不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的趨勢、問題與對策

摘 要：在數(shù)字中國戰(zhàn)略的實施下，不動產(chǎn)登記檔案管理也進入新時代。各級管理部門實現(xiàn)了由管理型政府到服務型政府的轉(zhuǎn)變，新修訂的《檔案法》賦予了電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力，這就要求各地不動產(chǎn)登記機構創(chuàng)新服務模式，協(xié)同有關部門，充分運用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術，加速不動產(chǎn)登記向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，推動登記便利化再上新臺階。文章從不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化及其應用切入，分析發(fā)展趨勢、反思存在問題，進而給出優(yōu)化管理對策。

關鍵詞：不動產(chǎn)登記；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；優(yōu)化管理；便捷服務

2024年，全國檔案局長館長會議提出要全面貫徹落實黨的二十大精神，以實現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型為關鍵，加快推進“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃各項重點任務落實。在建設數(shù)字中國、數(shù)字政府的背景下，檔案數(shù)字化建設將成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的主流。不動產(chǎn)登記檔案作為民生檔案的重要組成部分，在保障不動產(chǎn)所有權人的合法權益方面發(fā)揮了不可替代的重要作用。推動不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是進一步優(yōu)化營商環(huán)境，切實提升服務效能的必然趨勢，在提高不動產(chǎn)檔案管理效率、保護不動產(chǎn)檔案信息以及為利用者提供高質(zhì)量便捷服務等方面意義重大。

1 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化及其應用

1.1 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化帶來管理新模式

不動產(chǎn)登記為物權法中的重要制度，登記范圍涵蓋房產(chǎn)、土地使用權、開發(fā)權、集體土地所有權、承包經(jīng)營權、海域使用權、探礦權和采礦權等。2014年，國家出臺《不動產(chǎn)登記暫行條例》，2015年3月1日落地實施，為全面開展不動產(chǎn)統(tǒng)一登記提供法規(guī)依據(jù)。近年來，不動產(chǎn)登記相關部門一直致力于簡化登記流程、提高登記效率，也帶來管理模式的改變。一是數(shù)字化檔案管理。在這種模式下，檔案信息主要來源于登記申請時錄入的信息、登記人員錄入的信息以及共享數(shù)據(jù)庫所提供的信息。數(shù)字化檔案的生成通常依賴于掃描等數(shù)字化處理手段，數(shù)字化數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案形成對應關系，可確保檔案的完整性和準確性。二是全鏈條閉環(huán)管理。該模式是對不動產(chǎn)登記流程中的權籍調(diào)查、登記和檔案等業(yè)務進行整合，通過信息化手段，實現(xiàn)從申請到登記、歸檔整個流程的自動化和智能化，強調(diào)各部門之間的協(xié)作與信息共享，通過整合各類平臺，提供“交易、納稅、登記”線上統(tǒng)一受理、后臺多部門聯(lián)辦、證照一次辦結的新模式，大幅度縮短業(yè)務辦理時間，提升服務效率。三是“互聯(lián)網(wǎng)+”?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”模式是在傳統(tǒng)不動產(chǎn)登記的基礎上，通過互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)線上申請、查詢和辦理等功能的拓展，實現(xiàn)足不出戶的辦理體驗，同時，不動產(chǎn)登記部門通過系統(tǒng)實現(xiàn)資料的電子化歸檔，提高辦理效率和便利性。四是電子檔案單套制管理。在不動產(chǎn)登記過程中，取消紙質(zhì)檔案的制作，所有登記資料都以電子形式存在，有助于節(jié)約紙質(zhì)檔案存儲的空間，提高檔案利用的效率，實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的檔案信息共享。

