)登錄；與消息平臺(tái)對(duì)接，通過(guò)學(xué)校短信平臺(tái)的接口實(shí)現(xiàn)短信、郵件、微信消息推送；與數(shù)據(jù)中心對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步。與業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中間表集成，主要采用webService接口和API接口，對(duì)接遵循數(shù)據(jù)一致性、完整性和安全性原則。

（二）性能設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)應(yīng)支持7×24長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。

2.支持PC端和移動(dòng)端至少5000用戶并發(fā)訪問(wèn)，系統(tǒng)運(yùn)行流暢不卡頓；支持系統(tǒng)管理員實(shí)時(shí)查看系統(tǒng)資源利用率。

3.7×24連續(xù)運(yùn)行下，可靠性達(dá)到99.9%，平均故障恢復(fù)時(shí)間不超過(guò)1小時(shí)。

（三）安全設(shè)計(jì)

1.提供完整的應(yīng)用級(jí)別權(quán)限控制，支持靈活授權(quán)，根據(jù)用戶部門(mén)、角色、組、崗位等信息，支持系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)管理員三員管理模式。

2.支持第三方認(rèn)證，支持學(xué)?，F(xiàn)有的統(tǒng)一身份認(rèn)證。

3.支持加密存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，控制訪問(wèn)權(quán)限，支持Https通道加密訪問(wèn)。

4.支持日志管理，包括用戶行為日志和安全日志，支持日志審計(jì)和回溯，可通過(guò)關(guān)鍵字模糊查詢?nèi)罩尽⒔y(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出相關(guān)日志數(shù)據(jù)，且日志保存時(shí)間不少于6個(gè)月。

5.服務(wù)器部署災(zāi)備策略，提供應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)全量備份和增量備份兩種模式，支持?jǐn)?shù)據(jù)恢復(fù)。

（四）兼容性設(shè)計(jì)

1.支持校園網(wǎng)和外網(wǎng)訪問(wèn)，支持VPN接入。

2.PC端支持主流操作系統(tǒng)，包括但不限于Windows 7/8/10操作系統(tǒng)、國(guó)產(chǎn)麒麟操作系統(tǒng)等；支持常用辦公軟件，包括WPS、Office等；支持Edge、Chrome、360、火狐等常用瀏覽器。

3.移動(dòng)端支持IOS、Android、鴻蒙等主流操作系統(tǒng)。

（五）系統(tǒng)拓?fù)?/p>

圖1是該協(xié)同辦公系統(tǒng)的部署方案，在學(xué)校的核心機(jī)房集中部署3臺(tái)應(yīng)用服務(wù)器+2臺(tái)MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器作為生產(chǎn)環(huán)境，對(duì)外提供全文檢索服務(wù)、文件共享等服務(wù)，用戶可通過(guò)校園網(wǎng)、外網(wǎng)訪問(wèn)該系統(tǒng)。在托管機(jī)房部署1臺(tái)應(yīng)用備份服務(wù)器和1臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)備份服務(wù)器用作災(zāi)備，實(shí)時(shí)備份數(shù)據(jù)，確保生產(chǎn)服務(wù)器故障時(shí)業(yè)務(wù)不中斷，數(shù)據(jù)不丟失。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文建設(shè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)是智慧校園背景下的校級(jí)公共基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)重點(diǎn)，通過(guò)電子化流程審批，大大提高辦公事務(wù)辦理效率，有效減少紙張費(fèi)用、差旅費(fèi)、通信費(fèi)用等行政費(fèi)用；通過(guò)移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地處理工作事務(wù)；通過(guò)規(guī)范的流程制度管理，將復(fù)雜的事務(wù)簡(jiǎn)化，將簡(jiǎn)單的事務(wù)規(guī)范化，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文、任務(wù)交辦，通過(guò)督辦流程落實(shí)任務(wù)的進(jìn)展，切實(shí)提高管理執(zhí)行力。在學(xué)校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)全面信息共享，與學(xué)校已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)層面深度集成，打破信息孤島，真正滿足教職工復(fù)雜業(yè)務(wù)處理的需求。

作者單位：朱麗霞 武漢工程大學(xué)網(wǎng)絡(luò)信息中心

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