1.2 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的應用價值

當前，我國正在積極探索不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型。各級檔案主管部門積極作為，與相關部門對接，制定不動產(chǎn)登記資料電子化歸檔管理規(guī)范和標準，為不動產(chǎn)登記電子檔案歸集工作提供了技術支撐。一是持續(xù)優(yōu)化營商環(huán)境。不動產(chǎn)登記作為政務服務的重要事項，順應營商環(huán)境新變化，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提供更加便捷的服務渠道，改善用戶體驗，提升不動產(chǎn)登記服務的整體質(zhì)量和效率。二是便利檔案利用。數(shù)字化檔案便于查詢和共享，顯著提高工作效率，傳統(tǒng)的手工歸檔、查詢和調(diào)閱檔案的方式耗時耗力，而數(shù)字化后，這些操作可以通過計算機快速完成，大大減少了人力資源消耗，提高了檔案管理的自動化和智能化水平。用戶可以通過網(wǎng)絡遠程訪問檔案信息，大大降低了查詢成本，提高了檔案利用的便利性和效率，且數(shù)字化檔案易于在不同部門和地區(qū)之間共享，有助于打破信息孤島，促進部門間的協(xié)作和信息交流。三是保障檔案安全。數(shù)字化檔案管理可以有效保護檔案資料不被非法篡改、丟失或破壞，增強了檔案的安全性和可靠性。同時，數(shù)字化管理有助于防止信息被泄露，保護個人隱私和商業(yè)秘密。

2 新時代不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的趨勢

2.1 增量電子化，“人工歸檔”向“電子歸檔”轉(zhuǎn)型

登記數(shù)據(jù)的電子化、標準化和規(guī)范化管理是不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關鍵。在新時代不動產(chǎn)登記檔案管理中，要求檔案管理部門、不動產(chǎn)登記相關部門聯(lián)合制發(fā)不動產(chǎn)登記資料電子化歸檔管理相關規(guī)范和標準，對不動產(chǎn)登記系統(tǒng)進行流程再造，為電子化歸檔提供依據(jù)和保障。如在登記申請階段，引導申請人填寫電子材料。申請人提供紙質(zhì)申請材料的，由辦理人員直接掃描轉(zhuǎn)換為電子材料；能通過數(shù)據(jù)共享獲取信息的，申請人無需再提供相關材料。

2.2 數(shù)據(jù)共享，“多方證明”向“后臺調(diào)取”轉(zhuǎn)型

在不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享的過程中，存在一個從多方證明到后臺調(diào)取的轉(zhuǎn)變趨勢。這意味著，相關部門在辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務時，不再依賴于申請人提供的各種證明材料，而是通過后臺數(shù)據(jù)庫直接調(diào)取所需信息，以簡化流程和提高效率。這種轉(zhuǎn)變有助于減少紙質(zhì)材料的使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動流轉(zhuǎn)和處理，是數(shù)據(jù)共享和政務服務的一種創(chuàng)新模式。加強與電子證照庫數(shù)據(jù)共享。在頒發(fā)紙質(zhì)不動產(chǎn)證書（證明）的同時，證書（證明）信息實時上傳至電子證照庫，生成不動產(chǎn)電子證照，可通過大數(shù)據(jù)中心共享平臺直接獲取。方便不動產(chǎn)電子證書（證明）已在中小學入學、抵押貸款、人才住房補貼、契稅繳納、辦理戶口及申請經(jīng)濟適用房等多個領域、多個場景廣泛應用。

2.3 部門協(xié)同化，“人工審核”向“智能辦理”轉(zhuǎn)型

在不動產(chǎn)登記過程中，通過整合各部門資源，實現(xiàn)信息共享、流程優(yōu)化、效率提升的現(xiàn)代化管理模式成為未來的發(fā)展趨勢之一。它涉及不動產(chǎn)登記信息與檔案的一體化管理，包括數(shù)據(jù)一體化、管理一體化和查詢服務一體化等多個方面。這種模式的轉(zhuǎn)變，旨在提高不動產(chǎn)登記工作的效率和準確性，減少重復工作和錯誤的發(fā)生，同時也為了更好地服務于公眾和企業(yè)，提升不動產(chǎn)登記服務的質(zhì)量和速度。打造不動產(chǎn)登記“網(wǎng)上一窗”延伸服務模式，充分運用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術與不動產(chǎn)登記深度融合，探索開展抵押登記全時在線“智能辦”。

2.4 線上線下一體化，“線下辦理”向“自主辦理”轉(zhuǎn)型

打破辦理不動產(chǎn)登記只能到當?shù)胤沾髲d的傳統(tǒng)，增加自主選擇網(wǎng)上辦、掌上辦與就近辦等多種途徑辦理?？赏ㄟ^PC端、手機客戶端進入不動產(chǎn)登記網(wǎng)上辦事大廳，進行網(wǎng)上辦或跨域辦，優(yōu)化省市縣鄉(xiāng)通辦系統(tǒng)，各級不動產(chǎn)登記系統(tǒng)整合到統(tǒng)一系統(tǒng)，拓展不動產(chǎn)跨區(qū)（市）異地通辦業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)群眾可在任何不動產(chǎn)登記大廳辦理跨區(qū)（市）登記業(yè)務。協(xié)同辦，將不動產(chǎn)登記延伸到公證機構，辦理不動產(chǎn)繼承公證的可在公證場所申請不動產(chǎn)登記；將不動產(chǎn)登記延伸到各級法院，法官可在線辦理不動產(chǎn)登記信息查詢、司法查（解）封業(yè)務，提升審判效率；將不動產(chǎn)登記延伸到房地產(chǎn)售樓處，業(yè)主可在簽訂購房合同時申請不動產(chǎn)登記?！熬徒k”在鎮(zhèn)街便民服務中心設立不動產(chǎn)登記窗口，持續(xù)織密登記服務網(wǎng)，企業(yè)群眾多點可辦、少跑腿。

3 不動產(chǎn)登記檔案優(yōu)化管理存在問題

3.1 登記信息共享率不高

不動產(chǎn)登記檔案信息的管理涉及多個部門，不同部門之間的管理方式及內(nèi)容存在差異，導致檔案缺乏統(tǒng)一性管理模式，增加了信息整合和管理的難度，不動產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性大，各部門管理人員對檔案管理的軟件設計、硬件功能、管理流程和管理模式的理解和應用程度不一，導致軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面未能達到國家規(guī)定的相關標準，加之城市用地和房屋交易的增加，檔案管理的強度和難度隨之增大，導致共享程度不高，影響整體工作效率的提高[1]。

3.2 抗風險打擊能力不足

大量數(shù)字化信息儲存在硬件設備中，設備的安全直接關系到檔案信息的安全和完整。從技術層面來講，不動產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性較大，一些部門使用的軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面未達到國家規(guī)定的標準，且未能及時更新軟件動態(tài)，信息數(shù)據(jù)接收和交換存在漏洞；從安全防護層面講，數(shù)字化信息大多存儲在硬件設備中，如電腦、硬盤和光盤等，這些設備具有一定的保存年限，需要不斷進行拷貝和更新以維護數(shù)據(jù)安全。另外，網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，但也是信息安全風險存在的地方，如黑客攻擊等[2]。

3.3 工作人員檔案信息化認知不足

在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設過程中，工作人員往往受限于傳統(tǒng)紙質(zhì)不動產(chǎn)登記檔案的管理模式和理念，許多工作人員對檔案信息化的認知不足，對先進的檔案管理技術掌握不夠，面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在諸多問題，影響到不動產(chǎn)登記檔案信息化的發(fā)展與建設。例如，對先進檔案管理技術的掌握力度不足，不利于不動產(chǎn)登記檔案的進一步建設。有的工作人員習慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于新的不動產(chǎn)登記檔案整合、分析及管理模式的運用成效不佳。

3.4 數(shù)字化成果利用效果不佳

盡管數(shù)字化檔案在理論上具有便利性和高效性，但在實際操作中由于技術和管理上的限制，數(shù)字化檔案的利用率并未達到預期目標。例如，原始數(shù)據(jù)的整合、分析和管理等模式的運用效果不佳，影響了檔案查詢的效率和準確性。不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一的技術標準和操作規(guī)程，導致不同地區(qū)、不同部門在數(shù)字化過程中的做法不一，不利于檔案的整合和共享。由于數(shù)字化過程中的技術問題，如掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準確性等問題，導致數(shù)字化檔案的質(zhì)量參差不齊，影響了檔案的利用效果。在數(shù)字化過程中，需要大量的資金投入，但收益并不總是與投入相匹配，尤其是在技術支持和維護方面，缺乏持續(xù)的資金保障等。

4 不動產(chǎn)登記檔案優(yōu)化管理對策

4.1 建設信息管理一體化平臺

加強不動產(chǎn)登記系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)中心一體化共享交換平臺對接，實現(xiàn)公安部門的身份信息和戶籍信息、民政部門的婚姻登記信息和死亡證明等信息集成查詢，實現(xiàn)多部門數(shù)據(jù)共享。特別是加強與稅務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，實時共享核稅信息、完稅憑證，推行不動產(chǎn)登記涉稅證明事項告知承諾制，申請人申報減征契稅的，可就戶口簿、結婚證等證明使用告知承諾制，讓市場主體充分享受到政策紅利。

4.2 持續(xù)保障檔案安全

嚴格對承擔平臺建設、數(shù)據(jù)整合工作的技術協(xié)作單位和個人進行資質(zhì)審查，簽訂保密協(xié)議，定期開展軟硬件和網(wǎng)絡環(huán)境安全檢查，消除安全隱患。加強技術保障，根據(jù)業(yè)務流程和崗位設置不同權限，進行人員身份驗證，強化密碼管理，確保工作人員只能調(diào)取與辦理業(yè)務相關的信息。強化數(shù)據(jù)調(diào)用、查閱等操作日志監(jiān)管，做到全過程留痕、自動預警，防止違規(guī)操作和信息被泄露。采取離線和在線兩種方式接收不動產(chǎn)登記電子檔案，指導不動產(chǎn)部門定期開展數(shù)據(jù)備份和應急演練，為不動產(chǎn)登記電子檔案數(shù)字信息安全提供堅實保障。在受理、審核、登簿、發(fā)證環(huán)節(jié)全流程電子化流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中形成的電子材料，實時在線向市大數(shù)據(jù)中心政務云平臺不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫歸集，定期向本級檔案館數(shù)字檔案庫歸檔，并備份管理，確保登記數(shù)據(jù)完整、安全。

4.3 加大人才培養(yǎng)力度

培養(yǎng)和引進具備現(xiàn)代化信息技術知識的人才，提升不動產(chǎn)登記檔案電子化管理的專業(yè)水平和技術能力[3]。通過開展專業(yè)性強、針對性高的培訓活動，培養(yǎng)不動產(chǎn)登記檔案管理技術型人才，強化專業(yè)人才的培養(yǎng)。優(yōu)化人才培養(yǎng)方式，建立完善的培訓體系，促使不動產(chǎn)登記檔案管理形成良好的技術型人才培養(yǎng)環(huán)境，完善人才培養(yǎng)機制。鼓勵專業(yè)人才參與實際工作，通過實踐提升專業(yè)技能和解決實際問題的能力，加強理論與實踐結合。

4.4 打造不動產(chǎn)登記數(shù)字化、智能化創(chuàng)新服務場景

組織引導相關機構依托不動產(chǎn)登記業(yè)務延伸系統(tǒng)，開展“申請—受理—審核—登簿—發(fā)證”全時在線“智能辦”，并通過簡化流程、簡化材料、簡化環(huán)節(jié)，解決“兩頭跑”難題，進一步提高群眾辦理不動產(chǎn)登記的便利度和服務水平。簡化流程，設立登記辦事專窗，通過系統(tǒng)傳送申請材料，不動產(chǎn)登記系統(tǒng)全時在線自動受理，即時生成電子《不動產(chǎn)登記證明》，打通銀行等部門與登記中心兩點一線，極大簡化了申請審核流程；簡化材料，實行“一表辦理”，并加大電子印章（簽名）、電子證照在不動產(chǎn)抵押登記過程中的應用，實現(xiàn)全流程無紙化。簡化環(huán)節(jié)，所有手續(xù)通過“一站式”服務，只需跑一次，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。

不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化是一項復雜的系統(tǒng)工程，不僅改變了檔案資料的存儲與管理方式，還推動了不動產(chǎn)登記管理模式的革新。不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理模式、全鏈條閉環(huán)管理、“互聯(lián)網(wǎng)+服務”、電子檔案單套制以及智能化服務等，需要多方面的協(xié)同努力和持續(xù)改進，才能實現(xiàn)其應有的效果。通過上述對策的實施，可以有效提升不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化成果的利用效果，為不動產(chǎn)登記管理提供有力支撐。

參考文獻

[1]杜少青.信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究[J].智能城市，2020，6（03）：94-95.

[2]王春梅.淺談不動產(chǎn)登記檔案信息化建設中面臨的問題與解決策略[J].中國管理信息化， 2021，24 （23）：156-157.

[3]楊建平.不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化面臨的問題及對策[J].科技資訊，2017，15（22）：122+124.